Vyjednávacie zručnosti, ktoré potrebuje každý nový podnikateľ

Vyjednávanie je súčasťou podnikania od chvíle, keď sa podnikateľ začne rozhodovať. Zakladatelia vyjednávajú s prenajímateľmi, dodávateľmi, partnermi, klientmi, veriteľmi, poskytovateľmi služieb a niekedy aj s rodinnými príslušníkmi, ktorí pomáhajú s rozbehom firmy. Pre nových podnikateľov nie sú silné vyjednávacie zručnosti len príjemným bonusom. Priamo ovplyvňujú počiatočné náklady, cash flow, dlhodobé vzťahy aj schopnosť vybudovať stabilnú spoločnosť.

Dobrá správa je, že vyjednávanie je zručnosť, nie povahová črta. Nemusíte byť agresívni, dominantní ani prehnane charizmatickí, aby ste vyjednávali dobre. Najdôležitejšie sú príprava, jasnosť, trpezlivosť a schopnosť sústrediť sa na hodnotu namiesto konfliktu. Ak zakladáte spoločnosť, otvárate bankový účet, podpisujete prvú nájomnú zmluvu alebo dohadujete podmienky s dodávateľom, platia tie isté základné princípy.

Táto príručka rozoberá praktické vyjednávacie stratégie, ktoré by mal poznať každý nový podnikateľ, spolu s príkladmi, ktoré sú obzvlášť užitočné počas štartovacej fázy.

Prečo je vyjednávanie dôležité pre nové firmy

Firmy v počiatočnej fáze majú malý priestor na chyby. Zakladateľ, ktorý ušetrí na jednej zmluve, získa lepšie platobné podmienky alebo sa vyhne zbytočným poplatkom, môže ochrániť tisíce dolárov už počas prvého roka. Vyjednávanie tiež pomáha podnikateľom:

• Znižovať prevádzkové náklady
• Zlepšovať podmienky zmlúv
• Budovať lepšie partnerstvá
• Nastaviť profesionálne očakávania od začiatku
• Chrániť firmu pred predchádzateľným rizikom
• Vytvoriť viac priestoru na rast

Pre zakladateľov nie je vyjednávanie iba o znížení ceny. Je to o formovaní podmienok, za ktorých firma funguje.

Začnite s jasným cieľom

Prvou chybou mnohých ľudí je vstúpiť do rozhovoru bez toho, aby vedeli, ako vyzerá úspech. Pred každým vyjednávaním si svoje priority spíšte.

Opýtajte sa sami seba:

• Čo potrebujem dosiahnuť?
• Aký je môj ideálny výsledok?
• Čo je prijateľné, ak nedosiahnem ideálny výsledok?
• Čo som ochotný v prípade potreby vymeniť?
• V ktorom bode mám odísť od stola?

Táto jasnosť je dôležitá, pretože tlak môže skresliť úsudok. Ak vopred poznáte svoje minimálne prijateľné podmienky, je menšia pravdepodobnosť, že sa v danej chvíli rozhodnete emocionálne.

Napríklad ak vyjednávate s tvorcom webu pre svoju novú spoločnosť, vaším hlavným cieľom môže byť pevná cena projektu. Sekundárnym cieľom môžu byť bezplatné revízie, rýchlejšie dodanie alebo vlastníctvo finálnych súborov. Keď poznáte rozdiel, ľahšie sa sústredíte.

Pripravte sa predtým, než začnete hovoriť

Dobrí vyjednávači si robia domácu úlohu. Príprava vám dodá sebaistotu a spraví vašu pozíciu presvedčivejšou.

Pred vyjednávaním si zistite:

• Trhové sadzby
• Bežné štruktúry zmlúv
• Obchodný model druhej strany
• Ich pravdepodobné priority
• Termíny alebo časové obmedzenia
• Alternatívne možnosti, ktoré môžete použiť, ak dohoda nevyjde

Ak ste nový podnikateľ, príprava môže zahŕňať aj preverenie právnych a prevádzkových základov vlastnej firmy. Dobre štruktúrovaný podnikateľský subjekt, usporiadané záznamy a jasné pochopenie vašich povinností vám pomôžu vyjednávať z lepšej pozície.

Napríklad ak si dohadujete prenájom kancelárskych priestorov, mali by ste poznať priemerné nájomné v danej oblasti, štandardnú dĺžku zmluvy, bežnú výšku depozitu a to, ktoré povinnosti údržby sú zvyčajne predmetom rokovania.

Zamerajte sa na spoluprácu, nie na boj

Mnohí ľudia si myslia, že vyjednávanie je súťaž. V praxi však najodolnejšie dohody zvyčajne vznikajú zo spolupráce. Cieľom nie je poraziť druhú stranu. Cieľom je vytvoriť dohodu, ktorú môžu obe strany podporiť.

To znamená, že by ste mali hľadať záujmy druhej strany, nielen svoje vlastné.

Ak dodávateľ nemôže znížiť cenu, možno môže ponúknuť:

• Lepšie platobné podmienky
• Dopravu zdarma
• Rýchlejšie spracovanie
• Väčší balík služieb
• Prednostnú podporu

Ak prenajímateľ nechce znížiť mesačné nájomné, možno môže poskytnúť:

• Dlhšie obdobie bez nájomného
• Príspevok na úpravu priestorov
• Nižšie každoročné zvyšovanie
• Flexibilnejšie podmienky predĺženia zmluvy

Spolupracujúci prístup uľahčuje odhalenie hodnoty, ktorá by inak zostala skrytá.

Sústreďte sa na vzťah, nie na nálepku

Je ľahké vnímať vyjednávanie ako súboj medzi vašou firmou a inou firmou. V skutočnosti však zvyčajne rokujete s konkrétnym človekom. Ten má vlastné ciele, tlak, termíny a motivácie, presne ako vy.

To je dôležité, pretože ľudia reagujú lepšie, keď sa cítia rešpektovaní. Nemusíte byť prehnane osobní ani neformálni. Stačí komunikovať priamo, profesionálne a s vedomím ľudskej stránky celej výmeny.

Pomáhajú tieto praktické návyky:

• Používajte meno danej osoby
• Počúvajte bez prerušovania
• Pred reakciou si pýtajte objasnenie
• Vyhýbajte sa zbytočnému obviňovaniu alebo zveličovaniu
• Zachovajte pokoj, keď druhá strana tlačí späť

Keď sa ľudia cítia vypočutí, je pravdepodobnejšie, že s vami budú spolupracovať.

Využívajte termíny strategicky

Čas je jedným z najsilnejších nástrojov vo vyjednávaní. Ak má jedna strana skutočný termín a druhá nie, strana s viac času má zvyčajne väčšiu vyjednávaciu silu.

Ako zakladateľ sa snažte pochopiť časový plán na oboch stranách. Môžete mať termín uvedenia produktu na trh, dátum začiatku nájmu, uzávierku u dodávateľa alebo míľnik financovania. Aj druhá strana môže byť pod tlakom uzavrieť zmluvu, naplniť kapacitu alebo splniť štvrťročné ciele.

Podstatné nie je bezhlavo sa ponáhľať. Podstatné je pracovať s načasovaním zámerne.

Niekoľko užitočných pravidiel:

• Neodhaľujte svoj termín príliš skoro
• Pýtajte sa na časový plán druhej strany bez konfrontačného tónu
• Nechajte si čas na kontrolu pred podpisom čohokoľvek
• Vyhnite sa veľkým ústupkom na poslednú chvíľu, pokiaľ za to nestojí zodpovedajúca protihodnota

Mnohé zlé dohody vznikajú preto, že sa jedna strana cíti pod tlakom a druhá si to uvedomí.

Vedieť, kedy a čo vymeniť

Vyjednávanie málokedy znamená vyhrať každý bod. Častejšie ide o výmenu položiek s nižšou prioritou za tie s vyššou prioritou.

Preto by ste si mali podmienky rozdeliť do troch kategórií:

• Nevyhnutné podmienky
• Výhodné podmienky
• Podmienky, ktorých sa môžete vzdať

Tento rámec vám pomôže robiť múdrejšie ústupky. Ak napríklad vyjednávate s dodávateľom, môže vám najviac záležať na cene a kvalite. Ak sa cena nedá zmeniť, možno môžete vymeniť flexibilitu v načasovaní za rýchlejšie dokončenie alebo robustnejšiu podporu.

Pointa je dať niečo len vtedy, keď za to dostávate niečo zmysluplné.

Dajte všetko písomne

Ústna dohoda môže pôsobiť efektívne, no často je neúplná. Noví podnikatelia by si mali zvyknúť dokumentovať dôležité podmienky písomne, aj keď rozhovor prebehne hladko.

Písomné podmienky pomáhajú pri:

• Jasnosti
• Zodpovednosti
• Menšom počte nedorozumení
• Jednoduchšom presadzovaní, ak neskôr vzniknú problémy

To je obzvlášť dôležité pre zakladateľov startupov, ktorí riešia veľa pohyblivých častí naraz. Písomný záznam môže zabrániť tomu, aby sa malé nezhody zmenili na drahé spory.

Minimálne si potvrďte:

• Rozsah práce
• Cenu a harmonogram platieb
• Termíny
• Výstupy
• Podmienky obnovenia alebo ukončenia
• Vlastníctvo a dôvernosť, ak sú relevantné

Ak je dohoda zložitá, oplatí sa nechať ju pred podpisom skontrolovať kvalifikovaným odborníkom.

Bežné vyjednávacie situácie pre zakladateľov startupov

Noví podnikatelia čelia v počiatočných fázach rastu opakovaným rokovaniam. Tu sú tie najbežnejšie.

Dohody s dodávateľmi

Dodávatelia, softvérové firmy a zmluvní poskytovatelia služieb môžu byť otvorení vyjednávaniu. Požiadajte o zľavy pri väčšom objeme, flexibilné fakturovanie alebo lepšie úrovne podpory, ak vaša firma rastie.

Nájomné zmluvy na kancelárie alebo predajné priestory

Komerčné nájomné zmluvy často ponúkajú viac priestoru na rokovanie, než noví zakladatelia očakávajú. Dôležité môžu byť nájomné, depozity, príspevky na úpravy, možnosti predĺženia a povinnosti údržby.

Zmluvy s klientmi

Ak predávate služby, vyjednávajte o rozsahu, termínoch platieb, limitoch revízií a sankciách za oneskorenú platbu. Jasné podmienky chránia vás aj zákazníka.

Profesionálne služby

Účtovníci, právnici, konzultanti a dizajnéri môžu ponúkať rôzne spôsoby účtovania. Možno sa vám podarí dohodnúť pevné poplatky, retajné služby, fakturáciu podľa míľnikov alebo balíkové služby.

Bankovníctvo a financovanie

Aj keď je cena pevne stanovená, veritelia a finančné inštitúcie môžu podľa vašej situácie upraviť požiadavky na dokumentáciu, štruktúru splácania alebo podmienky služieb.

Zostaňte profesionálni pod tlakom

Niektoré rokovania sa stanú napätými. To však neznamená, že by ste mali byť emotívni, defenzívni alebo unáhlení. Najsilnejšia pozícia často vychádza z pokojnej dôslednosti.

Ak druhá strana predloží nízku ponuku, tlačí na neprimeraný termín alebo sa nechce pohnúť, zachovajte vyrovnaný tón. Pýtajte sa otázky. Zopakujte svoje priority. Tam, kde je to vhodné, ponúknite alternatívy. V prípade potreby si dajte pauzu namiesto toho, aby ste príliš rýchlo súhlasili.

Jednoduchá odpoveď ako: „To pre nás nie je prijateľné, ale toto by bolo“ môže udržať diskusiu produktívnu bez oslabenia vašej pozície.

Zahrňte vyjednávanie do firemnej kultúry

Ako vaša firma rastie, vyjednávanie by nemalo byť obmedzené len na zakladateľa. Malo by sa stať súčasťou fungovania celej spoločnosti.

Naučte svoj tím:

• Pýtať si objasnenie pred súhlasom
• Porovnávať alternatívy pred výberom dodávateľa
• Dokumentovať zmeny a výnimky
• Sústreďovať sa na dlhodobú hodnotu, nie na krátkodobý tlak
• Eskalovať dôležité podmienky pred podpisom

Firma, ktorá vyjednáva dobre, chráni maržu, znižuje riziko a postupne buduje silnejšie vzťahy.

Ako Zenind podporuje silnejší začiatok

Dobrá vyjednávacia stratégia funguje najlepšie, keď je vaša firma od začiatku dobre usporiadaná. Zenind pomáha podnikateľom zakladať a spravovať svoje firmy so štruktúrou, ktorú potrebujú na profesionálne fungovanie. Keď je spoločnosť správne nastavená, je jednoduchšie vstupovať do rokovaní s dodávateľmi, partnermi, bankami a zákazníkmi z pozície dôveryhodnosti.

Na tom záleží. Jasné založenie entity, prehľad o compliance a usporiadané záznamy uľahčujú správu firmy aj jej prezentáciu navonok.

Záverečné myšlienky

Vyjednávanie nie je o nátlaku. Je o príprave, jasnosti a stratégii. Pre nových podnikateľov môže schopnosť dobre vyjednávať zlepšiť zmluvy, znížiť náklady, posilniť vzťahy a vytvoriť lepšie podmienky pre rast.

Najlepší vyjednávači sa nespoliehajú na silu. Spoliehajú sa na štruktúru, informácie, načasovanie a trpezlivosť. Ak si tieto návyky vybudujete skoro, budete robiť lepšie rozhodnutia v rozhovoroch, na ktorých najviac záleží vášmu podnikaniu.