Thỏa thuận điều hành LLC tại Delaware: Là gì, cần bao gồm những gì và vì sao quan trọng

Thỏa thuận điều hành LLC tại Delaware là một trong những tài liệu nội bộ quan trọng nhất của một công ty trách nhiệm hữu hạn. Tài liệu này đặt ra các nguyên tắc cơ bản về cách doanh nghiệp được sở hữu, quản lý và vận hành. Mặc dù Delaware không yêu cầu hầu hết LLC phải nộp thỏa thuận này cho tiểu bang, nhưng việc có một thỏa thuận như vậy là lựa chọn thông minh cho mọi nhà sáng lập, dù công ty chỉ có một thành viên hay nhiều thành viên.

Nếu bạn đang thành lập một LLC tại Delaware, thỏa thuận điều hành giúp biến hồ sơ thành lập của bạn thành một cấu trúc doanh nghiệp vận hành thực sự. Nó giảm bớt nhầm lẫn, xác định thẩm quyền ra quyết định và tạo ra một hồ sơ rõ ràng về các quy tắc mà các thành viên đã thống nhất tuân theo. Với nhiều chủ doanh nghiệp, đây cũng là cách thực tế để tăng độ tin cậy với ngân hàng, nhà đầu tư và đối tác.

Thỏa thuận điều hành LLC tại Delaware là gì?

Thỏa thuận điều hành LLC tại Delaware là hợp đồng quản trị của công ty. Tài liệu này nêu rõ LLC sẽ được vận hành như thế nào và các thành viên sẽ tương tác với nhau ra sao. Thỏa thuận có thể bao quát mọi thứ, từ tỷ lệ sở hữu và quyền biểu quyết cho đến phân chia lợi nhuận và giải quyết tranh chấp.

Trên thực tế, thỏa thuận điều hành đóng vai trò như hiến pháp nội bộ của LLC. Nó trả lời những câu hỏi như:

• Ai sở hữu công ty?
• Ai đưa ra quyết định?
• Lợi nhuận và thua lỗ được chia như thế nào?
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên rút khỏi công ty?
• Các bế tắc hoặc tranh chấp được giải quyết ra sao?

Nếu không có tài liệu này, công ty có thể mặc nhiên áp dụng các quy định trong luật LLC của Delaware, điều này có thể không phản ánh đúng ý định thực tế của doanh nghiệp.

Vì sao mọi LLC tại Delaware nên có thỏa thuận này

Nhiều chủ sở hữu cho rằng thỏa thuận điều hành chỉ cần thiết đối với các công ty lớn. Trên thực tế, một thỏa thuận được soạn thảo tốt có ích cho hầu hết mọi LLC.

1. Làm rõ quyền sở hữu và quản lý

LLC có thể được quản lý bởi các thành viên hoặc bởi các nhà quản lý được chỉ định. Thỏa thuận điều hành nên nêu rõ mô hình nào được áp dụng và mỗi người có quyền hạn gì. Sự rõ ràng này giúp tránh tranh chấp về sau.

2. Hỗ trợ trách nhiệm hữu hạn

LLC được thiết kế để tách nghĩa vụ kinh doanh khỏi tài sản cá nhân, nhưng sự bảo vệ đó sẽ mạnh hơn khi công ty được vận hành như một doanh nghiệp thực sự, có tính chính thức. Một thỏa thuận điều hành bằng văn bản giúp chứng minh rằng LLC đang được vận hành tách biệt với chủ sở hữu.

3. Giảm xung đột nội bộ

Các bất đồng kinh doanh thường dễ giải quyết hơn khi nguyên tắc đã được ghi sẵn từ trước. Một thỏa thuận tốt có thể giảm sự không chắc chắn về biểu quyết, chuyển nhượng quyền sở hữu và thẩm quyền điều hành hằng ngày.

4. Hỗ trợ ngân hàng và huy động vốn

Ngân hàng và các tổ chức tài chính khác thường yêu cầu thỏa thuận điều hành trước khi mở tài khoản doanh nghiệp hoặc xem xét hồ sơ vay vốn. Tài liệu này giúp xác nhận ai có thẩm quyền đại diện cho LLC.

5. Tạo lộ trình cho thay đổi

Doanh nghiệp luôn thay đổi. Thành viên có thể rời đi, nhà đầu tư mới có thể tham gia hoặc cơ cấu quản lý có thể thay đổi. Thỏa thuận điều hành có thể quy định quy trình xử lý các thay đổi đó mà không cần ứng biến vội vàng.

LLC một thành viên và nhiều thành viên

Nội dung của thỏa thuận điều hành phụ thuộc vào việc LLC có một chủ sở hữu hay nhiều chủ sở hữu.

LLC một thành viên

LLC một thành viên vẫn được hưởng lợi từ thỏa thuận điều hành. Ngay cả khi chỉ có một chủ sở hữu, tài liệu này vẫn giúp củng cố sự tách biệt giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp. Nó cũng có thể cung cấp hồ sơ rõ ràng cho ngân hàng, bên cho vay và cơ quan nhà nước.

Với LLC một thành viên, thỏa thuận thường bao gồm:

• quyền sở hữu của thành viên duy nhất
• thẩm quyền quản lý
• quy trình thuế và lưu trữ hồ sơ
• quy trình bổ sung thành viên trong tương lai
• hướng dẫn giải thể nếu doanh nghiệp chấm dứt hoạt động

LLC nhiều thành viên

LLC nhiều thành viên cần một thỏa thuận chi tiết hơn nhiều vì phải điều chỉnh mối quan hệ giữa các chủ sở hữu khác nhau. Tài liệu nên nêu cụ thể về việc ra quyết định, vốn góp, phân bổ lợi nhuận và quyền rút lui.

Khi nhiều người cùng sở hữu một doanh nghiệp, việc suy đoán là rất rủi ro. Thỏa thuận điều hành nên giảm sự mơ hồ tối đa có thể.

Các điều khoản quan trọng cần bao gồm

Một thỏa thuận điều hành LLC tại Delaware tốt nên được thiết kế phù hợp với doanh nghiệp, nhưng hầu hết các thỏa thuận đều có những điều khoản sau.

1. Thông tin cơ bản về công ty

Bắt đầu với những thông tin nền tảng:

• tên LLC
• địa chỉ kinh doanh chính
• thông tin đại lý đăng ký
• ngày thành lập
• mục đích kinh doanh

Phần này xác định công ty và thiết lập khuôn khổ pháp lý của tài liệu.

2. Thành viên và tỷ lệ sở hữu

Liệt kê các thành viên và tỷ lệ sở hữu hoặc số đơn vị sở hữu của họ. Nếu các thành viên góp vốn, tài sản hoặc dịch vụ với mức độ khác nhau, thỏa thuận nên giải thích cách các khoản đóng góp đó được xử lý.

Thỏa thuận cũng có thể nêu rõ liệu có yêu cầu góp vốn bổ sung trong tương lai hay không và các khoản đóng góp đó ảnh hưởng thế nào đến quyền sở hữu.

3. Cơ cấu quản lý

Xác định LLC là do thành viên quản lý hay do nhà quản lý quản lý.

• Trong LLC do thành viên quản lý, các thành viên trực tiếp điều hành doanh nghiệp.
• Trong LLC do nhà quản lý quản lý, các nhà quản lý được chỉ định sẽ đưa ra các quyết định hằng ngày.

Phần này cũng nên xác định ai có thẩm quyền ký hợp đồng, mở tài khoản, thuê nhân viên và phê duyệt các hành động kinh doanh quan trọng.

4. Quyền biểu quyết và ra quyết định

Thỏa thuận nên giải thích cách các quyết định được thông qua. Một số câu hỏi thường gặp gồm:

• Mỗi thành viên có một phiếu hay số phiếu gắn với tỷ lệ sở hữu?
• Hành động nào cần đa số đơn giản?
• Hành động nào cần sự đồng ý nhất trí?
• Có yêu cầu túc số trong các cuộc họp hay không?

Càng được viết rõ ràng, việc ra quyết định càng ít gây nhầm lẫn.

5. Phân bổ lợi nhuận và thua lỗ

Thỏa thuận nên nêu rõ lợi nhuận và thua lỗ sẽ được phân bổ giữa các thành viên như thế nào. Trong nhiều LLC, việc phân bổ dựa trên tỷ lệ sở hữu, nhưng không bắt buộc phải như vậy.

Phần này cũng nên giải thích khi nào sẽ phân phối lợi nhuận và liệu công ty có giữ lại lợi nhuận để vận hành hoặc phát triển hay không.

6. Chuyển nhượng quyền sở hữu

Các thành viên có thể muốn kiểm soát ai được trở thành chủ sở hữu mới. Thỏa thuận điều hành nên đề cập:

• liệu thành viên có thể bán hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu của mình hay không
• liệu các thành viên khác có quyền ưu tiên mua trước hay không
• quy trình mua lại khi xảy ra cái chết, mất năng lực, nghỉ hưu hoặc rút lui
• phương pháp định giá quyền sở hữu

Những quy tắc này giúp bảo vệ công ty khỏi các thay đổi sở hữu không mong muốn.

7. Họp và lưu trữ hồ sơ

Mặc dù LLC thường linh hoạt hơn công ty cổ phần, họ vẫn nên duy trì hồ sơ tốt. Thỏa thuận có thể yêu cầu họp định kỳ, văn bản chấp thuận cho các hành động quan trọng và tiêu chuẩn lưu giữ hồ sơ tài chính và thuế.

Điều này đặc biệt hữu ích nếu LLC muốn cho bên cho vay, đối tác hoặc chuyên gia thuế thấy rằng công ty đang được vận hành một cách chuyên nghiệp.

8. Giải quyết tranh chấp

Tranh chấp là điều khó tránh khỏi. Một thỏa thuận tốt sẽ đưa ra quy trình giải quyết trước khi vấn đề trở thành rắc rối pháp lý tốn kém.

Các công cụ có thể bao gồm:

• thương lượng không chính thức
• hòa giải
• trọng tài
• cơ chế phá bế tắc

Việc xử lý tranh chấp từ trước có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và các mối quan hệ.

9. Nghĩa vụ ủy thác và trách nhiệm pháp lý

Thỏa thuận có thể đề cập đến nghĩa vụ mà các thành viên hoặc nhà quản lý phải thực hiện đối với LLC và đối với nhau. Nó cũng có thể giải thích về bồi thường, miễn trừ trách nhiệm và giới hạn trách nhiệm cá nhân trong phạm vi pháp luật cho phép.

Phần này cần được soạn thảo cẩn trọng để ngôn ngữ phù hợp với mục tiêu của công ty và luật áp dụng.

10. Giải thể và thanh lý

Mọi LLC nên có kế hoạch cho trường hợp doanh nghiệp chấm dứt hoạt động. Thỏa thuận nên giải thích:

• những sự kiện nào kích hoạt việc giải thể
• ai có thẩm quyền thanh lý công ty
• chủ nợ được thanh toán như thế nào
• tài sản còn lại được phân chia ra sao

Một kế hoạch thoát rõ ràng giúp giảm nguy cơ tranh chấp trong giai đoạn khó khăn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhiều chủ LLC sử dụng các mẫu chung mà không điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp. Điều đó có thể gây ra vấn đề về sau.

Hãy tránh những sai lầm sau:

• sao chép mẫu mà không xem xét các quy định riêng của tiểu bang
• bỏ sót thẩm quyền quản lý
• không đề cập đến việc thành viên rút lui hoặc mua lại phần vốn
• dùng ngôn ngữ mơ hồ về phân phối lợi nhuận
• bỏ qua quy trình giải quyết tranh chấp
• không cập nhật thỏa thuận sau khi có thay đổi về sở hữu hoặc hoạt động kinh doanh

Một thỏa thuận yếu có thể tạo ra nhiều bất định hơn cả việc không có thỏa thuận.

Khi nào nên soạn thảo thỏa thuận

Thời điểm tốt nhất để tạo thỏa thuận điều hành là khi thành lập LLC hoặc ngay sau khi thành lập. Việc chờ đến khi có tranh chấp thường đồng nghĩa với việc công ty đang cố gắng giải quyết vấn đề sau khi sự việc đã xảy ra.

Soạn thảo sớm cho phép các thành viên thống nhất quy tắc khi mối quan hệ vẫn còn tốt và kỳ vọng vẫn còn rõ ràng.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với cách tiếp cận hợp lý và thực tiễn. Nếu bạn đang thành lập một LLC tại Delaware, thực hiện đúng các bước thành lập là nền tảng cho mọi việc sau đó.

Một LLC được thành lập đúng cách, đi cùng một thỏa thuận điều hành được soạn thảo tốt, sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có cấu trúc ngay từ ngày đầu. Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập muốn tiến hành nhanh chóng trong quá trình thành lập nhưng vẫn giữ sự tổ chức và tuân thủ.

Nếu bạn đang xây dựng một LLC tại Delaware, việc dành thời gian thiết lập đúng các quy tắc nội bộ từ đầu là rất đáng giá. Như vậy, công ty của bạn sẽ khởi đầu với một cấu trúc rõ ràng thay vì phải đưa ra quyết định trong áp lực về sau.

Kết luận

Thỏa thuận điều hành LLC tại Delaware không chỉ là một tài liệu hình thức. Đây là công cụ thực tiễn giúp xác định quyền sở hữu, quản lý, quyền tài chính và quy trình giải quyết tranh chấp. Dù LLC của bạn có một thành viên hay nhiều thành viên, thỏa thuận này đều có thể giúp giảm rủi ro và hỗ trợ vận hành trơn tru hơn.

Những thỏa thuận tốt nhất là cụ thể, rõ ràng và phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Nếu bạn đang thành lập một LLC tại Delaware, hãy đưa thỏa thuận điều hành vào quy trình ngay từ đầu để công ty có nền tảng nội bộ vững chắc.