Cách loại bỏ một thành viên khỏi LLC: Các bước pháp lý, quy tắc mua lại và tuân thủ

Loại bỏ một thành viên khỏi LLC là một trong những quyết định khó khăn nhất mà các chủ sở hữu có thể phải đối mặt. Việc này thường gây gián đoạn, đôi khi mang tính cảm xúc, và hầu như luôn nhạy cảm từ góc độ pháp lý, tài chính và vận hành. Nhưng khi một thành viên không còn hoạt động, vi phạm thỏa thuận điều hành, gây xung đột hoặc đặt doanh nghiệp vào rủi ro, thì một quy trình rút lui có cấu trúc sẽ tốt hơn nhiều so với việc để công ty đình trệ.

Hướng dẫn này giải thích cách loại bỏ một thành viên khỏi LLC, những tài liệu và phiếu biểu quyết nào có thể được yêu cầu, cách các thỏa thuận mua lại thường được xử lý và những cập nhật tuân thủ thường diễn ra sau đó. Nội dung được xây dựng dành cho các nhà sáng lập muốn có một lộ trình thực tế, có cơ sở pháp lý, thay vì những khái quát mơ hồ.

Loại bỏ một thành viên LLC nghĩa là gì

Thành viên LLC là một chủ sở hữu của công ty. Việc loại bỏ một thành viên thường có nghĩa là chấm dứt quyền sở hữu, quyền quản lý và quyền lợi kinh tế của người đó theo các điều khoản được thỏa thuận trong operating agreement và luật tiểu bang.

Điều đó không phải lúc nào cũng có nghĩa là người đó ngay lập tức hoàn toàn tách khỏi công ty. Trong nhiều trường hợp, việc rút lui còn cần:

• định giá phần lợi ích của thành viên rời đi
• một thỏa thuận mua lại hoặc mua lại bắt buộc chính thức
• sửa đổi operating agreement
• thay đổi hồ sơ thuế và hồ sơ tiểu bang
• thu hồi quyền truy cập vào tài khoản ngân hàng, phần mềm và hệ thống nội bộ

Quy trình cụ thể phụ thuộc vào cấu trúc LLC, operating agreement và tiểu bang nơi doanh nghiệp được thành lập.

Những lý do phổ biến khiến một thành viên LLC có thể bị loại bỏ

Không phải mọi bất đồng đều đủ để biện minh cho việc loại bỏ. Một quy trình thận trọng thường chỉ được dùng trong những tình huống mà mối quan hệ kinh doanh đã thực sự đổ vỡ hoặc doanh nghiệp cần được bảo vệ.

1. Không thực hiện nghĩa vụ góp vốn hoặc đóng góp

Nếu một thành viên đã cam kết góp vốn, thời gian hoặc dịch vụ cụ thể nhưng liên tục không thực hiện, các chủ sở hữu còn lại có thể có cơ sở để hành động. Việc không hoàn thành nghĩa vụ trở nên đặc biệt nghiêm trọng khi công ty phụ thuộc vào khoản đóng góp đó để vận hành.

2. Vi phạm operating agreement

Operating agreement thường đặt ra các quy tắc về biểu quyết, yêu cầu gọi vốn, bảo mật, nghĩa vụ ủy thác và sử dụng tài sản công ty. Vi phạm những quy tắc đó có thể tạo ra rủi ro pháp lý và trong một số thỏa thuận có thể là lý do chính đáng để loại bỏ.

3. Hành vi sai trái hoặc gian lận

Lạm dụng quỹ, cam kết không được phép, ghi chép sai, quấy rối, phân biệt đối xử hoặc các hành vi sai trái nghiêm trọng khác có thể tạo ra rủi ro tức thời cho LLC và uy tín của công ty.

4. Bế tắc

Trong LLC do các thành viên quản lý, tranh chấp có thể làm tê liệt các quyết định quan trọng. Nếu operating agreement có các điều khoản xử lý bế tắc, việc loại bỏ hoặc mua lại có thể là một phần của giải pháp.

5. Xung đột lợi ích

Một thành viên bí mật làm việc với đối thủ cạnh tranh hoặc theo đuổi lợi ích đi ngược lại với LLC có thể đang tạo ra xung đột cần được xử lý nhanh chóng.

6. Vắng mặt kéo dài hoặc bỏ mặc vai trò

Một số thành viên đơn giản là ngừng tham gia. Nếu việc không tham gia đó gây hại cho hoạt động và vi phạm thỏa thuận, công ty có thể cần một kế hoạch rút lui chính thức.

Bước đầu tiên: Xem lại operating agreement

Operating agreement là điểm khởi đầu cho mọi trường hợp loại bỏ thành viên. Tài liệu này có thể đã trả lời các câu hỏi quan trọng:

• Có thể loại bỏ một thành viên hay không?
• Ai có quyền biểu quyết việc loại bỏ?
• Cần tỷ lệ bao nhiêu phần trăm?
• Có cần lý do chính đáng hay có thể loại bỏ mà không cần lý do?
• Phần lợi ích của thành viên rời đi được định giá như thế nào?
• Phần lợi ích đó sẽ được mua lại, được LLC mua lại, hay được chuyển cho các thành viên còn lại?

Nếu thỏa thuận đã rõ ràng, hãy làm đúng theo đó. Nếu thỏa thuận im lặng hoặc thiếu sót, các quy định mặc định của tiểu bang có thể áp dụng, và các quy định này có thể hạn chế hơn so với kỳ vọng của nhà sáng lập.

Nếu không có operating agreement, quy trình sẽ phức tạp hơn. Trong trường hợp đó, thường cần tư vấn pháp lý trước khi tiến hành.

Ghi nhận vấn đề trước khi hành động

Không bao giờ nên loại bỏ thành viên chỉ dựa trên sự bực tức. Nếu quyết định bị tranh chấp sau này, tài liệu ghi nhận của bạn sẽ rất quan trọng.

Các hồ sơ hữu ích bao gồm:

• các thời hạn bị bỏ lỡ và cập nhật dự án
• cảnh báo bằng văn bản hoặc thông báo về hiệu suất
• biên bản họp cho thấy việc vắng mặt lặp lại
• hồ sơ tài chính chứng minh việc không thực hiện nghĩa vụ góp vốn
• email hoặc tin nhắn cho thấy hành vi sai trái
• chính sách, sổ tay hoặc thỏa thuận đã ký nhưng bị vi phạm

Mục tiêu là xây dựng một hồ sơ dựa trên sự thật, không phải cảm xúc. Một dấu vết tài liệu rõ ràng có thể giúp bảo vệ quyết định của công ty và giảm nguy cơ tranh chấp về sau.

Xác nhận quyền biểu quyết và yêu cầu phê duyệt

Sau khi xem xét thỏa thuận, hãy xác định ai có thẩm quyền phê duyệt việc loại bỏ.

Trong một số LLC, việc loại bỏ yêu cầu:

• đa số phiếu
• siêu đa số phiếu
• sự chấp thuận nhất trí của các thành viên không bị loại bỏ
• phê duyệt bởi manager thay vì thành viên
• lệnh của tòa án nếu tranh chấp không thể giải quyết nội bộ

Nếu LLC có cơ cấu sở hữu 50/50, bế tắc có thể đặc biệt khó xử lý. Trong những trường hợp đó, operating agreement lý tưởng nhất nên có điều khoản mua bán, yêu cầu hòa giải hoặc cơ chế giải quyết bế tắc khác.

Trước khi tiến hành, hãy đảm bảo quy trình biểu quyết là hợp lệ. Một quyết định loại bỏ vi phạm thỏa thuận có thể bị thách thức hoặc bị hủy bỏ.

Quyết định liệu thành viên đang bị loại bỏ vì lý do chính đáng hay được mua lại

Không phải mọi trường hợp rút lui đều giống nhau.

Loại bỏ vì lý do chính đáng

Trường hợp này thường áp dụng khi thành viên vi phạm thỏa thuận, có hành vi sai trái hoặc gây hại đáng kể cho công ty. Một số operating agreement cho phép tước bỏ quyền lợi hoặc giảm khoản thanh toán khi có lý do chính đáng, nhưng điều khoản đó phải được quy định rõ ràng.

Mua lại không cần lý do

Trong các tình huống khác, LLC có thể chỉ đơn giản muốn chấm dứt mối quan hệ. Một thỏa thuận mua lại thường là con đường gọn gàng hơn và ít gây tranh cãi hơn, ngay cả khi thành viên đó không có vi phạm nghiêm trọng.

Sự khác biệt này rất quan trọng vì nó ảnh hưởng đến khoản bồi hoàn, vị thế đàm phán và hệ quả thuế.

Xác định giá trị phần lợi ích của thành viên rời đi

Vấn đề lớn tiếp theo là định giá. Đây thường là điểm làm phát sinh tranh chấp mạnh nhất.

Các cách định giá phổ biến bao gồm:

• giá trị sổ sách
• giá trị thị trường hợp lý
• hệ số nhân theo doanh thu hoặc EBITDA
• công thức cố định được ghi trong operating agreement
• định giá độc lập bởi bên thứ ba

Nếu operating agreement đã định nghĩa sẵn phương pháp định giá, hãy làm theo phương pháp đó. Nếu không, các bên có thể cần một chuyên gia định giá trung lập hoặc đàm phán pháp lý.

Quy trình định giá cũng nên trả lời các câu hỏi liên quan:

• Có trừ nợ phải trả trước khi thanh toán không?
• Có tính goodwill không?
• Khoản thanh toán là trả ngay hay chia theo thời gian?
• Có bù trừ phần vốn góp chưa thanh toán vào số tiền phải trả không?
• Công ty có thể thanh toán theo từng đợt không?

Câu trả lời tốt nhất thường là câu trả lời đã được quy định trước. Nếu thỏa thuận chưa đề cập những vấn đề này, các chủ sở hữu nên ghi nhận rõ ràng nội dung dàn xếp.

Đàm phán các điều khoản rút lui

Khi việc định giá đã rõ, các bên có thể đàm phán điều khoản rút lui.

Một thỏa thuận rút lui tốt thường bao gồm:

• ngày có hiệu lực của việc loại bỏ
• giá mua hoặc công thức thanh toán
• thanh toán một lần hay theo đợt
• việc từ bỏ các khiếu nại từ thành viên rời đi
• nghĩa vụ bảo mật
• điều khoản không nói xấu, nếu phù hợp và có thể thực thi
• hoàn trả tài sản của công ty
• chuyển giao hồ sơ công ty và quyền truy cập kỹ thuật số

Nếu LLC cần sự hợp tác tiếp tục sau khi rút lui, thỏa thuận cũng nên xác định liệu thành viên rời đi có hỗ trợ chuyển giao, bàn giao khách hàng hay chuyển giao tài liệu hay không.

Hoàn tất hồ sơ rút lui đúng cách

Thỏa thuận bằng lời nói là không đủ. Công ty nên ghi nhận việc loại bỏ bằng văn bản và cập nhật hồ sơ LLC.

Các tài liệu điển hình bao gồm:

• nghị quyết hoặc văn bản chấp thuận việc loại bỏ thành viên
• thỏa thuận mua lại hoặc thỏa thuận redemption
• sửa đổi operating agreement
• lịch sở hữu hoặc cap table cập nhật nếu có sử dụng
• mọi biểu mẫu chuyển nhượng quyền lợi thành viên
• mọi thỏa thuận chuyển giao IP hoặc xác nhận bảo mật cần thiết để bảo vệ tài sản công ty

Nếu thành viên rời đi đã tạo ra tài sản trí tuệ, phần mềm hoặc nội dung cho LLC, hãy đảm bảo công ty có đầy đủ quyền cần thiết. Quyền sở hữu phần lợi ích thành viên không tự động giải quyết mọi vấn đề về IP.

Cập nhật hồ sơ tiểu bang và thuế

Việc thay đổi thành viên không chỉ là vấn đề nội bộ. Công ty có thể cần cập nhật hồ sơ và tài liệu liên quan đến thuế.

Hồ sơ tiểu bang

Tùy theo tiểu bang và nghĩa vụ báo cáo của LLC, công ty có thể cần:

• cập nhật báo cáo thường niên
• sửa đổi hồ sơ thành lập nếu được yêu cầu
• cập nhật thông tin chủ sở hữu hoặc manager được ghi nhận
• điều chỉnh giấy phép kinh doanh hoặc đăng ký địa phương

Hồ sơ IRS và thuế

Nếu có thay đổi về responsible party, công ty có thể cần cập nhật hồ sơ với IRS. Nếu LLC bị đánh thuế như partnership, việc thay đổi quyền sở hữu cũng có thể ảnh hưởng đến:

• phân bổ Schedule K-1
• báo cáo cuối năm cho thành viên rời đi
• phân bổ lãi lỗ trong tương lai
• kế hoạch thuế tạm tính hàng quý cho các chủ sở hữu còn lại

Việc xử lý thuế khi chấm dứt thành viên có thể thay đổi tùy theo cách LLC được đánh thuế, basis của thành viên, cấu trúc khoản thanh toán và việc công ty có nắm giữ tài sản có lãi tăng tiềm ẩn hay thu nhập thông thường hay không.

Vì những vấn đề này có thể tạo ra hậu quả thuế thực tế, nên thường rất hữu ích nếu có CPA hoặc luật sư thuế tham gia trước khi hoàn tất việc rút lui.

Xử lý ngay quyền truy cập, ngân hàng và vận hành

Hồ sơ pháp lý chỉ là một phần của quy trình. Khía cạnh thực tế cũng quan trọng không kém.

Sau khi thành viên bị loại bỏ, công ty nên rà soát ngay:

• người ký trên tài khoản ngân hàng
• quyền truy cập payroll
• hệ thống kế toán
• lưu trữ đám mây và thư mục chia sẻ
• quyền truy cập email và nhắn tin
• cổng nhà cung cấp
• kênh giao tiếp với khách hàng hoặc client
• quyền phê duyệt nội bộ

Mục tiêu là giảm rủi ro và tránh nhầm lẫn. Một thành viên đã rời đi không nên còn quyền kiểm soát tài sản công ty hoặc thông tin nhạy cảm khi việc rút lui đã có hiệu lực.

Lưu ý đặc biệt đối với thành viên nước ngoài

Nếu thành viên rời đi không phải là người Mỹ, việc phân tích thuế có thể phức tạp hơn. Quyền sở hữu của người nước ngoài có thể kéo theo các yêu cầu bổ sung về khấu trừ, báo cáo và tuân thủ.

Trong những trường hợp đó, LLC nên xác nhận liệu có áp dụng khấu trừ thuế hay không và những biểu mẫu nào phải được phát hành. Đây là lĩnh vực mà hỗ trợ thuế chuyên nghiệp đặc biệt quan trọng vì hậu quả của việc xử lý sai có thể rất lớn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Việc loại bỏ thành viên sẽ dễ quản lý hơn nếu các nhà sáng lập tránh được những lỗi phổ biến nhất.

Hành động trước khi xem lại thỏa thuận

Đừng bao giờ cho rằng bạn có thể loại bỏ một thành viên chỉ vì tình huống có vẻ hợp lý. Operating agreement và luật tiểu bang mới là yếu tố kiểm soát quy trình.

Không ghi nhận lý do

Nếu việc loại bỏ bị thách thức, những cáo buộc không có tài liệu hỗ trợ sẽ không có nhiều trọng lượng.

Bỏ qua bước định giá

Một thỏa thuận mua lại được xử lý kém có thể dẫn đến tranh chấp, yêu cầu thanh toán bổ sung hoặc kiện tụng sau này.

Quên cập nhật thuế và hồ sơ

Những thay đổi sở hữu nội bộ cần được phản ánh trong hồ sơ tiểu bang và IRS khi được yêu cầu.

Để quyền truy cập mở quá lâu

Ngay cả khi việc rút lui diễn ra trong hòa nhã, rủi ro vẫn có thể phát sinh nếu quyền truy cập hệ thống không bị thu hồi nhanh chóng.

Thực hành tốt để chuyển giao suôn sẻ hơn

Những lần rút lui gọn gàng nhất thường có một vài đặc điểm chung:

• operating agreement đã quy định sẵn việc loại bỏ và mua lại
• các chủ sở hữu ghi nhận vấn đề từ sớm
• giao tiếp mang tính фактический và chuyên nghiệp
• một cố vấn trung lập hỗ trợ định giá hoặc đàm phán
• hồ sơ pháp lý và thuế được cập nhật kịp thời
• quá trình chuyển giao được xem như một quy trình kinh doanh, không phải một cuộc tranh cãi công khai

Càng ít mơ hồ thì quá trình thường càng ít tốn kém và ít gián đoạn hơn.

Zenind có thể hỗ trợ gì cho việc tuân thủ LLC

Khi quyền sở hữu thay đổi, công ty vẫn còn các nghĩa vụ tuân thủ liên tục. Zenind giúp các nhà sáng lập tổ chức tốt hơn với hỗ trợ thành lập LLC và tuân thủ, bao gồm các hồ sơ tiểu bang định kỳ và các nhiệm vụ duy trì doanh nghiệp có thể phát sinh sau thay đổi quyền sở hữu.

Nếu LLC của bạn đang trải qua thay đổi thành viên, việc duy trì cập nhật hồ sơ, sửa đổi và tài liệu pháp nhân có thể giúp giảm nguy cơ bỏ lỡ thời hạn hoặc phát sinh khoảng trống tuân thủ.

Câu hỏi thường gặp

LLC có thể loại bỏ một thành viên mà không cần sự đồng ý không?

Đôi khi có. Điều này phụ thuộc vào operating agreement và luật tiểu bang. Nếu thỏa thuận cho phép loại bỏ cưỡng chế hoặc trao quyền cho các thành viên còn lại hành động, việc loại bỏ có thể diễn ra mà không cần sự đồng ý của thành viên bị loại bỏ.

Nếu operating agreement không đề cập đến việc loại bỏ thành viên thì sao?

Nếu thỏa thuận im lặng, các quy định mặc định của tiểu bang có thể áp dụng. Điều đó thường có nghĩa là quy trình bị giới hạn hơn, chính thức hơn và đôi khi khó thực hiện hơn.

Thành viên bị loại bỏ có tự động mất phần sở hữu không?

Không nhất thiết. Việc bị loại khỏi quyền quản lý và bị loại khỏi quyền sở hữu không phải lúc nào cũng giống nhau. Trong nhiều trường hợp, thành viên phải được mua lại hoặc được bồi hoàn theo thỏa thuận.

Sau khi loại bỏ một thành viên khỏi LLC, tôi có cần nộp hồ sơ gì không?

Có thể. Công ty có thể cần cập nhật hồ sơ tiểu bang, báo cáo thường niên, thông tin IRS, giấy phép hoặc phân bổ thuế tùy theo tình huống và tiểu bang.

LLC có thể tiếp tục hoạt động sau khi một thành viên bị loại bỏ không?

Có, trong nhiều trường hợp. Công ty thường có thể tiếp tục hoạt động nếu thỏa thuận và cơ cấu sở hữu cho phép, nhưng các thành viên còn lại nên cập nhật ngay hồ sơ quản trị và tuân thủ.

Lời kết

Loại bỏ một thành viên khỏi LLC hiếm khi đơn giản, nhưng sẽ dễ quản lý hơn nhiều khi công ty làm theo một quy trình rõ ràng. Hãy bắt đầu với operating agreement, ghi nhận sự việc, xác nhận yêu cầu biểu quyết, đàm phán một lối ra công bằng và cập nhật các hồ sơ pháp lý và thuế phản ánh sự thay đổi đó.

Nếu được xử lý cẩn trọng, việc loại bỏ thành viên có thể bảo vệ doanh nghiệp mà không tạo ra rủi ro pháp lý không cần thiết hay hỗn loạn vận hành.