Så beräknar du outsourcingkostnader för ett litet företag

Outsourcing kan hjälpa ett nytt företag att röra sig snabbare, hålla fokus på kärnverksamheten och undvika att anställa för tidigt. Men beslutet bör inte fattas på magkänsla ensam. Grundare bör jämföra den verkliga kostnaden för att hantera en funktion internt med den totala kostnaden för att outsourca den.

För entreprenörer som bildar ett LLC eller ett aktiebolag är den här analysen särskilt viktig. Företag i ett tidigt skede behöver ofta balansera budgetdisciplin med efterlevnad, administration, bokföring, kundsupport, marknadsföring och andra tidskrävande uppgifter som kan dra fokus från tillväxt.

Den här guiden förklarar hur du beräknar outsourcingkostnader, vad du bör ta med i en realistisk jämförelse och hur du avgör om outsourcing är ekonomiskt klokt för ditt företag.

Varför kostnadsanalys av outsourcing är viktig

Outsourcing beskrivs ofta som ett sätt att spara pengar, men besparingar är inte garanterade. En uppgift kan se billigare ut på papperet och ändå kosta mer när du inkluderar omställningskostnader, ledningstid och kvalitetsproblem.

En noggrann kostnadsanalys hjälper dig att:

• Jämföra äpplen med äpplen
• Undvika att förbise dolda kostnader
• Separera undvikbara kostnader från fasta kostnader
• Förstå om outsourcing förbättrar hastighet, kvalitet eller flexibilitet
• Fatta bättre beslut med begränsat startkapital

Målet är inte bara att hitta den lägsta fakturan. Målet är att avgöra om outsourcing ger ditt företag en bättre total avkastning än att utföra arbetet internt.

Börja med affärsfunktionen

Innan du jämför kostnader behöver du definiera den exakta funktion du vill outsourca.

Var specifik med:

• Vilken uppgift eller process som ska outsourcas
• Hur ofta arbetet utförs
• Hur mycket output du behöver
• Vilken kvalitetsnivå du förväntar dig
• Vilka tidsramar som är viktiga
• Vilka data, system eller godkännanden leverantören behöver

En vag beskrivning ger en dålig jämförelse. Att säga att du vill outsourca “administration” är till exempel för brett. Du kan behöva hjälp med fakturering, dokumentarkivering, e-postsvar, kalenderhantering eller stöd för lön. Varje del har olika kostnader och olika besparingar.

En tydlig omfattning är grunden för en meningsfull outsourcingkalkyl.

Identifiera de interna kostnader du kan undvika

Nästa steg är att uppskatta vad uppgiften kostar dig i dag om du behåller den internt.

Fokusera på undvikbara kostnader, inte alla kostnader i bokföringen. Vissa utgifter kommer att finnas kvar oavsett om du outsourcar eller inte, särskilt fasta overheadkostnader som inte förändras på kort sikt.

Vanliga interna kostnader att inkludera

• Anställdas löner eller ersättning till konsulter
• Arbetsgivaravgifter och förmåner
• Utbildning och introduktion
• Programvara eller verktyg som bara används för den funktionen
• Förbrukningsmaterial
• Kontorsutrymme eller utrustning som är direkt knuten till arbetet
• Intern ledningstid som går åt till att övervaka processen
• Felkorrigering, omarbete eller kundservicekostnader som orsakas av misstag

Vanliga interna kostnader att exkludera

• Sänkta kostnader som redan har betalats och inte kan återvinnas
• Fasta kostnader som inte ändras på grund av outsourcingbeslutet
• Generella overheadkostnader som skulle vara desamma oavsett

Den här skillnaden är viktig. En kostnad som inte går att undvika bör inte räknas som en besparing från outsourcing.

Beräkna den fulla kostnaden för outsourcing

Många företag jämför sin nuvarande löne- eller arbetskostnad med en offert från en leverantör och stannar där. Det är ofullständigt. Den verkliga kostnaden för outsourcing omfattar ofta flera ytterligare poster.

1. Serviceavgift eller kontraktspris

Detta är grundbeloppet som leverantören tar betalt. Det kan vara per timme, per projekt, abonnemangsbaserat eller knutet till användning.

2. Lednings- och administrationskostnader

Även när en uppgift outsourcas måste någon internt fortfarande hantera relationen. Det kan omfatta:

• Granska offerter
• Förhandla villkor
• Introducera leverantören
• Dela instruktioner och filer
• Övervaka prestation
• Godkänna leverabler
• Hantera fakturering eller tvister

För mindre företag kan den här ledningstiden vara betydande.

3. Omställningskostnader

Att flytta arbete utanför företaget kan skapa engångskostnader, såsom:

• Utbildning av leverantören
• Migrering av data eller filer
• Uppdatering av system eller arbetsflöden
• Uppsägningavgifter
• Avgångsvederlag eller separationskostnader, om anställda påverkas
• Tillfälligt produktivitetsbortfall under övergången

4. Kvalitets- och riskkostnader

Vissa risker är svåra att mäta, men de spelar fortfarande roll. Till exempel:

• Missade deadlines
• Fel som kräver omarbete
• Konfidentialitetsrisker
• Efterlevnadsproblem
• Ojämn servicekvalitet

Om en billigare leverantör skapar fler korrigeringar senare kan den uppenbara besparingen försvinna.

5. Dra av eventuellt återvunnet värde

Om outsourcing gör att du kan sälja oanvänd utrustning, säga upp programvarulicenser eller minska andra kostnader, bör dessa avdrag räknas bort från den totala outsourcingkostnaden.

Använd differential kostnadsanalys

Det mest praktiska sättet att utvärdera outsourcing är med differential kostnadsanalys.

Formeln är enkel:

Nettobesparing = Undvikbara interna kostnader - Totala outsourcingkostnader

Om resultatet är positivt kan outsourcing minska kostnaderna. Om resultatet är negativt är företaget sannolikt bättre på att behålla arbetet internt, om det inte finns starka icke-finansiella skäl att outsourca.

Enkelt exempel

Anta att ett startupföretag överväger att outsourca månatlig bokföring.

Nuvarande uppskattade interna kostnader

Uppskattade outsourcingkostnader

Nettobesparing

2 770 USD - 1 850 USD = 920 USD

I det här exemplet sparar outsourcing företaget 920 USD per månad, förutsatt att servicenivån förblir acceptabel.

Jämför mer än bara priset

Kostnad är viktigt, men det är inte den enda faktorn.

En något dyrare leverantör kan ändå vara det bättre valet om den erbjuder:

• Snabbare leveranstid
• Bättre precision
• Starkare säkerhetskontroller
• Mer flexibilitet under intensiva perioder
• Specialiserad kompetens
• Mindre arbetsbelastning för grundaren

För företag i tidigt skede är tid ofta lika värdefull som pengar. Om outsourcing frigör grundarens tid för försäljning, kundanskaffning eller efterlevnad kan företaget få större värde än vad kalkylen ensam visar.

Veta vilka uppgifter som lämpar sig bättre för outsourcing

Inte alla funktioner är bra kandidater för outsourcing. Uppgifter som är repetitiva, standardiserade och enkla att mäta är ofta de bästa att börja med.

Exempel inkluderar:

• Bokföring
• Lönehantering
• Kundsupport
• Dokumentframställning
• Bokning av möten
• Samordning av sociala medier
• Grundläggande IT-support
• Produktion av grafik eller innehåll

Funktioner som kräver djup intern kunskap, frekvent strategiskt omdöme eller direkt grundarövervakning kan vara bättre att behålla internt längre.

Vanliga misstag när outsourcingkostnaden uppskattas

Räkna inte in sänkta kostnader som besparingar

Om en utgift redan har betalats och inte kan återvinnas bör den inte styra beslutet.

Ignorera intern ledningstid

Outsourcing eliminerar inte behovet av övervakning. Någon måste fortfarande hantera relationen och granska resultatet.

Använd inte en ofullständig leverantörsoffert

En låg månadsavgift kan dölja uppstartskostnader, minimikrav, överutnyttjandeavgifter eller begränsningar för revisioner.

Glöm inte övergångsfriktion

Att byta system eller leverantör tar tid. Den tillfälliga störningen bör ingå i analysen.

Övervärdera arbetskostnaden ensam

En funktion kan se billig ut om du bara jämför löner. När du lägger till arbetsgivaravgifter, verktyg, utbildning och fel kan den verkliga kostnaden bli mycket högre.

När outsourcing vanligtvis är vettigt

Outsourcing blir ofta attraktivt när:

• Uppgiften är viktig men inte central för företagets värdeerbjudande
• Arbetsvolymen varierar
• Företaget behöver specialiserad kompetens som det inte har internt
• Att anställa en heltidsmedarbetare skulle bli för dyrt
• Funktionen kan standardiseras och mätas
• Grundaren vill lägga mer tid på tillväxt och efterlevnad

För nybildade företag kan outsourcing vara ett praktiskt sätt att hålla organisationen slimmad och samtidigt driva verksamheten professionellt.

När det kan vara bättre att behålla arbetet internt

Att behålla en uppgift internt kan vara det klokare valet när:

• Arbetet är mycket känsligt
• Kvalitetskontroll kräver daglig övervakning
• Uppgiften är tätt kopplad till din konkurrensfördel
• Volymen är tillräckligt hög för att motivera en heltidsanställd
• Att byta leverantör skulle skapa för mycket risk eller störning

Ett företag behöver inte outsourca varje icke-kärnuppgift. Det bättre tillvägagångssättet är ofta att outsourca selektivt.

Ett praktiskt beslutsramverk för grundare

Om du vill ha en enkel process kan du använda dessa fem frågor:

1. Vad exakt är uppgiften?
2. Vad kostar den oss internt i dag?
3. Vad skulle det kosta att outsourca, inklusive övergång och ledning?
4. Vilka risker eller kvalitetsavvägningar följer med outsourcing?
5. Vad skulle vi göra med den tid eller de pengar som frigörs?

Om outsourcing ger lägre total kostnad och bättre fokus kan det vara rätt beslut. Om besparingarna är små eller riskerna höga kan det vara bättre att behålla arbetet internt.

Slutord

Att beräkna outsourcingkostnad handlar inte bara om att jämföra en faktura med en annan. Det kräver en helhetsbild av undvikbara interna kostnader, leverantörsavgifter, ledningstid, övergångskostnader och risk.

För grundare av startupföretag och småföretag är det bästa beslutet vanligtvis det som stöder tillväxt utan att skapa onödiga overheadkostnader. Genom att använda en disciplinerad kostnadsanalys kan du avgöra om outsourcing verkligen hjälper ditt företag att arbeta mer effektivt.

Om du bygger ett företag och vill hålla fokus på bolagsbildning, efterlevnad och tillväxt kan outsourcing vara ett användbart verktyg. Nyckeln är att utvärdera det noggrant, med siffror i stället för antaganden.