Hướng dẫn đăng ký công ty nước ngoài tại District of Columbia

Nếu công ty của bạn được thành lập bên ngoài Washington, DC và bạn muốn kinh doanh tại District này, bạn có thể cần hoàn tất thủ tục đăng ký công ty nước ngoài trước khi bắt đầu hoạt động. Đăng ký công ty nước ngoài không tạo ra một công ty mới. Thủ tục này chỉ cho phép một công ty hiện hữu, được thành lập tại bang khác, được phép tiến hành hoạt động kinh doanh tại DC.

Đối với nhiều doanh nghiệp, đây là bước tuân thủ tiếp theo sau khi mở rộng sang một thị trường mới. Đây cũng là bước giúp bạn duy trì tình trạng tốt, tránh các vấn đề về hồ sơ và giữ cho hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Đăng ký công ty nước ngoài có nghĩa là gì

Công ty nước ngoài không phải là công ty đến từ một quốc gia khác. Trong luật kinh doanh của Hoa Kỳ, “nước ngoài” thường có nghĩa là được thành lập tại một bang khác. Nếu công ty của bạn được thành lập tại Delaware, Maryland, Virginia hoặc bất kỳ bang nào khác, và bạn bắt đầu kinh doanh tại DC, bạn có thể cần đăng ký với District of Columbia với tư cách là một công ty nước ngoài.

Tại DC, biểu mẫu được dùng cho quy trình này là Foreign Registration Statement, Form FN-1.

Khi nào công ty nước ngoài nên đăng ký tại DC

Không có một quy tắc duy nhất phù hợp với mọi doanh nghiệp, nhưng việc đăng ký công ty nước ngoài thường được yêu cầu khi một công ty có sự hiện diện kinh doanh thực tế tại District. Ví dụ có thể bao gồm:

• Duy trì văn phòng tại DC
• Tuyển nhân viên làm việc tại DC
• Thuê mặt bằng thương mại tại District
• Thường xuyên gặp khách hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại DC
• Thực hiện các hoạt động kinh doanh liên tục khác tại District

Nếu hoạt động của bạn tại DC chỉ mang tính hạn chế hoặc phát sinh không thường xuyên, bạn có thể không cần đăng ký. Cách an toàn nhất là xem xét kỹ phạm vi hoạt động trước khi bắt đầu tiến hành kinh doanh.

Những gì bạn cần trước khi nộp Form FN-1

Trước khi nộp hồ sơ đăng ký công ty nước ngoài, hãy chuẩn bị các thông tin cơ bản mà đơn đăng ký sẽ cần:

• Tên pháp lý của công ty
• Bang thành lập
• Loại hình pháp nhân
• Ngày thành lập
• Ngày doanh nghiệp bắt đầu hoặc sẽ bắt đầu tiến hành kinh doanh tại DC
• Địa chỉ kinh doanh chính
• Tên và địa chỉ tại DC của đại diện đăng ký
• Mục đích kinh doanh
• Tên và chữ ký của một giám đốc điều hành được ủy quyền hoặc người có thẩm quyền khác
• Tên thay thế mà công ty sẽ sử dụng tại DC nếu tên pháp lý không còn khả dụng

Bạn cũng nên bảo đảm thông tin công ty thống nhất giữa hồ sơ thành lập, hồ sơ thuế và tài liệu nội bộ. Sự không nhất quán về tên và địa chỉ là một nguyên nhân phổ biến gây chậm trễ hồ sơ.

Từng bước: Cách đăng ký công ty nước ngoài tại DC

1. Xác nhận việc đăng ký công ty nước ngoài có bắt buộc hay không

Hãy bắt đầu bằng việc xem xét cách công ty của bạn sẽ hoạt động tại District. Nếu sự hiện diện kinh doanh của bạn mang tính liên tục, không phải chỉ xảy ra một lần, và gắn với hoạt động tạo doanh thu tại DC, thì việc đăng ký thường là cần thiết.

2. Chọn đại diện đăng ký tại DC

Một công ty nước ngoài tại DC phải có đại diện đăng ký với địa chỉ đường phố thực tế trong District. Đại diện đăng ký sẽ nhận các thông báo chính thức và giấy tờ tống đạt thay mặt công ty.

Bạn không thể sử dụng hộp thư P.O. box cho văn phòng đăng ký. Địa chỉ phải là địa chỉ đường phố thực tế tại DC.

3. Chuẩn bị thông tin hồ sơ

Điền cẩn thận các thông tin doanh nghiệp được yêu cầu. Nếu tên pháp lý chính xác của bạn không còn khả dụng tại District, bạn có thể cần sử dụng tên thay thế cho hoạt động tại DC.

Đây cũng là thời điểm để kiểm tra rằng thông tin trụ sở chính, đại diện đăng ký và người ký được ủy quyền đều chính xác và cập nhật.

4. Nộp Form FN-1 cho District

District of Columbia sử dụng Form FN-1, Foreign Registration Statement cho việc đăng ký công ty nước ngoài.

Theo bảng phí của DC, lệ phí nộp Foreign Registration Statement là 220 USD.

Bạn có thể nộp qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp của DC hoặc qua thư, tùy theo các lựa chọn nộp hồ sơ hiện có của District.

5. Chờ phê duyệt và lưu hồ sơ

Khi District chấp nhận hồ sơ của bạn, công ty của bạn được phép kinh doanh tại DC với tư cách là một pháp nhân nước ngoài đã đăng ký. Hãy giữ bản sao hồ sơ được phê duyệt và xác nhận cùng với hồ sơ doanh nghiệp của bạn.

Phí nộp hồ sơ cho công ty nước ngoài tại District of Columbia

Phí nộp hồ sơ tại DC rất quan trọng vì chúng ảnh hưởng đến cả chi phí đăng ký ban đầu lẫn ngân sách tuân thủ thường xuyên của bạn.

Mức phí hiện tại cho pháp nhân nước ngoài tại DC bao gồm:

• Foreign registration statement: 220 USD
• Sửa đổi foreign registration statement: 220 USD
• Rút lại foreign registration statement: 220 USD
• Báo cáo hai năm một lần: 300 USD
• Phí nộp muộn cho báo cáo hai năm một lần quá hạn: 100 USD

Phí có thể thay đổi, vì vậy hãy luôn xác nhận bảng phí mới nhất trước khi nộp hồ sơ.

Tuân thủ liên tục sau khi đăng ký

Đăng ký công ty chỉ là bước đầu tiên. Khi công ty của bạn đã được phép kinh doanh tại DC, bạn phải tiếp tục đáp ứng các nghĩa vụ báo cáo và thuế của District.

Báo cáo hai năm một lần

Các pháp nhân nước ngoài đã đăng ký tại DC phải nộp báo cáo hai năm một lần. Theo luật của DC, báo cáo đầu tiên đến hạn vào ngày 1 tháng 4 của năm sau khi công ty đăng ký kinh doanh tại District.

Sau đó, báo cáo được nộp mỗi hai năm một lần. Mức phí báo cáo hiện tại là 300 USD.

Tuân thủ thuế

Công ty của bạn cũng có thể có nghĩa vụ thuế tại DC tùy thuộc vào cách thức hoạt động và nguồn phát sinh thu nhập. Hãy bảo đảm hồ sơ liên bang, hồ sơ tại bang nơi đặt trụ sở và hồ sơ tại DC được phối hợp chặt chẽ để bạn không bỏ sót thời hạn hoặc khai trùng thông tin.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Các vấn đề về đăng ký công ty nước ngoài thường bắt nguồn từ những sai sót nhỏ trong hồ sơ, sau đó dẫn đến chậm trễ lớn hơn. Hãy chú ý các lỗi sau:

• Nộp hồ sơ dưới sai tên pháp lý của thực thể
• Sử dụng đại diện đăng ký không có địa chỉ thực tế tại DC
• Quên cập nhật địa chỉ hoặc thông tin giám đốc điều hành
• Cho rằng bạn không cần đăng ký vì doanh nghiệp của bạn được thành lập ở bang khác
• Bỏ lỡ hạn nộp báo cáo hai năm một lần sau khi đăng ký
• Bỏ sót nghĩa vụ thuế sau khi được chấp thuận

Rà soát cẩn thận ngay từ đầu sẽ dễ hơn nhiều so với việc phải sửa một hồ sơ bị từ chối hoặc thiếu sót sau đó.

Vì sao doanh nghiệp sử dụng Zenind cho việc đăng ký công ty nước ngoài

Zenind giúp chủ doanh nghiệp xử lý thủ tục đăng ký công ty nước ngoài bằng một quy trình tinh gọn, được thiết kế cho những người sáng lập và nhà vận hành chú trọng tuân thủ. Nếu bạn đang mở rộng sang Washington, DC, Zenind có thể giúp bạn sắp xếp hồ sơ, quản lý các bước nộp đơn và theo dõi các nghĩa vụ quan trọng ở cấp bang sau khi đăng ký.

Sự hỗ trợ đó đặc biệt hữu ích khi bạn đang mở rộng sang nhiều bang, quản lý nhiều thời hạn hoặc muốn đội ngũ của mình tập trung vào tăng trưởng thay vì giấy tờ hành chính.

Câu hỏi thường gặp

Công ty nước ngoài có giống với công ty được thành lập ở một quốc gia khác không?

Không. Trong ngữ cảnh này, “nước ngoài” thường có nghĩa là được thành lập tại một bang khác của Hoa Kỳ, không phải ở một quốc gia khác.

Đăng ký tại DC có tạo ra một công ty mới không?

Không. Việc đăng ký công ty nước ngoài không tạo ra một pháp nhân mới. Nó chỉ cho phép công ty hiện hữu của bạn tiến hành kinh doanh tại DC.

Tôi có cần đại diện đăng ký tại District không?

Có. Một công ty nước ngoài đăng ký tại DC phải duy trì đại diện đăng ký có địa chỉ thực tế tại District.

Điều gì xảy ra nếu tôi kinh doanh tại DC mà không đăng ký?

Nếu hoạt động kinh doanh của bạn thuộc diện phải đăng ký công ty nước ngoài nhưng bạn không đăng ký, bạn có thể gặp vấn đề về hồ sơ, bị xử phạt hoặc gặp khó khăn khi thực thi quyền lợi tại District. Hậu quả cụ thể phụ thuộc vào tình huống thực tế và luật áp dụng.

Báo cáo hai năm một lần có phải nộp hằng năm không?

Không. Tại DC, đây là báo cáo hai năm một lần, nghĩa là được nộp mỗi hai năm sau khi chu kỳ báo cáo đầu tiên bắt đầu.

Kết luận

Nếu công ty của bạn được thành lập ngoài Washington, DC nhưng đang mở rộng sang đây, việc đăng ký công ty nước ngoài là một bước tuân thủ quan trọng. Form FN-1, yêu cầu về đại diện đăng ký, lệ phí nộp 220 USD và lịch báo cáo hai năm một lần đều cần được theo dõi cẩn thận.

Khi bạn xử lý đúng hồ sơ ngay từ đầu, bạn sẽ giảm rủi ro tuân thủ và dễ dàng vận hành tại District với sự tự tin hơn.