Cách thành lập doanh nghiệp tư nhân tại Hoa Kỳ: 7 bước thiết yếu

Doanh nghiệp tư nhân là cách đơn giản nhất để bắt đầu kinh doanh tại Hoa Kỳ. Đây là lựa chọn phù hợp cho freelancer, tư vấn viên, nhà sáng tạo nội dung, nhà cung cấp dịch vụ cá nhân và chủ doanh nghiệp muốn thử một ý tưởng kinh doanh mà chưa cần thành lập một pháp nhân riêng ngay lập tức.

Sự đơn giản đó đi kèm với những đánh đổi. Doanh nghiệp tư nhân giúp bạn có toàn quyền kiểm soát và ít thủ tục hơn, nhưng cũng đồng nghĩa với việc tài chính cá nhân và tài chính kinh doanh của bạn có liên hệ pháp lý với nhau. Nếu chọn con đường này, mục tiêu không chỉ là khởi động nhanh. Mục tiêu là bắt đầu đúng cách, tuân thủ đầy đủ và biết khi nào có thể đến lúc nâng cấp lên một cấu trúc chính thức hơn như LLC.

Doanh nghiệp tư nhân là gì?

Doanh nghiệp tư nhân là mô hình kinh doanh do một người sở hữu và điều hành. Nó không phải là một pháp nhân độc lập như LLC hay corporation. Trên thực tế, điều đó có nghĩa là doanh nghiệp rất dễ hình thành, nhưng chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với các khoản nợ và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Trong nhiều trường hợp, bạn có thể trở thành chủ doanh nghiệp tư nhân chỉ bằng cách bắt đầu hoạt động kinh doanh với tư cách cá nhân. Thường không cần nộp hồ sơ thành lập pháp nhân ở cấp bang chỉ để “tạo lập” doanh nghiệp, mặc dù bang, quận, thành phố hoặc ngành nghề của bạn vẫn có thể yêu cầu đăng ký, giấy phép, giấy phép con hoặc tài khoản thuế.

Vì sao nhiều doanh nhân chọn mô hình này

Mọi người thường chọn doanh nghiệp tư nhân vì mô hình này:

• Dễ bắt đầu và vận hành
• Chi phí thấp hơn so với thành lập pháp nhân chính thức
• Linh hoạt cho công việc solo và kinh doanh phụ
• Khai báo thuế liên bang đơn giản
• Hữu ích khi thử một ý tưởng kinh doanh trước khi mở rộng

Nhược điểm lớn nhất là trách nhiệm pháp lý. Vì doanh nghiệp không tách biệt khỏi chủ sở hữu, tài sản cá nhân có thể bị ảnh hưởng nếu doanh nghiệp đối mặt với kiện tụng, nợ chưa thanh toán hoặc vấn đề tuân thủ.

1. Xác nhận rằng doanh nghiệp tư nhân phù hợp với mô hình kinh doanh của bạn

Trước khi bắt đầu, hãy xem cấu trúc này có phù hợp với mức độ rủi ro và kế hoạch tăng trưởng của bạn hay không.

Doanh nghiệp tư nhân thường phù hợp khi:

• Bạn là chủ sở hữu duy nhất
• Chi phí khởi nghiệp ở mức vừa phải
• Công việc của bạn có mức độ rủi ro tương đối thấp
• Bạn muốn ra mắt nhanh
• Bạn chưa sẵn sàng cho các thủ tục của LLC hoặc corporation

Mô hình này có thể kém phù hợp hơn nếu:

• Bạn dự định thuê nhân viên ngay
• Doanh nghiệp sẽ gánh mức trách nhiệm pháp lý đáng kể
• Bạn cần nhà đầu tư bên ngoài
• Bạn muốn tách bạch mạnh hơn giữa tài sản cá nhân và tài sản kinh doanh
• Bạn dự kiến sớm mở rộng thành một hoạt động phức tạp hơn

Nếu doanh nghiệp của bạn có khả năng tăng trưởng nhanh hoặc có mức độ rủi ro pháp lý đáng kể, có thể hợp lý hơn nếu bắt đầu với một cấu trúc bảo vệ tốt hơn.

2. Chọn tên doanh nghiệp một cách cẩn trọng

Nhiều chủ doanh nghiệp tư nhân hoạt động dưới tên pháp lý của chính họ. Những người khác dùng tên thương mại hoặc tên nhãn hiệu để trông chuyên nghiệp hơn và tách danh tính cá nhân khỏi danh tính doanh nghiệp.

Nếu bạn muốn sử dụng một tên khác với tên pháp lý của mình, chính quyền bang hoặc địa phương có thể yêu cầu bạn nộp DBA, còn gọi là assumed name hoặc fictitious business name. Quy định cụ thể phụ thuộc vào nơi bạn hoạt động.

Trước khi chốt tên:

• Tra cứu hồ sơ doanh nghiệp của bang và địa phương
• Kiểm tra cơ sở dữ liệu nhãn hiệu của USPTO để tìm xung đột tiềm ẩn
• Đảm bảo tên dễ đánh vần, dễ phát âm và dễ nhớ
• Giữ lại tên miền tương ứng nếu bạn dự định tiếp thị trực tuyến

Tên doanh nghiệp không giống như nhãn hiệu. Ngay cả khi tên đó có thể dùng ở bang của bạn, một doanh nghiệp khác có thể đã có quyền nhãn hiệu đối với tên đó. Một lần tra cứu nhãn hiệu nhanh có thể giúp bạn tránh phải đổi thương hiệu tốn kém sau này.

3. Kiểm tra các giấy phép và phê duyệt bạn cần

Doanh nghiệp tư nhân không tự động cho phép bạn hoạt động. Hầu hết doanh nghiệp vẫn cần ít nhất một số giấy phép, giấy phép con hoặc đăng ký.

Bạn cần gì sẽ phụ thuộc vào ba yếu tố:

• Địa điểm của bạn
• Ngành nghề của bạn
• Các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện

Các yêu cầu phổ biến bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh chung do thành phố hoặc quận cấp
• Giấy phép thuế bán hàng cho doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế
• Phê duyệt kinh doanh tại nhà hoặc quy hoạch sử dụng đất cho doanh nghiệp hoạt động tại nhà
• Giấy phép y tế cho doanh nghiệp liên quan đến thực phẩm
• Giấy phép hành nghề hoặc giấy phép chuyên môn cho các lĩnh vực được quản lý như bất động sản, thẩm mỹ hoặc xây dựng
• Giấy phép liên bang cho các ngành được quản lý chặt như nông nghiệp, rượu, súng, vận tải hoặc khai khoáng

Đừng đoán ở bước này. Doanh nghiệp của bạn có thể hoạt động thực tế nhưng vẫn không tuân thủ nếu thiếu giấy phép cần thiết. Hãy kiểm tra với thành phố, quận, bang và cơ quan liên bang có liên quan trước khi mở cửa.

4. Xin EIN khi điều đó có lợi cho doanh nghiệp của bạn

Chủ doanh nghiệp tư nhân thường có thể dùng số An sinh xã hội cho mục đích thuế liên bang. Nhưng nhiều chủ doanh nghiệp chọn xin Employer Identification Number, hay EIN, vì nó hữu ích cho ngân hàng, tuyển dụng, trả lương và một số hồ sơ thuế nhất định.

Bạn có thể cần hoặc muốn có EIN nếu bạn:

• Thuê nhân viên
• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Nộp một số tờ khai thuế liên bang
• Thiết lập kế hoạch hưu trí cho doanh nghiệp
• Muốn tránh dùng SSN trên giấy tờ kinh doanh

EIN không làm thay đổi cấu trúc pháp lý của doanh nghiệp. Nó chỉ là mã số thuế liên bang. Tuy nhiên, xin EIN sớm có thể giúp hoạt động của bạn trở nên gọn gàng và chuyên nghiệp hơn.

5. Tách riêng tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân

Đây là một trong những thói quen quan trọng nhất mà chủ doanh nghiệp tư nhân nên xây dựng.

Hãy mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và chỉ dùng nó cho thu nhập và chi phí kinh doanh. Nếu có thể, hãy kết hợp với một thẻ tín dụng doanh nghiệp. Sau đó lưu giữ hồ sơ chi tiết cho mọi giao dịch.

Việc tách bạch tài chính tốt giúp bạn:

• Theo dõi doanh thu và chi phí chính xác hơn
• Chuẩn bị cho mùa thuế nhanh hơn
• Giảm lỗi sổ sách
• Cho thấy với bên cho vay và nhà cung cấp rằng doanh nghiệp của bạn có tính hợp pháp
• Tránh trộn lẫn chi tiêu cá nhân với các khoản khấu trừ kinh doanh

Ngay cả khi doanh nghiệp tư nhân rất đơn giản, việc ghi chép lộn xộn có thể nhanh chóng tạo ra vấn đề. Sổ sách rõ ràng giúp bạn dễ dàng hiểu doanh nghiệp có thực sự có lãi hay không.

6. Thiết lập các biện pháp bảo vệ cơ bản

Doanh nghiệp tư nhân không tự tạo ra lá chắn trách nhiệm pháp lý, vì vậy chủ sở hữu cần cân nhắc kỹ về các biện pháp bảo vệ.

Tùy theo loại hình kinh doanh, bạn có thể cần:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm
• Bảo hiểm ô tô thương mại nếu bạn dùng xe cho mục đích kinh doanh
• Bảo vệ an ninh mạng nếu bạn lưu trữ dữ liệu khách hàng trực tuyến

Hợp đồng cũng rất quan trọng. Hãy dùng thỏa thuận bằng văn bản với khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu phụ và đối tác. Điều khoản thanh toán rõ ràng, phạm vi công việc cụ thể và điều khoản giải quyết tranh chấp có thể giúp giảm rủi ro trước khi vấn đề phát sinh.

Bảo hiểm và hợp đồng không thay thế được sự bảo vệ trách nhiệm pháp lý của LLC, nhưng chúng có thể giảm khả năng một vấn đề kinh doanh thông thường trở thành vấn đề tài chính cá nhân.

7. Xử lý thuế đúng cách

Về thuế thu nhập liên bang, chủ doanh nghiệp tư nhân thường báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên Schedule C và sử dụng Schedule SE cho thuế tự kinh doanh khi áp dụng.

Điều đó thường có nghĩa là bạn nên sẵn sàng cho:

• Theo dõi lãi lỗ kinh doanh trong suốt năm
• Nộp thuế ước tính hàng quý nếu được yêu cầu
• Đóng thuế tự kinh doanh trên thu nhập ròng
• Thu và nộp thuế bán hàng nếu sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn chịu thuế ở bang của bạn
• Có thể được khấu trừ chi phí văn phòng tại nhà nếu đủ điều kiện

Quy định thuế có thể đơn giản đối với một doanh nghiệp nhỏ, nhưng chỉ khi hồ sơ của bạn luôn được cập nhật. Chờ đến cuối năm sẽ khiến bạn khó biết mình có nợ tiền, có khoản chi được khấu trừ hay đã bỏ lỡ thời hạn nộp hồ sơ hay không.

Doanh nghiệp tư nhân so với LLC

Doanh nghiệp tư nhân là điểm khởi đầu tốt cho nhiều doanh nghiệp, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất về lâu dài.

Tiêu chí	Doanh nghiệp tư nhân	LLC
Thành lập	Thường dễ bắt đầu nhất	Cần nộp hồ sơ thành lập ở cấp bang
Trách nhiệm pháp lý	Không có sự tách biệt pháp lý giữa doanh nghiệp và chủ sở hữu	Tài sản cá nhân thường được tách biệt tốt hơn khỏi các nghĩa vụ pháp lý của doanh nghiệp
Thuế	Thường khai trên tờ khai của chủ sở hữu	Có cách xử lý thuế linh hoạt tùy theo lựa chọn và cơ cấu sở hữu
Quản trị	Ít thủ tục duy trì	Có nhiều quy định và nghĩa vụ tuân thủ hơn
Tăng trưởng	Phù hợp nhất với hoạt động đơn giản, ít rủi ro	Thường phù hợp hơn với doanh nghiệp muốn bảo vệ và tăng độ tin cậy

Nếu bạn bắt đầu với doanh nghiệp tư nhân và sau đó muốn tách biệt trách nhiệm pháp lý tốt hơn, chuyển sang LLC là một bước tiếp theo phổ biến.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Một vài lỗi thường xuyên xuất hiện khi mọi người bắt đầu doanh nghiệp tư nhân:

• Dùng tên doanh nghiệp mà không kiểm tra xung đột ở cấp bang hoặc nhãn hiệu
• Bỏ qua việc tìm hiểu giấy phép và phê duyệt tại địa phương
• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh
• Chậm theo dõi thuế và các khoản nộp tạm tính
• Cho rằng DBA đồng nghĩa với bảo hộ nhãn hiệu
• Hoạt động mà không có bảo hiểm trong một ngành có rủi ro cao

Tránh những sai lầm này từ đầu sẽ dễ hơn nhiều so với việc sửa chữa sau này.

Danh sách kiểm tra khởi động đơn giản

Trước khi bắt đầu kinh doanh, hãy chắc chắn bạn đã có:

• Một sản phẩm hoặc dịch vụ rõ ràng
• Kế hoạch cho tên doanh nghiệp và tên miền
• Mọi hồ sơ DBA, giấy phép hoặc giấy phép con cần thiết
• EIN nếu bạn cần
• Một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Hệ thống kế toán sổ sách
• Bảo hiểm phù hợp với mức độ rủi ro của bạn
• Kế hoạch thuế để báo cáo thu nhập và nộp thuế tự kinh doanh

Nếu bạn có thể hoàn thành các mục đó, bạn sẽ ở vị thế tốt hơn nhiều để vận hành doanh nghiệp một cách tự tin.

Khi nào nên vượt ra ngoài doanh nghiệp tư nhân

Doanh nghiệp tư nhân thường là cách bắt đầu đúng, nhưng không nên là lựa chọn mặc định mãi mãi.

Hãy cân nhắc chuyển sang LLC nếu bạn:

• Muốn tách biệt trách nhiệm pháp lý tốt hơn
• Dự định thuê người hoặc mở rộng
• Cần tăng độ tin cậy với khách hàng hoặc nhà cung cấp
• Muốn một cấu trúc chính thức hơn cho tăng trưởng tương lai
• Đang nhận các hợp đồng hoặc mức độ rủi ro quá lớn so với một thiết lập đơn giản

Zenind giúp các doanh nhân tiến tới bước tiếp theo khi họ sẵn sàng chính thức hóa doanh nghiệp của mình. Nếu hoạt động solo của bạn đang tăng trưởng, chuyển từ doanh nghiệp tư nhân sang LLC có thể là một cách thực tế để bổ sung cấu trúc và sự bảo vệ mà không làm mất đà.

Kết luận

Bắt đầu một doanh nghiệp tư nhân là nhanh, dễ tiếp cận và thường là cách ít phức tạp nhất để khởi nghiệp tại Hoa Kỳ. Điều quan trọng là phải xem sự đơn giản này một cách nghiêm túc: chọn tên phù hợp, xin các giấy phép cần thiết, tách riêng tài chính, theo dõi thuế và bảo vệ bản thân ở mức có thể.

Nếu doanh nghiệp của bạn phát triển thành một quy mô lớn hơn, bạn luôn có thể xem xét lại cấu trúc của mình. Bước đầu tiên tốt nhất là bước giúp bạn hoạt động một cách sạch sẽ và chuẩn bị cho giai đoạn tăng trưởng tiếp theo.