การลงทะเบียนภาษีเงินเดือนนายจ้างในเท็กซัส: คู่มือการหักภาษีและภาษีว่างงาน

การจ้างพนักงานในเท็กซัสถือเป็นก้าวสำคัญของธุรกิจใดก็ตาม แต่ก็ทำให้เกิดภาระหน้าที่ด้านภาษีเงินเดือนที่ต้องจัดการตั้งแต่เนิ่นๆ และอย่างถูกต้อง ในเท็กซัส ขั้นตอนการลงทะเบียนทำได้ง่ายกว่าในหลายรัฐ เพราะรัฐนี้ไม่มีภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา นั่นหมายความว่าโดยทั่วไปนายจ้างไม่ต้องหักภาษีเงินได้ของรัฐเท็กซัสจากค่าจ้างพนักงาน

อย่างไรก็ตาม นายจ้างส่วนใหญ่ยังคงต้องลงทะเบียนภาษีว่างงานกับ Texas Workforce Commission (TWC) ขอหมายเลข EIN ระดับรัฐบาลกลางหากยังไม่มี และตั้งค่าระบบเงินเดือนให้สามารถติดตามค่าจ้าง รายงาน และกำหนดวันครบกำหนดได้ การพลาดกำหนดลงทะเบียนอาจนำไปสู่ค่าปรับที่หลีกเลี่ยงได้ ทำให้การจ้างงานล่าช้า และเพิ่มความซับซ้อนในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

คู่มือนี้อธิบายว่านายจ้างในเท็กซัสต้องลงทะเบียนอะไรบ้าง ใครถือเป็นนายจ้างที่มีหน้าที่ต้องรับผิดชอบ มีแบบฟอร์มและบัญชีใดที่ต้องตั้งค่า และจะรักษาการปฏิบัติตามกฎหลังเริ่มจ่ายเงินเดือนได้อย่างไร

สิ่งที่การลงทะเบียนภาษีเงินเดือนในเท็กซัสมักเกี่ยวข้อง

เมื่อธุรกิจจ้างพนักงานในเท็กซัส การลงทะเบียนภาษีเงินเดือนมักมี 3 ชั้นที่แยกจากกัน:

1. การลงทะเบียนนายจ้างระดับรัฐบาลกลางผ่าน IRS เพื่อขอ EIN
2. การลงทะเบียนภาษีว่างงานของรัฐกับ TWC
3. การตั้งค่าระบบเงินเดือนภายในสำหรับการรายงานค่าจ้าง การหักภาษี และการกำหนดรอบการชำระเงิน

ขึ้นอยู่กับโครงสร้างและการดำเนินงานของธุรกิจ คุณอาจต้องพิจารณาการลงทะเบียนอื่นๆ เพิ่มเติม เช่น การยื่นภาษี franchise tax ของเท็กซัส ใบอนุญาตท้องถิ่น หรือการขึ้นทะเบียนเป็นนิติบุคคลต่างรัฐ หากบริษัทของคุณจัดตั้งนอกเท็กซัสและดำเนินธุรกิจในรัฐนี้

เท็กซัสต้องหักภาษีเงินได้ของรัฐหรือไม่?

ไม่ เท็กซัสไม่มีภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา ดังนั้นโดยทั่วไปนายจ้างจึงไม่ต้องหักภาษีเงินได้ของรัฐเท็กซัสจากค่าจ้างพนักงาน

อย่างไรก็ตาม นายจ้างยังต้องจัดการเรื่องต่อไปนี้:

• การหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลาง
• ภาษี Social Security และ Medicare
• ภาระหน้าที่ภาษีว่างงานของรัฐบาลกลางในกรณีที่เกี่ยวข้อง
• การลงทะเบียนและรายงานภาษีว่างงานของเท็กซัส
• การหักค่าจ้างใดๆ ที่กฎหมายรัฐบาลกลางหรือคำสั่งศาลกำหนด เช่น ค่าเลี้ยงดูบุตรหรือการยึดภาษี

ดังนั้น แม้เท็กซัสจะไม่ต้องมีบัญชีหักภาษีเงินได้ของรัฐ แต่การปฏิบัติตามกฎด้านเงินเดือนก็ยังจำเป็นอย่างยิ่ง

ใครบ้างที่ต้องลงทะเบียนภาษีว่างงานของเท็กซัส

นายจ้างในเท็กซัสที่กลายเป็นผู้มีหน้าที่รับผิดตาม Texas Unemployment Compensation Act ต้องลงทะเบียนกับ Texas Workforce Commission ภายใน 10 วันนับจากวันที่เริ่มมีหน้าที่ดังกล่าว

ความรับผิดอาจเกิดขึ้นได้หลายกรณี เช่น เมื่อธุรกิจ:

• จ่ายค่าจ้างให้พนักงานในเท็กซัส
• อยู่ภายใต้กฎภาษีว่างงานของรัฐบาลกลางที่มีผลในเท็กซัสด้วย
• เข้าซื้อกิจการที่มีพนักงานหรือมีภาระผูกพันด้านภาษีว่างงานอยู่แล้ว
• จ้างแรงงานในประเภทที่กฎภาษีว่างงานของเท็กซัสครอบคลุม

เท็กซัสยอมรับนายจ้างหลายประเภท เช่น เจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน LLC บริษัท นิติบุคคลวิชาชีพ ทรัสต์ มรดก และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับรัฐบาล ประเด็นสำคัญไม่ใช่แค่ประเภทนิติบุคคล แต่คือธุรกิจนั้นอยู่ภายใต้กฎภาษีว่างงานที่ทำให้เกิดความรับผิดหรือไม่

ผู้รับเหมาช่วงอิสระโดยทั่วไปจะถูกปฏิบัติแตกต่างจากพนักงาน หากคนงานได้รับการจัดประเภทเป็นผู้รับเหมาช่วงอิสระอย่างถูกต้อง การจ่ายเงินให้บุคคลดังกล่าวโดยทั่วไปจะไม่อยู่ภายใต้ภาษีว่างงาน อย่างไรก็ตาม การจัดประเภทผิดเป็นข้อผิดพลาดด้านการปฏิบัติตามกฎที่พบบ่อย และอาจนำไปสู่ปัญหาภาษีเงินเดือนได้

ควรมี EIN ระดับรัฐบาลกลางก่อน แล้วจึงลงทะเบียนระดับรัฐ

ก่อนจะลงทะเบียนกับ TWC ธุรกิจส่วนใหญ่ควรมี Employer Identification Number หรือ EIN จากรัฐบาลกลางก่อน IRS ใช้ EIN เพื่อระบุตัวธุรกิจสำหรับวัตถุประสงค์ด้านภาษีการจ้างงาน

โดยทั่วไป EIN จะจำเป็นหากคุณจะ:

• จ่ายค่าจ้างให้พนักงาน
• ยื่นแบบแสดงรายการภาษีการจ้างงาน
• เปิดบัญชีเงินเดือนกับหน่วยงานภาษี
• ทำงานกับผู้ให้บริการเงินเดือนหรือธนาคารที่ต้องใช้หมายเลขประจำตัวผู้เสียภาษีธุรกิจ

หากคุณเพิ่งจัดตั้ง LLC หรือบริษัท และวางแผนจะจ้างคน การขอ EIN ให้เร็วจะช่วยป้องกันความล่าช้าเมื่อคุณพร้อมเริ่มทำเงินเดือน

ขั้นตอนการลงทะเบียนภาษีว่างงานของเท็กซัสทีละขั้น

TWC มีระบบลงทะเบียนภาษีว่างงานออนไลน์ที่นายจ้างส่วนใหญ่สามารถใช้เปิดบัญชีภาษีได้

ขั้นตอนการลงทะเบียนทั่วไปมีดังนี้:

1. เตรียมข้อมูลธุรกิจ

ก่อนเริ่ม ควรมีข้อมูลต่อไปนี้พร้อม:

• ชื่อทางกฎหมายของธุรกิจ
• EIN ระดับรัฐบาลกลาง
• ที่อยู่ธุรกิจและที่อยู่สำหรับส่งจดหมาย
• รายละเอียดเจ้าของ
• วันที่เริ่มจ้างงานในเท็กซัส
• ประมาณการเงินเดือน
• ข้อมูลติดต่อของผู้รับผิดชอบเรื่องภาษีเงินเดือน
• ข้อมูลเกี่ยวกับธุรกิจก่อนหน้า หากมี

2. ประเมินว่าคุณมีหน้าที่ต้องรับผิดหรือไม่

TWC จะถามคำถามเพื่อพิจารณาว่าธุรกิจของคุณต้องรับผิดภาษีว่างงานของเท็กซัสหรือไม่ ซึ่งอาจขึ้นอยู่กับประเภทของคนงาน จำนวนค่าจ้างที่จ่าย และว่าธุรกิจของคุณเข้าข่ายหนึ่งในหมวดความรับผิดตามกฎหมายรัฐหรือไม่

3. กรอกการลงทะเบียนออนไลน์

นายจ้างส่วนใหญ่สามารถลงทะเบียนผ่านระบบออนไลน์ของ TWC ได้ ขั้นตอนนี้ออกแบบมาให้ค่อนข้างรวดเร็ว แต่ความถูกต้องสำคัญมาก หากคุณกรอกข้อมูลเกี่ยวกับเจ้าของหรือเงินเดือนผิด อาจทำให้การเปิดบัญชีล่าช้า หรือบัญชีภาษีอาจไม่สะท้อนข้อมูลธุรกิจอย่างถูกต้อง

4. รอการยืนยันบัญชี

หลังลงทะเบียน TWC จะออกข้อมูลบัญชีนายจ้างที่จำเป็นสำหรับการยื่นรายงานและชำระภาษีว่างงาน เก็บข้อมูลนี้ไว้ในที่ปลอดภัย เพราะต้องใช้สำหรับการยื่นรายไตรมาสในอนาคต

5. ตั้งค่ากระบวนการรายงานเงินเดือน

เมื่อบัญชีเปิดใช้งานแล้ว ควรตั้งค่าระบบเงินเดือนให้เก็บข้อมูลที่ถูกต้องของพนักงานแต่ละคน และสร้างรายงานค่าจ้างรายไตรมาสได้ตรงเวลา

พื้นฐานภาษีว่างงานของเท็กซัส

ภาษีว่างงานของเท็กซัสเป็นภาษีที่นายจ้างเป็นผู้จ่าย ไม่ได้หักจากค่าจ้างพนักงาน

ประเด็นสำคัญที่ต้องรู้สำหรับการปฏิบัติตามกฎอย่างต่อเนื่อง ได้แก่:

• นายจ้างยื่นรายงานค่าจ้างรายไตรมาส
• นายจ้างจ่ายภาษีว่างงานเป็นรายไตรมาส
• ค่าจ้างส่วนแรกที่จ่ายให้พนักงานในแต่ละปีจะถูกนำมาคำนวณภาษีจนถึงฐานค่าจ้างของรัฐ
• นายจ้างใหม่จะได้รับอัตราภาษีเริ่มต้นก่อนที่จะมีประสบการณ์สะสม

สำหรับนายจ้างใหม่ในเท็กซัส อัตราภาษีว่างงานมักไม่ใช่อัตราถาวร อาจเปลี่ยนแปลงตามเวลาโดยอิงประวัติเงินเดือน ค่าจ้างที่ต้องเสียภาษี และกิจกรรมการเรียกร้องสิทธิ

กำหนดเวลายื่นที่นายจ้างในเท็กซัสควรจำไว้

โดยทั่วไป รายงานและการชำระภาษีว่างงานของเท็กซัสจะครบกำหนดภายในวันสุดท้ายของเดือนถัดจากสิ้นไตรมาสปฏิทิน

กำหนดเวลาทั่วไปคือ:

• 30 เมษายน สำหรับไตรมาสแรก
• 31 กรกฎาคม สำหรับไตรมาสที่สอง
• 31 ตุลาคม สำหรับไตรมาสที่สาม
• 31 มกราคม สำหรับไตรมาสที่สี่

หากวันครบกำหนดตรงกับวันหยุดสุดสัปดาห์หรือวันหยุดราชการตามกฎหมาย กำหนดส่งอาจเลื่อนไปเป็นวันทำการถัดไป นายจ้างควรตรวจสอบกำหนดวันที่ในระบบ TWC หรือคำแนะนำทางการก่อนยื่นเสมอ

ข้อมูลที่ต้องใช้สำหรับการปฏิบัติตามกฎภาษีเงินเดือนรายไตรมาส

เพื่อให้ปฏิบัติตามกฎได้หลังการลงทะเบียน นายจ้างควรติดตามข้อมูลเงินเดือนอย่างรอบคอบตั้งแต่เงินเดือนงวดแรก รายการบันทึกที่เป็นประโยชน์ ได้แก่:

• ชื่อและที่อยู่ของพนักงาน
• หมายเลข Social Security หรือรหัสภาษีอื่นที่ต้องใช้
• วันที่เริ่มและสิ้นสุดการจ้างงาน
• ค่าจ้างรวมในแต่ละงวด
• ค่าจ้างที่ต้องเสียภาษีเพื่อวัตถุประสงค์ภาษีว่างงาน
• ชั่วโมงทำงาน หากเกี่ยวข้อง
• บันทึกการหักและรายการ deduction
• สำเนารายงานรายไตรมาสที่ยื่นและหลักฐานการชำระเงิน

การเก็บบันทึกที่ดีทำให้การยื่นรายไตรมาสรวดเร็วขึ้น และช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหาก TWC ขอเอกสารประกอบในภายหลัง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยของนายจ้างในเท็กซัส

ปัญหาด้านเงินเดือนจำนวนมากสามารถป้องกันได้ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด ได้แก่:

รอช้าเกินไปในการลงทะเบียน

นายจ้างในเท็กซัสควรลงทะเบียนภายใน 10 วันนับจากวันที่เริ่มมีหน้าที่รับผิด การรอจนกว่าจะเริ่มจ่ายเงินเดือนแล้วอาจทำให้เกิดช่องว่างด้านการปฏิบัติตามกฎ

คิดว่าไม่มีการหักภาษีของรัฐแล้วจึงไม่มีงานภาษีเงินเดือน

เท็กซัสไม่มีการหักภาษีเงินได้ของรัฐ แต่ นายจ้างยังต้องรับผิดชอบภาษีหัก ณ ที่จ่ายของรัฐบาลกลาง ภาษีว่างงาน และการรายงานข้อมูล

จัดประเภทคนงานผิด

ควรตรวจสอบการจัดประเภทผู้รับเหมาช่วงอิสระอย่างรอบคอบ หากคนงานทำงานในลักษณะเดียวกับพนักงาน ธุรกิจอาจต้องชำระภาษีเงินเดือนและยื่นรายงานสำหรับคนงานคนนั้น

พลาดกำหนดรายไตรมาส

งานด้านเงินเดือนรายไตรมาสเกิดขึ้นซ้ำ 4 ครั้งต่อปี ธุรกิจที่ไม่มีระบบเตือนความจำและการตรวจสอบการยื่นมักพลาดกำหนด

ใช้ข้อมูลเงินเดือนไม่ครบถ้วน

หากบันทึกพนักงานไม่สอดคล้องกัน การรายงานภาษีจะยากขึ้นและโอกาสเกิดข้อผิดพลาดจะสูงขึ้น

ลืมการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจ

การเข้าซื้อกิจการ การเปลี่ยนแปลงความเป็นเจ้าของ หรือการปรับโครงสร้างนิติบุคคล อาจส่งผลต่อภาระหน้าที่ด้านการลงทะเบียนและการรายงานภาษีว่างงาน

Zenind ช่วยนายจ้างใหม่ในเท็กซัสได้อย่างไร

สำหรับผู้ก่อตั้งที่จัดตั้ง LLC หรือบริษัทในเท็กซัสและเตรียมจ้างพนักงาน ภาระงานด้านการปฏิบัติตามกฎมักเริ่มก่อนการจ่ายเงินเดือนงวดแรก Zenind ช่วยให้ธุรกิจมีพื้นฐานการบริหารที่แข็งแรง ทำให้การลงทะเบียนภาษีและการตั้งค่าเงินเดือนจัดการได้ง่ายขึ้น

พื้นฐานดังกล่าวอาจรวมถึงการสนับสนุนด้านการจัดตั้งธุรกิจ บริการตัวแทนจดทะเบียน และเครื่องมือด้านการปฏิบัติตามกฎอย่างต่อเนื่องที่ช่วยให้เจ้าของจัดระเบียบได้ดีขึ้นเมื่อบริษัทเติบโต สำหรับธุรกิจที่กำลังก้าวเข้าสู่การจ่ายเงินเดือนเป็นครั้งแรก โครงสร้างนี้สามารถลดความสับสนและทำให้จัดการการลงทะเบียนที่จำเป็นกับหน่วยงานรัฐบาลกลางและรัฐได้ง่ายขึ้น

เช็กลิสต์การตั้งค่าเงินเดือนสำหรับนายจ้างในเท็กซัส

ใช้เช็กลิสต์นี้ก่อนจ้างพนักงานคนแรก:

• ยืนยันว่านิติบุคคลของคุณจัดตั้งหรือขึ้นทะเบียนเพื่อดำเนินงานในเท็กซัสอย่างถูกต้อง
• ขอ EIN ระดับรัฐบาลกลาง
• พิจารณาว่าคุณมีหน้าที่ต้องรับผิดภาษีว่างงานของเท็กซัสหรือไม่
• ลงทะเบียนกับ TWC หากจำเป็น
• ตั้งค่าโปรแกรมเงินเดือนหรือผู้ให้บริการเงินเดือน
• กำหนดค่าการหักภาษีของรัฐบาลกลางและการประมวลผล FICA
• ตั้งค่าการเตือนกำหนดยื่นรายไตรมาส
• สร้างแบบฟอร์มรับพนักงานและบันทึกค่าจ้าง
• เก็บสำเนาการยื่นภาษีเงินเดือนและหลักฐานการชำระเงินทุกครั้ง

เมื่อใดควรทบทวนการตั้งค่าเงินเดือนอีกครั้ง

การปฏิบัติตามกฎด้านเงินเดือนไม่ใช่งานครั้งเดียว ควรทบทวนการตั้งค่าของคุณเมื่อ:

• คุณจ้างพนักงานคนแรก
• คุณขยายธุรกิจเข้าสู่เท็กซัสจากรัฐอื่น
• บริษัทเข้าซื้อกิจการอีกแห่ง
• การจัดประเภทคนงานของคุณเปลี่ยนไป
• คุณเปลี่ยนผู้ให้บริการเงินเดือน
• โครงสร้างความเป็นเจ้าของหรือโครงสร้างนิติบุคคลของคุณเปลี่ยนไป
• คุณได้รับหนังสือแจ้งจาก TWC หรือ IRS

การตรวจสอบการปฏิบัติตามกฎอย่างสั้นๆ ในเวลาที่เหมาะสมสามารถป้องกันปัญหาภาษีระยะยาวได้

คำถามที่พบบ่อย

นายจ้างในเท็กซัสต้องหักภาษีเงินได้ของรัฐหรือไม่?

ไม่ เท็กซัสไม่มีภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของรัฐ ดังนั้นโดยทั่วไปจึงไม่มีการหักภาษีเงินได้ของรัฐเท็กซัส

ธุรกิจทุกแห่งในเท็กซัสต้องมีบัญชีภาษีว่างงานหรือไม่?

ไม่ใช่ทุกธุรกิจ แต่ผู้จ้างงานจำนวนมากจะเริ่มมีหน้าที่รับผิดเมื่อจ่ายค่าจ้างให้คนงานภายใต้กฎภาษีว่างงาน การลงทะเบียนจะต้องทำเมื่อเริ่มมีหน้าที่รับผิด

ธุรกิจสามารถลงทะเบียนภาษีว่างงานของเท็กซัสทางออนไลน์ได้หรือไม่?

ได้ TWC มีขั้นตอนการลงทะเบียนภาษีว่างงานออนไลน์สำหรับนายจ้างหลายประเภท

ถ้าฉันจ้างพนักงานทางไกลในเท็กซัสล่ะ?

หากธุรกิจของคุณมีพนักงานที่ทำงานในเท็กซัส คุณควรประเมินภาระหน้าที่ด้านภาษีเงินเดือนของเท็กซัส แม้ว่าบริษัทจะมีสำนักงานใหญ่ในรัฐอื่นก็ตาม

ภาษีว่างงานเป็นภาระของพนักงานหรือไม่?

ไม่ ภาษีว่างงานของเท็กซัสโดยทั่วไปเป็นภาษีที่นายจ้างเป็นผู้จ่าย

สรุปสำคัญ

เท็กซัสไม่มีการหักภาษีเงินได้ของรัฐ แต่ นายจ้างยังต้องดูแลภาระหน้าที่ด้านภาษีเงินเดือนของรัฐบาลกลาง และสำหรับหลายธุรกิจ ยังต้องลงทะเบียนภาษีว่างงานกับ TWC ด้วย วิธีที่ปลอดภัยที่สุดคือ ลงทะเบียนโดยเร็ว ตั้งค่าระบบเงินเดือนให้ถูกต้องก่อนเงินเดือนงวดแรก และยึดตารางรายไตรมาสที่แน่นอนสำหรับการรายงาน

สำหรับผู้ก่อตั้งที่กำลังสร้างธุรกิจในเท็กซัส การปฏิบัติตามกฎด้านเงินเดือนจะดีที่สุดเมื่อเป็นส่วนหนึ่งของแผนการจัดตั้งและการดำเนินงานของบริษัทตั้งแต่วันแรก