Các khoản khấu trừ thuế phổ biến dành cho chủ doanh nghiệp thương mại điện tử

Vận hành một doanh nghiệp thương mại điện tử có thể mang lại lợi nhuận, nhưng cũng đi kèm với rất nhiều khoản chi phí có thể tăng lên nhanh chóng. Tin tốt là nhiều khoản trong số đó có thể đủ điều kiện là chi phí kinh doanh hợp lệ, giúp giảm thu nhập chịu thuế và giữ lại nhiều tiền mặt hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Thách thức không chỉ là biết một khoản chi phí tồn tại. Quan trọng hơn là xác định liệu nó có đủ điều kiện là chi phí kinh doanh được khấu trừ hay không, cách ghi chép ra sao và cách phân loại chính xác khi đến mùa thuế. Lưu trữ hồ sơ tốt có thể giúp bạn không bỏ sót khoản khấu trừ, giảm căng thẳng và giúp việc tuân thủ trở nên dễ dàng hơn trong suốt cả năm.

Hướng dẫn này trình bày các khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất dành cho chủ doanh nghiệp thương mại điện tử, cách chúng thường hoạt động và những thói quen kế toán giúp bạn luôn ngăn nắp. Nội dung được thiết kế cho người bán hàng trực tuyến muốn có cái nhìn rõ ràng hơn về những khoản chi phí có thể làm giảm hóa đơn thuế của mình trong khi vẫn giữ hồ sơ tài chính sẵn sàng cho kiểm tra.

Khấu trừ thuế là gì?

Khấu trừ thuế, còn gọi là khoản giảm trừ thuế, là một khoản chi phí kinh doanh có thể làm giảm thu nhập chịu thuế của bạn. Nói đơn giản, nếu doanh nghiệp của bạn tạo ra doanh thu và phát sinh các chi phí đủ điều kiện, thì thông thường bạn chỉ bị đánh thuế trên phần lợi nhuận còn lại sau khi trừ các khoản chi phí đó.

Ví dụ, nếu cửa hàng thương mại điện tử của bạn mang về 120.000 đô la doanh thu và bạn có 45.000 đô la chi phí đủ điều kiện, bạn có thể chỉ bị đánh thuế trên số tiền còn lại sau khi áp dụng các khoản khấu trừ hợp lệ.

Điều đó không có nghĩa mọi khoản chi đều được khấu trừ. IRS thường yêu cầu một khoản chi phí phải là thông thường và cần thiết đối với doanh nghiệp của bạn. Khi bạn có thể liên kết rõ ràng một khoản chi với hoạt động kinh doanh, việc chứng minh đó là khoản khấu trừ sẽ dễ hơn.

Các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho doanh nghiệp thương mại điện tử

1. Hàng tồn kho và giá vốn hàng bán

Đối với hầu hết người bán thương mại điện tử, hàng tồn kho là nhóm chi phí lớn nhất. Các sản phẩm mua để bán lại, chi phí sản xuất, nguyên vật liệu và các chi phí sản xuất liên quan có thể thuộc giá vốn hàng bán.

Nhóm này có thể bao gồm:

• Mua sản phẩm sỉ
• Vật liệu dùng để sản xuất sản phẩm
• Bao bì được tính trong chi phí sản phẩm
• Phí vận chuyển hoặc giao hàng để nhận hàng tồn kho
• Chi phí sản xuất và lắp ráp

Kế toán hàng tồn kho chính xác rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến cả chi phí được khấu trừ lẫn lợi nhuận báo cáo của bạn. Nếu hồ sơ hàng tồn kho không đầy đủ, tờ khai thuế của bạn cũng có thể không chính xác.

2. Vật tư đóng gói và vận chuyển

Nếu bạn gửi hàng vật lý, các vật liệu dùng để đưa sản phẩm đến tay khách hàng thường là chi phí kinh doanh được khấu trừ. Những khoản này dễ bị bỏ sót vì phát sinh với số tiền nhỏ, nhưng chúng có thể cộng dồn rất nhanh.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Thùng carton và túi gửi hàng
• Băng keo và nhãn
• Vật liệu chèn lót và bọc bảo vệ
• Mực in và giấy in vận đơn
• Phí bưu chính và phí chuyển phát
• Bảo hiểm cho đơn hàng
• Chi phí theo dõi đơn hàng và hoàn tất đơn

Nếu bạn sử dụng nhà cung cấp logistics bên thứ ba hoặc trung tâm hoàn tất đơn hàng, các khoản phí dịch vụ đó cũng có thể được khấu trừ như một phần chi phí vận hành.

3. Chi phí website, tên miền và lưu trữ

Cửa hàng trực tuyến là nền tảng của doanh nghiệp bạn, vì vậy các khoản chi cần thiết để duy trì nó thường là chi phí kinh doanh.

Những khoản này có thể bao gồm:

• Đăng ký tên miền
• Lưu trữ website
• Phí sử dụng nền tảng thương mại điện tử
• Mua giao diện và mẫu thiết kế
• Bảo trì và hỗ trợ website
• Phí nhà phát triển hoặc nhà thiết kế

Nếu cửa hàng của bạn phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng số định kỳ, bạn nên theo dõi cẩn thận các khoản thanh toán lặp lại này để không bỏ sót khi khai thuế.

4. Tiếp thị và quảng cáo

Việc thu hút lưu lượng truy cập và doanh số thường đòi hỏi chi tiền cho tiếp thị. May mắn là hầu hết chi phí quảng bá đều được khấu trừ nếu chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh.

Ví dụ bao gồm:

• Quảng cáo trên công cụ tìm kiếm
• Quảng cáo trên mạng xã hội
• Công cụ email marketing
• Chi phí tạo nội dung
• Hợp tác với người ảnh hưởng
• Hoa hồng liên kết
• Quà tặng khuyến mãi
• Thiết kế đồ họa cho chiến dịch

Nếu một chiến dịch nhằm thu hút khách hàng hoặc tăng doanh số, nó thường thuộc nhóm chi phí marketing.

5. Phần mềm và công cụ số

Chủ doanh nghiệp thương mại điện tử thường dựa vào phần mềm để quản lý mọi thứ từ tồn kho đến hỗ trợ khách hàng. Những công cụ này thường được khấu trừ như chi phí vận hành doanh nghiệp.

Các khoản khấu trừ phần mềm phổ biến gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý tồn kho
• Nền tảng email marketing
• Công cụ chăm sóc khách hàng
• Phần mềm thiết kế và chỉnh sửa
• Ứng dụng quản lý dự án
• Công cụ phân tích và báo cáo
• Phần mềm xử lý thanh toán hoặc các khoản phí liên quan

Nếu một công cụ giúp bạn vận hành doanh nghiệp, xử lý giao dịch hoặc cải thiện hoạt động, nó có thể đủ điều kiện là chi phí được khấu trừ.

6. Vật tư và thiết bị văn phòng

Ngay cả doanh nghiệp trực tuyến cũng cần vật tư và thiết bị để vận hành. Dù bạn làm việc tại văn phòng tại nhà hay không gian làm việc riêng, các khoản mua sắm này thường có thể được khấu trừ khi được sử dụng cho mục đích kinh doanh.

Ví dụ bao gồm:

• Bàn làm việc và ghế văn phòng
• Máy tính và màn hình
• Máy in và máy quét
• Sổ tay và văn phòng phẩm
• Vật dụng lưu trữ hồ sơ
• Phụ kiện điện thoại công việc
• Đèn chiếu sáng và thiết bị văn phòng cơ bản

Các khoản mua thiết bị lớn hơn có thể cần được khấu hao theo thời gian thay vì khấu trừ toàn bộ ngay lập tức, tùy theo từng mặt hàng và cách xử lý thuế.

7. Chi phí văn phòng tại nhà

Nhiều chủ doanh nghiệp thương mại điện tử điều hành công ty từ nhà. Nếu bạn có một không gian được sử dụng thường xuyên và riêng biệt cho công việc, bạn có thể đủ điều kiện để yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà.

Khoản khấu trừ này có thể áp dụng cho một phần của:

• Tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Hóa đơn tiện ích
• Dịch vụ internet
• Bảo hiểm chủ nhà
• Sửa chữa và bảo trì
• Thuế tài sản, tùy theo tình huống của bạn

Điểm quan trọng là không gian đó phải được sử dụng cho mục đích kinh doanh theo cách đủ điều kiện. Một bàn ăn chỉ thỉnh thoảng dùng để làm việc với sản phẩm thường không đủ điều kiện giống như một văn phòng riêng biệt.

8. Công tác kinh doanh

Chi phí đi lại liên quan đến kinh doanh cũng có thể được khấu trừ nếu phục vụ một mục đích kinh doanh hợp pháp.

Các chi phí đi công tác có thể được khấu trừ gồm:

• Vé máy bay
• Khách sạn
• Di chuyển tại địa phương
• Phí đỗ xe và phí cầu đường
• Phí tham dự hội nghị
• Chi phí lưu trú khi đi hội chợ thương mại hoặc gặp nhà cung cấp

Nếu bạn kết hợp chuyến đi kinh doanh và cá nhân, thông thường chỉ phần kinh doanh mới được khấu trừ. Hồ sơ rõ ràng đặc biệt quan trọng trong trường hợp chuyến đi có cả công việc lẫn du lịch.

9. Bữa ăn liên quan đến kinh doanh

Một số bữa ăn kinh doanh có thể được khấu trừ trong những tình huống nhất định khi chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như gặp nhà cung cấp, thảo luận hợp đồng hoặc đi công tác.

Bạn nên lưu lại:

• Ngày và địa điểm
• Mục đích kinh doanh
• Ai đã tham dự
• Số tiền trên hóa đơn

Khấu trừ bữa ăn là một lĩnh vực mà hồ sơ chứng từ thường là yếu tố quyết định. Nếu không có mục đích kinh doanh và hồ sơ đầy đủ, khoản chi cho bữa ăn có thể không được chấp nhận.

10. Phí dịch vụ chuyên môn

Doanh nghiệp thương mại điện tử phát triển thường cần chuyên gia bên ngoài hỗ trợ. Phí trả cho các chuyên gia có thể được khấu trừ khi chúng gắn với hoạt động của doanh nghiệp.

Các khoản này có thể bao gồm:

• Kế toán viên ghi sổ
• Chuyên gia kế toán
• Người chuẩn bị tờ khai thuế
• Luật sư
• Cố vấn
• Chuyên gia tuân thủ

Nếu bạn làm việc với các chuyên gia để sắp xếp tài chính, hỗ trợ nộp hồ sơ hoặc xử lý các vấn đề pháp lý và tuân thủ, những chi phí này thường là một phần của chi phí kinh doanh.

11. Chi phí thành lập doanh nghiệp và tuân thủ

Thiết lập pháp nhân và tuân thủ rất quan trọng đối với chủ doanh nghiệp thương mại điện tử muốn giữ cho tài chính cá nhân và doanh nghiệp tách biệt, gọn gàng. Chi phí liên quan đến thành lập có thể bao gồm:

• Phí nộp hồ sơ LLC
• Phí đăng ký bang
• Phí đại diện đăng ký
• Phí xin giấy phép kinh doanh
• Phí báo cáo thường niên
• Phí đăng ký thuế doanh nghiệp

Đối với các nhà sáng lập bắt đầu một doanh nghiệp mới, dịch vụ thành lập có thể giúp thiết lập công ty đúng cách ngay từ đầu. Zenind hỗ trợ doanh nhân với dịch vụ thành lập công ty và các dịch vụ liên quan đến tuân thủ, giúp việc xây dựng nền tảng pháp lý và tài chính rõ ràng trở nên dễ dàng hơn.

12. Phí ngân hàng và xử lý thanh toán

Nếu bạn sử dụng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, cổng thanh toán thương mại hoặc thẻ tín dụng cho hoạt động thương mại điện tử, các khoản phí liên quan cũng có thể được khấu trừ.

Ví dụ bao gồm:

• Phí duy trì tài khoản ngân hàng hàng tháng
• Phí xử lý thẻ tín dụng
• Phí dịch vụ thương gia
• Phí giao dịch ngoại tệ
• Phí chargeback
• Phí chuyển khoản

Những khoản này dễ bị bỏ qua vì thường nhỏ và lặp lại, nhưng trong cả năm chúng có thể ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận của bạn.

Cách giữ cho các khoản khấu trừ thương mại điện tử luôn gọn gàng

Khoản khấu trừ chỉ có ích nếu bạn có thể chứng minh chúng. Chiến lược thuế tốt nhất không phải là khai thật nhiều một cách mạo hiểm. Đó là kế toán có tổ chức và nhất quán.

Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp

Hãy dùng tài khoản ngân hàng doanh nghiệp và thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng. Điều này giúp dễ nhận diện chi phí kinh doanh và giảm rủi ro trộn lẫn chi tiêu cá nhân với các khoản chi được khấu trừ.

Lưu biên lai và hóa đơn

Với mỗi khoản chi, hãy lưu biên lai, hóa đơn hoặc sao kê thể hiện món hàng gì đã được mua, mua khi nào và vì sao cần cho doanh nghiệp.

Lưu trữ số hóa thường tốt hơn giấy vì dễ tìm kiếm và sao lưu hơn. Một cấu trúc thư mục đơn giản theo tháng hoặc theo danh mục chi phí có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ sau này.

Phân loại chi phí nhất quán

Nếu bạn dùng phần mềm kế toán hoặc làm việc với kế toán viên, hãy đảm bảo các khoản chi được phân loại nhất quán. Mục tiêu không chỉ là theo dõi chi tiêu. Mục tiêu là làm cho việc báo cáo thuế dễ dàng và chính xác hơn.

Theo dõi hàng tồn kho cẩn thận

Hàng tồn kho cần được chú ý đặc biệt vì nó ảnh hưởng đến cả giá vốn hàng bán và hàng tồn cuối kỳ. Nếu số lượng kiểm kê không chính xác, khoản khấu trừ và phép tính lợi nhuận của bạn cũng có thể sai lệch.

Đối chiếu tài khoản thường xuyên

Đối chiếu hàng tháng giúp phát hiện chi phí bị thiếu, giao dịch trùng lặp và lỗi trước khi chúng trở thành vấn đề vào mùa thuế. Chờ đến cuối năm sẽ khiến việc xử lý trở nên khó khăn hơn nhiều.

Vì sao thiết lập pháp nhân và lưu trữ hồ sơ lại quan trọng

Doanh nghiệp thương mại điện tử thường bắt đầu rất nhanh, nhưng các vấn đề thuế và tuân thủ cũng có thể phức tạp không kém. Chọn đúng loại pháp nhân, lưu trữ hồ sơ đầy đủ và duy trì tài khoản doanh nghiệp tách biệt có thể tạo ra khác biệt lớn trong mức độ trơn tru của hoạt động theo thời gian.

Một doanh nghiệp được cấu trúc tốt sẽ dễ quản lý hơn vì chi phí dễ theo dõi hơn, các khoản khấu trừ dễ chứng minh hơn và việc nộp hồ sơ cũng dễ chuẩn bị hơn. Với nhiều nhà sáng lập, đó là một trong những lý do đầu tiên để thành lập LLC hoặc một pháp nhân hợp pháp khác trước khi mở rộng doanh số.

Đó cũng là nơi Zenind phát huy vai trò. Nếu bạn đang khởi động hoặc chính thức hóa một doanh nghiệp thương mại điện tử, một quy trình thành lập và tuân thủ đáng tin cậy có thể giúp bạn tập trung vào tăng trưởng thay vì giấy tờ.

Khi nào nên tìm hỗ trợ chuyên nghiệp

Nếu doanh nghiệp thương mại điện tử của bạn còn nhỏ và số lượng giao dịch hạn chế, bạn có thể tự xử lý kế toán cơ bản. Nhưng khi bạn có nhiều kênh bán hàng, tồn kho, quảng cáo trả phí, cộng tác viên và nghĩa vụ thuế theo từng bang, rủi ro sai sót sẽ tăng nhanh.

Có thể đã đến lúc tìm hỗ trợ chuyên nghiệp nếu:

• Bạn bán hàng trên nhiều nền tảng
• Bạn quản lý lượng tồn kho lớn
• Bạn có nhân viên hoặc nhà thầu độc lập
• Bạn hoạt động ở nhiều bang
• Bạn không chắc khoản chi nào được khấu trừ
• Sổ sách của bạn đang bị chậm hoặc không nhất quán

Một kế toán viên hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực có thể giúp bạn phân loại chi phí chính xác, chuẩn bị cho mùa thuế và giảm nguy cơ sai sót tốn kém.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí khởi nghiệp thương mại điện tử có được khấu trừ không?

Một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ, tùy thuộc vào cách chúng phát sinh và cách doanh nghiệp của bạn được cấu trúc. Các ví dụ phổ biến có thể gồm xây dựng thương hiệu, nghiên cứu thị trường, thiết lập website và các khoản phí chuyên môn ban đầu.

Phí xử lý thanh toán có được khấu trừ không?

Có. Các khoản phí do bộ xử lý thanh toán tính thường được xem là chi phí kinh doanh vì chúng là một phần của việc bán sản phẩm trực tuyến.

Tôi có thể khấu trừ hóa đơn internet tại nhà không?

Có thể, nếu dịch vụ internet được sử dụng cho mục đích kinh doanh. Nếu dùng cho cả cá nhân và công việc, bạn có thể chỉ khấu trừ được phần dùng cho kinh doanh.

Tôi có cần tài khoản ngân hàng riêng để được khấu trừ không?

Bạn không bắt buộc phải có tài khoản riêng để yêu cầu khấu trừ, nhưng một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng sẽ giúp sổ sách gọn gàng hơn nhiều và hỗ trợ hồ sơ của bạn tốt hơn.

Điều gì xảy ra nếu tôi bỏ sót một khoản khấu trừ?

Bỏ sót khoản khấu trừ có thể khiến bạn phải nộp thuế nhiều hơn mức cần thiết. Đó là lý do vì sao việc ghi chép định kỳ và lưu hồ sơ có tổ chức lại rất quan trọng.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế cho thương mại điện tử có thể mang lại khoản tiết kiệm đáng kể nếu được theo dõi đúng cách và có hồ sơ rõ ràng hỗ trợ. Hàng tồn kho, vận chuyển, phần mềm, marketing, chi phí văn phòng tại nhà, phí chuyên môn và các khoản chi liên quan đến tuân thủ đều cần được chú ý kỹ.

Cách tiếp cận tốt nhất là xây dựng quy trình kế toán sớm, giữ tài chính cá nhân và doanh nghiệp tách biệt, và xem xét chi phí trong suốt cả năm thay vì đợi đến mùa thuế.

Đối với các nhà sáng lập thương mại điện tử đang thiết lập doanh nghiệp mới, một nền tảng thành lập và tuân thủ vững chắc có thể giúp toàn bộ bức tranh tài chính trở nên dễ quản lý hơn. Khi có cấu trúc phù hợp, bạn có thể dành ít thời gian hơn để dọn dẹp sổ sách và nhiều thời gian hơn để phát triển doanh nghiệp.