Vad är ett ITIN-nummer? En guide för utländska grundare och amerikanska skattedeklarationer

Ett Individual Taxpayer Identification Number, eller ITIN, är ett skattehanteringsnummer som utfärdas av IRS för federala skatteändamål. Det är avsett för personer som behöver ett amerikanskt skatteidentifikationsnummer men som inte är berättigade till ett Social Security number.

För utländska grundare, icke bosatta ägare, beroende familjemedlemmar och andra personer med amerikanska skatteförpliktelser kan ett ITIN vara en viktig del av att hålla sig i linje med reglerna. Det är inte ett arbetstillstånd, det ändrar inte immigrationsstatus och det ger inte rätt till förmåner från Social Security.

Om du bildar ett amerikanskt företag är det lätt att förväxla ett ITIN med ett EIN eller ett SSN. De fyller olika funktioner, och att förstå skillnaden kan hjälpa dig att undvika förseningar när du lämnar in deklarationer, gör anspråk på avtalsförmåner eller svarar på krav från IRS.

Vad ett ITIN används till

IRS använder ett ITIN endast för federal skatteadministration. Personer behöver vanligtvis ett sådant när de har ett giltigt skatteärende men inte kan få ett SSN.

Vanliga skäl till att ett ITIN kan behövas inkluderar:

• Lämna in en amerikansk federal inkomstdeklaration
• Begära skatteåterbäring
• Begära vissa skatteförmåner enligt skatteavtal
• Vara angiven som make eller beroende på en amerikansk skattedeklaration
• Redovisa inkomster som måste lämnas till IRS även om ingen skatt slutligen ska betalas

Ett ITIN är ofta relevant för internationella entreprenörer, investerare och familjemedlemmar som är kopplade till amerikanska skattedeklarationer.

Vem behöver ett ITIN

Du kan behöva ett ITIN om båda följande är sanna:

1. Du har ett federalt skatteändamål.
2. Du är inte berättigad till ett Social Security number.

Det gäller många personer som inte är amerikanska medborgare, icke bosatta utlänningar och vissa utländska individer som måste lämna in eller förekomma på en amerikansk skattedeklaration.

Exempel:

• En utländsk grundare som får inkomst från USA som måste redovisas
• En make som inte är bosatt och som inkluderas i en gemensam deklaration i ett begränsat antal situationer
• Ett beroende barn som bor utomlands och måste anges i en amerikansk skattedeklaration
• En utländsk investerare som behöver åberopa en skatteförmån enligt skatteavtal

Om du är osäker på om du behöver ett ITIN erbjuder IRS ett interaktivt verktyg som hjälper dig att avgöra om du bör ansöka.

Vem behöver inte ett ITIN

Alla som bedriver verksamhet i USA behöver inte ett ITIN.

Du behöver vanligtvis inte ett ITIN om:

• Du är berättigad till ett SSN
• Du bara behöver ett employer identification number för ditt företag
• Du ännu inte är skyldig att lämna in en amerikansk skattedeklaration eller begära en skatteförmån
• Du endast bildar ett företag och inte har någon personlig federal skatteplikt

Den här skillnaden är viktig för grundare. Att bilda en amerikansk LLC eller corporation betyder inte automatiskt att du behöver ett ITIN. Din personliga skatterättsliga status och dina deklarationsskyldigheter avgör det.

ITIN vs. SSN vs. EIN

Dessa tre nummer är lätta att blanda ihop, men de är inte utbytbara.

För utländska grundare är den vanligaste kombinationen ett EIN för företaget och, när det krävs, ett ITIN för den enskilda ägaren eller skattebetalaren. Zenind hjälper entreprenörer att bilda amerikanska företag, men kraven på personliga skattenummer bör bedömas separat utifrån dina omständigheter.

Hur man ansöker om ett ITIN

IRS kräver vanligtvis Form W-7, Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number.

Ett typiskt ansökningspaket innehåller:

• Ett ifyllt Form W-7
• En federal inkomstdeklaration, om inte ett undantag gäller
• Stödjande identitetsdokument och dokument som styrker utländsk status

IRS accepterar ansökningar per post eller på plats. Du kan också använda en IRS-godkänd acceptance agent, vilket kan hjälpa till att minska fel och problem med dokumenthantering.

När du ansöker ska du se till att namn och skatteuppgifter på alla formulär stämmer exakt överens. Små avvikelser kan fördröja handläggningen.

Generella steg för ansökan

1. Bekräfta att du inte är berättigad till ett SSN.
2. Identifiera det federala skatteändamålet för ITIN:t.
3. Fyll i Form W-7 noggrant.
4. Bifoga den required skattedeklarationen eller dokumentation för undantag.
5. Skicka in paketet via rätt IRS-kanal.

Om du ansöker för familjemedlemmar behöver varje person ett separat Form W-7.

När man ska ansöka

Den rätta tiden att ansöka om ett ITIN är vanligtvis när du förbereder dig för att lämna in en deklaration eller begära en skatteförmån som kräver ett sådant.

Om du ansöker för tidigt kan det skapa problem om du ännu inte har någon deklarationsskyldighet. Om du ansöker för sent kan det fördröja den deklaration eller återbetalning du försöker hantera.

Om du behöver mer tid att lämna in kan en förlängning vara möjlig, men en förlängning tar inte bort behovet av ett ITIN när ett sådant krävs. Den ger bara mer tid att lämna in deklarationen.

ITIN:s giltighet och förnyelse

Ett ITIN gäller inte för alltid.

Enligt IRS löper ett ITIN ut den 31 december efter det tredje året utan användning om det inte har använts i en amerikansk federal skattedeklaration under tre på varandra följande skatteår.

Du bör gå igenom dina handlingar om du inte har använt ditt ITIN nyligen. Om det har löpt ut kan du förnya det med Form W-7.

Detta är viktigt eftersom ett utgånget ITIN kan göra deklarationsinlämning och handläggning långsammare, särskilt om det anges för en make eller ett beroende barn i en deklaration.

Vanliga misstag att undvika

ITIN-ansökningar försenas ofta på grund av misstag som går att undvika.

Var uppmärksam på följande problem:

• Att skicka in Form W-7 utan de bilagor som krävs
• Att använda ett utgånget eller felmatchat pass eller identitetsdokument
• Att blanda ihop ITIN-krav med krav för företagsbildning
• Att anta att ett EIN ersätter ett ITIN
• Att vänta till sista minuten med att ansöka före en deklarationsdeadline
• Att glömma att varje familjemedlem behöver en separat ansökan

Noggranna förberedelser sparar tid och minskar risken för att IRS avslår ansökan eller begär kompletteringar.

Varför ITIN är viktigt för utländska grundare

För internationella entreprenörer ligger ITIN ofta bredvid andra viktiga steg för amerikansk regelefterlevnad.

Du kan behöva ett EIN för att öppna företagsbankkonton, lämna in företagsdeklarationer eller hantera administration på bolagsnivå. Separat kan du behöva ett ITIN om du har personliga amerikanska deklarationsskyldigheter, gör anspråk på vissa avdrag eller avtalsförmåner, eller anges i en deklaration i en roll som skattskyldig.

Därför bör grundare se företagsbildning och skatteidentifikation som närliggande men separata uppgifter. En välstrukturerad amerikansk etablering kan förebygga förvirring senare när banker, redovisningskonsulter och IRS efterfrågar olika nummer.

Praktiskt exempel

Föreställ dig en grundare som inte är bosatt i USA och som bildar en amerikansk LLC.

• LLC:n kan behöva ett EIN för bankärenden och skatteadministration.
• Grundaren kan också behöva ett ITIN om personen är skyldig att lämna in en amerikansk deklaration eller begära en skatteförmån enligt skatteavtal.

I den situationen ersätter det ena numret inte det andra. Företaget har sin egen skatteidentitet, och den enskilda ägaren har en separat skatteidentitet.

Avslutande tankar

Ett ITIN är ett federalt skatteverktyg, inte ett allmänt ID-nummer. För rätt person, vid rätt tidpunkt, gör det det möjligt att lämna in deklarationer, begära förmåner och hålla amerikanska skatteregister samordnade.

Om du bildar ett företag i USA bör du börja med att förstå din bolagsstruktur, dina deklarationsskyldigheter och om du behöver ett EIN, ett ITIN eller båda. Den tydligheten kan spara tid och hjälpa dig att undvika onödiga förseningar.

Eftersom varje situation är unik bör utländska grundare och icke bosatta skattskyldiga bekräfta sina deklarationskrav med en kvalificerad skatteexpert innan de skickar in IRS-formulär.