Cách khai thuế nếu bạn có hai doanh nghiệp: Hướng dẫn thực tế

Sở hữu hai doanh nghiệp có thể tạo ra sự phức tạp thực sự về thuế, đặc biệt nếu các doanh nghiệp được cấu trúc khác nhau. Một doanh nghiệp có thể là hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp kia là LLC, hoặc một doanh nghiệp được đánh thuế như S corporation trong khi doanh nghiệp còn lại hoạt động như partnership hoặc C corporation. Mỗi cấu trúc đều đi kèm với các quy tắc khai thuế, biểu mẫu thuế và nghĩa vụ báo cáo riêng.

Tin tốt là việc khai thuế cho nhiều doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ mỗi thực thể được IRS xử lý như thế nào và thu nhập kinh doanh chuyển lên tờ khai cá nhân của bạn ra sao. Với hồ sơ đầy đủ và một hệ thống rõ ràng để theo dõi doanh thu và chi phí, bạn có thể tuân thủ đúng quy định và tránh những bất ngờ vào phút chót.

Hướng dẫn này giải thích cách thuế hoạt động khi bạn sở hữu hai doanh nghiệp, những biểu mẫu nào thường được yêu cầu, cách tách biệt hồ sơ và cách luôn ngăn nắp trong suốt năm.

Câu hỏi đầu tiên: Bạn sở hữu loại hình doanh nghiệp nào?

Trước khi quyết định cách khai thuế, bạn cần biết mỗi doanh nghiệp được phân loại như thế nào cho mục đích thuế. Cấu trúc pháp lý và lựa chọn thuế của doanh nghiệp quyết định nơi thu nhập được báo cáo và doanh nghiệp tự nộp tờ khai hay chuyển thu nhập sang tờ khai của bạn.

Các cấu trúc phổ biến nhất bao gồm:

• Hộ kinh doanh cá thể
• LLC một thành viên
• LLC nhiều thành viên
• Partnership
• S corporation
• C corporation

Một số cấu trúc là thực thể chuyển tiếp thuế, nghĩa là lãi và lỗ được chuyển sang tờ khai cá nhân của chủ sở hữu. Những loại khác là thực thể nộp thuế riêng và tự nộp tờ khai doanh nghiệp.

Nếu bạn không chắc mỗi doanh nghiệp bị đánh thuế như thế nào, hãy xem lại hồ sơ thành lập, lựa chọn thuế và các hồ sơ với IRS của cả hai thực thể. Đây là bước quan trọng vì hai doanh nghiệp do cùng một chủ sở hữu không nhất thiết tuân theo cùng một quy tắc khai thuế.

Các cấu trúc doanh nghiệp chính được đánh thuế như thế nào

Hộ kinh doanh cá thể

Hộ kinh doanh cá thể là cấu trúc đơn giản nhất về thuế. Doanh nghiệp không được xem là thực thể thuế riêng biệt với chủ sở hữu. Doanh thu và chi phí được báo cáo trên tờ khai thuế cá nhân của bạn, thường là Schedule C đính kèm Form 1040.

Nếu bạn có hai hộ kinh doanh cá thể, thông thường bạn sẽ khai riêng từng doanh nghiệp trên một Schedule C riêng. Điều đó cho phép bạn tính riêng doanh thu, chi phí và lợi nhuận ròng cho từng doanh nghiệp.

LLC một thành viên

LLC một thành viên thường được đánh thuế giống hộ kinh doanh cá thể, trừ khi nó chọn cách đánh thuế như công ty. Điều đó có nghĩa là IRS thường xem LLC là thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế thu nhập.

Nếu bạn sở hữu hai LLC một thành viên, thông thường bạn sẽ nộp một Schedule C riêng cho từng doanh nghiệp. Dù cả hai doanh nghiệp đều do bạn sở hữu, mỗi doanh nghiệp vẫn nên có hồ sơ, tài khoản ngân hàng và theo dõi chi phí riêng.

LLC nhiều thành viên

LLC nhiều thành viên thường mặc định được đánh thuế như partnership. LLC nộp một tờ khai thông tin, và mỗi thành viên nhận một Schedule K-1 thể hiện phần lãi, lỗ, khấu trừ và tín dụng của mình.

Nếu bạn sở hữu hơn một LLC nhiều thành viên, mỗi LLC thường sẽ nộp Form 1065 riêng và cung cấp K-1 riêng cho từng thành viên. Sau đó, tờ khai cá nhân của bạn sẽ bao gồm thu nhập được báo cáo trên các K-1 này.

Partnership

Partnership là thực thể chuyển tiếp thuế. Bản thân partnership nộp Form 1065, nhưng các partner báo cáo phần thu nhập được phân bổ của họ trên tờ khai thuế cá nhân bằng Schedule K-1.

Nếu bạn là partner trong hai partnership khác nhau, thông thường bạn sẽ nhận một K-1 riêng từ mỗi partnership. Sau đó, bạn báo cáo các khoản đó trên tờ khai cá nhân ở các phần phù hợp.

S corporation

S corporation cũng chuyển thu nhập sang cổ đông, nhưng có yêu cầu tuân thủ thuế chặt chẽ hơn. Thực thể này nộp Form 1120-S và phát hành Schedule K-1 cho các cổ đông.

Nếu bạn sở hữu nhiều S corporation, mỗi công ty thường nộp Form 1120-S riêng. Nếu bạn làm việc trong doanh nghiệp, bạn cũng có thể nhận tiền lương W-2 với tư cách là nhân viên của công ty, khoản này được báo cáo tách biệt với phần phân phối dành cho cổ đông.

C corporation

C corporation bị đánh thuế như một thực thể riêng. Công ty nộp Form 1120 và trả thuế thu nhập doanh nghiệp ở cấp độ thực thể trước khi bất kỳ cổ tức nào được phân phối cho cổ đông.

Nếu bạn sở hữu nhiều C corporation, mỗi công ty sẽ nộp tờ khai riêng. Nếu bạn nhận lương từ một công ty, khoản thù lao đó được báo cáo trên W-2. Nếu bạn nhận cổ tức, các khoản đó được báo cáo tách biệt trên tờ khai cá nhân của bạn.

Cách khai thuế nếu bạn có hai doanh nghiệp

Quy trình khai thuế cụ thể phụ thuộc vào cấu trúc của từng doanh nghiệp. Trên thực tế, có một vài tình huống phổ biến.

Hai hộ kinh doanh cá thể hoặc hai LLC một thành viên

Nếu cả hai doanh nghiệp đều là thực thể bị bỏ qua cho mục đích thuế, thông thường bạn sẽ nộp một Schedule C riêng cho mỗi doanh nghiệp cùng với Form 1040.

Mỗi Schedule C nên thể hiện:

• Tổng doanh thu hoặc doanh số
• Giá vốn hàng bán, nếu có
• Chi phí kinh doanh thông thường và cần thiết
• Lãi hoặc lỗ ròng

Báo cáo riêng như vậy giúp giữ rõ hiệu quả của từng doanh nghiệp và dễ xác định khoản khấu trừ theo từng hoạt động.

Hai LLC nhiều thành viên hoặc hai partnership

Nếu cả hai doanh nghiệp đều bị đánh thuế như partnership, mỗi thực thể thường nộp Form 1065 riêng. Bạn nhận một Schedule K-1 riêng từ mỗi doanh nghiệp và báo cáo các khoản đó trên tờ khai cá nhân của mình.

Bạn cũng có thể cần lưu giữ hồ sơ hỗ trợ riêng cho từng partnership, đặc biệt nếu các doanh nghiệp hoạt động trong những ngành khác nhau hoặc có tỷ lệ sở hữu khác nhau.

Hai S corporation

Nếu cả hai doanh nghiệp đều là S corporation, mỗi công ty sẽ nộp Form 1120-S riêng. Cổ đông nhận K-1 từ từng công ty, và mọi khoản lương trả cho bạn sẽ được báo cáo tách biệt trên các mẫu W-2.

Vì S corporation có thể liên quan đến cả payroll và phân phối cho cổ đông, việc ghi chép cẩn thận là rất quan trọng. Bạn không nên trộn lẫn hồ sơ tiền lương, khoản rút vốn của chủ sở hữu và phân phối của công ty giữa các thực thể.

Hai C corporation

Nếu cả hai doanh nghiệp đều là C corporation, mỗi công ty sẽ nộp Form 1120 riêng. Các công ty trả thuế ở cấp độ thực thể, và mọi khoản cổ tức hoặc tiền lương trả cho bạn sẽ được báo cáo riêng trên tờ khai cá nhân.

Cấu trúc này đòi hỏi sự tách biệt chặt chẽ giữa sổ sách công ty, payroll và báo cáo cho cổ đông.

Cấu trúc kết hợp

Nhiều chủ doanh nghiệp vận hành hơn một loại thực thể. Ví dụ, bạn có thể sở hữu một LLC một thành viên và đồng thời là cổ đông trong một S corporation. Trong trường hợp đó, bạn khai báo từng doanh nghiệp theo đúng quy tắc riêng của nó.

Điều quan trọng là phải xử lý từng thực thể riêng biệt. Đừng cho rằng việc sở hữu cả hai doanh nghiệp cho phép bạn gộp tất cả vào một tờ khai. Trong hầu hết trường hợp, IRS kỳ vọng mỗi thực thể được báo cáo bằng đúng biểu mẫu và lịch biểu phù hợp.

Những biểu mẫu nào thường được sử dụng?

Dưới đây là cách nhìn đơn giản về các biểu mẫu phổ biến nhất khi bạn sở hữu hai doanh nghiệp:

• Form 1040: Tờ khai thuế cá nhân của bạn
• Schedule C: Lãi hoặc lỗ từ kinh doanh cho hộ kinh doanh cá thể và LLC bị bỏ qua
• Schedule E: Thu nhập và lỗ bổ sung, bao gồm thu nhập K-1 trong nhiều trường hợp
• Form 1065: Tờ khai partnership
• Schedule K-1: Phần thu nhập, khấu trừ và tín dụng của chủ sở hữu
• Form 1120-S: Tờ khai S corporation
• Form 1120: Tờ khai C corporation
• Form W-2: Tiền lương trả cho nhân viên, bao gồm cả chủ sở hữu-điều hành trong một số trường hợp
• Form 1099s: Một số khoản thanh toán cho nhà thầu, nhà cung cấp hoặc cổ đông tùy tình huống

Bộ biểu mẫu cụ thể phụ thuộc vào cách mỗi doanh nghiệp được đánh thuế, có nhân viên hay không, và có thực hiện lựa chọn thuế đặc biệt nào không.

Payroll tax hoạt động ra sao giữa hai doanh nghiệp

Nếu một hoặc cả hai doanh nghiệp của bạn có nhân viên, mỗi doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm tuân thủ payroll tax của riêng mình.

Payroll tax thường bao gồm khấu trừ cho:

• Thuế thu nhập liên bang
• Thuế Social Security
• Thuế Medicare
• Thuế thất nghiệp nếu áp dụng

Mỗi thực thể sử dụng lao động phải khấu trừ, nộp và báo cáo payroll tax riêng biệt. Điều đó có nghĩa là payroll từ một công ty không bao giờ được trộn với payroll của công ty khác.

Nếu bạn được trả lương từ một trong các thực thể của mình, khoản lương đó cũng tách biệt với phân phối cho chủ sở hữu hoặc phân bổ lợi nhuận. Sự phân biệt này đặc biệt quan trọng đối với S corporation và C corporation.

Cách giữ hồ sơ rõ ràng khi bạn sở hữu hai doanh nghiệp

Nguồn gốc lớn nhất của các vấn đề thuế đối với người sở hữu nhiều doanh nghiệp là việc không tách bạch đầy đủ. Càng nhiều tài khoản ngân hàng, hồ sơ kế toán và chi phí bị dùng chung, việc khai thuế chính xác càng khó.

Hãy áp dụng các thực hành sau để luôn ngăn nắp:

Giữ tài khoản ngân hàng riêng

Mỗi doanh nghiệp nên có tài khoản séc doanh nghiệp riêng. Nếu có thể, mỗi doanh nghiệp cũng nên có thẻ tín dụng và tài khoản cổng thanh toán riêng.

Việc tách biệt này giúp theo dõi doanh thu, phân loại chi phí và chứng minh khoản khấu trừ dễ hơn nếu IRS yêu cầu tài liệu.

Dùng file kế toán riêng

Đừng giữ một sổ cái chung cho nhiều thực thể. Hãy tạo file kế toán riêng cho từng doanh nghiệp để doanh thu và chi phí được gắn với đúng công ty.

Nếu các doanh nghiệp của bạn có liên quan, bạn vẫn có thể quản lý chúng trong cùng một nền tảng kế toán nhưng giữ sổ sách của từng thực thể tách biệt.

Theo dõi cẩn thận các chi phí dùng chung

Một số khoản chi có thể phục vụ hơn một doanh nghiệp, chẳng hạn như phần mềm, không gian văn phòng hoặc dịch vụ chuyên môn. Các chi phí dùng chung nên được phân bổ hợp lý và ghi lại nhất quán.

Tránh yêu cầu toàn bộ chi phí ở nhiều nơi. Nếu một khoản chi được dùng chung, bạn nên chia nó theo cách phản ánh mức sử dụng thực tế.

Lưu tài liệu hỗ trợ

Giữ hóa đơn, biên lai, nhật ký mileage, hồ sơ payroll, thanh toán cho nhà thầu và sao kê ngân hàng cho từng thực thể. Tài liệu tốt giúp việc khai thuế nhanh hơn và củng cố vị thế của bạn nếu sau này có câu hỏi phát sinh.

Tách lương chủ sở hữu khỏi chi phí kinh doanh

Nếu một doanh nghiệp trả lương cho bạn, khoản đó không giống với phân phối, khoản rút vốn hay chi phí kinh doanh. Hãy giữ các hạng mục này tách biệt trong hồ sơ để tờ khai thuế của bạn khớp với cách thực thể được xử lý.

Những sai lầm thuế phổ biến cần tránh

Sở hữu hai doanh nghiệp tạo ra nhiều cơ hội hơn để mắc lỗi khai thuế. Những sai lầm phổ biến nhất bao gồm:

• Dùng một bộ sổ sách cho nhiều thực thể
• Báo cáo thu nhập ở sai thực thể
• Trộn lẫn chi phí cá nhân và chi phí kinh doanh
• Quên nộp tờ khai thông tin cho partnership hoặc S corporation
• Không phát hành K-1, W-2 hoặc các mẫu 1099 cần thiết
• Bỏ lỡ các khoản nộp payroll tax
• Bỏ qua yêu cầu khai thuế cấp bang

Ngay cả khi các doanh nghiệp nhỏ, mỗi thực thể vẫn phải tuân theo quy tắc khai thuế áp dụng cho cấu trúc của nó.

Bạn có cần EIN riêng không?

Trong hầu hết trường hợp, mỗi thực thể doanh nghiệp nên có Employer Identification Number riêng nếu đó là một thực thể pháp lý riêng cần EIN. Điều này đặc biệt phổ biến đối với partnership, công ty và LLC có thuê nhân viên hoặc nộp thuế như thực thể riêng.

EIN riêng giúp giữ tách biệt hồ sơ khai thuế, payroll và ngân hàng. Nó cũng giảm nhầm lẫn khi bạn đang quản lý nhiều thực thể cùng lúc.

Zenind có thể giúp chủ doanh nghiệp luôn ngăn nắp như thế nào

Nếu bạn đang xây dựng nhiều doanh nghiệp, kỷ luật về thành lập và tuân thủ ngay từ đầu là rất quan trọng. Thiết lập đúng từng thực thể, duy trì hồ sơ riêng và cập nhật kịp thời các nghĩa vụ nộp hồ sơ có thể giúp tiết kiệm thời gian vào mùa thuế.

Zenind giúp các nhà sáng lập thành lập và quản lý thực thể kinh doanh tại Mỹ với trọng tâm là tuân thủ và minh bạch. Đối với những chủ sở hữu có hơn một doanh nghiệp, cấu trúc đó giúp dễ dàng hơn trong việc giữ các thực thể tách biệt, duy trì hồ sơ tốt và bám sát các thời hạn nộp hồ sơ.

Nền tảng đó đặc biệt có giá trị khi mùa thuế đến gần và mỗi doanh nghiệp cần bộ biểu mẫu, báo cáo và tài liệu riêng.

Danh sách kiểm tra thực tế cuối năm

Trước mùa thuế, hãy rà soát những mục sau cho từng doanh nghiệp:

• Xác nhận phân loại thuế của thực thể
• Đối chiếu tất cả tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng
• Rà soát các danh mục doanh thu và chi phí
• Xác định mọi chi phí dùng chung cần phân bổ
• Xác nhận hồ sơ payroll và các khoản nộp thuế
• Thu thập K-1, W-2 và biểu mẫu cho nhà thầu
• Kiểm tra nghĩa vụ khai thuế cấp bang
• Xác minh xem có lựa chọn hay hồ sơ nào thay đổi trong năm hay không

Một danh sách như vậy có thể giúp ngăn ngừa thiếu biểu mẫu và giảm rủi ro sai sót khi khai thuế.

Câu hỏi thường gặp

Nếu tôi sở hữu hai doanh nghiệp, tôi nộp một tờ khai thuế hay hai tờ?

Điều đó phụ thuộc vào cấu trúc thuế của từng doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp được báo cáo trên tờ khai cá nhân của bạn, trong khi những doanh nghiệp khác nộp tờ khai riêng ở cấp độ thực thể.

Tôi có thể dùng cùng một biểu mẫu thuế cho cả hai doanh nghiệp không?

Đôi khi có, đôi khi không. Ví dụ, hai hộ kinh doanh cá thể có thể mỗi doanh nghiệp dùng Schedule C, nhưng hai công ty sẽ mỗi công ty nộp tờ khai doanh nghiệp riêng.

Tôi có thể gộp chi phí từ cả hai doanh nghiệp không?

Không. Hãy giữ chi phí tách riêng cho từng doanh nghiệp và chỉ phân bổ chi phí dùng chung theo cách hợp lý và có tài liệu hỗ trợ.

Nếu một doanh nghiệp bị lỗ thì sao?

Lỗ thường được báo cáo theo quy tắc thuế áp dụng cho thực thể đó. Cách xử lý phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp và basis của bạn, mức tham gia thực tế, cùng các yếu tố thuế khác.

Tôi có cần kế toán cho hai doanh nghiệp không?

Nhiều chủ doanh nghiệp được hưởng lợi từ hỗ trợ thuế chuyên nghiệp khi họ quản lý nhiều thực thể. Càng có nhiều cấu trúc khác nhau, hướng dẫn chuyên môn càng hữu ích.

Kết luận

Nếu bạn có hai doanh nghiệp, cách khai thuế phù hợp phụ thuộc vào cách mỗi doanh nghiệp được đánh thuế. Một số chủ sở hữu sẽ nộp hai mẫu Schedule C riêng, trong khi những người khác sẽ cần tờ khai partnership, S corporation hoặc công ty cho từng thực thể.

Bước quan trọng nhất là giữ từng doanh nghiệp tách biệt trong hồ sơ, tài khoản ngân hàng, payroll và báo cáo thuế. Với sổ sách được tổ chức tốt và cấu trúc thực thể phù hợp, việc khai thuế sẽ dễ quản lý hơn rất nhiều và ít căng thẳng hơn nhiều.

Nếu bạn đang khởi tạo một doanh nghiệp mới hoặc mở rộng sang doanh nghiệp thứ hai, xây dựng một hệ thống tuân thủ sạch sẽ ngay từ ngày đầu sẽ tiết kiệm thời gian về sau và giúp mùa thuế dễ dàng hơn nhiều.