Cách Tính Chi Phí Khởi Nghiệp Doanh Nghiệp Nhỏ tại Hoa Kỳ

Bắt đầu kinh doanh cần nhiều hơn một ý tưởng hay. Nó đòi hỏi một ngân sách thực tế, kế hoạch kỷ luật và sự hiểu rõ về chi phí để mở cửa và duy trì hoạt động trong những tháng đầu tiên. Nếu bạn ước tính quá thấp, bạn có thể cạn tiền trước khi doanh nghiệp tạo được đà tăng trưởng. Nếu bạn ước tính quá cao, bạn có thể trì hoãn việc ra mắt hoặc vay quá nhiều.

Hướng dẫn này giải thích cách tính chi phí khởi nghiệp doanh nghiệp nhỏ từng bước, những nhóm chi phí cần bao gồm, cách dự báo chi phí định kỳ và cách xây dựng một ngân sách hỗ trợ việc gọi vốn, lập kế hoạch thuế và tăng trưởng dài hạn. Dù bạn đang thành lập LLC, khởi động một doanh nghiệp dịch vụ cá nhân, mở một cửa hàng bán lẻ hay xây dựng một công ty trực tuyến, quy trình cốt lõi vẫn giống nhau: xác định mọi khoản chi, ước tính từng khoản một cách thận trọng và cộng tổng để tạo ra một ngân sách khởi nghiệp có thể sử dụng thực tế.

Chi phí khởi nghiệp là gì

Chi phí khởi nghiệp là các khoản chi bạn phát sinh trước khi doanh nghiệp bắt đầu tạo doanh thu ổn định và các khoản cần thiết để duy trì hoạt động sau khi ra mắt. Một số là chi phí một lần, chẳng hạn như thiết bị hoặc phí thành lập. Những khoản khác mang tính định kỳ, chẳng hạn như tiền thuê, lương nhân viên, bảo hiểm và đăng ký phần mềm.

Mục tiêu không chỉ là biết bạn cần bao nhiêu tiền vào ngày đầu tiên. Mục tiêu là hiểu cần bao nhiêu vốn để đạt đến trạng thái vận hành ổn định. Điều đó bao gồm:

• Chi phí mở cửa
• Hàng tồn kho ban đầu hoặc thiết bị
• Phí chuyên môn và pháp lý
• Chi phí marketing và ra mắt
• Vốn lưu động cho những tháng đầu vận hành
• Quỹ dự phòng cho các chi phí phát sinh

Một ngân sách khởi nghiệp tốt giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về loại hình pháp nhân, tài trợ, định giá và tuyển dụng. Nó cũng trở thành công cụ hữu ích khi bạn nộp đơn vay vốn, thuyết trình với nhà đầu tư hoặc giải thích kế hoạch kinh doanh với đối tác.

Vì sao lập ngân sách khởi nghiệp chính xác lại quan trọng

Một ngân sách khởi nghiệp thực tế không chỉ giúp sổ sách gọn gàng. Nó ảnh hưởng đến hầu hết mọi quyết định lớn bạn đưa ra trước khi ra mắt.

Nó giúp bạn chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp

Khi so sánh các lựa chọn pháp nhân như LLC hoặc corporation, bạn cũng nên xem xét chi phí thành lập và tuân thủ. Phí thành lập, phí báo cáo thường niên, dịch vụ đại diện đăng ký, hồ sơ nộp lên tiểu bang và đăng ký thuế đều ảnh hưởng đến tổng chi phí bắt đầu.

Nó hỗ trợ yêu cầu vốn

Ngân hàng, bên cho vay và nhà đầu tư muốn thấy rằng bạn hiểu rõ con số của mình. Một ngân sách khởi nghiệp chi tiết cho thấy bạn biết mình cần gì, vì sao cần và sẽ sử dụng số tiền đó như thế nào.

Nó cải thiện việc định giá và lập kế hoạch doanh thu

Nếu bạn biết chi phí vận hành, bạn có thể xây dựng mức giá hỗ trợ lợi nhuận thay vì chỉ đoán mò. Điều đó đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp dịch vụ, nơi các quyết định giá ban đầu có thể định hình toàn bộ tương lai công ty.

Nó giảm rủi ro khi ra mắt

Nhiều startup thất bại vì đánh giá thấp nhu cầu tiền mặt. Một ngân sách kỹ lưỡng giúp bạn có thời gian chuẩn bị cho giấy phép, thiết bị, phần mềm, nhân sự và doanh thu có thể đến chậm hơn dự kiến.

Bước 1: Liệt kê mọi khoản chi khởi nghiệp

Bước đầu tiên là xác định tất cả các chi phí doanh nghiệp sẽ phải chịu trước và sau khi ra mắt. Đừng dựa vào trí nhớ. Hãy lập danh sách bằng văn bản và chia thành từng nhóm.

Các nhóm chi phí khởi nghiệp phổ biến

Chi phí thành lập và pháp lý

Các khoản này có thể bao gồm:

• Phí nộp hồ sơ tiểu bang
• Chi phí thành lập LLC hoặc corporation
• Phí dịch vụ đại diện đăng ký
• Phí xin giấy phép kinh doanh
• Phí đăng ký nhãn hiệu
• Tư vấn pháp lý
• Điều lệ hoạt động hoặc quy chế công ty
• Phí thiết lập kế toán

Nếu bạn đang thành lập một công ty mới, những chi phí này có thể chiếm một phần đáng kể trong ngân sách khởi nghiệp. Chúng có thể nhỏ hơn so với thiết bị hoặc lương, nhưng thường là điều kiện bắt buộc trước khi bạn có thể hoạt động hợp pháp.

Chi phí địa điểm và cơ sở vật chất

Nếu doanh nghiệp cần không gian vật lý, hãy bao gồm:

• Tiền đặt cọc thuê
• Tiền thuê mặt bằng
• Tiện ích
• Cải tạo hoặc xây dựng nội thất
• Nội thất và trang thiết bị cố định
• Hệ thống an ninh
• Vệ sinh và bảo trì
• Biển hiệu

Ngay cả doanh nghiệp tại nhà cũng có thể có chi phí liên quan đến địa điểm, chẳng hạn như thiết lập văn phòng riêng hoặc một phần chi phí sinh hoạt dùng cho mục đích kinh doanh.

Thiết bị và vật tư

Tùy theo mô hình kinh doanh, bạn có thể cần:

• Máy tính và màn hình
• Thiết bị điểm bán hàng
• Dụng cụ và máy móc
• Bàn ghế
• Vật liệu đóng gói
• Văn phòng phẩm
• Thiết bị giao hàng
• Thiết bị chuyên dụng cho sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ

Hàng tồn kho và vật liệu

Doanh nghiệp bán lẻ, thương mại điện tử và doanh nghiệp dựa trên sản phẩm thường cần hàng tồn kho ban đầu. Doanh nghiệp dịch vụ vẫn có thể cần vật liệu, sản phẩm mẫu hoặc vật tư tiêu hao.

Công nghệ và phần mềm

Doanh nghiệp hiện đại thường cần các công cụ số định kỳ, bao gồm:

• Phần mềm kế toán
• Công cụ xử lý thanh toán
• Công cụ đặt lịch
• Phần mềm CRM
• Phần mềm thiết kế hoặc cộng tác
• Đăng ký tên miền
• Lưu trữ website
• Dịch vụ bảo mật và sao lưu

Nhân sự và tiền lương

Nếu bạn dự định tuyển người, hãy bao gồm:

• Phí tuyển dụng
• Chi phí thiết lập bảng lương
• Tiền công và tiền lương
• Thanh toán cho nhà thầu độc lập
• Đào tạo
• Onboarding nhân viên
• Phúc lợi
• Thuế lao động

Ngay cả khi bạn chưa tuyển ngay, bạn vẫn nên ước tính chi phí nhân sự khi doanh nghiệp phát triển.

Marketing và bán hàng

Một đợt ra mắt thường cần một mức độ quảng bá nhất định. Hãy bao gồm:

• Thiết kế website
• Xây dựng thương hiệu
• Thiết kế logo
• Danh thiếp
• Tờ rơi hoặc brochure
• Quảng cáo trả phí
• Công cụ mạng xã hội
• Phần mềm email marketing
• Tài trợ sự kiện
• Khuyến mãi ra mắt

Bảo hiểm và tuân thủ

Nhiều doanh nghiệp cần dự trù cho:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm chuyên ngành
• Phần mềm tuân thủ hoặc kiểm toán

Vốn lưu động

Vốn lưu động là số tiền mặt bạn cần để duy trì hoạt động khi doanh thu vẫn đang phát triển. Đây là một trong những chi phí khởi nghiệp dễ bị bỏ sót nhất. Nó có thể bao gồm:

• Lương
• Tiền thuê
• Đăng ký dịch vụ
• Tiện ích
• Thanh toán khoản vay
• Bổ sung hàng tồn kho
• Thuế

Bước 2: Tách chi phí một lần và chi phí định kỳ

Sau khi có danh sách đầy đủ, hãy chia các khoản thành hai nhóm.

Chi phí một lần

Đây là các khoản thường chỉ trả một lần khi ra mắt hoặc không thường xuyên.

Ví dụ:

• Phí thành lập
• Mua thiết bị
• Xây dựng thương hiệu ban đầu
• Thiết lập website
• Tiền đặt cọc thuê
• Nội thất văn phòng
• Quảng cáo ra mắt
• Hàng tồn kho ban đầu

Chi phí định kỳ

Đây là các khoản bạn dự kiến sẽ trả lặp lại.

Ví dụ:

• Tiền thuê
• Lương
• Đăng ký phần mềm
• Phí bảo hiểm
• Chi phí marketing
• Bổ sung hàng tồn kho
• Tiện ích
• Thanh toán thuế
• Dịch vụ kế toán

Sự phân biệt này quan trọng vì chi phí một lần ảnh hưởng đến số vốn cần để bắt đầu, còn chi phí định kỳ quyết định lượng tiền mặt bạn cần để sống sót qua những tháng đầu.

Bước 3: Tìm hiểu giá thực tế

Ngân sách khởi nghiệp nên dựa trên con số thực, không phải ước chừng chung chung.

Hãy dùng nhiều nguồn để ước tính từng khoản:

• Báo giá từ nhà cung cấp
• Tin đăng thuê mặt bằng địa phương
• Danh mục nhà cung cấp
• Ước tính từ dịch vụ chuyên môn
• Mức tham chiếu của ngành
• Biểu phí của chính phủ
• Nghiên cứu giá của đối thủ
• Cố vấn hoặc người hướng dẫn doanh nghiệp nhỏ

Khi có thể, hãy lấy ít nhất hai đến ba báo giá cho các khoản chi lớn. Điều này đặc biệt quan trọng với các hạng mục như cải tạo mặt bằng, thiết bị, bảo hiểm, bảng lương và hỗ trợ chuyên môn.

Hãy ước tính một cách thận trọng

Hãy dùng giả định thực tế, không lạc quan quá mức. Các nhà sáng lập mới thường đánh giá thấp:

• Thời gian ra mắt
• Chi phí quảng cáo
• Nhu cầu tồn kho
• Chi phí nhà thầu
• Phí bảo hiểm
• Thuế và phí nộp hồ sơ
• Bảo trì và sửa chữa

Một nguyên tắc tốt là cộng thêm một khoản dự phòng cho các tình huống bất ngờ. Nếu bạn dự kiến một khoản sẽ tốn 1.000 đô la, thì có thể an toàn hơn nếu lập ngân sách 1.200 đô la hoặc hơn, tùy mức biến động.

Bước 4: Lập bảng tính ngân sách khởi nghiệp

Sau khi đã ước tính chi phí, hãy đưa chúng vào bảng tính để cộng tổng rõ ràng và cập nhật khi kế hoạch thay đổi.

Một bảng ngân sách khởi nghiệp thực tế nên bao gồm:

• Nhóm chi phí
• Hạng mục
• Một lần hay định kỳ
• Chi phí ước tính
• Ngày đến hạn hoặc tần suất
• Ghi chú
• Chi phí thực tế sau khi mua

Cấu trúc ngân sách mẫu

Nhóm	Hạng mục	Loại	Chi phí ước tính
Thành lập	Phí nộp hồ sơ LLC	Một lần	$200
Pháp lý	Điều lệ hoạt động	Một lần	$500
Công nghệ	Lưu trữ website	Định kỳ	$300/năm
Marketing	Quảng cáo ra mắt	Một lần	$1,500
Vận hành	Đăng ký phần mềm	Định kỳ	$150/tháng
Nhân sự	Dự trữ lương tháng đầu	Định kỳ	$4,000

Bảng tính giúp bạn nhìn rõ nhu cầu tiền mặt khởi nghiệp thực sự và so sánh dự báo với chi tiêu thực tế sau khi ra mắt.

Bước 5: Ước tính chi phí vận hành hàng tháng

Lập ngân sách khởi nghiệp không nên dừng ở ngày mở cửa. Bạn cũng cần biết chi phí để vận hành mỗi tháng.

Hãy bao gồm:

• Tiền thuê hoặc phần chi phí thế chấp
• Tiện ích
• Lương
• Thuế
• Bảo hiểm
• Phần mềm và đăng ký dịch vụ
• Marketing
• Mua hàng tồn kho
• Vận chuyển và đóng gói
• Kế toán và ghi sổ
• Bảo trì và sửa chữa

Khi cộng các chi phí hàng tháng này, bạn có thể ước tính cần bao nhiêu vốn lưu động để tồn tại trong ba, sáu hoặc mười hai tháng đầu tiên.

Bước 6: Tính điểm hòa vốn

Điểm hòa vốn là thời điểm doanh thu bằng tổng chi phí. Trước điểm đó, doanh nghiệp đang lỗ. Sau điểm đó, mỗi lần bán thêm sẽ đóng góp vào lợi nhuận.

Để ước tính hòa vốn, bạn cần:

• Chi phí cố định: các chi phí tương đối ổn định như tiền thuê, bảo hiểm và phần mềm
• Chi phí biến đổi: các chi phí tăng lên khi bạn bán nhiều hơn, như vật liệu, vận chuyển hoặc phí nhà thầu
• Giá bán trung bình: mức bạn thu cho một sản phẩm hoặc dịch vụ

Một công thức hòa vốn đơn giản là:

Điểm hòa vốn = Chi phí cố định ÷ (Giá bán - Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị)

Tính toán này giúp bạn trả lời các câu hỏi thực tế như:

• Mỗi tháng tôi cần bao nhiêu khách hàng?
• Tôi phải định giá bao nhiêu?
• Bao lâu thì doanh nghiệp mới tự duy trì được?

Bước 7: Quyết định cần bao nhiêu vốn

Sau khi cộng tổng chi phí khởi nghiệp và chi phí vận hành, hãy so sánh với số vốn bạn hiện có.

Các nguồn tài trợ có thể gồm:

• Tiết kiệm cá nhân
• Bạn bè và gia đình
• Khoản vay ngân hàng
• Tài trợ được SBA hỗ trợ
• Thẻ tín dụng doanh nghiệp
• Vốn từ nhà đầu tư
• Tài trợ dựa trên doanh thu
• Học bổng hoặc khoản hỗ trợ, nếu có

Khi quyết định cần huy động hoặc vay bao nhiêu, hãy bao gồm một khoản dự phòng. Thường nên có đủ tiền để chi trả vài tháng chi phí, đặc biệt nếu doanh thu sẽ tăng dần theo thời gian.

Mẹo tài chính cho nhà sáng lập mới

Nếu bạn dự định tìm vốn, hãy giải thích không chỉ số tiền cần mà còn cách sử dụng số tiền đó. Bên cho vay và nhà đầu tư thường muốn thấy một bảng phân bổ cụ thể cho chi phí pháp lý, vận hành, hàng tồn kho, nhân sự và marketing.

Bước 8: Xem xét tác động thuế

Một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ hoặc phân bổ dần tùy vào bản chất khoản chi và tình hình thuế của bạn. Cách xử lý thuế có thể khác nhau theo cấu trúc, thời điểm và nhóm chi phí.

Bạn có thể được khấu trừ hoặc vốn hóa một số chi phí liên quan đến:

• Thành lập doanh nghiệp
• Tổ chức công ty
• Quảng cáo
• Dịch vụ chuyên môn
• Thiết bị và tài sản
• Chi phí vận hành thông thường

Vì quy tắc thuế cho chi phí khởi nghiệp có thể khá kỹ thuật, nên làm việc với chuyên gia thuế đủ điều kiện là lựa chọn khôn ngoan. Lập kế hoạch đúng có thể cải thiện dòng tiền và giúp bạn tránh bất ngờ về sau.

Ví dụ chi phí khởi nghiệp theo loại hình doanh nghiệp

Số tiền chính xác bạn cần sẽ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp đang xây dựng.

Doanh nghiệp dịch vụ

Một công ty tư vấn, agency hoặc doanh nghiệp dịch vụ chuyên môn có thể có chi phí thiết bị thấp hơn nhưng chi nhiều hơn cho xây dựng thương hiệu, bảo hiểm và công nghệ.

Các khoản chi thường bao gồm:

• Phí thành lập doanh nghiệp
• Laptop và phần mềm
• Website và tên miền
• Bảo hiểm chuyên môn
• Marketing
• Văn phòng hoặc phí coworking

Doanh nghiệp thương mại điện tử

Một cửa hàng online có thể cần ít không gian vật lý hơn nhưng lại cần nhiều hơn cho tồn kho, hoàn tất đơn hàng và marketing số.

Các khoản chi thường bao gồm:

• Phí pháp lý và thành lập
• Nền tảng website và lưu trữ
• Hàng tồn kho sản phẩm
• Ảnh chụp sản phẩm và xây dựng thương hiệu
• Vật tư vận chuyển
• Công cụ xử lý thanh toán
• Quảng cáo trả phí

Doanh nghiệp bán lẻ

Một cửa hàng truyền thống thường có chi phí ban đầu cao hơn vì bất động sản, cải tạo, trang thiết bị và nhân sự.

Các khoản chi thường bao gồm:

• Tiền đặt cọc thuê
• Cải tạo cửa hàng
• Hệ thống POS
• Kệ trưng bày
• Hàng tồn kho
• Quỹ lương dự phòng
• Tiện ích
• Giấy phép và đăng ký địa phương

Doanh nghiệp tại nhà

Một công ty tại nhà có thể rẻ hơn để bắt đầu, nhưng vẫn cần ngân sách thực tế.

Các khoản chi thường bao gồm:

• Phí thành lập
• Thiết lập tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Bảo hiểm
• Website và xây dựng thương hiệu
• Vật tư
• Phần mềm
• Thiết bị văn phòng tại nhà
• Marketing

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Đánh giá thấp chi phí định kỳ

Nhiều nhà sáng lập chỉ tập trung vào chi phí ra mắt và quên rằng tiền thuê, phần mềm và lương sẽ tiếp tục phát sinh mỗi tháng.

Quên thuế và phí

Đăng ký cấp tiểu bang, giấy phép địa phương, báo cáo thường niên và nghĩa vụ thuế có thể cộng dồn rất nhanh.

Bỏ qua thời điểm dòng tiền

Doanh nghiệp có thể có lãi trên giấy tờ nhưng vẫn cạn tiền nếu khách hàng thanh toán chậm hoặc doanh số mang tính mùa vụ.

Không có quỹ dự phòng

Chi phí bất ngờ luôn xảy ra. Dự trù một khoản đệm có thể ngăn một vấn đề nhỏ trở thành sự cố khi ra mắt.

Coi mọi khoản chi là tùy chọn

Một số chi phí là bắt buộc để ra mắt hợp pháp và vận hành an toàn. Hãy tách khoản thiết yếu khỏi khoản nên có trước khi cắt giảm ngân sách.

Zenind hỗ trợ gì trong kế hoạch khởi nghiệp

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới tại Hoa Kỳ, ngân sách khởi nghiệp của bạn nên bao gồm chi phí để thiết lập pháp lý đúng cách. Zenind giúp các doanh nhân xử lý những bước thành lập thiết yếu để họ có thể tập trung vào kế hoạch ra mắt, ngân sách và tăng trưởng.

Điều đó có thể bao gồm:

• Thành lập LLC hoặc corporation
• Quản lý nhu cầu đại diện đăng ký
• Hỗ trợ nhắc nhở tuân thủ
• Hỗ trợ hồ sơ doanh nghiệp

Khi chi phí thành lập được đưa vào ngân sách khởi nghiệp ngay từ đầu, bạn sẽ có cái nhìn chính xác hơn về chi phí thực sự để bắt đầu doanh nghiệp của mình.

Danh sách kiểm tra cuối cùng để tính chi phí khởi nghiệp

Trước khi ra mắt, hãy đảm bảo bạn đã:

• Liệt kê mọi khoản chi khởi nghiệp
• Tách chi phí một lần và chi phí định kỳ
• Thu thập ước tính giá thực tế
• Lập bảng tính ngân sách
• Thêm khoản dự phòng vốn lưu động
• Tính điểm hòa vốn
• Xem xét các lựa chọn tài trợ
• Cân nhắc nghĩa vụ thuế và tuân thủ

Một ngân sách khởi nghiệp vững chắc không phải là tài liệu làm một lần. Nó nên được cập nhật khi báo giá thay đổi, nhà cung cấp thay đổi và kế hoạch ra mắt của bạn phát triển.

Kết luận

Tính toán chi phí khởi nghiệp doanh nghiệp nhỏ là một trong những bước lập kế hoạch quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình thành lập doanh nghiệp. Một ngân sách cẩn thận giúp bạn chọn đúng loại hình pháp nhân, huy động đúng số vốn, định giá dịch vụ chính xác và chuẩn bị cho chi phí thực tế của việc ra mắt.

Nếu bạn dành thời gian để liệt kê mọi khoản chi, ước tính một cách thận trọng và dự phòng tiền mặt, bạn sẽ mang đến cho doanh nghiệp mới cơ hội tốt hơn để bắt đầu vững vàng và duy trì vững vàng. Đối với các nhà sáng lập tại Hoa Kỳ, sự chuẩn bị đó có thể tạo ra khác biệt giữa một buổi ra mắt căng thẳng và một nền tảng kinh doanh bền vững.