Cách chủ doanh nghiệp nhỏ giữ mọi thứ ngăn nắp: 7 thói quen thực sự hiệu quả

Sự bừa bộn không chỉ là vấn đề về mặt hình thức đối với chủ doanh nghiệp nhỏ. Nó tạo ra việc trễ hạn, khiến việc tìm thông tin quan trọng trở nên khó khăn hơn và làm tăng thêm ma sát không cần thiết cho mọi phần của ngày làm việc. Khi bàn làm việc, tệp tin, lịch và quy trình của bạn thiếu tổ chức, ngay cả những công việc đơn giản cũng có thể tốn nhiều thời gian hơn mức cần thiết.

Tin tốt là việc tổ chức không nhất thiết phải đồng nghĩa với một văn phòng tối giản hoàn hảo hay một hệ thống năng suất phức tạp. Trong hầu hết doanh nghiệp, duy trì sự ngăn nắp chỉ xoay quanh một vài thói quen có thể lặp lại để bảo vệ thời gian, giảm căng thẳng và giúp hoạt động vận hành dễ quản lý hơn.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty và cố gắng theo kịp mọi thứ cùng lúc, những thói quen thực tế này có thể giúp bạn tạo ra một không gian làm việc và quy trình làm việc thực sự hỗ trợ tăng trưởng.

1. Xác định “ngăn nắp” nghĩa là gì đối với doanh nghiệp của bạn

Trước khi mua hộp đựng, dán nhãn thư mục hay sắp xếp lại bàn làm việc, hãy quyết định điều bạn muốn cải thiện là gì. “Ngăn nắp” sẽ có ý nghĩa khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp.

Với một số chủ doanh nghiệp, mục tiêu là có một không gian làm việc vật lý gọn gàng hơn. Với những người khác, vấn đề thực sự lại là sự hỗn loạn trên môi trường số, hồ sơ khách hàng rải rác hoặc các lần theo dõi bị bỏ sót. Hãy bắt đầu bằng cách xác định những khu vực mà sự thiếu tổ chức đang làm bạn mất nhiều thời gian nhất hoặc tạo ra rủi ro lớn nhất.

Hãy tự hỏi một vài câu đơn giản:

• Tôi thường mất dấu điều gì nhất?
• Những công việc nào gây căng thẳng nhất vì tôi không thể tìm thông tin phù hợp nhanh chóng?
• Những tài liệu hoặc thời hạn nào có thể gây vấn đề nếu tôi bỏ lỡ?
• Phần nào trong quy trình làm việc của tôi chậm lại mỗi tuần?

Khi bạn hiểu đúng vấn đề, bạn có thể xây dựng một hệ thống giải quyết nó thay vì chỉ làm cho văn phòng trông gọn hơn.

2. Tạo một thói quen “reset” hằng tuần

Một trong những cách dễ nhất để giữ mọi thứ ngăn nắp là biến việc dọn dẹp thành một phần trong lịch trình thay vì xem nó như một dự án thỉnh thoảng mới làm. Một lần “reset” hằng tuần cho bạn cơ hội dọn bớt bừa bộn, rà soát công việc và chuẩn bị cho vòng làm việc tiếp theo.

Hãy dành ra một khoảng thời gian cố định mỗi tuần. Chỉ cần 30 đến 60 phút cũng có thể tạo ra khác biệt nếu bạn sử dụng có chủ đích.

Một lần reset hằng tuần có thể bao gồm:

• Dọn sạch bàn làm việc và đặt mọi thứ về đúng chỗ
• Xem lại lịch cho 7 ngày tiếp theo
• Kiểm tra hạn chót, đầu việc của khách hàng và các nhiệm vụ cần theo dõi
• Lưu trữ tài liệu mới và sắp xếp tài liệu cũ
• Dọn sạch hộp thư vật lý hoặc hộp thư số
• Cập nhật danh sách công việc với mọi thứ phát sinh trong tuần

Mục tiêu không phải là sự hoàn hảo. Mục tiêu là ngăn những rối ren nhỏ trở thành vấn đề lớn hơn.

3. Dùng một nơi cho công việc và một nơi cho tài liệu

Sự thiếu ngăn nắp thường bắt đầu khi có quá nhiều hệ thống cạnh tranh với nhau. Một nhiệm vụ có thể đồng thời nằm trong email, sổ tay, giấy ghi chú dán và một chuỗi tin nhắn. Những tệp quan trọng có thể nằm trên màn hình desktop, trong lưu trữ đám mây và ở một thư mục tải xuống ngẫu nhiên.

Cách làm tốt hơn là chọn một hệ thống đáng tin cậy cho công việc và một hệ thống đáng tin cậy cho tài liệu.

Với công việc, đó có thể là một công cụ quản lý dự án, một ứng dụng danh sách việc đơn giản, hoặc thậm chí là sổ kế hoạch giấy nếu bạn sử dụng nhất quán. Với tài liệu, đó có thể là một cấu trúc thư mục đám mây với quy tắc đặt tên rõ ràng.

Điều quan trọng nhất là tính nhất quán. Khi bạn luôn biết phải tìm ở đâu, bạn sẽ mất ít thời gian tìm kiếm hơn và có nhiều thời gian hơn để làm công việc thực sự.

Một cấu trúc tài liệu đơn giản có thể trông như sau:

• Thành lập doanh nghiệp
• Hồ sơ thuế
• Hợp đồng khách hàng
• Hóa đơn và thanh toán
• Tài sản marketing
• Vận hành và quy trình chuẩn

Khi mỗi tệp đều có một nơi để lưu, việc theo dõi các hồ sơ quan trọng sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.

4. Tổ chức theo luồng công việc, không chỉ theo danh mục

Một sai lầm phổ biến là sắp xếp mọi thứ theo các danh mục trông gọn gàng nhưng lại không phản ánh cách bạn thực sự làm việc. Ví dụ, bạn có thể có một thư mục cho marketing, một thư mục khác cho hành chính và một thư mục nữa cho tài chính, nhưng vẫn gặp khó khăn vì công việc hằng ngày của bạn liên tục chuyển qua cả ba.

Một cách hiệu quả hơn là tổ chức theo luồng công việc.

Hãy nghĩ về trình tự thực hiện công việc:

1. Thu thập nhiệm vụ hoặc tài liệu.
2. Quyết định hành động cần thiết.
3. Lưu nó vào đúng nơi thuộc về.
4. Rà soát theo lịch.
5. Lưu trữ hoặc xóa khi không còn cần nữa.

Cách tiếp cận này giảm mệt mỏi khi phải ra quyết định vì nó phản ánh đúng cách doanh nghiệp của bạn vận hành. Nó cũng giúp bạn xây dựng các hệ thống lặp lại cho công việc thường xuyên, chẳng hạn như lập hóa đơn, tiếp nhận khách hàng, thời hạn tuân thủ và giao tiếp với khách hàng.

Nếu công ty của bạn đang phát triển, tổ chức theo luồng công việc có thể tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với một cuộc dọn dẹp chỉ mang tính hình thức.

5. Chuyển sang không giấy tờ ở những nơi hợp lý

Giấy tờ có thể hữu ích, nhưng quá nhiều giấy sẽ tạo ra sự lộn xộn hoàn toàn có thể tránh được. Biên lai, thông báo, bản nháp và email in ra có thể chất đống rất nhanh nếu bạn không có quy trình lưu trữ rõ ràng.

Chuyển sang không giấy tờ không có nghĩa là loại bỏ mọi tài liệu vật lý. Điều đó có nghĩa là giảm giấy tờ không cần thiết và làm cho những hồ sơ còn lại dễ quản lý hơn.

Một vài bước thực tế:

• Quét các giấy tờ quan trọng ngay khi nhận được
• Đổi tên tệp số thật rõ ràng để dễ tìm kiếm
• Lưu hồ sơ theo năm và theo loại tài liệu
• Chỉ giữ bản giấy khi bắt buộc hoặc thực sự hữu ích
• Tiêu hủy hoặc xử lý an toàn những tài liệu bạn không còn cần nữa

Với nhiều chủ doanh nghiệp, hệ thống không giấy tờ không chỉ gọn hơn. Nó còn giúp việc truy xuất hồ sơ dễ dàng hơn trong mùa thuế, khi rà soát nhà cung cấp hoặc khi kiểm tra tuân thủ.

6. Bảo vệ ngày làm việc của bạn bằng một thói quen kết thúc ngày

Tổ chức không chỉ là chuyện mọi thứ được đặt ở đâu. Nó còn là cách bạn kết thúc ngày làm việc.

Một thói quen kết thúc ngày giúp bạn khép lại các đầu việc trước khi rời khỏi không gian làm việc. Thay vì bỏ đi với những việc chưa xong, bạn dành vài phút để chuẩn bị cho ngày mai.

Một thói quen kết thúc ngày hiệu quả có thể bao gồm:

• Xem lại những gì đã hoàn thành hôm nay
• Ghi ra nhiệm vụ đầu tiên cho ngày mai
• Đóng các tab đang mở và lưu tệp
• Đưa dụng cụ và vật tư về đúng chỗ
• Dọn cốc, giấy ghi chú và giấy tờ rời khỏi bàn
• Kiểm tra xem có việc khẩn cấp nào cần xử lý ngay không

Thói quen này quan trọng vì nó giảm gánh nặng tinh thần khi bắt đầu lại vào ngày hôm sau. Bạn đến nơi với một không gian gọn hơn và một kế hoạch rõ hơn, từ đó dễ bắt đầu công việc với sự tập trung.

7. Có chọn lọc với những gì bạn đưa vào doanh nghiệp

Một doanh nghiệp thiếu tổ chức thường là kết quả của việc có quá nhiều thứ đi vào hệ thống mà không có chỗ để đặt. Điều đó bao gồm cả vật tư, đăng ký phần mềm, tài liệu và thậm chí là các quy trình mới.

Trước khi mua một thứ gì đó, thêm một công cụ, hoặc giới thiệu một quy trình mới, hãy tự hỏi liệu nó có mục đích rõ ràng và chỗ đặt rõ ràng hay không.

Hãy cân nhắc:

• Điều này giúp tiết kiệm thời gian hay tạo thêm việc?
• Tôi sẽ lưu nó ở đâu?
• Ai sẽ quản lý nó?
• Tôi đã có một giải pháp đơn giản hơn chưa?
• Ba tháng nữa nó còn hợp lý không?

Thói quen này giúp ngăn bừa bộn quay trở lại sau khi bạn đã bỏ công sắp xếp mọi thứ.

Việc tổ chức còn quan trọng hơn trong giai đoạn thành lập công ty

Khi bạn đang bắt đầu một doanh nghiệp, việc tổ chức không phải là tùy chọn. Hồ sơ thành lập, thông báo của registered agent, hồ sơ nộp cho tiểu bang, operating agreement và hồ sơ thuế đều cần được quản lý cẩn thận.

Đó là một lý do khiến nhiều doanh nhân chọn dịch vụ như Zenind trong giai đoạn đầu xây dựng công ty. Zenind giúp chủ doanh nghiệp tập trung vào tăng trưởng bằng cách xử lý các công việc thành lập và tuân thủ quan trọng một cách rõ ràng và có cấu trúc.

Khi các nghĩa vụ hành chính của bạn được sắp xếp ngay từ ngày đầu, việc xây dựng một doanh nghiệp có khả năng mở rộng mà không bị rối loạn liên tục sẽ dễ dàng hơn nhiều.

Một kế hoạch bắt đầu đơn giản trong 30 phút

Nếu bạn muốn sắp xếp mọi thứ ngay hôm nay, đừng cố sửa tất cả cùng lúc. Hãy bắt đầu với một phiên tập trung và tạo ra tiến bộ rõ ràng.

Hãy dùng kế hoạch đơn giản này:

• Dọn sạch mặt bàn làm việc
• Tạo một thư mục cho tài liệu đang sử dụng và một thư mục cho tệp đã lưu trữ
• Ghi lại toàn bộ thời hạn trong 30 ngày tới
• Chọn một hệ thống quản lý công việc và chuyển toàn bộ việc cần làm vào đó
• Loại bỏ một vật trong không gian làm việc mà không cần ở đó
• Đặt một lần reset hằng tuần vào lịch

Những cải thiện nhỏ sẽ tích lũy rất nhanh. Một không gian làm việc gọn hơn, hệ thống tệp đơn giản hơn và một thói quen có thể dự đoán được có thể khiến toàn bộ doanh nghiệp của bạn trở nên dễ quản lý hơn.

Lời kết

Giữ mọi thứ ngăn nắp không phải là để gọn gàng cho đẹp mắt. Đó là để xây dựng một doanh nghiệp dễ vận hành hơn, dễ hiểu hơn và dễ phát triển hơn.

Khi bạn xác định mục tiêu, đơn giản hóa hệ thống và tạo ra những thói quen có thể lặp lại mỗi tuần, bạn sẽ giảm căng thẳng và có thêm thời gian cho những công việc thực sự thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên.