Cách chấm dứt một mối quan hệ hợp tác kinh doanh tồi tệ: 5 bước thực tế dành cho chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ

Quan hệ hợp tác kinh doanh có thể là một cách hiệu quả để khởi động và phát triển một công ty. Vốn góp chung, trách nhiệm chung và ý tưởng chung thường tạo ra động lực mà một nhà sáng lập đơn lẻ có thể chưa có ngay từ đầu. Nhưng khi mối quan hệ hợp tác trở nên lệch pha, kém hiệu quả hoặc công khai đối đầu, chính cấu trúc đó có thể kìm hãm doanh nghiệp.

Không phải mọi giai đoạn khó khăn đều có nghĩa là quan hệ hợp tác đã thất bại. Những đối tác tốt sẽ cùng nhau vượt qua xung đột, điều chỉnh kỳ vọng và đưa ra các quyết định khó khăn. Nhưng nếu mối quan hệ được đặc trưng bởi việc không hoàn thành nghĩa vụ, mất niềm tin, áp lực tài chính hoặc sự khác biệt hoàn toàn về tầm nhìn, có lẽ đã đến lúc lập kế hoạch rút lui.

Hướng dẫn này giải thích cách nhận biết các dấu hiệu cảnh báo của một mối quan hệ hợp tác kinh doanh tồi tệ và nêu ra năm bước thực tế để bảo vệ doanh nghiệp, các chủ sở hữu và tương lai của công ty.

Khi nào một mối quan hệ hợp tác không còn hiệu quả

Mọi doanh nghiệp đều có bất đồng. Câu hỏi then chốt là liệu các đối tác còn có thể đưa ra quyết định theo cách hỗ trợ công ty hay không. Nếu câu trả lời liên tục là không, thì vấn đề lớn hơn một tranh chấp tạm thời.

Các dấu hiệu cảnh báo phổ biến gồm:

• Một đối tác liên tục gánh phần công việc lớn hơn đáng kể.
• Một đối tác ngừng đóng góp thời gian, tiền bạc hoặc sự chú ý cho công ty.
• Các đối tác bất đồng về những quyết định lớn như tuyển dụng, định giá, tăng trưởng hoặc mở rộng.
• Giao tiếp bị đổ vỡ và mọi cuộc thảo luận đều biến thành xung đột.
• Hoàn cảnh cá nhân của một chủ sở hữu khiến họ không thể thực hiện vai trò của mình.
• Doanh nghiệp trở nên mất ổn định về tài chính và các đối tác bất đồng về cách ứng phó.
• Các chủ sở hữu mong muốn những kết quả rất khác nhau cho công ty.

Nếu những vấn đề này kéo dài nhiều tuần hoặc nhiều tháng mà không được giải quyết, quan hệ hợp tác có thể cần một sự thiết lập lại chính thức hoặc một cuộc tách rời hoàn toàn.

Vì sao cần hành động sớm

Chờ quá lâu có thể khiến tình huống xấu trở nên tốn kém và khó tháo gỡ hơn. Tranh chấp giữa các đối tác có thể ảnh hưởng đến dòng tiền, quan hệ với nhà cung cấp, dịch vụ khách hàng, tinh thần nhân viên và việc tuân thủ pháp lý của công ty. Nó cũng có thể tạo áp lực cảm xúc khiến chủ sở hữu đưa ra quyết định vội vàng.

Các đối tác càng xử lý vấn đề sớm thì càng thường có nhiều lựa chọn hơn. Họ vẫn có thể đàm phán mua lại phần vốn, sửa đổi nhiệm vụ, tái cấu trúc quyền sở hữu hoặc theo đuổi việc giải thể có trật tự thay vì phải đóng cửa khẩn cấp.

1. Xem lại các tài liệu quản trị

Bước đầu tiên là đọc các tài liệu điều chỉnh mối quan hệ kinh doanh. Với nhiều công ty, điều đó bao gồm thỏa thuận hợp danh, thỏa thuận vận hành, thỏa thuận cổ đông hoặc điều lệ công ty. Những tài liệu này thường giải thích:

• Cách đưa ra các quyết định quan trọng
• Cách phân bổ lợi nhuận và thua lỗ
• Điều gì xảy ra nếu một chủ sở hữu muốn rút lui
• Liệu có quy trình mua lại phần vốn hay không
• Cách giải quyết tranh chấp
• Những yếu tố nào kích hoạt việc giải thể

Nếu doanh nghiệp được thành lập dưới dạng LLC hoặc công ty cổ phần, hồ sơ thành lập và các bản nộp cho tiểu bang cũng có thể liên quan. Cấu trúc pháp lý cụ thể sẽ quyết định tài liệu nào có hiệu lực và các bước pháp lý nào là cần thiết.

Nếu thỏa thuận không rõ ràng, thiếu sót hoặc đã lỗi thời, thường nên để một luật sư đủ năng lực xem xét trước khi hành động. Việc rà soát pháp lý có thể giúp xác định quyền, hạn chế, thời hạn và yêu cầu thông báo mà nếu không sẽ rất dễ bị bỏ sót.

2. Quyết định bạn muốn kết quả cuối cùng là gì

Trước khi bắt đầu một cuộc trao đổi nghiêm túc, mỗi chủ sở hữu nên quyết định điều họ thực sự muốn. Một cảm giác bất mãn chung chung là chưa đủ. Mục tiêu cần phải cụ thể.

Các kết quả có thể bao gồm:

• Khôi phục quan hệ hợp tác với vai trò và trách nhiệm rõ ràng hơn
• Thay đổi tỷ lệ sở hữu
• Mua lại phần vốn của một đối tác
• Bán doanh nghiệp cho bên thứ ba
• Giải thể công ty và tiến hành đóng sổ hoạt động
• Tách một số tài sản kinh doanh trong khi vẫn giữ các tài sản khác

Điều hữu ích là tách sự bực bội cá nhân khỏi mục tiêu kinh doanh. Câu hỏi không chỉ là: “Tôi đang khó chịu về điều gì?” Câu hỏi tốt hơn là: “Kết quả nào sẽ bảo vệ doanh nghiệp và giúp tôi tiến về phía trước một cách có trách nhiệm?”

Việc viết ra kết quả mong muốn sẽ làm cho các cuộc đàm phán sau đó hiệu quả hơn. Nó cũng giúp các chủ sở hữu xác định những nhượng bộ nào có thể chấp nhận được và những nhượng bộ nào thì không.

3. Xây dựng kế hoạch rút lui hoặc phục hồi thực tế

Khi mục tiêu đã rõ, hãy tạo một kế hoạch phù hợp với mục tiêu đó. Một kế hoạch tốt cần thực tế, có tài liệu hóa và gắn với các con số cụ thể.

Nếu mục tiêu là cứu doanh nghiệp, kế hoạch có thể bao gồm:

• Xác định lại vai trò và thẩm quyền
• Thiết lập các mốc hiệu suất
• Đặt ra thời hạn báo cáo
• Mời một cố vấn trung lập hoặc hòa giải viên
• Tạo lịch trình rà soát

Nếu mục tiêu là tách rời, kế hoạch có thể bao gồm:

• Xác định cách định giá doanh nghiệp
• Nhận diện các khoản nợ và nghĩa vụ còn tồn đọng
• Liệt kê các hợp đồng, giấy phép và dịch vụ đăng ký quan trọng
• Quyết định ai sẽ giữ tài sản nào
• Lên kế hoạch thông báo cho nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp
• Phác thảo các bước cần thiết cho việc mua lại phần vốn hoặc giải thể

Đây cũng là thời điểm để thu thập hồ sơ. Báo cáo tài chính, tờ khai thuế, sao kê ngân hàng, dữ liệu bảng lương, hợp đồng và tài liệu sở hữu đều có thể trở nên quan trọng. Giấy tờ càng được sắp xếp gọn gàng thì việc đàm phán càng dễ dựa trên sự rõ ràng.

4. Tiến hành một cuộc trao đổi có cấu trúc

Bước tiếp theo là nói chuyện trực tiếp với đối tác hoặc các đối tác còn lại. Đây không nên là một cuộc nói chuyện thoáng qua ở hành lang hay một chuỗi tin nhắn bực bội. Nó nên là một cuộc họp đã được lên lịch với mục đích rõ ràng.

Một cuộc thảo luận hiệu quả thường sẽ:

• Diễn ra ở một địa điểm trung lập
• Tập trung vào các факт kinh doanh thay vì công kích cá nhân
• Sử dụng ghi chú hoặc dàn ý bằng văn bản
• Nêu rõ vấn đề
• Trình bày kết quả mong muốn và các phương án dự phòng
• Kết thúc bằng các bước tiếp theo và thời hạn

Giọng điệu rất quan trọng. Đổ lỗi hiếm khi hữu ích. Những mối quan ngại cụ thể, ví dụ rõ ràng và đề xuất thực tế thường có giá trị hơn các tranh cãi cảm tính.

Trong một số trường hợp, một bên thứ ba trung lập có thể giúp ích. Một hòa giải viên, luật sư, kế toán hoặc chuyên gia tư vấn kinh doanh giàu kinh nghiệm có thể giữ cho cuộc thảo luận đi đúng trọng tâm và giảm nguy cơ leo thang. Điều đó đặc biệt hữu ích khi quan hệ hợp tác liên quan đến nhân viên, khoản vay, hợp đồng thuê hoặc hàng tồn kho.

Nếu đối tác còn lại đồng ý rằng mối quan hệ không còn bền vững, cuộc trao đổi có thể chuyển sang mua lại phần vốn, tái cấu trúc hoặc đóng cửa có trật tự. Nếu đối tác còn lại từ chối hợp tác, phần tài liệu từ giai đoạn này vẫn có thể hỗ trợ cho bước pháp lý hoặc tài chính tiếp theo.

5. Sẵn sàng tách rời nếu quan hệ hợp tác không thể cứu vãn

Đôi khi, giải pháp có trách nhiệm duy nhất là chấm dứt mối quan hệ. Nếu nhiều nỗ lực sửa chữa không thành công, việc bước tiếp có thể bảo vệ doanh nghiệp tốt hơn là cố duy trì một quan hệ hợp tác không còn hiệu quả.

Có một số cách để việc tách rời diễn ra:

• Một đối tác mua lại phần vốn của đối tác kia
• Các chủ sở hữu bán công ty cho bên thứ ba
• Doanh nghiệp được giải thể và tài sản còn lại được phân phối theo tài liệu quản trị và luật tiểu bang
• Một chủ sở hữu rút lui trong khi người còn lại tiếp tục công ty theo các điều khoản đã sửa đổi

Mỗi lựa chọn đều có hệ quả khác nhau về thuế, pháp lý và vận hành. Một thương vụ mua lại có thể bảo toàn thương hiệu và tệp khách hàng. Việc bán công ty có thể tối đa hóa giá trị nếu doanh nghiệp vẫn hấp dẫn với người mua. Giải thể có thể là phương án sạch sẽ nhất nếu doanh nghiệp không thể vận hành với cơ cấu sở hữu hiện tại.

Dù chủ sở hữu chọn con đường nào, ưu tiên phải là giảm rủi ro. Điều đó có nghĩa là ghi lại mọi thỏa thuận, cập nhật hồ sơ, thông báo cho các bên phù hợp và hoàn tất đúng hạn mọi hồ sơ nộp cho tiểu bang nếu có.

Chủ doanh nghiệp tại Hoa Kỳ nên lưu ý điều gì

Việc tách rời trong kinh doanh không chỉ là quyết định cá nhân. Nó có thể ảnh hưởng đến các nghĩa vụ tuân thủ và hồ sơ chính thức của công ty. Chủ sở hữu nên xem xét:

• Yêu cầu nộp hồ sơ ở cấp tiểu bang
• Hoàn tất nghĩa vụ thuế cuối cùng và đóng sổ
• Trách nhiệm của người sử dụng lao động và bảng lương
• Các hợp đồng còn hiệu lực và cam kết thuê mặt bằng
• Giấy phép, chấp thuận và đăng ký
• Tài khoản ngân hàng và dịch vụ thanh toán thương mại

Nếu doanh nghiệp ban đầu được thành lập dưới dạng LLC hoặc công ty cổ phần, cấu trúc pháp lý vẫn rất quan trọng khi chấm dứt quan hệ hợp tác. Các tài liệu thành lập, hồ sơ sở hữu và lịch sử tuân thủ đều có thể ảnh hưởng đến mức độ suôn sẻ của quá trình chuyển đổi.

Cách Zenind có thể hỗ trợ thành lập doanh nghiệp và tuân thủ

Zenind giúp các doanh nhân tại Hoa Kỳ thành lập và duy trì các thực thể kinh doanh tuân thủ quy định. Điều này quan trọng vì tài liệu thành lập phù hợp và thói quen tuân thủ liên tục có thể giúp việc thay đổi quyền sở hữu trong tương lai dễ quản lý hơn.

Tùy theo cấu trúc của doanh nghiệp, Zenind có thể hỗ trợ chủ sở hữu với:

• Thành lập LLC và công ty cổ phần
• Dịch vụ đại diện pháp lý
• Công cụ và nhắc nhở tuân thủ
• Hỗ trợ tài liệu kinh doanh cho việc thành lập và duy trì
• Quản lý thực thể liên tục cho các công ty đang phát triển

Bắt đầu với một cấu trúc công ty được tổ chức tốt có thể giảm bớt sự nhầm lẫn về sau nếu các đối tác cần thay đổi quyền sở hữu, sửa đổi tài liệu nội bộ hoặc đóng cửa doanh nghiệp một cách có trật tự.

Một quan hệ hợp tác tồi tệ không nhất thiết phải kết thúc tồi tệ

Chấm dứt một mối quan hệ hợp tác kinh doanh hiếm khi dễ dàng. Nó có thể gây cảm xúc, phức tạp và tốn kém về tài chính. Nhưng khi mối quan hệ đó không còn hỗ trợ cho doanh nghiệp, việc tiếp tục mắc kẹt có thể gây thiệt hại lớn hơn nữa.

Cách tiếp cận hiệu quả nhất thường khá đơn giản về mặt nguyên tắc, dù khó khăn trong thực tế: xem lại tài liệu, xác định mục tiêu, xây dựng kế hoạch, tiến hành trao đổi và thực hiện theo kết quả bảo vệ công ty.

Dù điều đó có nghĩa là hàn gắn mối quan hệ, thực hiện mua lại phần vốn hay giải thể doanh nghiệp, điều quan trọng là hành động có chủ đích và ghi chép lại từng bước.

Disclaimer: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không cấu thành tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Hãy tham khảo ý kiến của chuyên gia được cấp phép để nhận tư vấn phù hợp với tình huống cụ thể của bạn.