Skatteavdrag för LLC:er och bolag: 12 lagliga sätt att sänka företagsskatten

Att välja rätt företagsform är bara början. De verkliga skattebesparingarna kommer av att anpassa din struktur, bokföring och ersättningsregler till IRS krav. En tydlig uppsättning gör det lättare att göra legitima avdrag, undvika avdrag som inte godkänns och styrka din sak om IRS någon gång ber om underlag.

Om du startar ett nytt företag kan Zenind hjälpa dig att få LLC:n eller bolaget på plats så att dina skatteregister blir korrekta från första dagen.

Hur LLC:er och bolag beskattas

Innan du tänker på avdrag behöver du förstå hur IRS ser på själva verksamheten. En LLC:s standardbeskattning beror på antalet ägare, och den klassificeringen påverkar vilken deklaration du lämnar in och vilka avdrag som finns på enhetsnivå.

En LLC med en ägare behandlas i allmänhet som en pass-through-enhet utan separat beskattning för federal inkomstskatt, om den inte väljer bolagsbeskattning. En LLC med flera ägare behandlas i allmänhet som ett delägarskap om den inte väljer bolagsbeskattning. Ett berättigat företag kan också välja S corporation-status genom att lämna in Form 2553.

Det spelar roll eftersom fel skattemässig klassificering kan göra ett legitimt avdrag svårare att göra gällande, eller leda till att inkomsten beskattas mindre effektivt än nödvändigt.

1. Välj rätt skatteval för företagsformen tidigt

För många företagare är den största skillnaden inte en viss kostnadskategori. Det är själva val av skattemässig klassificering.

En LLC kan förbli en pass-through-enhet, välja C corporation-beskattning via Form 8832 eller, om den är berättigad, välja S corporation-status via Form 2553. Det rätta valet beror på vinstnivå, ägarnas ersättning, tillväxtplaner och om verksamheten förväntas behålla vinster.

Några praktiska punkter:

• En pass-through-struktur kan vara enkel och flexibel, men aktiva ägare kan bli skyldiga self-employment tax på verksamhetens inkomster, med förbehåll för reglerna för den aktuella enhetstypen.
• En S corporation kan minska exponeringen mot self-employment tax på utdelningar, men bara om lön och skälig ersättning hanteras korrekt.
• Ett C corporation betalar för närvarande federal inkomstskatt med en fast skattesats på 21 procent på skattepliktig inkomst, men utdelningar till ägare kan skapa ett andra skatteled.

Den bästa strukturen är den som passar hela bilden, inte bara ett enskilt avdrag.

2. Dra av vanliga och nödvändiga driftskostnader

IRS medger avdrag för vanliga och nödvändiga kostnader som betalas eller uppstår för att driva en verksamhet. Den breda regeln är grunden för nästan alla företagsavdrag.

Vanliga avdragsgilla driftskostnader omfattar ofta:

• Kontorshyra eller kostnader för arbetsutrymme
• Avgifter för lönehantering
• Bokförings- och redovisningstjänster
• Juridiska tjänster och avgifter för löpande bolagsadministration
• Programvara och SaaS-abonnemang
• Internet och telefon som används i verksamheten
• Marknadsföring och annonsering
• Frakt-, porto- och leveranskostnader
• Kontorsmaterial och mindre utrustning
• Företagsförsäkringar
• Bankavgifter och avgifter för kortbetalningshantering

Nyckeln är att skilja den del som hör till verksamheten från eventuell privat användning. Om en kostnad delvis är privat är det normalt bara företagsandelen som är avdragsgill.

3. Använd en accountable plan för ersättningar

Om ditt bolag betalar ägar- eller anställdas utgifter kan en accountable plan göra röriga utlägg till tydliga avdrag.

Enligt en korrekt utformad accountable plan behandlas ersättningar för verifierade affärskostnader normalt inte som lön. Det kan vara särskilt användbart för:

• Milersättning
• Resekostnader
• Ersättning för hemmakontor
• Förnödenheter som köpts med privata medel
• Internet, telefon och utrustning som används i verksamheten

För att en accountable plan ska vara giltig bör företaget kräva bevis på kostnaden, bekräfta dess affärsändamål och kräva återbetalning av eventuellt överskjutande förskott.

Detta är ett av de mest praktiska skatteverktygen för bolag eftersom det stödjer avdrag samtidigt som lönerapporteringen hålls renare.

4. Gör avdrag för hemmakontor på rätt sätt

Ett hemmakontor kan vara avdragsgillt, men bara om det uppfyller IRS krav.

I allmänhet måste utrymmet användas uteslutande och regelbundet för verksamheten. Ett köksbord, ett gästrum eller en plats som bara används ibland för arbete kvalificerar vanligtvis inte. Ett separat rum som endast används för verksamheten gör ofta det.

Det finns två vanliga metoder:

• Vanlig metod: fördela faktiska bostadskostnader som hyra, bolåneränta, försäkring, el, reparationer och avskrivningar baserat på företagsanvändning.
• Förenklad metod: använd IRS förenklade alternativ, som normalt tillåter 5 dollar per kvadratfot upp till 300 kvadratfot.

Den förenklade metoden är enklare, men den medger inte avskrivning för den delen av bostaden och skapar inte heller någon senare avskrivningsåterföring.

Viktig begränsning: anställda kan i allmänhet inte dra av oreimbursed hemmakontorskostnader i sin privata deklaration enligt nuvarande lag. För ägare som också är anställda är det ofta bättre att använda rätt företagsstruktur och, där det är lämpligt, en accountable plan.

5. Håll isär bil-, rese- och måltidskostnader

Bilkostnader, resor och måltider är vanliga avdrag, men de är också vanliga granskningspunkter eftersom privat och affärsmässiga utgifter ofta blandas.

För fordon kan företaget vanligtvis dra av antingen:

• Standardmilersättning, om det är tillåtet, eller
• Faktiska kostnader, såsom bensin, reparationer, försäkring, avskrivning, leasingavgifter och registreringsavgifter, fördelade efter företagsanvändning

För resor måste kostnaderna i allmänhet vara vanliga, nödvändiga och uppkomna när du är borta från hemmet i affärssyfte.

För måltider är huvudregeln mer begränsad. Affärsmåltider är normalt avdragsgilla till 50 procent när skattebetalaren eller en anställd är närvarande, måltiden inte är överdriven eller lyxbetonad och måltiden har ett giltigt affärsändamål. Underhållningskostnader är däremot i allmänhet inte avdragsgilla.

Bra dokumentation är viktig här. Spara:

• Datum och plats
• Affärsändamål
• Personer som närvarade
• Körjournal eller reseuppgifter
• Specificerade kvitton

Ju tydligare din dokumentation är, desto lättare blir det att styrka avdraget.

6. Håll koll på avskrivningar och möjligheter till omedelbart avdrag

Många företag kan återvinna kostnaden för utrustning, programvara, möbler och vissa förbättringar snabbare än genom att dra av kostnaden över många år.

Beroende på tillgången och de aktuella skattereglerna kan ett företag använda:

• Section 179-avdrag
• Bonusdepreciering
• Vanlig MACRS-avskrivning

Detta område ändras ofta och beror på andelen företagsanvändning, tillgångstyp och årliga gränser. Ett inköp som ser ut som ett enkelt kontorsköp kan ge ett mycket annorlunda skattemässigt resultat beroende på om det behandlas som en löpande kostnad, avskrivningsbar egendom eller en tillgång med blandad användning.

En praktisk regel: innan du köper större utrustning, kontrollera hur den kommer att bokföras och om företaget faktiskt kan använda avdraget det år köpet görs.

7. Dra av kostnader för uppstart och bolagsbildning på rätt sätt

Bolagsbildning behöver inte vara en ren förlustkostnad.

Vissa start- och organisationskostnader kan dras av eller periodiseras, med förbehåll för IRS gränser och kostnadstyp. Det kan omfatta vissa juridiska avgifter, statliga registreringsavgifter, bokföringsupplägg och kostnader som uppstår innan verksamheten börjar bedrivas aktivt.

Den viktiga skillnaden är mellan:

• Start- eller organisationskostnader som kan vara avdragsgilla eller periodiseras, och
• Kapitalutgifter som måste hanteras på annat sätt

Företag bör hålla kostnader före öppning separat från löpande driftskostnader. Då blir det lättare att tillämpa rätt behandling senare och undvika att blanda samman bildningskostnader med vanliga avdrag av misstag.

8. Glöm inte försäkringar, avgifter, abonnemang och professionella tjänster

Företagare förbiser ofta mindre återkommande kostnader eftersom de känns rutinmässiga. Över ett år blir de betydande.

Vanliga avdrag i denna kategori inkluderar:

• Allmän ansvarsförsäkring
• Yrkesansvarsförsäkring
• Arbetsskadeförsäkring
• Cybersäkerhetsförsäkring
• Företagsförsäkring för egendom
• Juridiska retaineravtal och skatteförberedande avgifter
• Bokförings- och löneprogramvara
• Avgifter för registrerad agent
• Branschpublikationer och abonnemang
• Medlemsavgifter i branschorganisationer när de har affärsanknytning

Regeln är fortfarande densamma: kostnaden måste vara knuten till verksamheten, inte till privat användning.

9. Använd pensionsplaner för att sänka den skattepliktiga inkomsten

Pensionsplaner gör mer än att hjälpa ägare att spara inför framtiden. De kan också skapa betydande företagsavdrag.

Beroende på plantyp kan arbetsgivarbidrag vara avdragsgilla och anställdas uppskjutna löner kan minska dagens skattepliktiga inkomst. Vanliga alternativ inkluderar:

• SEP IRA
• SIMPLE IRA
• Solo 401(k)
• Traditionell 401(k) för större team

Den bästa planen beror på kassaflöde, antal anställda och hur mycket ägaren vill bidra med. För vissa företag är en pensionsplan ett av de mest effektiva sätten att omvandla vinster till en skattegynnad förmån i stället för fullt skattepliktig inkomst.

10. Hantera ägarersättning och hälsoförmåner försiktigt

Detta är ett område där företagsformen spelar mycket stor roll.

I ett C corporation struktureras ersättning och förmåner vanligtvis genom lön och regler för personalförmåner. I ett S corporation behöver aktieägare som också arbetar i bolaget vanligtvis ha skälig lön via löneutbetalning innan de tar ytterligare vinstutdelningar.

Det betyder att företaget inte ska anta att alla utbetalningar till ägaren behandlas på samma sätt. Sjukförsäkring, fringe benefits, ersättningar och arbetsgivaravgifter kan alla förändras beroende på företagsform och ägarens roll.

Om ett företag betalar förmåner på fel sätt kan det förlora avdrag eller skapa skattepliktig ersättning där ingen var avsedd.

11. Ignorera inte regler för företagsgåvor och kundnära utgifter

Kundgåvor och gästfrihet kan vara avdragsgilla, men reglerna är snävare än många ägare tror.

Enligt IRS riktlinjer är företagsgåvor normalt begränsade till 25 dollar per person och år, med vissa undantag för incidentella kostnader som frakt eller gravyr som inte tillför något större värde. Poster som liknar underhållning behandlas vanligtvis som underhållning i stället för gåvor, och underhållning är i allmänhet inte avdragsgill.

Om du köper måltider under kundmöten bör du skilja dessa kostnader från underhållning när det är möjligt och se till att kvittot är specificerat. Ju tydligare ett kvitto visar att det rör sig om en måltid, desto lättare är det att försvara.

12. För dagliga register som om du räknar med en fråga senare

Bra register är inte en bokföringslyx. De är skillnaden mellan ett stödjande avdrag och ett avdrag som underkänns.

Minst bör du spara:

• Företagets bank- och kreditkortsutdrag
• Specificerade kvitton
• Körjournaler
• Fakturor och avtal
• Löneregister
• Kopior av skatteval och inlämnade deklarationer
• Styrelseprotokoll eller skriftliga godkännanden för bolag
• Ersättningsdokumentation enligt accountable plan

Själva deklarationen är bara en del av berättelsen. Stöddokumenten är det som gör avdraget hållbart.

Vanliga misstag som tar bort skattebesparingar

Några återkommande misstag gör att företagare förlorar avdrag eller riskerar problem med IRS:

• Att blanda privata och företagskostnader på samma konto
• Att kalla underhållning för en måltidskostnad
• Att göra avdrag för hemmakontor utan exklusiv företagsanvändning
• Att glömma att dokumentera körsträcka eller resans syfte
• Att välja S corp- eller C corp-status utan löneplanering
• Att inte skilja ersättningar från lön
• Att inte matcha kostnaden mot rätt skattedeklaration

Om din bokföring är svag blir skattedeklarationen vanligtvis också svagare.

Varför bolagsbildning och efterlevnad spelar roll

En skatteplan fungerar bäst när företaget är korrekt bildat och hålls i gott skick. Det är där en formationstjänst kan hjälpa till. Zenind ger företagare en renare start genom att hjälpa dem bilda ett LLC eller bolag och hålla sig organiserade med de registreringar och compliance-uppgifter som stöder skatteupplägget.

Det ersätter inte en skatterådgivare, men det minskar den oreda som ofta gör att ägare missar avdrag eller lämnar in på fel sätt.

Hjälpsamma IRS-källor

• Om Form 8832, val av enhetsklassificering
• Om Form 2553, val för småföretagsbolag
• LLC:s deklaration som bolag eller delägarskap
• Publikation 463, rese-, gåvo- och bilkostnader
• Publikation 587, företagsanvändning av hemmet
• Publikation 542, bolag
• Publikation 583, starta företag och föra register
• Krediter och avdrag för företag

De största skattevinsterna kommer oftast från tre saker: rätt företagsform, tydliga register och disciplinerat kostnadsspårande. Få ordning på det, så blir avdragen mycket lättare att göra gällande och försvara.