Giấy phép và giấy phép con cho doanh nghiệp tại Delaware: Hướng dẫn thực tế cho doanh nghiệp mới

Bắt đầu kinh doanh tại Delaware không chỉ dừng lại ở việc thành lập LLC hoặc công ty cổ phần. Phần lớn nhà sáng lập còn cần xác định các giấy phép và giấy phép con cấp bang, địa phương và liên bang trước khi bắt đầu hoạt động. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào việc bạn bán gì, hoạt động ở đâu và liệu bạn có nhân viên hay không.

Delaware giúp quy trình trở nên dễ dàng hơn thông qua Business First Steps và One Stop, nhưng các quy định vẫn có thể khá nhiều tầng. Một doanh nghiệp điển hình có thể cần:

• giấy phép kinh doanh chung của Delaware
• phê duyệt cấp bang theo từng ngành nghề
• giấy phép của thành phố hoặc thị trấn địa phương
• đăng ký hoặc giấy phép liên bang
• tài khoản thuế cho lao động hoặc gross receipts

Hãy sử dụng hướng dẫn này để hiểu các yêu cầu chính và xây dựng danh sách kiểm tra tuân thủ trước khi ra mắt.

Giấy phép kinh doanh là gì?

Giấy phép kinh doanh là sự cho phép của chính phủ để thực hiện một hoạt động kinh doanh cụ thể. Một số giấy phép có phạm vi rộng và áp dụng cho hầu hết doanh nghiệp trong một bang. Những giấy phép khác có phạm vi hẹp hơn và chỉ áp dụng cho các ngành như dịch vụ ăn uống, xây dựng, dịch vụ chuyên môn hoặc vận tải.

Giấy phép kinh doanh khác với:

• thành lập công ty
• đăng ký công ty
• nộp hồ sơ tài khoản thuế

Thành lập LLC hoặc công ty cổ phần tạo ra pháp nhân. Giấy phép cho phép pháp nhân đó hoạt động. Đăng ký thường có nghĩa là đưa doanh nghiệp vào một hệ thống của chính phủ để có thể được theo dõi cho mục đích thuế hoặc quản lý. Sự khác biệt này rất quan trọng vì nhiều doanh nghiệp tại Delaware cần nhiều hơn một hồ sơ trước khi mở cửa.

Bước 1: Thành lập doanh nghiệp và chuẩn bị các thông tin cơ bản

Trước khi nộp đơn xin giấy phép, hãy quyết định doanh nghiệp sẽ được tổ chức theo cấu trúc nào. Nhiều chủ sở hữu bắt đầu với LLC hoặc công ty cổ phần, nhưng doanh nghiệp tư nhân và công ty hợp danh cũng là những lựa chọn khác. Nếu bạn đang thành lập pháp nhân, hãy nộp hồ sơ thành lập với Delaware Division of Corporations.

Bạn cũng nên xác nhận xem có cần Mã số nhận diện nhà tuyển dụng (EIN) từ IRS hay không. Nhìn chung, EIN sẽ cần nếu bạn có nhân viên, hoạt động dưới dạng công ty cổ phần hoặc công ty hợp danh, hoặc cần một tài khoản thuế liên bang vì lý do khác.

Ở giai đoạn này, nên chuẩn bị sẵn:

• tên doanh nghiệp và cấu trúc pháp lý
• địa chỉ kinh doanh chính
• thông tin liên hệ của chủ sở hữu
• ngày dự kiến bắt đầu hoạt động
• nhóm ngành nghề
• số lượng nhân viên dự kiến

Bước 2: Xin giấy phép kinh doanh chung của Delaware

Phần lớn doanh nghiệp hoạt động tại Delaware nên dự kiến xin giấy phép kinh doanh chung thông qua Delaware Division of Revenue, thường là qua Delaware Business One Stop.

Giấy phép này là yêu cầu cốt lõi đối với nhiều doanh nghiệp, bao gồm cả các công ty được thành lập tại Delaware và các công ty được thành lập ở nơi khác nhưng kinh doanh tại bang này. Nếu doanh nghiệp của bạn tạo doanh thu tại Delaware, bạn nên xác minh xem giấy phép này có áp dụng cho mình hay không trước khi bắt đầu hoạt động.

Nếu bạn sẽ có nhân viên, Delaware cũng có thể yêu cầu hoàn tất các đăng ký bổ sung liên quan đến nhà tuyển dụng, chẳng hạn như:

• báo cáo bảo hiểm thất nghiệp
• bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• đăng ký thuế khấu trừ

Các hồ sơ này tách biệt với giấy phép kinh doanh chung, nhưng thường được thực hiện cùng thời điểm.

Bước 3: Kiểm tra các giấy phép và giấy phép con cấp bang theo từng ngành

Giấy phép kinh doanh chung chỉ là điểm khởi đầu. Delaware còn quản lý nhiều nghề nghiệp và ngành nghề thông qua các giấy phép, chứng nhận hoặc đăng ký bổ sung ở cấp bang.

Một số ví dụ phổ biến gồm:

• cơ sở kinh doanh thực phẩm
• nhà hàng và xe bán đồ ăn
• các ngành xây dựng
• công việc ống nước, điện và HVACR
• salon và cắt tóc nam
• các ngành y tế và dịch vụ liên quan
• dịch vụ bất động sản và thẩm định
• dịch vụ chăm sóc trẻ em và giáo dục
• hoạt động liên quan đến môi trường hoặc lưu trữ
• hoạt động vận tải và logistics

Cách tốt nhất để xác định các yêu cầu này là tìm kiếm trong hệ thống Delaware Business First Steps theo ngành hoặc nghề. Tài nguyên này giúp bạn tìm ra cơ quan quản lý hoạt động cụ thể của mình và chỉ ra quy trình nộp đơn phù hợp.

Nếu bạn hoạt động trong một ngành nghề được quản lý chặt chẽ, đừng cho rằng giấy phép kinh doanh chung là đủ. Trong nhiều trường hợp, giấy phép chuyên môn phải được cấp trước khi bạn có thể cung cấp dịch vụ hợp pháp.

Bước 4: Xem xét các yêu cầu của thành phố, thị trấn và quận

Việc cấp phép tại Delaware không chỉ dừng ở cấp bang. Thành phố, thị trấn hoặc quận nơi bạn đặt cơ sở có thể yêu cầu phê duyệt riêng, đặc biệt nếu bạn có cửa hàng, văn phòng, kho bãi hoặc địa điểm vật lý khác.

Các yêu cầu địa phương có thể bao gồm:

• giấy phép kinh doanh địa phương
• phê duyệt quy hoạch sử dụng đất
• giấy phép sử dụng công trình
• giấy phép biển hiệu
• chấp thuận cho kinh doanh tại nhà
• phê duyệt liên quan đến y tế hoặc phòng cháy
• đăng ký thuế địa phương, nếu có

Nếu bạn dự định làm việc tại nhà, hãy xác minh rằng địa điểm đó được phép sử dụng cho mục đích thương mại. Doanh nghiệp tại nhà thường gặp các hạn chế về quy hoạch, bãi đỗ xe, lưu lượng khách hàng hoặc giới hạn về thiết bị.

Nếu bạn có nhiều địa điểm tại Delaware, hãy kiểm tra từng địa điểm riêng biệt. Một doanh nghiệp hoàn toàn tuân thủ ở một địa chỉ vẫn có thể cần thêm phê duyệt ở địa chỉ khác.

Bước 5: Xác định các giấy phép và đăng ký liên bang

Một số doanh nghiệp cũng cần giấy phép hoặc giấy phép con cấp liên bang. Những yêu cầu này thường gắn với một hoạt động cụ thể hơn là cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp.

Ví dụ bao gồm:

• sản xuất, bán buôn, nhập khẩu hoặc bán rượu
• hoạt động hàng không và máy bay
• súng, đạn dược hoặc chất nổ
• nhập hoặc xuất động vật hoang dã
• đánh bắt cá thương mại
• vận tải biển
• khai khoáng và khoan trên đất liên bang
• phát thanh và viễn thông
• một số hoạt động vận tải và logistics nhất định

Quy định liên bang không thay thế quy định của Delaware. Một doanh nghiệp có thể cần cả hai. Nếu hoạt động của bạn liên quan đến một lĩnh vực liên bang được quản lý, hãy kiểm tra cơ quan có thẩm quyền trước khi ra mắt.

Bước 6: Hiểu các yêu cầu liên quan đến thuế của Delaware

Delaware sử dụng thuế gross receipts thay vì thuế bán hàng truyền thống. Điều đó có nghĩa là nhiều doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế gross receipts dựa trên tổng doanh thu thay vì thu thuế bán hàng từ khách hàng.

Nếu bạn có nhân viên, bạn cũng có thể cần đăng ký và quản lý:

• thuế khấu trừ
• bảo hiểm thất nghiệp
• nghĩa vụ bảo hiểm bồi thường cho người lao động

Tuân thủ thuế là một trong những điểm mà chủ doanh nghiệp mới thường mắc lỗi nhất. Giấy phép cho phép bạn mở cửa không nhất thiết phải là cùng một tài khoản giúp các hồ sơ thuế của bạn luôn đúng hạn.

Bước 7: Chú ý đến các tình huống kinh doanh đặc biệt

Doanh nghiệp trực tuyến

Ngay cả khi bạn bán hàng trực tuyến, Delaware vẫn có thể yêu cầu cấp phép nếu bạn đang hoạt động hoặc tạo doanh thu trong bang. Các doanh nghiệp từ xa thường bỏ sót các yêu cầu cấp bang và địa phương vì họ không có cửa hàng truyền thống.

Doanh nghiệp tại nhà

Một văn phòng tại nhà không tự động miễn trừ yêu cầu cấp phép. Bạn vẫn cần xác nhận giấy phép cấp bang, quy hoạch sử dụng đất và mọi hạn chế của khu dân cư hoặc địa phương.

Doanh nghiệp hoạt động đa bang

Nếu công ty của bạn được thành lập ngoài Delaware nhưng có hiện diện tại Delaware, bạn có thể cần đăng ký hoạt động ngoại bang, xin giấy phép kinh doanh của Delaware và đăng ký các tài khoản thuế và tài khoản nhà tuyển dụng áp dụng.

Hoạt động theo mùa hoặc tạm thời

Doanh nghiệp ngắn hạn hoặc theo mùa vẫn có thể cần giấy phép, đặc biệt nếu hoạt động tại sự kiện, sử dụng không gian công cộng hoặc bán sản phẩm hay dịch vụ thuộc diện quản lý.

Bước 8: Xây dựng lịch gia hạn và tuân thủ

Nhiều giấy phép và giấy phép con hết hạn hằng năm hoặc theo một lịch cố định khác. Bỏ lỡ thời hạn gia hạn có thể làm gián đoạn hoạt động, phát sinh tiền phạt hoặc tạo ra khối lượng công việc hành chính không cần thiết.

Hãy tạo một lịch đơn giản để theo dõi:

• ngày nộp hồ sơ
• ngày phê duyệt
• ngày hết hạn
• thời hạn gia hạn
• ngày gia hạn bảo hiểm
• hạn nộp tờ khai thuế
• nghĩa vụ báo cáo thường niên, nếu có

Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp đang phát triển, đây là một trong những hệ thống tuân thủ dễ thuê ngoài hoặc tự động hóa nhất.

Danh sách kiểm tra thực tế cho việc cấp phép tại Delaware

Trước khi mở cửa, hãy xác nhận những điều sau:

• Pháp nhân của bạn đã được thành lập hoặc đăng ký đúng cách
• Bạn đã có EIN, nếu cần
• Bạn đã xin giấy phép kinh doanh chung của Delaware
• Bạn đã đăng ký các tài khoản nhà tuyển dụng, nếu sẽ tuyển dụng lao động
• Bạn đã kiểm tra các giấy phép chuyên môn hoặc giấy phép theo ngành của cấp bang
• Bạn đã kiểm tra các yêu cầu của thành phố, thị trấn và quận
• Bạn đã xem xét các nghĩa vụ về giấy phép liên bang
• Bạn đã tính đến thuế gross receipts và các hồ sơ thuế cấp bang khác
• Bạn đã tạo lịch gia hạn

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp chủ doanh nghiệp tổ chức tốt hơn trong quá trình thành lập và tuân thủ. Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc công ty cổ phần tại Delaware, Zenind có thể giúp bạn giữ quy trình có hệ thống để bạn tập trung vào việc ra mắt thay vì chạy theo giấy tờ.

Điều đó quan trọng vì việc cấp phép hiếm khi chỉ là một hồ sơ đơn lẻ. Thông thường đó là một chuỗi công việc liên quan đến nhiều cơ quan, thời hạn và khu vực pháp lý khác nhau.

Câu hỏi thường gặp về giấy phép kinh doanh Delaware

Tất cả doanh nghiệp tại Delaware có cần giấy phép không?

Phần lớn doanh nghiệp hoạt động tại Delaware nên dự kiến xin giấy phép kinh doanh chung, và một số ngành còn cần thêm phê duyệt cấp bang hoặc địa phương.

LLC tại Delaware có tự động được phép hoạt động không?

Không. Thành lập LLC chỉ tạo ra pháp nhân, còn giấy phép và đăng ký thuế là các bước riêng biệt.

Delaware có thuế bán hàng không?

Delaware nhìn chung không có thuế bán hàng. Thay vào đó, nhiều doanh nghiệp phải chịu thuế gross receipts và các yêu cầu kê khai cấp bang khác.

Tôi có thể điều hành doanh nghiệp tại nhà ở Delaware không?

Có thể, nhưng trước tiên bạn nên kiểm tra quy hoạch sử dụng đất và quy định cấp phép địa phương. Doanh nghiệp tại nhà thường chịu sự quản lý của thành phố hoặc thị trấn.

Tôi nên bắt đầu từ đâu nếu chưa chắc mình cần gì?

Hãy bắt đầu với Delaware Business First Steps và Delaware Business One Stop. Sau đó kiểm tra chính quyền địa phương và bất kỳ cơ quan liên bang nào quản lý ngành của bạn.

Kết luận

Giấy phép và giấy phép con cho doanh nghiệp tại Delaware sẽ trở nên dễ quản lý hơn khi bạn chia chúng thành nhiều lớp: thành lập bang, giấy phép chung, quy định ngành nghề, phê duyệt địa phương, quy định liên bang và gia hạn định kỳ. Càng lập bản đồ các yêu cầu này sớm, bạn càng có thể mở cửa nhanh hơn và ít gặp bất ngờ hơn.