Nonprofit Bylaws: Ano ang Dapat Isama, Bakit Mahalaga ang mga Ito, at Paano Gumawa ng mga Ito

Ang nonprofit bylaws ay ang panloob na tuntuning gabay kung paano pinapatakbo ang isang nonprofit. Ipinapaliwanag nito kung paano inihahalal ang mga director, paano pinamamahalaan ang mga pulong, paano itinatatalaga ang mga officer, paano isinasagawa ang mga botohan, at paano hinaharap ng organisasyon ang mga alitan, emergency, at malalaking pagbabagong estruktural.

Para sa isang bagong nonprofit, ang bylaws ay higit pa sa pormalidad. Nagbibigay ang mga ito ng istruktura, nagpapababa ng kalituhan, at nagpapakita sa mga bangko, funder, at sa IRS na ang organisasyon ay pinapatakbo sa isang maayos at may pananagutan na paraan. Kung nagsisimula ka ng nonprofit, ang paglalaan ng oras upang bumuo ng malinaw na bylaws nang maaga ay makakapagtipid ng malaking oras at pag-aalitan sa hinaharap.

Ano ang ginagawa ng nonprofit bylaws

Itinatakda ng bylaws ang mga tuntunin sa pamamahala araw-araw at pangmatagalan ng organisasyon. Hindi nito pinapalitan ang articles of incorporation. Sa halip, pinupunan nito ang mga iyon sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga detalye sa operasyon na masyadong espesipiko para isama sa mga formation document.

Dapat sagutin ng maayos na naisulat na bylaws ang mga tanong tulad ng:

• Sino ang kabilang sa board?
• Paano pinipili o inaalis ang mga director?
• Gaano kadalas nagpupulong ang board?
• Ano ang itinuturing na quorum?
• Aling mga officer ang dapat mayroon ang nonprofit?
• Paano pinapamahalaan ang mga conflict of interest?
• Paano inaamyendahan ang bylaws?
• Ano ang mangyayari kung mag-dissolve ang nonprofit?

Ang nonprofit na may malinaw na bylaws ay mas handang gumawa ng pare-parehong desisyon at maayos na idokumento ang mga iyon.

Bakit mahalaga ang nonprofit bylaws

Nagbibigay ang mga ito ng estruktura ng pamamahala

Umiiral ang nonprofit upang magsilbi sa isang misyon, ngunit hindi sapat ang misyon lamang upang mapatakbo nang maayos ang organisasyon. Tinutukoy ng bylaws ang mga tungkulin at responsibilidad ng board at ng mga officer upang alam ng lahat kung sino ang may awtoridad na kumilos at paano ginagawa ang mga desisyon.

Sinusuportahan nila ang pananagutan

Madalas na umaasa ang mga nonprofit sa tiwala ng mga donor, miyembro, boluntaryo, at ng publiko. Tinutulungan ng bylaws na itatag ang pananagutan sa pamamagitan ng pag-aatas ng regular na pulong, naitalang boto, at mga tiyak na pamamaraan para sa mahahalagang desisyon.

Nakakatulong silang maiwasan ang panloob na alitan

Maraming alitan sa nonprofit ang nagmumula sa hindi kailanman malinaw na pagdodokumento kung paano dapat gawin ang mga desisyon. Binabawasan ng bylaws ang kalabuan sa pamamagitan ng pagbibigay ng pinag-isang balangkas para sa mga halalan, pagtanggal, mga paunawa, at mga tuntunin sa pagboto.

Madalas silang hinihingi ng mga bangko, lender, at ng IRS

Kapag nagbubukas ng business bank account, nag-a-apply para sa tax-exempt status, o nakikipag-ugnayan sa mga panlabas na institusyon, maaaring hilingin sa isang nonprofit na magbigay ng bylaws nito. Kahit hindi ito tuwirang hinihiling ng batas, madalas pa rin itong inaasahan bilang bahagi ng karaniwang due diligence.

Tinutulungan nilang protektahan ang organisasyon sa paglipas ng panahon

Nagbabago ang pamunuan. Lumalawak ang mga programa. Lumalaki ang membership. Nagbibigay ang bylaws ng matatag na pundasyon na kayang umangkop habang umuunlad ang organisasyon. Kung wala nito, ang bawat bagong isyu ay maaaring mauwi sa isang beses na negosasyon imbes na isang inaasahang proseso.

Ano ang dapat isama sa nonprofit bylaws

Mag-iiba ang eksaktong nilalaman ng bylaws depende sa estado at sa estruktura ng nonprofit, ngunit karaniwang sinasaklaw ng matibay na bylaws ang mga sumusunod na bahagi.

1. Pangalan at layunin

Magsimula sa legal na pangalan ng organisasyon at isang malinaw na pahayag ng layunin. Dapat tumugma ang layunin sa misyon ng nonprofit at, kung naaangkop, sa mga layunin nito para sa tax exemption.

2. Board of directors

Ang board ang karaniwang pangunahing namumunong katawan ng isang nonprofit. Dapat ilarawan ng bylaws mo ang:

• Bilang ng mga director o saklaw ng laki ng board
• Paano inihahalal o itinalaga ang mga director
• Haba ng termino ng board
• Proseso para sa bakanteng posisyon
• Proseso ng pagtanggal
• Kung maaaring makatanggap ng kabayaran ang mga director
• Awtoridad at tungkulin ng board

Kung may member structure ang nonprofit, dapat ding ipaliwanag ng bylaws kung paano nakikipag-ugnayan ang mga miyembro sa board.

3. Mga officer

Karamihan sa mga nonprofit ay may hindi bababa sa president, secretary, at treasurer, bagama’t maaaring mag-iba ang eksaktong mga titulo. Dapat itakda ng bylaws:

• Aling mga officer ang dapat mayroon ang nonprofit
• Paano inihahalal o itinatatalaga ang mga officer
• Ano ang ginagawa ng bawat officer
• Gaano katagal nagsisilbi ang mga officer
• Paano maaaring alisin o palitan ang mga officer

Nakakatulong ang malinaw na probisyon para sa mga officer upang maiwasan ang kalituhan tungkol sa kung sino ang lumalagda ng mga dokumento, nangangasiwa ng mga record, at nagbabantay sa pananalapi.

4. Mga pulong at mga kinakailangan sa paunawa

Dapat ipaliwanag ng bylaws kung paano at kailan nagpupulong ang board. Kabilang sa mahahalagang detalye ang:

• Regular na iskedyul ng pulong
• Proseso para sa espesyal na pulong
• Mga kinakailangan sa paunawa
• Kung maaaring gawin ang mga pulong nang remote
• Mga tuntunin para sa emergency meeting
• Sino ang maaaring magpatawag ng pulong

Dapat maging praktikal at madaling sundin ang mga tuntunin sa pulong upang makakilos agad ang organisasyon kapag kinakailangan.

5. Quorum at pagboto

Ang quorum ay ang pinakamababang bilang ng mga director o miyembro na kinakailangan upang makapagsagawa ng opisyal na negosyo. Kung walang quorum, maaaring hindi balido ang mga desisyon. Dapat tukuyin ng bylaws mo ang:

• Ano ang bumubuo sa quorum
• Paano binibilang ang mga boto
• Kung pinapayagan ang proxy voting
• Kung ang ilang aksyon ay nangangailangan ng supermajority
• Paano nilulutas ang mga tabla

Lalo itong mahalaga para sa mahahalagang desisyon tulad ng mga merger, amendment, o dissolution.

6. Mga committee

Maraming nonprofit ang gumagamit ng mga committee upang asikasuhin ang mga espesipikong gawain tulad ng finance, governance, fundraising, o events. Dapat saklawin ng bylaws ang:

• Kung maaaring lumikha ng mga committee
• Sino ang nag-aappoint ng mga miyembro ng committee
• Anong kapangyarihan ang mayroon ang mga committee
• Kung maaaring kumilos ang mga committee sa ngalan ng board

Kung may kakayahang gumawa ng desisyon ang mga committee, dapat malinaw na itakda ng bylaws ang saklaw ng awtoridad na iyon.

7. Patakaran sa conflict of interest

Tinutulungan ng patakaran sa conflict of interest na matiyak na kumikilos ang mga director at officer para sa pinakamahusay na interes ng nonprofit. Maaaring isama mismo sa bylaws ang patakaran o pahintulutan ang board na magpatibay nito. Sa pinakakaunti, dapat may proseso ang organisasyon para sa pagdedeklara ng mga conflict at pag-recuse ng mga apektadong indibidwal mula sa mga kaugnay na boto.

8. Pag-iingat ng mga record at karapatang magsuri

Dapat magpanatili ang mga nonprofit ng tumpak na record ng mga pulong, boto, pananalapi, at mga dokumentong namamahala. Dapat tukuyin ng bylaws kung sino ang responsable sa mga record at kung maaaring suriin ang mga ito ng mga director o miyembro. Pinoprotektahan ng maayos na pag-iingat ng record ang organisasyon kung may mga tanong na lumitaw sa hinaharap.

9. Indemnification at proteksyon laban sa pananagutan

Maraming bylaws ang may kasamang indemnification language na tumutulong protektahan ang mga director at officer kapag kumikilos sila nang may mabuting loob para sa organisasyon. Nakadepende ang mga detalye sa batas ng estado, kaya dapat maingat na ihanda ang bahaging ito.

10. Mga amendment

Dapat kayang i-update ng nonprofit ang bylaws habang ito ay lumalaki. Dapat ilarawan ng bylaws:

• Sino ang maaaring magmungkahi ng mga amendment
• Paano ibinibigay ang paunawa
• Anong boto ang kailangan para maipasa ang mga pagbabago

Kung walang clause para sa amendment, kahit ang simpleng update sa pamamahala ay maaaring maging mahirap.

11. Dissolution

Kahit inaasahang magpapatuloy ang organisasyon sa loob ng maraming dekada, dapat pa rin itong may dissolution provision. Ipinapaliwanag ng seksyong ito kung ano ang mangyayari sa mga asset kung magsasara ang nonprofit. Para sa tax-exempt na organisasyon, dapat ihanda ang wikang ito upang sumunod sa naaangkop na mga tuntunin ng estado at pederal.

Paano bumuo ng nonprofit bylaws

Magsimula sa batas ng iyong estado

Ang batas para sa nonprofit ay nakabatay sa estado. Bago gumawa ng bylaws, tingnan ang mga batas at filing requirement para sa nonprofit sa estadong pinagdodokumento ng organisasyon. Hindi dapat sumalungat ang iyong bylaws sa mga mandatoryong tuntunin ng estado.

Itugma ang bylaws sa articles of incorporation

Dapat tumugma ang bylaws mo sa articles of incorporation. Kapag may sinasabi ang articles na iba sa bylaws, maaari itong magdulot ng maiiwasang legal at administratibong problema.

Panatilihing malinaw at praktikal ang wika

Ang bylaws ay mga dokumento ng panloob na pamamahala, hindi marketing copy. Gumamit ng payak at tuwirang wika. Ang layunin ay gawing madaling sundin ang mga tuntunin kapag may mga totoong desisyon na kailangang gawin.

Iwasang gawing sobrang komplikado ang dokumento

May mga nonprofit na sinusubukang hulaan ang bawat posibleng sitwasyon at nauuwi sa bylaws na mahirap sundin. Mas mainam kadalasan ang isang matibay at flexible na estruktura kaysa sa dokumentong puno ng mahigpit na detalye na maaaring hindi tumagal.

Suriin ang dokumento bago ito pagtibayin

Bago pagtibayin ng board ang bylaws, suriin itong mabuti para sa consistency, mga kulang na depinisyon, at mga salungatan sa batas ng estado o sa mga formation document ng nonprofit. Mainam ding tiyakin sa puntong ito na sumasalamin ang bylaws sa aktuwal na paraan ng pagpapatakbo ng organisasyon.

Karaniwang pagkakamaling dapat iwasan

Pag-iiwan ng mahahalagang proseso na hindi natutukoy

Kung hindi ipinapaliwanag ng bylaws ang quorum, notice, o mga tuntunin sa pagboto, maaaring mahirapan ang nonprofit na gumawa ng balidong desisyon.

Paggaya sa ibang organisasyon nang walang angkop na pag-aangkop

Maaaring maging kapaki-pakinabang na panimulang punto ang template, pero iba-iba ang pangangailangan ng bawat nonprofit sa pamumuno, membership, at operasyon. Dapat sumasalamin ang bylaws sa tunay na estruktura ng organisasyon.

Paggamit ng malabong wika tungkol sa awtoridad

Kung hindi malinaw kung sino ang maaaring lumagda ng kontrata, mag-apruba ng budget, o mag-alis ng officer, mabilis na maaaring lumitaw ang alitan. Binabawasan ng espesipikong wika ang kalabuan.

Hindi pagbibigay-pansin sa mga amendment

Dapat kayang mag-evolve ang bylaws. Kung masyadong mahigpit ang proseso ng amendment o hindi ito kasama, maaaring maiwan ang nonprofit na may mga lipas nang tuntunin.

Hindi pagtatago ng mga record

Simula pa lamang ang pag-ampon ng bylaws. Dapat itago ng nonprofit ang mga nilagdaang kopya, minutes ng pulong, at mga rekord ng anumang amendment sa ligtas at madaling ma-access na lugar.

Kailan dapat pagtibayin ang bylaws

Sa praktika, dapat pagtibayin ang bylaws nang maaga sa buhay ng nonprofit, karaniwan kaagad pagkatapos ng formation at bago pa magsagawa ng mahahalagang aktibidad ang organisasyon. Nakakatulong ang maagang pag-ampon upang maitaguyod ang pagiging lehitimo, suportahan ang mga paunang aksyon ng board, at ihanda ang nonprofit para sa pagbubukas ng bangko, mga aplikasyon sa grant, at mga filing para sa tax-exempt status.

Kung nasa yugto ka pa lamang ng formation, makakatulong ang Zenind na pabilisin ang proseso sa pamamagitan ng business formation support, registered agent service, EIN guidance, at mga compliance tool na tumutulong sa mga bagong organisasyon na manatiling organisado mula sa unang araw.

Bylaws at 501(c)(3) status

Kung plano ng nonprofit na mag-apply para sa pederal na tax exemption sa ilalim ng section 501(c)(3), mahalagang bahagi ng dokumentasyon ang bylaws. Inaasahan ng IRS na maipakita ng nonprofit na mayroon itong mga tuntunin sa pamamahala at na ang operasyon nito ay naaayon sa layunin nitong exempt.

Hindi tinitiyak ng maayos na nabuo na bylaws ang tax-exempt status, ngunit nakakatulong itong suportahan ang kumpleto at kapani-paniwalang aplikasyon. Ginagawa rin nitong mas madaling maipakita ng organisasyon na mayroon itong gumaganang board, wastong mga proseso, at malinaw na misyon.

Pangwakas na pananaw

Ang nonprofit bylaws ay isa sa pinakamahalagang dokumento ng pamamahala na maaaring likhain ng isang bagong organisasyon. Tinutukoy nito kung paano gumagana ang board, paano gumaganap ang mga officer, paano hinaharap ang mga alitan, at paano pinananatili ng nonprofit ang pananagutan sa paglipas ng panahon.

Para sa mga founder, ang pinakamainam na paraan ay gumawa ng bylaws nang maaga, panatilihing praktikal ang mga ito, at suriing mabuti bago pagtibayin. Ang isang matibay na balangkas ng bylaws ay nagbibigay sa nonprofit ng matatag na pundasyon para sa paglago, pagsunod sa mga tuntunin, at pangmatagalang kredibilidad.