Cách nộp Mẫu IRS 2553 để bầu chọn trạng thái S corporation

Mẫu IRS 2553 là biểu mẫu mà một công ty đủ điều kiện hoặc một thực thể đủ điều kiện khác sử dụng để bầu chọn trạng thái S corporation cho mục đích thuế liên bang. Đối với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, lựa chọn này hấp dẫn vì S corporation thường chuyển thu nhập, lỗ, khoản khấu trừ và tín dụng trực tiếp cho các cổ đông thay vì bị đánh thuế ở cấp công ty. Tuy nhiên, việc bầu chọn chỉ có hiệu lực nếu biểu mẫu được điền chính xác, nộp đúng hạn và được ký bởi đúng người.

Hướng dẫn này sẽ trình bày ai có thể nộp Mẫu 2553, khi nào cần nộp, bạn cần những thông tin gì, cách gửi hồ sơ và phải làm gì nếu đã quá hạn.

Mẫu 2553 có tác dụng gì

Mẫu 2553 là biểu mẫu bầu chọn của IRS để được hưởng trạng thái S corporation. Một công ty trong nước, hoặc một thực thể trong nước đủ điều kiện được xem là công ty, có thể dùng biểu mẫu này để yêu cầu được đối xử theo Subchapter S của Bộ luật Thuế Nội địa.

Việc bầu chọn không tạo ra một pháp nhân mới. Thay vào đó, nó thay đổi cách doanh nghiệp bị đánh thuế cho mục đích thuế thu nhập liên bang. Sau khi IRS chấp nhận bầu chọn, doanh nghiệp thường sẽ nộp Mẫu 1120-S hằng năm và cấp Schedule K-1 cho các cổ đông.

Ai có thể dùng Mẫu 2553

Không phải mọi doanh nghiệp đều có thể bầu chọn trạng thái S corporation. Trước khi nộp, hãy bảo đảm thực thể đáp ứng các quy tắc đủ điều kiện của IRS.

Thông thường, doanh nghiệp phải là:

• Một công ty trong nước, hoặc
• Một thực thể trong nước đủ điều kiện để bầu chọn được đối xử như một công ty

Doanh nghiệp cũng phải đáp ứng các quy tắc về quyền sở hữu và cổ đông của S corporation. Điều đó thường có nghĩa là các cổ đông phải là cá nhân đủ điều kiện hoặc các quỹ tín thác hoặc di sản đủ điều kiện, và công ty không được có cơ cấu loại cổ phần không đủ điều kiện.

Nếu doanh nghiệp vẫn đang cân nhắc giữa các loại hình thực thể, quyết định đó nên được đưa ra trước hạn nộp hồ sơ. Việc bầu chọn S corporation có thể ảnh hưởng đến cách chủ sở hữu nhận thù lao, cách lợi nhuận bị đánh thuế và cách xử lý tuân thủ trong tương lai.

Khi nào cần nộp Mẫu 2553

Thời điểm là yếu tố then chốt. IRS quy định Mẫu 2553 phải được nộp:

• Không muộn hơn 2 tháng và 15 ngày sau khi bắt đầu năm thuế mà việc bầu chọn sẽ có hiệu lực, hoặc
• Bất kỳ lúc nào trong năm thuế trước năm thuế mà việc bầu chọn sẽ có hiệu lực

Đối với một công ty mới, ngày hiệu lực thường là ngày đầu tiên doanh nghiệp muốn trạng thái S corporation bắt đầu áp dụng. Nếu doanh nghiệp thực hiện bầu chọn cho năm thuế đầu tiên, ngày hiệu lực thường là ngày sớm nhất trong số các mốc: ngày công ty có cổ đông đầu tiên, ngày công ty có tài sản đầu tiên hoặc ngày công ty bắt đầu hoạt động kinh doanh.

Đối với một công ty đã tồn tại, việc bầu chọn có thể được lên kế hoạch trước cho năm thuế mà nó sẽ áp dụng. Sự linh hoạt đó có thể giúp tránh bỏ lỡ thời hạn, nhưng chỉ khi ngày nộp được theo dõi cẩn thận.

Ví dụ

Nếu một công ty dùng năm dương lịch muốn trạng thái S corporation bắt đầu từ ngày 1 tháng 1, thì khung thời gian nộp hồ sơ thường mở từ ngày đầu tiên của năm thuế trước cho đến ngày 15 tháng 3 của năm bầu chọn, giả sử không có yếu tố đặc biệt nào làm thay đổi thời hạn.

Những gì bạn cần trước khi nộp

Một bộ hồ sơ Mẫu 2553 hoàn chỉnh phụ thuộc vào khâu chuẩn bị. Trước khi nộp, hãy thu thập các thông tin sau:

• Tên pháp lý và EIN của doanh nghiệp
• Địa chỉ doanh nghiệp và thông tin liên hệ
• Ngày hiệu lực mong muốn của việc bầu chọn
• Lựa chọn năm thuế, nếu có
• Tên, địa chỉ và mã số thuế của tất cả cổ đông
• Chữ ký đồng ý của cổ đông, nếu cần
• Bất kỳ bản giải trình bổ sung nào cho yêu cầu bầu chọn muộn, nếu bạn nộp sau hạn

Độ chính xác rất quan trọng. EIN bị sai, ngày hiệu lực không đúng hoặc thông tin cổ đông không đầy đủ có thể làm chậm xử lý hoặc khiến hồ sơ bị từ chối.

Cách hoàn thành Mẫu 2553

Bố cục chính xác của biểu mẫu có thể thay đổi theo thời gian, nhưng nội dung nộp hồ sơ vẫn giữ nguyên. Biểu mẫu yêu cầu thông tin nhận dạng, ngày hiệu lực bầu chọn, thông tin năm thuế và sự đồng ý của cổ đông.

1. Nhập thông tin doanh nghiệp

Cung cấp đúng tên pháp lý, địa chỉ và EIN của công ty như IRS đang lưu trong hồ sơ. Tên doanh nghiệp phải khớp với hồ sơ thành lập chính thức của thực thể.

2. Chọn ngày hiệu lực

Ngày hiệu lực cho IRS biết trạng thái S corporation sẽ bắt đầu từ khi nào. Ngày này phải phù hợp với khung thời gian nộp và năm thuế dự kiến của doanh nghiệp.

3. Chọn năm thuế

Hầu hết S corporation sử dụng năm dương lịch, nhưng một số doanh nghiệp có thể cần năm thuế khác hoặc một lựa chọn đặc biệt. Nếu có liên quan đến năm không tiêu chuẩn, hãy xem kỹ hướng dẫn của IRS trước khi nộp.

4. Liệt kê tất cả cổ đông

IRS yêu cầu có sự đồng ý của cổ đông. Mỗi cổ đông hoặc cựu cổ đông phải đồng ý cần được liệt kê trong phần đồng ý của cổ đông. Nếu cổ phiếu được nắm giữ bởi một bên đại diện danh nghĩa, người giám hộ, người quản lý tài sản hoặc một số đại diện khác, có thể cần xác định chủ sở hữu thụ hưởng thay thế.

5. Thu thập chữ ký

Biểu mẫu phải được ký và ghi ngày bởi một viên chức công ty có thẩm quyền, chẳng hạn như chủ tịch, phó chủ tịch, thủ quỹ, trợ lý thủ quỹ, giám đốc kế toán trưởng hoặc một viên chức được ủy quyền khác.

Một biểu mẫu không có chữ ký là hồ sơ chưa hoàn chỉnh.

Nộp Mẫu 2553 ở đâu

IRS sử dụng các địa chỉ nộp hoặc số fax khác nhau tùy theo nơi đặt địa điểm chính của doanh nghiệp. Hướng dẫn hiện hành yêu cầu người nộp hồ sơ sử dụng thông tin where-to-file của IRS để xác định trung tâm xử lý phù hợp.

Trong nhiều trường hợp, IRS cho phép gửi bản gốc của hồ sơ bầu chọn qua đường bưu điện hoặc fax. Nếu bạn fax biểu mẫu, hãy giữ lại bản gốc trong hồ sơ doanh nghiệp. Nếu sử dụng dịch vụ chuyển phát tư nhân, hãy xác nhận địa chỉ gửi thư được IRS chấp thuận cho dịch vụ đó.

Vì địa điểm nộp hồ sơ có thể thay đổi, hãy luôn xác minh hướng dẫn hiện hành của IRS trước khi gửi biểu mẫu.

Điều gì xảy ra sau khi nộp

Sau khi IRS nhận được Mẫu 2553, cơ quan này sẽ xem xét việc bầu chọn để xác định doanh nghiệp có đủ điều kiện hay không và việc nộp có đúng hạn và đầy đủ hay không.

Nếu bầu chọn được chấp nhận, trạng thái S corporation thường có hiệu lực từ ngày đã yêu cầu. Từ thời điểm đó trở đi, công ty nên tuân theo các quy tắc khai thuế của S corporation, bao gồm nộp Mẫu 1120-S và cấp Schedule K-1 cho cổ đông.

Nếu IRS phát hiện vấn đề, họ có thể yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung thông tin. Doanh nghiệp nên lưu bản sao biểu mẫu đã nộp, bằng chứng gửi thư hoặc xác nhận fax, và mọi thư từ từ IRS trong hồ sơ lưu trữ vĩnh viễn.

Nộp Mẫu 2553 muộn

Trễ hạn không phải lúc nào cũng có nghĩa là việc bầu chọn bị mất. IRS có cơ chế hỗ trợ cho một số hồ sơ nộp muộn theo Rev. Proc. 2013-30, nhưng doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu.

Một hồ sơ nộp muộn thường có thể đủ điều kiện nếu:

• Doanh nghiệp có ý định trở thành S corporation vào ngày hiệu lực đã yêu cầu
• Lý do duy nhất khiến doanh nghiệp không đủ điều kiện là vì Mẫu 2553 không được nộp đúng hạn
• Doanh nghiệp có lý do hợp lý cho sự chậm trễ và đã hành động kịp thời khi phát hiện sai sót
• Biểu mẫu được nộp trong vòng 3 năm và 75 ngày kể từ ngày hiệu lực đã yêu cầu
• Tất cả cổ đông bị ảnh hưởng có thể chứng minh rằng họ đã khai thu nhập nhất quán với cách đối xử của S corporation

Đối với một số hồ sơ nộp muộn, IRS cho phép đính kèm biểu mẫu vào Mẫu 1120-S với ghi chú phù hợp ở lề. Trong các trường hợp khác, biểu mẫu sẽ được nộp riêng kèm theo bản giải trình lý do hợp lý.

Nếu không đáp ứng được các quy tắc hỗ trợ cho nộp muộn, công ty có thể phải xin cứu trợ bằng private letter ruling, điều này phức tạp hơn nhiều và tốn kém hơn nhiều.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Mẫu 2553 khá đơn giản về mặt khái niệm, nhưng hồ sơ thường gặp sai sót vì những lý do có thể tránh được.

Các sai lầm phổ biến gồm:

• Bỏ lỡ hạn nộp
• Dùng sai ngày hiệu lực
• Quên chữ ký hoặc sự đồng ý của cổ đông
• Nhập sai EIN hoặc tên doanh nghiệp
• Không giữ bằng chứng gửi thư hoặc fax
• Bỏ qua các yêu cầu thuế cấp tiểu bang sau khi bầu chọn liên bang

Việc bầu chọn S corporation ở cấp liên bang không tự động giải quyết mọi vấn đề thuế cấp tiểu bang. Một số tiểu bang yêu cầu biểu mẫu hoặc thông báo riêng, vì vậy cần xem xét hồ sơ trong bối cảnh các tiểu bang nơi doanh nghiệp hoạt động.

Danh sách kiểm tra bầu chọn S corporation

Trước khi nộp, hãy xác nhận những điều sau:

• Thực thể đủ điều kiện để được đối xử như S corporation
• Ngày hiệu lực nằm trong khung thời hạn của IRS
• Tất cả thông tin cổ đông đều đầy đủ
• Tất cả các sự đồng ý và chữ ký cần thiết đã được bao gồm
• Đã xác minh địa chỉ nộp hoặc số fax hiện hành của IRS
• Đã lưu một bản sao của biểu mẫu đã nộp cho hồ sơ công ty

Một danh sách kiểm tra ngắn có thể giúp tránh một sự chậm trễ kéo dài.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Nếu bạn vẫn đang thiết lập doanh nghiệp sẽ nộp Mẫu 2553, Zenind có thể giúp bạn xây dựng nền tảng phù hợp. Điều đó bao gồm thành lập công ty, tổ chức các bước tuân thủ và giữ cho các thời hạn quan trọng luôn được nhìn thấy rõ.

Đối với các nhà sáng lập muốn chuyển tiếp suôn sẻ từ giai đoạn thành lập sang bầu chọn thuế, sự hỗ trợ đó có thể giảm sai sót khi nộp hồ sơ và tránh việc thủ tục hành chính bị rối. Khi cơ cấu thực thể, quyền sở hữu và thời điểm bầu chọn đều quan trọng, một quy trình tuân thủ rõ ràng thường là yếu tố quyết định giữa một hồ sơ trôi chảy và một lần sửa chữa tốn kém.

Kết luận

Nộp Mẫu IRS 2553 là một trong những bước thuế quan trọng nhất đối với doanh nghiệp nhỏ muốn được hưởng trạng thái S corporation. Bản thân biểu mẫu không quá phức tạp, nhưng thời hạn, các quy tắc đủ điều kiện, sự đồng ý của cổ đông và chi tiết nộp hồ sơ đều rất quan trọng.

Nếu bạn chuẩn bị sớm, xác minh hướng dẫn hiện hành của IRS và giữ hồ sơ cổ đông được tổ chức tốt, bạn có thể nộp với sự tự tin và tránh các sai sót phổ biến.