5 cách chấp nhận thanh toán cho doanh nghiệp nhỏ của bạn

Việc lựa chọn cách chấp nhận thanh toán là một trong những quyết định vận hành quan trọng nhất đối với doanh nghiệp nhỏ. Thiết lập phù hợp giúp bạn nhận tiền nhanh hơn, giảm ma sát tại quầy thanh toán, nâng cao sự hài lòng của khách hàng và giữ hồ sơ gọn gàng cho kế toán cũng như mùa thuế.

Không có một phương thức thanh toán duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp. Một cửa hàng bán lẻ trực tuyến, một công ty dịch vụ địa phương, một doanh nghiệp đăng ký định kỳ và một cửa hàng truyền thống đều sẽ cần một sự kết hợp công cụ khác nhau. Cách tiếp cận tốt nhất thường là cung cấp nhiều tùy chọn thanh toán để khách hàng có thể trả theo cách họ thích, đồng thời bạn vẫn kiểm soát được phí, bảo mật và quy trình làm việc.

Hướng dẫn này giải thích năm cách phổ biến để chấp nhận thanh toán, ưu và nhược điểm của từng cách, và cách chọn sự kết hợp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

Vì sao tính linh hoạt trong thanh toán lại quan trọng

Khách hàng kỳ vọng sự tiện lợi. Nếu quy trình thanh toán của bạn quá hạn chế, quá chậm hoặc quá rối, bạn có thể mất doanh thu ngay cả khi người mua đã sẵn sàng chi tiền.

Một hệ thống thanh toán linh hoạt có thể giúp bạn:

• Giảm tỷ lệ bỏ dở giao dịch
• Phục vụ cả khách hàng online và trực tiếp
• Cải thiện dòng tiền nhờ đối soát nhanh hơn
• Giảm khả năng bỏ sót hoặc thanh toán trễ
• Tạo trải nghiệm mua hàng chuyên nghiệp hơn

Mục tiêu không phải là chấp nhận mọi phương thức thanh toán hiện có. Mục tiêu là chấp nhận những phương thức khách hàng thực sự dùng mà không tạo ra sự phức tạp hay chi phí không cần thiết.

1. Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ

Thẻ tín dụng và thẻ ghi nợ vẫn là những phương thức thanh toán được dùng rộng rãi nhất đối với doanh nghiệp nhỏ. Chúng quen thuộc với khách hàng, dễ xử lý và tương thích với hầu hết hệ thống thanh toán tại quầy và trực tuyến.

Phù hợp nhất cho

• Cửa hàng bán lẻ
• Doanh nghiệp dịch vụ
• Nhà hàng và quán cà phê
• Doanh nghiệp thương mại điện tử
• Nhà bán hàng B2B cần quy trình thanh toán nhanh

Lợi ích

• Nhanh và quen thuộc với khách hàng
• Dùng được cả trực tiếp và online
• Được chấp nhận rộng rãi trên các mạng thẻ lớn
• Có thể cải thiện tỷ lệ chuyển đổi bằng cách giảm ma sát tại quầy thanh toán

Hạn chế

• Phí xử lý làm giảm biên lợi nhuận
• Tranh chấp chargeback có thể tạo thêm việc hành chính
• Cần quản lý rủi ro gian lận cẩn thận
• Các loại thẻ khác nhau có thể có chi phí khác nhau

Cách chấp nhận thanh toán thẻ

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ sử dụng một hoặc nhiều công cụ sau:

• Phần mềm POS: Hệ thống thanh toán có thể tính tiền đơn hàng, tính thuế, gửi biên nhận và tích hợp với tồn kho hoặc hồ sơ khách hàng.
• Máy đọc thẻ: Thiết bị cho phép chấp nhận thanh toán chip, quẹt hoặc chạm qua điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy đầu cuối tại quầy.
• Virtual terminal: Hệ thống trên trình duyệt để nhập thủ công thông tin thẻ, hữu ích cho đơn hàng qua điện thoại hoặc thanh toán nội bộ.
• Cổng thanh toán: Lớp công nghệ truyền dữ liệu thẻ một cách an toàn cho giao dịch trực tuyến.

Nếu bạn bán hàng cả online lẫn trực tiếp, thường nên chọn nhà cung cấp hỗ trợ cả hai môi trường để báo cáo được tập trung ở một nơi.

2. Chuyển khoản ACH

Automated Clearing House, hay ACH, là hình thức chuyển tiền trực tiếp giữa các tài khoản ngân hàng thông qua mạng lưới ngân hàng tại Mỹ. Phương thức này thường được dùng cho hóa đơn, thanh toán định kỳ và các giao dịch giá trị cao, nơi phí thấp quan trọng hơn việc xác thực ngay lập tức.

Phù hợp nhất cho

• Dịch vụ chuyên nghiệp
• Hóa đơn B2B
• Hội viên
• Doanh nghiệp đăng ký dịch vụ
• Thanh toán định kỳ cho khách hàng

Lợi ích

• Chi phí xử lý thấp hơn nhiều giao dịch thẻ
• Hữu ích cho các khoản thanh toán lớn hoặc lặp lại
• Chuyển tiền trực tiếp giữa ngân hàng và ngân hàng
• Phù hợp với khách hàng không muốn dùng thẻ

Hạn chế

• Thời gian đối soát có thể lâu hơn thanh toán thẻ
• Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin tài khoản ngân hàng
• Tranh chấp hoàn trả và tình trạng không đủ tiền có thể gây chậm trễ
• Không phù hợp bằng cho thanh toán bán lẻ nhanh

Khi nào nên dùng ACH

ACH hoạt động tốt khi doanh nghiệp của bạn phát hành hóa đơn hoặc thu phí định kỳ. Nó kém phù hợp hơn với các giao dịch mua bốc đồng hoặc môi trường bán lẻ có tốc độ cao, nơi phê duyệt ngay lập tức là quan trọng.

3. Thanh toán định kỳ và đăng ký dịch vụ

Thanh toán định kỳ không phải là một mạng lưới thanh toán riêng biệt. Đây là một mô hình thanh toán tự động tính phí khách hàng theo lịch bằng thẻ hoặc tài khoản ngân hàng. Thiết lập này rất cần thiết cho doanh nghiệp đăng ký, hợp đồng giữ chỗ, hội viên và gói dịch vụ.

Phù hợp nhất cho

• Công ty SaaS
• Tổ chức hội viên
• Đại lý và tư vấn
• Phòng tập thể dục
• Hợp đồng bảo trì và dịch vụ

Lợi ích

• Dòng tiền dự đoán được hơn
• Ít thanh toán trễ hơn
• Giảm việc lập hóa đơn thủ công
• Tăng khả năng giữ chân khách hàng khi cách tính phí minh bạch

Hạn chế

• Cần sự đồng ý rõ ràng của khách hàng và điều khoản minh bạch
• Các khoản thanh toán thất bại phải được thử lại và xử lý
• Bạn cần hệ thống đáng tin cậy cho thông báo hóa đơn, điều chỉnh theo tỷ lệ và hủy dịch vụ
• Niềm tin của khách hàng phụ thuộc vào bảng sao kê chính xác và dễ hiểu

Cách thiết lập tốt

Một hệ thống thanh toán định kỳ gọn gàng nên bao gồm:

1. Giá cả và điều khoản thanh toán rõ ràng trước khi khách hàng đăng ký
2. Lưu trữ an toàn thông tin thanh toán thông qua nhà cung cấp tuân thủ
3. Tự động xuất hóa đơn hoặc biên nhận cho mỗi chu kỳ
4. Cơ chế thử lại cho các khoản tính phí thất bại
5. Quy trình hủy hoặc cập nhật đơn giản

Nếu phí định kỳ là một phần trong mô hình kinh doanh của bạn, hãy chọn phần mềm giúp việc thanh toán minh bạch và dễ quản lý ngay từ đầu.

4. Nền tảng thanh toán trực tuyến và cổng thanh toán

Các nền tảng thanh toán trực tuyến là thiết yếu cho doanh nghiệp bán hàng qua website, hóa đơn, hệ thống đặt lịch hoặc sản phẩm số. Những nền tảng này có thể xử lý thanh toán thẻ, chuyển khoản ACH, thanh toán ví điện tử và trong một số trường hợp là cả đăng ký định kỳ.

Phù hợp nhất cho

• Cửa hàng thương mại điện tử
• Nhà cung cấp dịch vụ trực tuyến
• Người bán sản phẩm số
• Doanh nghiệp làm việc từ xa
• Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng

Lợi ích

• Dễ tích hợp với website và trang thanh toán
• Hỗ trợ bán hàng từ xa
• Thường có công cụ chống gian lận, báo cáo và bảng điều khiển
• Có thể giảm công việc kế toán thủ công nhờ hồ sơ tự động

Hạn chế

• Phí có thể khác nhau theo loại sản phẩm và khối lượng giao dịch
• Việc tích hợp và thiết lập có thể mất thời gian
• Tạm giữ tài khoản hoặc rà soát rủi ro có thể làm gián đoạn dòng tiền nếu mô hình kinh doanh của bạn khác thường
• Một số nền tảng phù hợp hơn với một số ngành nhất định

Những gì cần xem xét

Khi so sánh các nền tảng thanh toán, hãy đánh giá:

• Phí xử lý và phí hàng tháng
• Các loại tiền tệ và phương thức thanh toán được hỗ trợ
• Cách xử lý hoàn tiền và chargeback
• Tích hợp với website, CRM hoặc phần mềm kế toán
• Thời gian chi trả và chính sách dự trữ
• Tính năng bảo mật như mã hóa token và phát hiện gian lận

Nếu doanh nghiệp của bạn phụ thuộc nhiều vào doanh số online, nền tảng thanh toán nên được xem là hạ tầng cốt lõi chứ không chỉ là một công cụ checkout.

5. Thanh toán không tiếp xúc và ví di động

Thanh toán không tiếp xúc cho phép khách hàng chạm thẻ hoặc ví di động vào thiết bị đầu cuối hỗ trợ NFC. Các ví dụ phổ biến gồm ví điện tử trên điện thoại thông minh và đồng hồ thông minh. Những thanh toán này nhanh, tiện và ngày càng được kỳ vọng ở nhiều môi trường bán lẻ.

Phù hợp nhất cho

• Cửa hàng bán lẻ
• Doanh nghiệp dịch vụ ăn uống
• Cửa hàng tạm, chợ phiên
• Doanh nghiệp làm việc theo lịch hẹn
• Bất kỳ doanh nghiệp nào có quy trình thanh toán trực tiếp lặp lại

Lợi ích

• Tốc độ thanh toán nhanh hơn
• Ít tiếp xúc vật lý tại quầy hơn
• Tiện lợi cho khách hàng
• Hoạt động tốt trong môi trường card-present hiện đại

Hạn chế

• Cần phần cứng tương thích
• Không phải khách hàng nào cũng dùng ví di động
• Vẫn cần phương thức dự phòng cho thẻ chip và quẹt
• Cần kiểm tra tương thích phần cứng và phần mềm trước khi mua

Vì sao điều này quan trọng

Ngay cả khi giao dịch không tiếp xúc không phải là phương thức thanh toán chính của bạn, việc bổ sung nó có thể cải thiện tốc độ checkout và tạo trải nghiệm khách hàng mượt hơn. Với cửa hàng đông khách, hiệu quả này có thể giảm hàng chờ và giúp bạn phục vụ nhiều khách hơn.

Cách chọn cơ cấu thanh toán phù hợp

Phần lớn doanh nghiệp nhỏ không nên chỉ phụ thuộc vào một phương thức thanh toán. Thay vào đó, hãy xây dựng sự kết hợp dựa trên cách khách hàng mua hàng từ bạn.

Hãy tự hỏi những câu sau

• Khách hàng thanh toán trực tiếp, online hay cả hai?
• Giao dịch thường nhỏ hay giá trị cao?
• Thanh toán là một lần hay định kỳ?
• Khách hàng thích thẻ, chuyển khoản ngân hàng hay ví điện tử?
• Mỗi tháng bạn có thể chi bao nhiêu cho phí xử lý?
• Bạn cần công cụ đơn giản hay tự động hóa thanh toán nâng cao hơn?

Các cấu hình thanh toán phổ biến theo loại hình doanh nghiệp

• Cửa hàng bán lẻ: Thanh toán thẻ, thanh toán không tiếp xúc và hệ thống POS
• Doanh nghiệp dịch vụ: Thanh toán thẻ, virtual terminal, ACH và xuất hóa đơn
• Doanh nghiệp đăng ký dịch vụ: Thanh toán định kỳ, thanh toán thẻ và ACH
• Doanh nghiệp thương mại điện tử: Cổng thanh toán trực tuyến, thanh toán thẻ và hỗ trợ ví điện tử
• Doanh nghiệp B2B: ACH, thanh toán thẻ, xuất hóa đơn và thanh toán định kỳ

Thiết lập tốt nhất là thiết lập phù hợp với quy trình bán hàng của bạn mà không tạo ra gánh nặng không cần thiết.

Phí, gian lận và bảo mật

Xử lý thanh toán không chỉ là vấn đề tiện lợi. Nó còn là bảo vệ doanh nghiệp khỏi các khoản tổn thất có thể tránh được.

Xem xét toàn bộ cấu trúc chi phí

Khi so sánh nhà cung cấp, đừng chỉ nhìn vào mức phí được quảng cáo. Hãy cân nhắc:

• Phí theo từng giao dịch
• Chi phí phần mềm hàng tháng
• Phí chargeback
• Phí hoàn trả ACH
• Chi phí phần cứng
• Độ trễ thanh toán hoặc yêu cầu dự trữ

Một mức phí niêm yết thấp vẫn có thể đắt nếu nền tảng cộng thêm nhiều khoản phí ẩn.

Bảo vệ trước gian lận

Một hệ thống thanh toán mạnh nên bao gồm:

• Mã hóa và token hóa
• Công cụ sàng lọc gian lận
• Xác minh địa chỉ khi phù hợp
• Xác thực khách hàng an toàn
• Đào tạo nhân viên về xử lý thanh toán thủ công

Giữ hồ sơ gọn gàng

Hồ sơ thanh toán sạch sẽ giúp kế toán dễ hơn và hỗ trợ đối soát tiền gửi, hoàn tiền và tranh chấp. Hãy chọn hệ thống có thể tích hợp với phần mềm sổ sách của bạn khi có thể.

Các bước thiết lập thanh toán trong doanh nghiệp của bạn

Nếu bạn đang xây dựng hệ thống thanh toán từ đầu, hãy làm theo trình tự này:

1. Xác định phương thức thanh toán khách hàng cần nhất.
2. So sánh các nhà cung cấp dựa trên phí, tính năng và hỗ trợ.
3. Xác nhận rằng nhà cung cấp hoạt động với website, POS hoặc quy trình xuất hóa đơn của bạn.
4. Thiết lập kiểm soát bảo mật và gian lận.
5. Kiểm tra quy trình thanh toán trước khi ra mắt công khai.
6. Đào tạo nhân viên về hoàn tiền, biên nhận và các ngoại lệ thanh toán.
7. Thường xuyên xem báo cáo và điều chỉnh khi khối lượng giao dịch thay đổi.

Một thiết lập tốt nên giúp việc nhận tiền trở nên dễ hơn, không phải khó hơn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Doanh nghiệp nhỏ thường gặp phải các vấn đề có thể phòng tránh khi chọn công cụ thanh toán. Hãy chú ý những sai lầm sau:

• Chỉ chấp nhận một phương thức thanh toán
• Bỏ qua phí xử lý cho đến khi khối lượng giao dịch tăng
• Chọn công cụ không tích hợp với phần mềm kế toán
• Bỏ sót quy trình chargeback và hoàn tiền
• Bỏ qua biện pháp bảo vệ gian lận
• Làm quy trình checkout phức tạp hơn mức cần thiết

Một bộ công cụ thanh toán đơn giản và đáng tin cậy thường hoạt động tốt hơn một hệ thống nhiều tính năng nhưng gây rối.

Kết luận

Những phương thức thanh toán phù hợp có thể giúp tăng doanh số, giảm ma sát và làm cho doanh nghiệp của bạn dễ vận hành hơn. Trong hầu hết trường hợp, chiến lược tốt nhất là cung cấp một sự kết hợp thực tế giữa thanh toán thẻ, ACH, thanh toán định kỳ, công cụ thanh toán trực tuyến và tùy chọn không tiếp xúc, dựa trên nhu cầu của khách hàng.

Nếu bạn đang bắt đầu hoặc phát triển một doanh nghiệp nhỏ, việc xây dựng hoạt động trên nền tảng pháp lý và hành chính vững chắc cũng rất hữu ích. Zenind hỗ trợ các doanh nhân với dịch vụ thành lập doanh nghiệp để họ có thể tập trung xây dựng hệ thống thanh toán, trải nghiệm khách hàng và kế hoạch tăng trưởng có khả năng mở rộng.

Thiết lập thanh toán tốt nhất là thiết lập mà khách hàng thực sự sẽ dùng và doanh nghiệp của bạn có thể quản lý hiệu quả. Hãy bắt đầu với các phương thức phù hợp với quy trình bán hàng hiện tại, rồi mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.