Viết doanh nghiệp rõ ràng: Những lỗi phổ biến mà doanh nghiệp nhỏ nên tránh

Viết rõ ràng là một trong những cách đơn giản nhất để xây dựng niềm tin với khách hàng, đối tác, bên cho vay và nhà cung cấp. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn che giấu những ý tưởng quan trọng sau thuật ngữ chuyên ngành, câu dài, thể bị động và những tuyên bố mơ hồ. Kết quả thường thấy là: người đọc bối rối, bỏ lỡ cơ hội và nội dung nghe có vẻ ấn tượng nhưng thực ra không nói được nhiều điều.

Đối với các doanh nghiệp nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp đang cố gắng thu hút sự chú ý trong một thị trường cạnh tranh, sự rõ ràng không chỉ là sở thích về phong cách viết. Đó là một lợi thế kinh doanh. Viết rõ ràng giúp mọi người hiểu bạn làm gì, vì sao điều đó quan trọng và họ nên làm gì tiếp theo. Nó hỗ trợ marketing tốt hơn, các cuộc trao đổi bán hàng hiệu quả hơn, giao tiếp nội bộ gọn gàng hơn và hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp hơn.

Nếu bạn muốn website, email, đề xuất và bài đăng trên mạng xã hội của mình làm việc hiệu quả hơn, hãy bắt đầu bằng việc loại bỏ những thói quen viết cản trở điều đó.

Vì sao viết doanh nghiệp rõ ràng lại quan trọng

Người đọc không đọc nội dung doanh nghiệp theo cách mà người viết thường tưởng tượng. Phần lớn độc giả sẽ lướt nhanh để tìm mức độ liên quan, bằng chứng và bước tiếp theo. Họ đang tìm những câu trả lời nhanh:

• Công ty này làm gì?
• Ưu đãi này có phù hợp với tôi không?
• Tôi có thể tin doanh nghiệp này không?
• Tôi nên làm gì tiếp theo?

Nếu nội dung của bạn bị chôn vùi dưới lớp ngôn ngữ doanh nghiệp rườm rà hoặc những câu quá phức tạp, người đọc có thể sẽ không bao giờ tìm thấy câu trả lời họ cần. Điều đó có thể làm giảm chuyển đổi, giảm mức độ tương tác và tạo ra nghi ngờ về tính chuyên nghiệp của bạn.

Viết rõ ràng còn quan trọng hơn đối với những doanh nghiệp phụ thuộc vào uy tín. Nếu bạn giúp khách hàng đưa ra những quyết định quan trọng, chẳng hạn như thành lập LLC, chọn đại diện đăng ký, nộp hồ sơ tuân thủ hoặc khởi nghiệp một công ty mới, ngôn ngữ của bạn nên khiến quy trình trở nên dễ hiểu và dễ thực hiện hơn.

Khi nội dung của bạn đơn giản, trực tiếp và hữu ích, người đọc sẽ dễ dàng thực hiện bước tiếp theo hơn.

Lỗi 1: Dùng thuật ngữ chuyên ngành thay vì ngôn ngữ đơn giản

Thuật ngữ chuyên ngành là kiểu ngôn ngữ nghe có vẻ bóng bẩy trong nội bộ công ty nhưng lại gây khó hiểu bên ngoài. Nó thường bao gồm từ ngữ thời thượng, danh từ trừu tượng và những cụm từ khiến ý tưởng đơn giản trở nên phóng đại.

Ví dụ:

• tận dụng các giá trị cộng hưởng
• tối ưu hóa sự đồng bộ chiến lược
• sử dụng một khuôn khổ đã được chứng minh
• trao quyền cho hiệu quả liên chức năng
• thúc đẩy các kết quả gia tăng giá trị

Những cụm từ này có thể nghe rất “chuyên nghiệp”, nhưng thường không mang lại nhiều ý nghĩa. Trong nhiều trường hợp, chúng làm lu mờ chính dịch vụ hoặc lợi ích thực sự.

Thay vì nói công ty bạn cung cấp một khuôn khổ độc quyền để đồng bộ hóa hoạt động, hãy nói đúng những gì bạn làm. Ví dụ:

• Chúng tôi giúp khách hàng duy trì tuân thủ.
• Chúng tôi làm cho việc thành lập pháp nhân trở nên dễ dàng hơn.
• Chúng tôi hướng dẫn chủ doanh nghiệp nhỏ trong suốt quy trình nộp hồ sơ.
• Chúng tôi cung cấp hỗ trợ thực tế khi thời hạn rất quan trọng.

Ngôn ngữ đơn giản không hề đơn giản hóa quá mức. Nó thể hiện sự tôn trọng. Nó cho người đọc thấy bạn coi trọng thời gian của họ.

Lỗi 2: Viết những câu quá dài và cố gắng nhồi quá nhiều ý

Câu dài không phải lúc nào cũng tệ. Nhưng khi một câu cố gắng giải thích quá nhiều ý cùng lúc, người đọc sẽ mất mạch.

Hãy so sánh hai cách tiếp cận sau:

• Quá tải: Đội ngũ của chúng tôi cung cấp các giải pháp tùy chỉnh, có khả năng mở rộng và hướng đến kết quả, được thiết kế để tinh gọn hoạt động kinh doanh của bạn đồng thời hỗ trợ tăng trưởng dài hạn trong nhiều điều kiện thị trường liên tục thay đổi.
• Rõ ràng: Chúng tôi giúp các doanh nghiệp nhỏ vận hành gọn gàng, tuân thủ quy định và sẵn sàng tăng trưởng.

Câu thứ hai ngắn hơn, nhưng truyền tải nhiều hơn.

Một nguyên tắc tốt là để mỗi câu thực hiện một nhiệm vụ. Nếu bạn cần giải thích một quy trình, hãy chia thành các bước. Nếu bạn cần liệt kê lợi ích, hãy dùng gạch đầu dòng. Nếu bạn cần thuyết phục, hãy giữ cấu trúc câu đủ đơn giản để người đọc có thể theo dõi mà không phải cố gắng nhiều.

Những câu ngắn hơn cũng cải thiện khả năng đọc trên thiết bị di động, nơi phần lớn nội dung doanh nghiệp hiện nay được tiêu thụ.

Lỗi 3: Che giấu chủ ngữ bằng thể bị động

Thể bị động không phải lúc nào cũng sai, nhưng nó thường làm cho câu viết yếu hơn và kém trực tiếp hơn. Trong văn bản doanh nghiệp, thể chủ động thường hiệu quả hơn vì nó cho thấy ai đang làm gì.

So sánh các ví dụ sau:

• Bị động: Đơn đăng ký của bạn sẽ được đội ngũ của chúng tôi xem xét.

• Chủ động: Đội ngũ của chúng tôi sẽ xem xét đơn đăng ký của bạn.

• Bị động: Tài liệu sẽ được chuẩn bị sau khi thanh toán được nhận.

• Chủ động: Chúng tôi chuẩn bị tài liệu của bạn sau khi thanh toán được nhận.

Phiên bản chủ động dễ đọc hơn và cũng dễ tạo niềm tin hơn. Nó nghe như có một con người thực sự đang chịu trách nhiệm.

Điều này rất quan trọng trong giao tiếp với khách hàng. Mọi người muốn biết ai đang xử lý yêu cầu của họ, điều gì sẽ xảy ra tiếp theo và khi nào họ có thể mong đợi kết quả. Thể chủ động trả lời những câu hỏi đó nhanh hơn.

Lỗi 4: Buộc người đọc phải tìm mới thấy ý chính

Rất nhiều bài viết doanh nghiệp bắt đầu bằng bối cảnh, rồi thêm bối cảnh, rồi cuối cùng mới đi vào điểm chính. Đến lúc đó, người đọc có thể đã rời đi.

Viết doanh nghiệp tốt sẽ đưa thông điệp chính lên trước. Nếu điểm chính của bạn là một dịch vụ giúp tiết kiệm thời gian, hãy nói điều đó sớm. Nếu giá trị cốt lõi là hỗ trợ tuân thủ, hãy làm điều đó thật rõ ngay từ đầu. Nếu hành động quan trọng là hoàn tất một hồ sơ, hãy nói trực tiếp.

Ví dụ:

• Yếu: Trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh ngày nay, nhiều công ty đang tìm cách cải thiện hiệu quả hành chính thông qua các quy trình làm việc hiện đại.
• Mạnh: Chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian bằng cách xử lý chính xác những hồ sơ quan trọng ngay từ lần đầu.

Phiên bản mạnh nói cho người đọc biết điều gì quan trọng ngay lập tức.

Một bài kiểm tra đơn giản: nếu ai đó chỉ đọc câu đầu tiên của đoạn văn, họ có hiểu vì sao điều đó quan trọng không? Nếu không, hãy chỉnh sửa.

Lỗi 5: Lấp nội dung bằng những tuyên bố rỗng

Doanh nghiệp thường mô tả chính mình bằng những cụm từ nghe có vẻ ấn tượng nhưng không chứng minh được điều gì. Những tuyên bố này thường rộng, mơ hồ và có thể thay thế cho nhau.

Ví dụ:

• dịch vụ hàng đầu
• giải pháp đổi mới
• chuyên môn vượt trội
• hỗ trợ đẳng cấp thế giới
• kết quả dẫn đầu ngành

Những cụm từ này phổ biến vì dễ viết. Chúng cũng rất dễ bị bỏ qua.

Người đọc tin vào sự cụ thể hơn là khẩu hiệu. Thay vì nói bạn cung cấp dịch vụ vượt trội, hãy giải thích điều gì làm cho trải nghiệm tốt hơn:

• Thời gian xử lý nhanh
• Cập nhật trạng thái rõ ràng
• Hướng dẫn từng bước
• Giá cả đơn giản
• Hỗ trợ đáng tin cậy khi có câu hỏi

Các chi tiết cụ thể cho người đọc một điều gì đó rõ ràng để đánh giá. Chúng cũng giúp doanh nghiệp của bạn trông đáng tin hơn.

Lỗi 6: Viết cho chính mình thay vì cho người đọc

Một trong những vấn đề lớn nhất trong viết doanh nghiệp là tập trung quá nhiều vào điều công ty muốn nói mà không đủ vào điều người đọc cần biết.

Ngôn ngữ nội bộ thường xoay quanh doanh nghiệp:

• Quy trình của chúng tôi
• Hệ thống của chúng tôi
• Phương pháp của chúng tôi
• Cách tiếp cận độc quyền của chúng tôi
• Kinh nghiệm của chúng tôi

Không có gì sai khi giải thích quy trình của bạn, nhưng nội dung đó nên được trình bày theo lợi ích dành cho người đọc.

Hãy thử chuyển trọng tâm:

• Điều này giúp khách hàng như thế nào?
• Nó giải quyết vấn đề gì?
• Nó tạo ra kết quả gì?
• Tại sao người đọc nên quan tâm ngay bây giờ?

Ví dụ, thay vì viết: “Chúng tôi sử dụng quy trình làm việc độc quyền để quản lý hồ sơ,” hãy viết: “Chúng tôi giúp bạn hoàn tất hồ sơ chính xác và đúng hạn để bạn có thể tập trung vào doanh nghiệp của mình.”

Phiên bản đó không chỉ rõ ràng hơn. Nó còn thuyết phục hơn.

Lỗi 7: Bỏ qua khả năng đọc trên web

Độc giả trực tuyến hành xử khác với độc giả in ấn. Họ lướt qua tiêu đề, tiêu đề phụ, gạch đầu dòng và các đoạn ngắn. Nếu website của bạn trông quá dày đặc, người truy cập có thể rời đi trước khi hiểu được đề nghị của bạn.

Để cải thiện khả năng đọc:

• Dùng tiêu đề mô tả rõ ràng
• Giữ các đoạn văn ngắn
• Chia nhỏ các ý phức tạp thành từng phần
• Dùng gạch đầu dòng cho danh sách
• Đặt thông tin quan trọng nhất ở gần đầu

Điều này đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp dịch vụ. Người truy cập thường đến trang web của bạn với một câu hỏi cụ thể trong đầu. Họ có thể muốn biết giá, quy trình, thời gian xử lý hoặc hỗ trợ nộp hồ sơ của bạn. Nếu thông tin đó bị chôn vùi, bạn sẽ làm cho họ khó lựa chọn bạn hơn.

Nội dung dễ đọc cũng hỗ trợ SEO. Công cụ tìm kiếm muốn hiển thị các trang có thể đáp ứng nhu cầu người dùng nhanh chóng. Cấu trúc rõ ràng và ngôn ngữ rõ ràng đều giúp ích.

Lỗi 8: Quên rằng viết doanh nghiệp là một phần của trải nghiệm khách hàng

Viết lách không chỉ là một công việc marketing. Nó định hình trải nghiệm khách hàng ở mọi giai đoạn.

Hãy nghĩ về những tin nhắn mà khách hàng có thể nhìn thấy:

• Nội dung website
• Mô tả dịch vụ
• Trang giá
• Email xác nhận
• Hướng dẫn onboarding
• Nhắc nhở tuân thủ
• Tin nhắn theo dõi

Nếu những tin nhắn này gây khó hiểu, khách hàng sẽ phải tự làm thêm việc. Điều đó tạo thêm ma sát, gây bất an và khiến doanh nghiệp của bạn trông kém tổ chức hơn.

Nếu chúng rõ ràng, trải nghiệm sẽ trở nên mượt mà và chuyên nghiệp.

Đối với một công ty cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp như Zenind, điều này rất quan trọng trong suốt hành trình của khách hàng. Các doanh nhân thường đến với nhiều câu hỏi, thời hạn và rất ít thời gian. Giao tiếp rõ ràng giúp họ cảm thấy tự tin hơn khi thành lập doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu của từng tiểu bang và duy trì tuân thủ.

Một khuôn khổ đơn giản để viết doanh nghiệp tốt hơn

Bạn không cần phải là một nhà văn chuyên nghiệp để cải thiện nội dung của mình. Bạn cần một quy trình.

Hãy dùng khuôn khổ này:

1. Bắt đầu từ ý chính

Hãy hỏi bạn muốn người đọc biết, tin hoặc làm gì. Nói điều đó trước.

2. Dùng từ ngữ đơn giản

Chọn từ mà khách hàng của bạn sẽ dùng trong cuộc trò chuyện.

3. Cắt bỏ các từ bổ nghĩa không cần thiết

Những từ như rất, cực kỳ, đột phá và tiên tiến thường tạo ra tiếng ồn nhiều hơn ý nghĩa.

4. Ưu tiên thể chủ động

Cho thấy ai đang thực hiện công việc.

5. Chia nhỏ các đoạn văn dày đặc

Làm cho văn bản dễ lướt và dễ tiếp thu hơn.

6. Thay tuyên bố bằng bằng chứng

Hãy thể hiện lợi ích thông qua ví dụ, quy trình hoặc chi tiết cụ thể.

7. Chỉnh sửa theo góc nhìn của người đọc

Đọc lại nội dung như thể bạn là người truy cập lần đầu đang cố gắng giải quyết một vấn đề thật nhanh.

Một ví dụ thực tế về cách viết tốt hơn

Dưới đây là so sánh trước và sau thường gặp.

Trước

Công ty của chúng tôi cung cấp các giải pháp kinh doanh đổi mới, lấy khách hàng làm trung tâm, tận dụng các hệ thống đã được chứng minh để tối ưu hóa tuân thủ và nâng cao hiệu quả vận hành.

Sau

Chúng tôi giúp chủ doanh nghiệp nhỏ duy trì tuân thủ và xử lý các hồ sơ quan trọng với ít căng thẳng hơn.

Phiên bản thứ hai tốt hơn vì nó:

• Rõ ràng hơn
• Ngắn hơn
• Đáng tin hơn
• Dễ nhớ hơn
• Phù hợp hơn với người đọc

Điều đó không có nghĩa là câu thứ hai kém chuyên nghiệp hơn. Nó có nghĩa là nó hữu ích hơn.

Cách viết tốt hơn hỗ trợ tăng trưởng

Cải thiện cách viết doanh nghiệp không chỉ là vấn đề phong cách. Nó có thể hỗ trợ kết quả đo lường được.

Viết rõ ràng hơn có thể giúp bạn:

• Tăng chuyển đổi trên website
• Cải thiện tỷ lệ phản hồi email
• Xây dựng niềm tin nhanh hơn
• Giảm sự bối rối của khách hàng
• Củng cố tính nhất quán của thương hiệu
• Làm cho dịch vụ của bạn dễ hiểu hơn

Khi mọi người hiểu thông điệp của bạn nhanh chóng, họ sẽ có nhiều khả năng hành động hơn.

Điều đó có thể là đặt dịch vụ, yêu cầu tư vấn, hoàn thành biểu mẫu hoặc làm theo hướng dẫn tuân thủ mà không bị chậm trễ.

Kết luận

Viết doanh nghiệp không nên nghe như một ủy ban đang cố gây ấn tượng với chính mình. Nó nên giống như một người thông minh, hữu ích đang giải thích điều quan trọng theo cách mà người khác có thể sử dụng.

Nếu nội dung của bạn đầy thuật ngữ chuyên ngành, những tuyên bố phóng đại và câu văn dài dòng, thông điệp của bạn sẽ phải làm việc vất vả hơn mức cần thiết. Nhưng nếu bạn giữ cho nó rõ ràng, trực tiếp và tập trung vào người đọc, nội dung của bạn sẽ trở thành một tài sản thực sự.

Điều đó đúng dù bạn đang viết trang chủ, email, trang dịch vụ hay tin nhắn onboarding. Những doanh nghiệp giao tiếp rõ ràng thường là những doanh nghiệp xây dựng niềm tin nhanh hơn và tạo ra trải nghiệm khách hàng mượt mà hơn.

Hãy viết đơn giản. Hãy viết cụ thể. Hãy viết hữu ích.