Ясно бизнес писане: Често срещани грешки, които малките предприятия трябва да избягват

Ясното писане е един от най-простите начини да изградите доверие у клиенти, партньори, кредитори и доставчици. Въпреки това много собственици на бизнес все още крият важните идеи зад жаргон, дълги изречения, пасивен залог и неясни твърдения. Резултатът е предвидим: объркани читатели, пропуснати възможности и текст, който звучи впечатляващо, без всъщност да казва много.

За малките предприятия, особено за тези, които се опитват да привлекат внимание на пренаситен пазар, яснотата не е въпрос на стил. Тя е бизнес предимство. Ясното писане помага на хората да разберат какво правите, защо е важно и какво трябва да направят след това. То подпомага по-добрия маркетинг, по-силните разговори за продажби, по-ясната вътрешна комуникация и по-професионалния имидж на марката.

Ако искате вашият уебсайт, имейли, предложения и публикации в социалните мрежи да работят по-усилено, започнете, като премахнете навиците в писането, които пречат.

Защо ясното бизнес писане е важно

Хората не четат бизнес съдържание по начина, по който писателите често си представят. Повечето читатели преглеждат набързо за уместност, доказателства и следващи стъпки. Те търсят бързи отговори:

• Какво прави тази компания?
• Уместна ли е тази оферта за мен?
• Мога ли да се доверя на този бизнес?
• Какво трябва да направя след това?

Ако текстът ви е заровен под корпоративен жаргон или прекалено сложни изречения, читателите може изобщо да не стигнат до отговора, който им е нужен. Това може да навреди на конверсиите, да намали ангажираността и да породи съмнения относно професионализма ви.

Ясното писане е още по-важно за бизнеси, които разчитат на доверие. Ако помагате на клиенти да вземат важни решения, като учредяване на LLC, избор на регистриран агент, подаване на документи за съответствие или стартиране на нова компания, езикът ви трябва да прави процеса разбираем и управляем.

Когато писането ви е просто, директно и полезно, за хората е по-лесно да направят следващата стъпка.

Грешка 1: Използване на жаргон вместо ясен език

Жаргонът е език, който звучи изискано вътре в една компания, но обърква отвън. Той често включва модни думи, абстрактни съществителни и фрази, които правят простите идеи да звучат по-надуто.

Примери:

• използваме синергии
• оптимизираме стратегическото съгласуване
• прилагаме доказана рамка
• даваме възможност за междудепартаментна ефективност
• създаваме добавена стойност

Тези фрази може да звучат сложни, но често не добавят почти никакъв смисъл. В много случаи те прикриват действителната услуга или полза.

Вместо да казвате, че компанията ви предлага собствена рамка за оперативно съгласуване, кажете какво реално правите. Например:

• Помагаме на клиентите да спазват изискванията.
• Улесняваме създаването на фирмена структура.
• Насочваме собствениците на малък бизнес през процеса на подаване на документи.
• Осигуряваме практическа подкрепа, когато сроковете са важни.

Ясният език не е опростенчество. Той е уважение. Показва на читателя, че цените времето му.

Грешка 2: Писане на дълги изречения, които се опитват да направят прекалено много

Дългите изречения не са автоматично лоши. Но когато едно изречение се опитва да обясни твърде много идеи наведнъж, читателят губи нишката.

Сравнете разликата между тези два подхода:

• Претоварено: Нашият екип предоставя персонализирани, мащабируеми и ориентирани към резултати решения, предназначени да рационализират вашите бизнес операции, като същевременно подпомагат дългосрочния растеж в различни променящи се пазарни условия.
• Ясно: Помагаме на малките предприятия да бъдат организирани, в съответствие с изискванията и готови за растеж.

Второто изречение е по-кратко, но предава повече.

Добро правило е всяко изречение да има една задача. Ако трябва да обясните процес, разделете го на стъпки. Ако трябва да изброите ползи, използвайте списъци. Ако трябва да убедите, поддържайте структурата на изреченията достатъчно проста, за да може читателят да премине през тях без усилие.

По-кратките изречения също подобряват четимостта на мобилни устройства, където днес се консумира голяма част от бизнес съдържанието.

Грешка 3: Скриване на подлога в страдателен залог

Страдателният залог не е винаги грешен, но често прави текста по-слаб и по-непосредствен. В бизнес писането активният залог обикновено работи по-добре, защото показва кой какво прави.

Сравнете тези примери:

• Страдателен: Вашата заявка ще бъде прегледана от нашия екип.

• Активен: Нашият екип ще прегледа вашата заявка.

• Страдателен: Документите се подготвят след получаване на плащането.

• Активен: Подготвяме документите ви, след като плащането бъде получено.

Активният вариант е по-лесен за четене и по-лесен за доверие. Звучи така, сякаш реален човек поема отговорност.

Това е важно в комуникацията с клиенти. Хората искат да знаят кой обработва заявката им, какво ще се случи след това и кога могат да очакват резултат. Активният залог отговаря на тези въпроси по-бързо.

Грешка 4: Оставяне на читателя да търси основната идея

Много бизнес текстове започват с контекст, после добавят още контекст и едва накрая стигат до същността. Дотогава читателят вече е продължил нататък.

Доброто бизнес писане започва с посланието. Ако основната ви идея е, че дадена услуга спестява време, кажете го рано. Ако ключовата полза е подкрепа за съответствие, направете това ясно от самото начало. Ако важното действие е да се подаде определен документ, кажете го директно.

Например:

• Слабо: В днешната бързо променяща се бизнес среда много компании проучват начини за подобряване на административната ефективност чрез модерни работни процеси.
• Силно: Помагаме на собствениците на бизнес да спестят време, като обработваме важните задачи по подаване на документи правилно от първия път.

Силната версия казва веднага какво е важно.

Прост тест: ако някой прочете само първото изречение на абзаца, ще разбере ли защо то е важно? Ако не, преработете го.

Грешка 5: Пълнене на текста с празни твърдения

Бизнесите често се описват с фрази, които звучат впечатляващо, но не доказват нищо. Тези твърдения обикновено са общи, неясни и взаимозаменяеми.

Примери:

• най-доброто обслужване в класа
• иновативни решения
• несравнима експертиза
• обслужване от световна класа
• водещи в индустрията резултати

Тези фрази са често срещани, защото са лесни за писане. Те също са лесни за пренебрегване.

Читателите се доверяват повече на конкретиката, отколкото на лозунгите. Вместо да казвате, че предлагате несравнимо обслужване, обяснете какво прави изживяването по-добро:

• Бързи срокове за изпълнение
• Ясни актуализации за статуса
• Указания стъпка по стъпка
• Прости цени
• Надеждна подкрепа, когато възникнат въпроси

Конкретиката дава на читателя нещо осезаемо, което може да оцени. Тя също помага на бизнеса ви да звучи по-убедително.

Грешка 6: Писане за себе си вместо за читателя

Един от най-големите проблеми в бизнес писането е прекаленото фокусиране върху това, което компанията иска да каже, и недостатъчното върху това, което читателят трябва да знае.

Вътрешният език често се върти около бизнеса:

• Нашият процес
• Нашата система
• Нашата методология
• Нашият собствен подход
• Нашият опит

Няма нищо лошо в това да обясните процеса си, но той трябва да бъде представен през ползата за читателя.

Опитайте да смените фокуса:

• Как това помага на клиента?
• Какъв проблем решава?
• Какъв резултат създава?
• Защо читателят трябва да се интересува сега?

Например вместо да пишете „Използваме собствен работен процес за управление на подаванията“, напишете „Помагаме ви да подадете документите точно и навреме, за да можете да се съсредоточите върху бизнеса си“.

Тази версия не е просто по-ясна. Тя е и по-убедителна.

Грешка 7: Пренебрегване на четимостта в уеб среда

Онлайн читателите се държат различно от читателите на печатни материали. Те преглеждат заглавия, подзаглавия, списъци и кратки блокове текст. Ако уебсайтът ви изглежда плътен и тежък, посетителите може да си тръгнат, преди да разберат офертата ви.

За да подобрите четимостта:

• Използвайте описателни заглавия
• Дръжте абзаците кратки
• Разделяйте сложните идеи на секции
• Използвайте списъци за изброяване
• Поставяйте най-важната информация близо до началото

Това е особено важно за бизнеси, които предлагат услуги. Посетителите често отварят сайта ви с конкретен въпрос. Може да искат да знаят цените ви, процеса ви, времето за изпълнение или подкрепата при подаване на документи. Ако тази информация е скрита, вие затруднявате избора им.

Четимото съдържание също подпомага SEO. Търсачките искат да показват страници, които удовлетворяват потребителя бързо. Ясната структура и ясният език помагат и на двете.

Грешка 8: Забравяне, че бизнес писането е част от клиентското преживяване

Писането не е само маркетингова задача. То оформя клиентското преживяване на всеки етап.

Помислете за съобщенията, които клиентът може да види:

• Текст на уебсайта
• Описания на услуги
• Страници с цени
• Потвърждения по имейл
• Инструкции за въвеждане на клиенти
• Напомняния за съответствие
• Последващи съобщения

Ако тези съобщения са объркващи, клиентът трябва да положи допълнителни усилия. Това добавя триене, създава несигурност и кара бизнеса ви да изглежда по-малко организиран.

Ако са ясни, преживяването се усеща гладко и професионално.

За компания за учредяване като Zenind това е важно през целия клиентски път. Предприемачите често пристигат с въпроси, срокове и малко време. Ясната комуникация им помага да се чувстват уверени при учредяването на бизнес, спазването на изискванията на щата и поддържането на съответствие.

Прост модел за по-добро бизнес писане

Не е нужно да сте професионален писател, за да подобрите текста си. Нужен ви е процес.

Използвайте този модел:

1. Започнете с основната идея

Попитайте се какво искате читателят да знае, да повярва или да направи. Кажете го първо.

2. Използвайте прости думи

Изберете думата, която клиентът ви би използвал в разговор.

3. Намалете ненужните уточнения

Думи като много, изключително, революционен и авангарден често добавят шум вместо смисъл.

4. Предпочитайте активен залог

Покажете кой върши работата.

5. Разделяйте плътните абзаци

Направете текста по-лесен за преглеждане и възприемане.

6. Заменете твърденията с доказателства

Покажете ползите чрез примери, процеси или конкретни факти.

7. Редактирайте за читателя

Прочетете текста така, сякаш сте човек, който за първи път посещава страницата и иска бързо да реши проблем.

Практически пример за по-добър текст

Ето един често срещан пример преди и след.

Преди

Нашата компания предоставя иновативни, ориентирани към клиента бизнес решения, които използват доказани системи за оптимизиране на съответствието и подобряване на оперативната ефективност.

След

Помагаме на собствениците на малък бизнес да спазват изискванията и да обработват важните подавания с по-малко стрес.

Втората версия е по-добра, защото е:

• По-ясна
• По-кратка
• По-убедителна
• По-лесна за запомняне
• По-релевантна за читателя

Това не означава, че второто изречение е по-малко професионално. Означава, че е по-полезно.

Как по-доброто писане подпомага растежа

Подобряването на бизнес писането не е само въпрос на стил. То може да подпомогне измерими резултати.

По-ясният текст може да ви помогне да:

• Увеличите конверсиите на сайта
• Подобрите процента на отговор на имейли
• Изградите по-бързо доверие
• Намалите объркването на клиентите
• Засилите последователността на бранда
• Направите услугите си по-лесни за разбиране

Когато хората разбират посланието ви бързо, е по-вероятно да действат според него.

Това може да означава да резервират услуга, да поискат консултация, да попълнят формуляр или да следват инструкции за съответствие без забавяне.

Заключителни мисли

Бизнес писането не трябва да звучи като комитет, който се опитва да впечатли сам себе си. То трябва да звучи като умен и полезен човек, който обяснява нещо важно по начин, който другите могат да използват.

Ако текстът ви е пълен с жаргон, надути твърдения и дълги, увъртени изречения, посланието ви ще работи по-усилено, отколкото трябва. Но ако го държите ясно, директно и фокусирано върху читателя, писането ви се превръща в реален актив.

Това важи независимо дали пишете начална страница, имейл, страница за услуга или съобщение за въвеждане на нови клиенти. Бизнесите, които комуникират ясно, често са тези, които печелят доверие по-бързо и създават по-гладко клиентско преживяване.

Дръжте го просто. Дръжте го конкретно. Дръжте го полезно.