Cách tra cứu nhãn hiệu: Hướng dẫn từng bước cho doanh nghiệp mới

Một thương hiệu mạnh bắt đầu từ tên gọi, logo hoặc khẩu hiệu vừa dễ nhớ vừa có cơ sở pháp lý vững chắc. Trước khi bạn đầu tư vào bao bì, website, tiếp thị hoặc nộp đơn đăng ký nhãn hiệu chính thức, bạn nên kiểm tra xem dấu hiệu dự định sử dụng đã có người dùng hay quá giống với một dấu hiệu hiện có hay chưa.

Việc tra cứu nhãn hiệu giúp bạn giảm rủi ro tranh chấp, tránh phải đổi thương hiệu tốn kém và đưa ra quyết định thông minh hơn trước khi nộp đơn. Với những người sáng lập đang thành lập LLC hoặc corporation mới, đây cũng là một phần quan trọng trong việc chọn bản sắc kinh doanh có thể phát triển cùng công ty.

Hướng dẫn này giải thích cách hoạt động của việc tra cứu nhãn hiệu, những cơ sở dữ liệu cần xem, cách đọc kết quả và khi nào nên tìm đến luật sư nhãn hiệu hoặc dịch vụ tra cứu chuyên nghiệp.

Tra cứu nhãn hiệu thực sự làm gì

Tra cứu nhãn hiệu là việc tìm các dấu hiệu đã tồn tại có thể xung đột với tên, logo hoặc khẩu hiệu bạn muốn sử dụng. Mục tiêu không chỉ là tìm các kết quả trùng khớp hoàn toàn. Mục tiêu là xác định những tên có thể gây nhầm lẫn về hình thức, âm thanh, ý nghĩa hoặc ấn tượng thương mại.

Điều đó rất quan trọng vì luật nhãn hiệu được thiết kế để ngăn ngừa sự nhầm lẫn của người tiêu dùng. Nếu khách hàng có thể nghĩ hợp lý rằng hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn đến từ cùng một nguồn với một thương hiệu khác, dấu hiệu bạn đề xuất có thể dễ bị từ chối hoặc bị phản đối.

Một cuộc tra cứu đúng cách thường bao gồm:

• Hồ sơ nhãn hiệu liên bang
• Hồ sơ nhãn hiệu cấp tiểu bang
• Việc sử dụng theo luật thông dụng được tìm thấy trên internet và trong thương mại
• Các tài liệu tham chiếu liên quan đến doanh nghiệp và ngành nghề

Phạm vi tra cứu càng rộng, bạn càng nhìn rõ mức độ rủi ro.

Vì sao cần tra cứu nhãn hiệu trước khi nộp đơn

Nhiều chủ doanh nghiệp cho rằng nếu tên doanh nghiệp còn trống ở tiểu bang của họ thì có thể yên tâm dùng làm nhãn hiệu. Điều đó không phải lúc nào cũng đúng.

Một tên có thể được chấp nhận khi đăng ký pháp nhân nhưng vẫn xung đột với một nhãn hiệu đã tồn tại. Tương tự, một doanh nghiệp có thể sử dụng tên đó mà không đăng ký và vẫn có quyền theo luật thông dụng tại khu vực họ hoạt động.

Tra cứu trước có thể giúp bạn:

• Tránh chi tiền cho một cái tên không thể dùng an toàn
• Giảm khả năng nhận thư yêu cầu chấm dứt và ngừng sử dụng
• Tăng cơ hội hồ sơ đăng ký nhãn hiệu diễn ra suôn sẻ hơn
• Chọn một thương hiệu mạnh và khác biệt hơn ngay từ đầu
• Tránh phải tốn kém thay đổi marketing và bao bì về sau

Nếu bạn đang khởi sự một công ty mới, bước này rất đáng làm trước khi chốt bộ nhận diện thương hiệu.

Các loại tra cứu nhãn hiệu

Không phải mọi cuộc tra cứu nhãn hiệu đều giống nhau. Mỗi loại trả lời một câu hỏi khác nhau.

1. Tra cứu sơ bộ

Tra cứu sơ bộ là một bước rà soát nhanh ban đầu. Nó kiểm tra các kết quả trùng rõ ràng hoặc biến thể gần giống trong những cơ sở dữ liệu dễ tiếp cận nhất.

Bước này hữu ích để sàng lọc ban đầu, nhưng không đủ nếu chỉ dựa vào nó.

2. Tra cứu nhãn hiệu liên bang

Tra cứu liên bang xem xét các hồ sơ trong hệ thống tra cứu nhãn hiệu của USPTO để tìm các nhãn hiệu đã đăng ký hoặc đang chờ xét duyệt ở cấp liên bang.

Đây là một phần quan trọng nhất của quá trình vì nó giúp xác định những nhãn hiệu có thể cản trở việc đăng ký hoặc tạo ra xung đột.

3. Tra cứu nhãn hiệu cấp tiểu bang

Một số doanh nghiệp chỉ đăng ký nhãn hiệu ở cấp tiểu bang. Những nhãn hiệu này vẫn có thể rất quan trọng, nhất là nếu doanh nghiệp kia hoạt động trong cùng khu vực hoặc cùng ngành.

Cơ sở dữ liệu của từng tiểu bang không đồng nhất, vì vậy quy trình tra cứu có thể khác nhau tùy nơi.

4. Tra cứu theo luật thông dụng

Quyền theo luật thông dụng có thể tồn tại ngay cả khi chưa đăng ký. Những quyền này thường phát sinh từ việc sử dụng thực tế một dấu hiệu trong thương mại.

Tra cứu theo luật thông dụng thường bao gồm tìm kiếm trên web, mạng xã hội, danh mục sản phẩm, thư mục doanh nghiệp và các nguồn công khai khác cho thấy dấu hiệu đang được sử dụng trong thực tế.

5. Tra cứu toàn diện để đánh giá khả năng đăng ký

Tra cứu toàn diện kết hợp nghiên cứu ở cấp liên bang, cấp tiểu bang và theo luật thông dụng. Trong nhiều trường hợp, đây là cách đáng tin cậy nhất để đánh giá rủi ro trước khi nộp đơn hoặc ra mắt thương hiệu.

Với các quyết định thương hiệu có mức độ quan trọng cao, đây thường là khoản đầu tư tốt nhất.

Cách tra cứu nhãn hiệu

Quy trình tra cứu hiệu quả nhất là làm có phương pháp. Hãy bắt đầu rộng, sau đó thu hẹp rủi ro.

Bước 1: Xác định bạn đang tra cứu điều gì

Trước khi tra cứu, hãy xác định rõ những yếu tố bạn muốn bảo vệ.

Hãy tự hỏi:

• Dấu hiệu là nhãn chữ, logo hay khẩu hiệu?
• Bạn đang tra cứu tên công ty, tên sản phẩm hay cả hai?
• Nhãn hiệu sẽ bao phủ hàng hóa hoặc dịch vụ nào?
• Có cách viết khác, viết tắt hoặc bản dịch nào không?

Bạn nên tra cứu không chỉ tên chính xác mà cả những biến thể phổ biến.

Bước 2: Tra cứu cơ sở dữ liệu của USPTO

Hệ thống tra cứu nhãn hiệu của USPTO là cơ sở dữ liệu liên bang chính để tìm các nhãn hiệu đã đăng ký và đang chờ xử lý.

Khi xem kết quả, đừng chỉ nhìn vào các bản trùng khớp hoàn toàn. Hãy cân nhắc những nhãn hiệu:

• Có âm thanh tương tự
• Có hình thức tương tự
• Chia sẻ cùng gốc từ
• Có cùng ý nghĩa
• Tạo ra ấn tượng thương mại tương tự

Cũng cần xem kỹ hàng hóa và dịch vụ gắn với từng kết quả. Dù hai nhãn hiệu không hoàn toàn giống nhau, sản phẩm hoặc dịch vụ liên quan vẫn có thể gây khả năng nhầm lẫn.

Một số cách tra cứu thực tế:

• Tìm chính xác cụm từ của dấu hiệu
• Tìm các phần từ và biến thể chính tả
• Tìm các dạng viết tắt và chữ cái đầu
• Tìm dạng số ít và số nhiều
• Tìm xem người tiêu dùng có thể rút gọn tên đó hay không

Với nhãn hiệu thiết kế, việc tra cứu phức tạp hơn vì bạn có thể cần cả mã thiết kế và so sánh dựa trên hình ảnh.

Bước 3: Xem trạng thái nhãn hiệu

Không phải hồ sơ nào cũng quan trọng như nhau. Một nhãn hiệu còn hiệu lực thường đáng chú ý hơn một hồ sơ đã bị bỏ.

Tuy vậy, đừng vội xem nhẹ một hồ sơ bị bỏ hoặc đã chết. Nó vẫn có thể cho thấy việc sử dụng trước đó, cách đặt thương hiệu trên thị trường hoặc các mẫu mà USPTO đã xử lý đối với những tên tương tự.

Khi xem kết quả, hãy chú ý đến:

• Trạng thái hiện tại
• Căn cứ nộp đơn
• Nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ
• Mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ
• Tên chủ sở hữu
• Ngày sử dụng và ngày đăng ký

Bối cảnh này giúp bạn hiểu liệu rủi ro xung đột có thực sự tồn tại hay không.

Bước 4: Tra cứu cơ sở dữ liệu nhãn hiệu cấp tiểu bang

Tra cứu liên bang thôi là chưa đủ. Đăng ký cấp tiểu bang cũng có thể quan trọng.

Hãy tra cứu những tiểu bang nơi bạn dự định hoạt động, bán hàng hoặc xây dựng tệp khách hàng. Nếu bạn dự định kinh doanh trên toàn quốc, hãy cân nhắc tra cứu nhiều tiểu bang lớn hoặc sử dụng phương pháp đánh giá toàn diện hơn.

Bước 5: Tìm kiếm trên internet để phát hiện việc sử dụng theo luật thông dụng

Nhiều thương hiệu được sử dụng trực tuyến mà không đăng ký. Công cụ tìm kiếm, sàn thương mại điện tử, kho ứng dụng, mạng xã hội, thư mục doanh nghiệp và các ấn phẩm ngành có thể cho thấy dấu hiệu đang được dùng nhưng chưa đăng ký.

Hãy tìm:

• Website doanh nghiệp
• Hồ sơ mạng xã hội
• Tên miền
• Danh sách sản phẩm
• Kênh YouTube hoặc podcast
• Danh bạ doanh nghiệp địa phương
• Hiệp hội ngành nghề và ấn phẩm chuyên ngành

Việc sử dụng theo luật thông dụng có thể tạo ra rủi ro đáng kể ngay cả khi không có đăng ký nào xuất hiện trong cơ sở dữ liệu chính thức.

Bước 6: Kiểm tra Trademark ID Manual

Nếu bạn dự định nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, Trademark ID Manual của USPTO có thể giúp bạn xác định cách diễn đạt phù hợp cho hàng hóa và dịch vụ.

Dùng mô tả rõ ràng và chính xác có thể giúp quy trình nộp đơn thuận lợi hơn và giảm việc phải trao đổi qua lại không cần thiết.

Bước 7: Cân nhắc nguồn quốc tế nếu cần

Nếu kế hoạch kinh doanh của bạn có bán hàng xuyên biên giới, sản xuất ở nước ngoài hoặc mở rộng quốc tế, việc tra cứu cũng có thể cần tính đến hồ sơ nhãn hiệu ở các nước khác.

WIPO Global Brand Database là một điểm khởi đầu hữu ích cho việc sàng lọc quốc tế rộng hơn, dù không nên xem đó là nguồn duy nhất.

Cách đọc và diễn giải kết quả tra cứu nhãn hiệu

Việc tìm thấy một nhãn hiệu tương tự không có nghĩa là bạn bắt buộc phải chọn tên khác. Câu hỏi thực sự là liệu nhãn hiệu đó có tạo ra khả năng nhầm lẫn đáng kể hay không.

Những yếu tố quan trọng nhất thường gồm:

• Mức độ tương tự của các nhãn hiệu
• Mức độ tương tự của hàng hóa hoặc dịch vụ
• Sức mạnh hoặc mức độ phân biệt của nhãn hiệu hiện có
• Bằng chứng về sự chồng lấn thực tế trên thị trường
• Kênh phân phối và khách hàng dự kiến

Ví dụ, một nhãn hiệu dùng cho phần mềm có thể mang mức độ rủi ro khác với cùng một từ đó nhưng dùng cho dịch vụ nhà hàng. Bối cảnh rất quan trọng.

Khi xem kết quả, hãy tự hỏi:

• Người mua trung bình có nhầm một thương hiệu với thương hiệu khác không?
• Hàng hóa hoặc dịch vụ có liên quan đến nhau không?
• Các nhãn hiệu có khả năng được sử dụng trong cùng một thị trường không?
• Dấu hiệu bạn định dùng có yếu tố đủ khác biệt không, hay nó yếu và mang tính mô tả?

Nếu câu trả lời cho thấy có khả năng nhầm lẫn, lựa chọn an toàn hơn thường là điều chỉnh dấu hiệu trước khi đầu tư thêm.

Dấu hiệu cho thấy nhãn hiệu của bạn có thể quá rủi ro

Một số kết quả tra cứu là tín hiệu cảnh báo cần xem xét kỹ hơn.

Hãy thận trọng nếu bạn thấy:

• Một nhãn hiệu liên bang còn hiệu lực, giống hệt hoặc gần giống hệt
• Một nhãn hiệu tương tự trong cùng ngành
• Một nhãn hiệu mạnh, được biết đến rộng rãi
• Nhiều nhãn hiệu liên quan cùng dùng một từ gốc
• Một dấu hiệu đang được sử dụng tích cực trên mạng, dù chưa đăng ký
• Một tên miền, sản phẩm hoặc tên thương hiệu đã được thiết lập vững chắc

Nếu dấu hiệu quá gần nhau, thay đổi sớm thường rẻ hơn là phải bảo vệ sau này.

Khi nào tra cứu tự làm là đủ và khi nào không đủ

Tra cứu cơ bản có thể là bước đầu hữu ích cho người sáng lập đang thử ý tưởng. Nếu bạn chỉ đang động não đặt tên, một cuộc tìm kiếm nhanh có thể giúp loại bỏ các xung đột rõ ràng.

Tra cứu tự làm có thể đủ khi:

• Bạn đang thu hẹp các ý tưởng tên ở giai đoạn đầu
• Thương hiệu chưa ra mắt
• Bạn chỉ cần tìm các xung đột hiển nhiên
• Doanh nghiệp mang tính địa phương và rủi ro thấp

Tra cứu chuyên nghiệp thường đáng cân nhắc khi:

• Bạn sắp chi nhiều cho xây dựng thương hiệu
• Dấu hiệu đó sẽ là trung tâm bản sắc của công ty
• Bạn dự định nộp đơn đăng ký nhãn hiệu liên bang
• Ngành nghề cạnh tranh cao hoặc rất đông đúc
• Bạn muốn đánh giá sâu hơn về sử dụng theo luật thông dụng
• Hậu quả của một xung đột sẽ rất tốn kém

Dấu hiệu càng quan trọng, tra cứu toàn diện càng có giá trị.

Tra cứu nhãn hiệu gắn với việc thành lập doanh nghiệp như thế nào

Nếu bạn đang thành lập doanh nghiệp mới, việc tra cứu nhãn hiệu nên diễn ra sớm trong quá trình chọn tên.

Tên công ty dùng để đăng ký pháp nhân vẫn có thể không khả dụng cho mục đích nhãn hiệu. Vì vậy, người sáng lập nên đánh giá cả đăng ký doanh nghiệp lẫn khả năng bảo hộ thương hiệu trước khi chốt tên cuối cùng.

Với doanh nhân mới, trình tự thường là:

1. Động não các tên thương hiệu
2. Tra cứu nhãn hiệu
3. Kiểm tra khả năng đăng ký pháp nhân
4. Xem xét khả dụng của tên miền và tài khoản mạng xã hội
5. Xác nhận tên đó phù hợp với kế hoạch dài hạn của công ty
6. Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu nếu phù hợp

Zenind giúp người sáng lập đi qua quy trình thành lập doanh nghiệp, và việc chọn tên có tính đến khả năng tra cứu nhãn hiệu có thể giúp các bước triển khai sau đó dễ dàng hơn nhiều.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Nhiều vấn đề về nhãn hiệu xuất phát từ việc bỏ qua các bước cơ bản.

Hãy tránh những sai lầm sau:

• Chỉ dựa vào tìm kiếm Google
• Chỉ kiểm tra các kết quả trùng chính xác
• Bỏ qua cách viết hoặc cách phát âm gần giống
• Không xem xét hàng hóa hoặc dịch vụ liên quan
• Cho rằng chỉ cần tra cứu tên doanh nghiệp cấp tiểu bang là đủ
• Quên mất quyền theo luật thông dụng
• Xem nhẹ hồ sơ đã bị bỏ mà không kiểm tra bối cảnh
• Nộp đơn quá sớm trước khi đánh giá rủi ro

Một chút thận trọng thêm ở giai đoạn đầu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và sự bực bội về sau.

Nên làm gì sau khi tra cứu

Sau khi hoàn tất tra cứu, bạn thường có ba lựa chọn.

1. Tiếp tục dùng dấu hiệu đó

Nếu kết quả cho thấy rủi ro thấp, bạn có thể quyết định dấu hiệu đó đã sẵn sàng để sử dụng hoặc nộp đơn.

2. Điều chỉnh dấu hiệu

Nếu có một số lo ngại, bạn có thể làm tên khác biệt hơn bằng cách thay đổi cách diễn đạt, thêm yếu tố độc đáo hoặc chọn hướng thương hiệu khác.

3. Chọn dấu hiệu khác

Nếu rủi ro xung đột quá lớn, lựa chọn khôn ngoan nhất có thể là bắt đầu lại với một cái tên khác.

Trong nhiều trường hợp, đây là quyết định ít tốn kém nhất về lâu dài.

Kết luận

Tra cứu nhãn hiệu không chỉ là một thủ tục pháp lý. Đây là bước chiến lược giúp bạn bảo vệ thương hiệu trước khi đầu tư vào nó.

Những cuộc tra cứu tốt nhất xem xét toàn cảnh: hồ sơ liên bang, hồ sơ tiểu bang, việc sử dụng theo luật thông dụng và khả năng nhầm lẫn thực tế trên thị trường. Dù bạn đang ra mắt startup, thành lập LLC hay chuẩn bị nộp đơn đăng ký nhãn hiệu, thực hiện công việc này sớm sẽ cho bạn nhiều lựa chọn hơn và ít bất ngờ hơn.

Nếu bạn đang xây dựng doanh nghiệp từ con số không, hãy xem việc đánh giá khả năng bảo hộ nhãn hiệu là một phần của nền móng, không phải việc làm sau cùng.