Behöver man en ny W-9 varje år? När formuläret ska uppdateras

Om du arbetar med oberoende entreprenörer, leverantörer eller kunder i USA är Form W-9 ett av de viktigaste skatteformulären du kommer att stöta på. Det ger den som begär formuläret det namn och skatteidentifikationsnummer som behövs för rapportering, vanligtvis på Form 1099 eller en annan informationsdeklaration.

En vanlig fråga är om en ny W-9 måste fyllas i varje år. I de flesta fall är svaret nej. En W-9 är inte ett årligt inlämningskrav bara för att kalenderåret har ändrats. I stället lämnar du vanligtvis in en ny W-9 endast när din information ändras eller när den som begär formuläret ber om en uppdaterad version.

För företag spelar rätt process roll. Rena W-9-register hjälper till att minska fel i skatterapporteringen, undvika felmatchade namn och TIN samt göra årsslutsrapporteringen mycket enklare.

Vad Form W-9 används till

Form W-9 är en begäran om korrekt skatteidentifikationsnummer och certifiering. Den som begär formuläret sparar det i sina register och använder informationen för att rapportera betalningar till IRS när det krävs.

En W-9 används vanligtvis för:

• Betalningar till oberoende entreprenörer och frilansare i USA
• Onboarding av leverantörer för amerikanska företag
• Vissa fastighets- och finansiella transaktioner
• Andra situationer där den som begär formuläret behöver korrekt namn och TIN för en informationsdeklaration

Formuläret lämnas vanligtvis till den som begär det, inte direkt till IRS av mottagaren.

Behöver man en ny W-9 varje år?

Vanligtvis, nej.

Om ditt juridiska namn, ditt skatteidentifikationsnummer och din skatteklassificering förblir desamma finns det normalt inget behov av att lämna in en ny W-9 bara för att ett nytt skatteår har börjat. Många företag sparar den ursprungliga W-9:n i sina register och använder den igen tills något ändras.

Med det sagt kan den som begär formuläret be om en uppdaterad version under årliga leverantörsgranskningar, innan betalningar görs eller när de förbereder informationsdeklarationer. Så även om IRS inte kräver en årlig W-9 som standard, kan ett företag ändå begära en för intern efterlevnad och registerhållning.

När du bör lämna in en ny W-9

Du bör lämna in en ny W-9 när informationen på formuläret inte längre är korrekt.

1. Ditt juridiska namn ändras

Om ditt juridiska namn ändras på grund av äktenskap, skilsmässa, ett domstolsbeslut, en omstrukturering av verksamheten eller av någon annan anledning, bör den som begär formuläret få en ny W-9 som återspeglar det uppdaterade juridiska namnet.

För privatpersoner ska namnet stämma överens med IRS-register som är kopplade till TIN. För företag ska det juridiska namnet stämma överens med det företagsnamn som används för skatterapportering.

2. Ditt skatteidentifikationsnummer ändras

Om du får ett nytt Social Security number, ett nytt employer identification number eller ett nytt individual taxpayer identification number ska W-9 uppdateras med det nya TIN.

Detta kan hända när ett företag ändrar struktur eller när den som betalar tidigare hade felaktiga uppgifter i sina register.

3. Din enhetsklassificering ändras

En ändring i företagsstruktur kräver ofta en ny W-9.

Exempel:

• En enskild firma bildar ett LLC
• Ett single-member LLC väljer bolagsskattbehandling
• Ett partnerskap omvandlas till ett aktiebolag
• Ett företag ändrar från en skatteklassificering till en annan

Detta är särskilt viktigt för nystartade företag. När en grundare bildar ett LLC eller ett aktiebolag bör det exakta juridiska namnet, EIN och skatteklassificeringen vara konsekventa i bolagsbildningsdokument, bankuppgifter och W-9-formulär.

4. Den som begär formuläret meddelar om namn- och TIN-missmatchning

Företag kan få IRS-meddelanden som CP2100 eller CP2100A när ett namn och ett TIN för en mottagare inte stämmer överens med IRS register.

Om det händer kan den som begär formuläret be om en korrigerad W-9. Det är inte bara pappersarbete. Det kan påverka om backup withholding ska tillämpas och om betalaren kan rapportera betalningarna korrekt.

5. Din certifieringsstatus ändras

Om en certifiering på W-9 inte längre är korrekt bör formuläret ersättas.

Detta kan vara relevant när ett företag blir undantaget från backup withholding, ändrar sin enhetstyp eller har en annan skatteändring som påverkar certifieringsdelen.

6. Den som begär formuläret behöver uppdaterade register

Även när dina skatteuppgifter inte har ändrats kan en betalare ändå be om en ny W-9 för att hålla registren aktuella. Det är vanligt vid onboarding, leverantörsgranskningar, kontohantering eller inför årsslutsrapportering.

Vad kräver vanligtvis inte en ny W-9?

Inte alla ändringar betyder att formuläret måste bytas ut.

I många fall påverkar en enkel uppdatering av verksamheten inte W-9:an om det juridiska namnet och TIN fortfarande är korrekta. Till exempel kanske en ändring av postadress inte ändrar mottagarens skatteidentitet, även om många som begär formuläret ändå föredrar ett uppdaterat exemplar för sina register.

Den viktiga frågan är om den information som den som begär formuläret använder för skatterapportering fortfarande är korrekt.

Så fyller du i en W-9 korrekt

Att få formuläret rätt från början hjälper till att undvika problem senare.

Steg 1: Ange korrekt juridiskt namn

Använd namnet som är kopplat till TIN och skattedeklarationen. För en juridisk person bör detta vara det juridiska enhetsnamnet, inte bara ett varumärke eller ett DBA-namn.

Steg 2: Lägg till företagsnamnet vid behov

Om du verkar under ett handelsnamn eller DBA kan du ange det på raden för företagsnamn när det är lämpligt.

Steg 3: Välj rätt skatteklassificering

Detta är en av de vanligaste orsakerna till fel i W-9.

Välj den klassificering som stämmer med hur enheten behandlas för federal skatt.

Steg 4: Ange korrekt TIN

Ange ditt Social Security number, EIN eller ITIN enligt kravet. Se till att det stämmer överens med IRS register.

Steg 5: Signera certifieringen

Certifieringen bekräftar att informationen är korrekt och att skattebetalaren inte omfattas av vissa regler för backup withholding, om inte ett undantag gäller.

Varför W-9-korrekthet är viktig för företag

En saknad eller felaktig W-9 kan skapa verkliga operativa problem.

Möjliga problem inkluderar:

• Försenade betalningar till entreprenörer
• Felaktig 1099-rapportering
• Felmatchade IRS-register
• Skyldighet att tillämpa backup withholding
• Extra tid för att rätta leverantörsregister

För företag som regelbundet betalar entreprenörer bör granskning av W-9 vara en del av onboardingprocessen, inte något som lämnas till årsslutet.

Backup withholding och saknade W-9:or

Om en mottagare inte lämnar ett korrekt TIN när det krävs kan betalaren behöva börja tillämpa backup withholding på rapporteringspliktiga betalningar.

Den aktuella skattesatsen för backup withholding är 24 procent. Företag bör inte ignorera saknade eller uppenbart felaktiga skatteuppgifter, eftersom betalaren kan bli ansvarig för att hantera innehållet korrekt.

Det är en av anledningarna till att många företag begär en komplett W-9 innan den första betalningen görs.

W-9 jämfört med W-8: känn till skillnaden

Form W-9 är för amerikanska personer, inklusive amerikanska medborgare, resident aliens och många inhemska enheter.

Utländska personer använder vanligtvis ett formulär i W-8-serien i stället för en W-9. Att använda fel formulär kan skapa rapporteringsfel och fördröja onboarding, så företag bör bekräfta om leverantören är en U.S. person innan de samlar in skatteformulär.

Bästa praxis för nya och växande företag

Om du startar ett nytt företag är det bra att bygga upp goda rutiner för skatteformulär från dag ett.

• Använd det exakta juridiska namnet från dina bildningsdokument
• Skaffa ett EIN om din enhet behöver det
• Håll enhetens klassificering konsekvent i alla register
• Samla in W-9:or innan du gör betalningar till entreprenörer
• Granska leverantörsregister innan du lämnar in 1099:or
• Uppdatera formulär omedelbart efter en ändring av namn, TIN eller enhet

Zenind hjälper grundare att bilda amerikanska företagsenheter med fokus på rena bildningsregister och löpande regelefterlevnad. Det gör uppgifter längre fram, som insamling av W-9:or, onboarding av leverantörer och skatterapportering, lättare att hantera.

Vanliga misstag med W-9 att undvika

Några av de vanligaste felen kan undvikas med en snabb kontroll.

• Att använda ett DBA-namn i stället för det juridiska namnet
• Att ange fel skatteklassificering
• Att blanda personuppgifter och företagsuppgifter
• Att glömma att uppdatera formuläret efter en enhetsändring
• Att skicka en föråldrad W-9 till nya leverantörer
• Att ignorera IRS-meddelanden om missmatchning

Några minuters granskning kan förhindra en mycket större rättelse senare.

Vanliga frågor

Krävs en W-9 varje år?

Nej. En ny W-9 krävs inte automatiskt varje år. Den bör uppdateras när informationen på formuläret ändras eller när den som begär formuläret vill ha en ny kopia.

Går en W-9 till IRS?

Vanligtvis, nej. Den som begär formuläret behåller det för sina register och använder det vid behov för rapportering.

Vad händer om jag inte lämnar en W-9?

Betalaren kan fördröja betalningen, begära kompletterande dokumentation eller börja tillämpa backup withholding om det krävs.

Behöver jag en ny W-9 om min adress ändras?

Ofta, ja, om den som begär formuläret vill ha ett uppdaterat register. Minst bör du se till att betalaren har rätt postadress och skatteuppgifter i sina register.

Vad händer om mitt företag ändras från enskild firma till LLC?

Du bör vanligtvis lämna in en ny W-9 eftersom den juridiska enheten och skatteklassificeringen kan ha ändrats.

Slutsatsen

Du behöver inte en ny W-9 varje år bara för att kalendern har ändrats. I de flesta fall behövs ett nytt formulär endast när juridiskt namn, TIN, enhetsklassificering eller certifieringsuppgifter ändras, eller när den som begär formuläret vill ha en uppdaterad version.

För både entreprenörer och företag är det säkraste tillvägagångssättet enkelt: håll skatteregistren korrekta, uppdatera formuläret när informationen ändras och se till att dina juridiska företagsuppgifter är konsekventa i alla efterlevnadsdokument.