10 รายการลดหย่อนภาษีสำหรับผู้ทำงานจากระยะไกล: คู่มือเชิงปฏิบัติสำหรับสหรัฐฯ

การทำงานจากระยะไกลเปลี่ยนสถานที่ที่ผู้คนใช้ทำงาน แต่ไม่ได้ทำให้กฎภาษีที่ควบคุมค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมตามปกติหายไป สำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ ผู้รับจ้างอิสระ และเจ้าของ LLC จำนวนมาก รายการลดหย่อนที่เหมาะสมสามารถช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีได้อย่างมีนัยสำคัญ สำหรับพนักงาน W-2 ส่วนใหญ่ กฎจะเข้มงวดกว่ามาก ดังนั้นจึงสำคัญที่จะต้องรู้ว่าค่าใช้จ่ายใดเข้าเกณฑ์จริงก่อนที่จะยื่นลดหย่อน

คู่มือนี้อธิบาย 10 รายการลดหย่อนภาษีที่ผู้ทำงานจากระยะไกลควรรู้ วิธีการทำงานโดยทั่วไป และเอกสารที่ควรเก็บไว้เพื่อให้การยื่นภาษีของคุณเป็นระเบียบและมีหลักฐานรองรับ

ใครบ้างที่มักจะสามารถขอหักค่าใช้จ่ายจากการทำงานระยะไกลได้?

ปัจจัยที่สำคัญที่สุดคือสถานะทางภาษีของคุณ

• ผู้ประกอบอาชีพอิสระ ฟรีแลนซ์ เจ้าของกิจการเดี่ยว และผู้รับจ้างอิสระ มักหักค่าใช้จ่ายทางธุรกิจได้ในแบบแสดงรายการของธุรกิจหรือใน Schedule C
• หุ้นส่วนและเจ้าของ LLC บางรายอาจมีค่าใช้จ่ายทางธุรกิจที่หักได้เช่นกัน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีที่ธุรกิจถูกจัดเก็บภาษีและวิธีที่มีการจ่ายค่าใช้จ่าย
• พนักงาน W-2 โดยทั่วไปไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายธุรกิจของลูกจ้างที่ไม่ได้รับการชดเชยในแบบภาษีรัฐบาลกลางได้ ยกเว้นบางกรณีที่มีข้อยกเว้นอย่างจำกัด

หากคุณไม่แน่ใจว่าบทบาทของคุณถูกจัดประเภทอย่างไร ขั้นตอนแรกคือแยกค่าใช้จ่ายของพนักงานออกจากค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ ความแตกต่างนี้เป็นตัวกำหนดแทบทุกเรื่องต่อจากนี้

รายการลดหย่อนที่พบบ่อยที่สุดแบบสรุปเร็ว

1. รายการลดหย่อนสำนักงานที่บ้าน

หากคุณใช้ส่วนหนึ่งของบ้านอย่างสม่ำเสมอและเฉพาะเพื่อธุรกิจ คุณอาจสามารถหักค่าใช้จ่ายบางส่วนของบ้านได้ ซึ่งอาจรวมถึงค่าเช่า ดอกเบี้ยจำนอง ค่าสาธารณูปโภค ประกันภัย ค่าซ่อมแซม และค่าเสื่อมราคา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวิธีคำนวณที่คุณใช้

โดยทั่วไป IRS อนุญาตให้ใช้สองวิธี:

• วิธีแบบง่าย ซึ่งใช้จำนวนมาตรฐานต่อหนึ่งตารางฟุตจนถึงเพดานที่กำหนด
• วิธีค่าใช้จ่ายจริง ซึ่งจัดสรรส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายบ้านที่เข้าเกณฑ์ไปยังการใช้เพื่อธุรกิจ

สำนักงานที่บ้านต้องถูกใช้เป็นประจำและเฉพาะเพื่อธุรกิจ โต๊ะในครัว โซฟา หรือห้องรับแขกที่ยังใช้ส่วนตัวด้วยโดยทั่วไปจะไม่เข้าเกณฑ์

สำหรับผู้ทำงานจากระยะไกลที่ประกอบอาชีพอิสระ รายการลดหย่อนนี้มักเป็นหนึ่งในรายการที่มีมูลค่าสูงที่สุด หากบ้านของคุณเป็นสถานที่ทำธุรกิจหลัก ก็อาจสนับสนุนการหักค่าใช้จ่ายสำหรับการเดินทางบางประเภทระหว่างสำนักงานนั้นกับสถานที่ทำงานอื่น ๆ ในกิจการเดียวกันได้ด้วย

2. ค่าบริการอินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์

การทำงานระยะไกลมักต้องพึ่งพาอินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ที่เชื่อถือได้ หากคุณใช้บริการเหล่านี้ทั้งเพื่อธุรกิจและเรื่องส่วนตัว คุณสามารถหักได้เฉพาะส่วนที่ใช้เพื่อธุรกิจเท่านั้น

ควรใช้วิธีจัดสรรที่เป็นเหตุเป็นผล ตัวอย่างเช่น:

• สายโทรศัพท์ที่ใช้เพื่อธุรกิจโดยเฉพาะอาจหักได้เต็มจำนวนหากใช้เพื่อธุรกิจเท่านั้น
• แผนอินเทอร์เน็ตบ้านที่ใช้ร่วมกันอาจต้องแบ่งตามการใช้เพื่อธุรกิจและส่วนตัว
• โทรศัพท์มือถือที่ใช้ทั้งคุยกับลูกค้าและเรื่องส่วนตัวโดยทั่วไปควรจัดสรรตามการใช้งาน

สิ่งสำคัญคือความสม่ำเสมอ ใช้วิธีที่สมเหตุสมผลและเก็บบันทึกที่แสดงว่าคุณคำนวณเปอร์เซ็นต์เพื่อธุรกิจอย่างไร

3. คอมพิวเตอร์ จอภาพ และอุปกรณ์ทำงาน

ผู้ทำงานจากระยะไกลมักซื้อเครื่องมือที่ทำให้งานเป็นไปได้ เช่น แล็ปท็อป จอภาพ คีย์บอร์ด ด็อกกิงสเตชัน เครื่องพิมพ์ เว็บแคม หูฟัง และเฟอร์นิเจอร์สำนักงาน

สิ่งของเหล่านี้อาจหักได้หากเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมตามปกติสำหรับธุรกิจของคุณ ทรัพย์สินบางรายการมักสามารถตัดเป็นค่าใช้จ่ายได้ในปีที่ซื้อ ขณะที่บางรายการอาจต้องคิดค่าเสื่อมราคาตามราคา การใช้งาน และการจัดการทางภาษี

ซอฟต์แวร์ก็รวมได้เช่นกัน ตัวอย่างทั่วไปได้แก่:

• ซอฟต์แวร์บัญชี
• เครื่องมือบริหารโครงการ
• ค่าบริการด้านการออกแบบหรือการตัดต่อวิดีโอ
• แพลตฟอร์มพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และการทำงานร่วมกัน

หากคุณใช้สิ่งของใดทั้งเพื่อธุรกิจและส่วนตัว ให้ใส่เฉพาะส่วนที่ใช้เพื่อธุรกิจในแบบภาษี

4. อุปกรณ์สำนักงานและของใช้สิ้นเปลืองในชีวิตประจำวัน

ของชิ้นเล็ก ๆ อาจถูกมองข้ามง่าย แต่ก็มักสร้างรายการลดหย่อนได้ต่อเนื่องเมื่อเวลาผ่านไป

ตัวอย่างที่พบบ่อย ได้แก่:

• สมุด ปากกา และกระดาษ
• หมึกและโทนเนอร์
• ค่าพัสดุไปรษณีย์และวัสดุจัดส่ง
• แฟ้มและอุปกรณ์จัดเก็บ
• เครื่องเขียนสำหรับธุรกิจ
• อะไหล่ซ่อมเล็กน้อยสำหรับอุปกรณ์สำนักงาน

ค่าใช้จ่ายเหล่านี้มักเป็นค่าใช้จ่ายดำเนินงานปัจจุบันมากกว่าสินทรัพย์ระยะยาว จึงติดตามได้ง่ายกว่าและมักหักได้ในปีที่เกิดค่าใช้จ่าย

5. ระยะทางและการเดินทางเพื่อธุรกิจ

หากคุณขับรถเพื่อธุรกิจ ระยะทางอาจหักได้เมื่อการเดินทางนั้นเป็นเรื่องงาน ไม่ใช่การเดินทางไปทำงานประจำตามปกติ

ตัวอย่างที่อาจเข้าเกณฑ์ ได้แก่:

• ขับรถจากสำนักงานที่บ้านไปพบลูกค้า
• เดินทางไปซื้ออุปกรณ์สำหรับธุรกิจ
• ไปยัง co-working space หรือสถานที่ทำงานชั่วคราว
• ไปยังไปรษณีย์ ศูนย์จัดส่ง หรือธนาคารเพื่อธุรกิจ

ค่าใช้จ่ายในการเดินทางก็อาจเข้าเกณฑ์ได้เมื่อคุณเดินทางไกลจาก tax home เพื่อธุรกิจ ซึ่งอาจรวมถึงตั๋วเครื่องบิน ที่พัก และค่าเดินทางอื่น ๆ ที่สมเหตุสมผลหากการเดินทางนั้นมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อธุรกิจ

เส้นแบ่งระหว่างการเดินทางเพื่อธุรกิจกับการเดินทางไปทำงานประจำมีความสำคัญ การขับรถจากบ้านไปยังสถานที่ทำงานปกติโดยทั่วไปไม่สามารถหักได้ แต่ระยะทางที่เกี่ยวข้องกับสำนักงานที่บ้านที่เข้าเกณฑ์หรือการเดินทางเพื่อธุรกิจอาจหักได้

6. บริการวิชาชีพและการสนับสนุนธุรกิจ

การบริหารธุรกิจระยะไกลมักหมายถึงการจ่ายเงินเพื่อขอความช่วยเหลือ ค่าใช้จ่ายเหล่านั้นอาจหักได้หากเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมตามปกติ

ตัวอย่าง ได้แก่:

• ค่าทำบัญชีและบัญชีการเงิน
• ค่าธรรมเนียมทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
• ค่าจัดทำภาษีสำหรับแบบภาษีของธุรกิจ
• บริการผู้ช่วยเสมือน
• ค่าธรรมเนียมการประมวลผลการชำระเงิน
• เครื่องมือจัดการผู้รับจ้าง
• บริการที่ปรึกษาธุรกิจ

หากค่าใช้จ่ายช่วยในการดำเนินธุรกิจ ปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎ หรือช่วยให้บันทึกบัญชีเป็นระเบียบ ก็อาจเข้าเกณฑ์ได้ บริการทำบัญชีที่ดีไม่ใช่แค่ความสะดวกสบาย แต่บ่อยครั้งยังเป็นส่วนหนึ่งของการเก็บบันทึกภาษีที่สนับสนุนการหักค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ทั้งหมด

7. การศึกษาและการฝึกอบรม

ผู้ทำงานจากระยะไกลมักต้องตามให้ทันเครื่องมือ เทคโนโลยี และการเปลี่ยนแปลงในอุตสาหกรรม การศึกษาเกี่ยวกับธุรกิจอาจหักได้หากเป็นการคงไว้หรือพัฒนาทักษะที่จำเป็นสำหรับงานปัจจุบันของคุณ

ตัวอย่างอาจรวมถึง:

• การต่ออายุใบรับรองวิชาชีพ
• การฝึกอบรมซอฟต์แวร์สำหรับเครื่องมือที่คุณใช้อยู่แล้วในธุรกิจ
• การประชุมอุตสาหกรรมที่เกี่ยวข้องกับสายงานเดิมของคุณ
• การศึกษาต่อเนื่องที่จำเป็นต่อการคงใบอนุญาตหรือคุณวุฒิ

การฝึกอบรมที่ทำให้คุณมีคุณสมบัติสำหรับสายอาชีพหรือธุรกิจใหม่โดยสิ้นเชิงโดยทั่วไปจะไม่เข้าเกณฑ์ บทเรียนง่าย ๆ คือ การฝึกอบรมที่ช่วยให้คุณทำงานเดิมได้ดีขึ้น มีแนวโน้มจะหักได้มากกว่าการฝึกอบรมที่พาคุณไปสู่อาชีพใหม่

8. ประกันสุขภาพสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ

หากคุณประกอบอาชีพอิสระและเป็นไปตามเงื่อนไขของ IRS คุณอาจสามารถหักเบี้ยประกันสุขภาพสำหรับตนเอง คู่สมรส ผู้อยู่ในอุปการะ และบุตรที่มีคุณสมบัติตามอายุที่กฎหมายอนุญาต

สิ่งนี้อาจรวมถึง:

• ประกันสุขภาพ
• ประกันทันตกรรม
• ประกันสายตา
• เบี้ยประกันดูแลระยะยาวที่ผ่านเกณฑ์บางประเภท

โดยทั่วไปความคุ้มครองต้องจัดทำผ่านธุรกิจ และรายการลดหย่อนไม่สามารถเกินรายได้ที่ได้จากกิจการนั้นได้ เนื่องจากกฎค่อนข้างซับซ้อน ส่วนนี้จึงเป็นพื้นที่ที่การเก็บบันทึกอย่างชัดเจนและการรายงานที่ถูกต้องมีความสำคัญมาก

9. เงินสมทบเพื่อการเกษียณ

รายได้จากงานระยะไกลไม่จำเป็นต้องหายไปกับภาษี ผู้ประกอบอาชีพอิสระมักสามารถสร้างเงินออมเพื่อการเกษียณผ่านแผนที่ให้สิทธิประโยชน์ทางภาษี เช่น SEP IRA, SIMPLE IRA หรือ solo 401(k) ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสิทธิ์และโครงสร้าง

แผนเหล่านี้สามารถลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีในปัจจุบัน พร้อมกับช่วยให้คุณออมเพื่ออนาคตได้ เพดานเงินสมทบและวิธีคำนวณจะแตกต่างกันไปตามแผน และบางแผนคำนวณจากรายได้ที่ได้รับแทนที่จะเป็นรายรับรวม

หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจรายเดียวหรือ LLC ที่ถูกจัดเก็บภาษีในลักษณะ disregarded entity หรือ partnership การวางแผนเกษียณอาจเป็นหนึ่งในวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการลดภาระภาษีพร้อมสร้างความมั่งคั่งระยะยาว

10. ภาษีประกอบอาชีพอิสระครึ่งหนึ่ง

หากคุณประกอบอาชีพอิสระ โดยทั่วไปคุณจะต้องจ่ายทั้งส่วนของนายจ้างและลูกจ้างสำหรับภาษี Social Security และ Medicare ผ่านภาษีประกอบอาชีพอิสระ IRS อนุญาตให้หักภาษีครึ่งหนึ่งเป็นการปรับรายได้

สิ่งนี้ไม่เหมือนกับค่าใช้จ่ายทางธุรกิจใน Schedule C แต่ยังช่วยลดรายได้ที่ต้องเสียภาษีในแบบภาษีบุคคลธรรมดาของคุณได้ ผู้ประกอบธุรกิจระยะไกลมือใหม่จำนวนมากมักมองข้ามการปรับรายการนี้ เพราะพวกเขาโฟกัสแค่ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ในทางปฏิบัติ นี่เป็นหนึ่งในสิทธิประโยชน์ทางภาษีที่สำคัญที่สุดสำหรับผู้เสียภาษีที่ประกอบอาชีพอิสระ

ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ของการทำงานระยะไกลที่อาจหักได้

ขึ้นอยู่กับประเภทธุรกิจของคุณ คุณอาจหักค่าใช้จ่ายต่อไปนี้ได้เช่นกัน:

• ประกันธุรกิจ
• การตลาดและโฆษณา
• ค่าโฮสติ้งเว็บไซต์และโดเมน
• ค่าจัดส่งและ fulfillment
• ค่าธรรมเนียมบัญชีรับชำระและการประมวลผล
• ค่าธรรมเนียมธนาคารที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ

กฎยังคงเหมือนเดิม: ค่าใช้จ่ายต้องเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็นและเหมาะสมตามปกติ และต้องเกี่ยวข้องกับธุรกิจ ไม่ใช่ชีวิตส่วนตัว

การเก็บบันทึกสำคัญกว่าตัวรายการลดหย่อนเอง

รายการลดหย่อนจะมีคุณค่าได้ก็ต่อเมื่อมีเอกสารรองรับ เก็บบันทึกสำหรับ:

• ใบเสร็จและใบแจ้งหนี้
• บันทึกระยะทาง
• รายการเดินบัญชีธนาคารและบัตรเครดิต
• บิลค่าสาธารณูปโภค
• บันทึกการสมัครสมาชิก
• บันทึกย่อที่อธิบายวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ

IRS คาดหวังให้เจ้าของธุรกิจแยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวออกจากค่าใช้จ่ายธุรกิจ ซึ่งจะทำได้ง่ายกว่ามากเมื่อคุณใช้บัญชีธุรกิจโดยเฉพาะ มีระบบทำบัญชีที่สม่ำเสมอ และมีโครงสร้างที่แยกการเงินของบริษัทออกจากค่าใช้จ่ายในครัวเรือน

ทำไมโครงสร้าง LLC จึงช่วยให้ผู้ทำงานระยะไกลจัดระเบียบได้ดีขึ้น

หากคุณกำลังสร้างธุรกิจระยะไกล การจัดตั้ง LLC สามารถทำให้การติดตามค่าใช้จ่ายเป็นระเบียบขึ้นตั้งแต่ต้น โครงสร้างนิติบุคคลแยกต่างหากไม่ได้สร้างรายการลดหย่อนขึ้นมาเอง แต่ช่วยให้แยกค่าใช้จ่ายส่วนตัวกับค่าใช้จ่ายธุรกิจได้ชัดเจนยิ่งขึ้น

การแยกดังกล่าวสำคัญเมื่อคุณกำลังขอหักค่าใช้จ่าย เช่น สำนักงานที่บ้าน ซอฟต์แวร์ การเดินทาง หรือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับผู้รับจ้าง Zenind ช่วยผู้ประกอบการจัดตั้งและบริหารนิติบุคคลในสหรัฐฯ โดยเน้นความเรียบง่าย การปฏิบัติตามกฎ และการดำเนินงานทางธุรกิจที่เป็นระเบียบ ซึ่งอาจช่วยให้การเตรียมภาษีปลายปีไม่ยุ่งเหยิง

สรุปท้ายเรื่อง

การทำงานระยะไกลสร้างค่าใช้จ่ายธุรกิจที่สามารถหักได้มากมาย แต่รายการลดหย่อนเหล่านี้จะใช้ได้ก็ต่อเมื่อค่าใช้จ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับธุรกิจจริงและมีเอกสารรองรับอย่างดี เริ่มจากหมวดใหญ่ก่อน ได้แก่ สำนักงานที่บ้าน อินเทอร์เน็ต อุปกรณ์ ของใช้สำนักงาน การเดินทาง บริการวิชาชีพ ประกันสุขภาพ เงินเกษียณ และภาษีประกอบอาชีพอิสระ

หากธุรกิจของคุณกำลังเติบโต ให้สร้างโครงสร้างที่เหมาะสมตั้งแต่เนิ่น ๆ บันทึกที่เป็นระเบียบ บัญชีธุรกิจแยกต่างหาก และ LLC ที่จัดตั้งอย่างถูกต้องสามารถช่วยประหยัดเวลาในฤดูยื่นภาษีและลดความเสี่ยงที่จะพลาดรายการลดหย่อน

ควรตรวจสอบข้อเท็จจริงก่อนยื่นเสมอ โดยเฉพาะเมื่อคุณแบ่งค่าใช้จ่ายระหว่างธุรกิจและส่วนตัว หรือทำงานในรูปแบบที่มีสถานะการจ้างงานผสมกัน การรอบคอบมักคุ้มค่าในตัวเอง