10 sai lầm pháp lý có thể khiến doanh nghiệp mới tại Hoa Kỳ phải đóng cửa

Khởi nghiệp không chỉ là một quá trình sáng tạo hay tài chính mà còn là một quá trình pháp lý. Nhiều nhà sáng lập tập trung vào sản phẩm, thương hiệu và doanh số, rồi nhận ra quá muộn rằng chỉ cần bỏ sót một bước pháp lý cơ bản cũng có thể dẫn đến tranh chấp, phạt tiền, hồ sơ bị từ chối, hoặc thậm chí buộc phải ngừng hoạt động. Tin tốt là phần lớn những vấn đề này đều có thể phòng tránh nếu bạn xây dựng nền tảng pháp lý đúng ngay từ đầu.

Dưới đây là mười sai lầm pháp lý phổ biến nhất mà chủ doanh nghiệp mới thường mắc phải, vì sao chúng quan trọng, và nên làm gì thay thế.

1. Trì hoãn việc thành lập pháp nhân

Một trong những sai lầm lớn nhất là tiếp tục hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp cá thể lâu hơn mức cần thiết. Nhiều nhà sáng lập bắt đầu bán hàng, thuê nhân sự hoặc ký kết thỏa thuận trước khi thành lập LLC hoặc công ty cổ phần. Điều đó có thể làm mờ ranh giới giữa trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm của doanh nghiệp.

Nếu không có pháp nhân chính thức, một vụ kiện, khoản nợ hoặc tranh chấp hợp đồng có thể dễ dàng chạm tới tài sản cá nhân hơn. Ngoài ra, bạn có thể tạo ra sự nhầm lẫn về quyền sở hữu khi các đối tác, nhà đầu tư hoặc thành viên gia đình đều cho rằng họ có phần trong công ty nhưng không có gì được ghi nhận bằng văn bản.

Nên làm gì thay thế:

• Chọn loại hình pháp nhân phù hợp trước khi bạn bắt đầu chịu rủi ro kinh doanh thực sự.
• Nộp hồ sơ thành lập với tiểu bang càng sớm càng tốt.
• Ghi rõ bằng văn bản các điều khoản về quyền sở hữu, quản lý và ra quyết định.

Đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ, LLC là một lựa chọn khởi đầu thực tế. Những doanh nghiệp khác có thể phù hợp hơn với công ty cổ phần tùy theo kế hoạch tăng trưởng, cân nhắc thuế và cấu trúc sở hữu.

2. Chọn sai cấu trúc doanh nghiệp

Không phải doanh nghiệp nào cũng nên là LLC, và cũng không phải doanh nghiệp nào cũng nên là công ty cổ phần. Cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào mức độ rủi ro pháp lý, mục tiêu thuế, kế hoạch gọi vốn và cách doanh nghiệp sẽ được quản lý.

Một sai lầm phổ biến là chọn theo truyền miệng thay vì dựa trên dữ kiện. Một cấu trúc phù hợp với công ty dịch vụ địa phương đơn giản có thể không phù hợp với một công ty sản phẩm đang lên kế hoạch huy động vốn bên ngoài. Tương tự, một nhà sáng lập dự kiến có nhiều chủ sở hữu có thể cần tài liệu quản trị chặt chẽ hơn so với người điều hành một mình.

Nên làm gì thay thế:

• So sánh LLC, công ty C và công ty S trước khi nộp hồ sơ.
• Xem xét cách bạn kỳ vọng lợi nhuận sẽ bị đánh thuế và được phân phối.
• Nghĩ đến nhà đầu tư, đối tác và kế hoạch thoái vốn trong tương lai.

Nếu bạn không chắc chắn, hãy tìm tư vấn trước khi nộp hồ sơ. Việc thay đổi cấu trúc sau này có thể thực hiện được, nhưng có thể phát sinh thêm thủ tục hành chính và hệ quả thuế.

3. Không tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp

Trộn lẫn tiền cá nhân và tiền doanh nghiệp là một sai lầm pháp lý và kế toán kinh điển. Nếu bạn dùng chung một tài khoản ngân hàng cho mọi thứ, sẽ khó chứng minh rằng doanh nghiệp thực sự tách biệt với bạn với tư cách cá nhân.

Sự tách biệt đó rất quan trọng đối với bảo vệ trách nhiệm pháp lý và đối với sổ sách rõ ràng. Việc gộp chung quỹ có thể làm phức tạp thuế, gây rối kế toán và làm suy yếu tính hợp lệ của pháp nhân nếu bạn bị tranh chấp tại tòa.

Nên làm gì thay thế:

• Mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng.
• Dùng thẻ và tài khoản doanh nghiệp cho chi phí kinh doanh.
• Trả lương cho chính mình theo cách nhất quán và có ghi nhận.
• Lưu giữ biên lai và hồ sơ tài chính ngăn nắp ngay từ ngày đầu.

Một cấu trúc tài chính riêng biệt không chỉ là lựa chọn kế toán. Đó là một phần của việc đối xử với doanh nghiệp như một pháp nhân thực sự.

4. Vận hành mà không có thỏa thuận bằng văn bản

Nhiều doanh nghiệp ở giai đoạn đầu bắt đầu bằng niềm tin và sự nhiệt huyết, rồi chỉ dựa vào lời hứa miệng. Điều đó rất rủi ro. Nếu bạn có đồng sáng lập, nhà thầu, nhà cung cấp hoặc nhân viên chủ chốt, các điều khoản cần được lập thành văn bản.

Nếu không có thỏa thuận bằng văn bản, các tranh chấp phổ biến bao gồm:

• Ai sở hữu tài sản trí tuệ
• Ai có quyền ra quyết định cho công ty
• Lợi nhuận được phân chia như thế nào
• Điều gì xảy ra nếu một đồng sáng lập rời đi
• Nhà thầu phải hoàn thành những đầu việc nào

Nên làm gì thay thế:

• Soạn thỏa thuận sáng lập hoặc thỏa thuận điều hành.
• Sử dụng hợp đồng bằng văn bản với nhà thầu và nhà cung cấp.
• Ghi rõ điều khoản thanh toán, quyền sở hữu và thời hạn bằng ngôn ngữ đơn giản.

Một hợp đồng rõ ràng luôn rẻ hơn một cuộc xung đột.

5. Bỏ qua yêu cầu về giấy phép và giấy phép con

Một doanh nghiệp có thể được thành lập đúng quy định nhưng vẫn không hợp pháp để hoạt động nếu thiếu giấy phép hoặc giấy phép con phù hợp. Các yêu cầu này thay đổi theo tiểu bang, quận, thành phố, ngành nghề và thậm chí theo loại sản phẩm hoặc dịch vụ bạn cung cấp.

Ví dụ gồm giấy phép kinh doanh địa phương, giấy phép thuế bán hàng, giấy phép hành nghề, giấy phép y tế và phê duyệt quy hoạch sử dụng đất. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động từ văn phòng tại nhà, kho hàng, cửa hàng mặt phố hoặc không gian làm việc chung, các quy định về địa điểm cũng có thể rất quan trọng.

Nên làm gì thay thế:

• Kiểm tra các yêu cầu cấp phép ở cấp liên bang, tiểu bang và địa phương trước khi ra mắt.
• Xác nhận quy định quy hoạch sử dụng đất đối với địa điểm kinh doanh của bạn.
• Kiểm tra lại các nghĩa vụ về giấy phép khi bạn mở rộng, chuyển địa điểm hoặc bổ sung dịch vụ.

Tuân thủ pháp lý không phải là một lần nộp hồ sơ rồi xong. Nó thay đổi khi doanh nghiệp thay đổi.

6. Xem nhẹ việc bảo vệ tài sản trí tuệ

Thương hiệu, tên sản phẩm, nội dung, phần mềm và quy trình độc quyền của bạn có thể trở thành tài sản kinh doanh có giá trị. Nếu bạn không bảo vệ sớm, một doanh nghiệp khác có thể sử dụng thương hiệu tương tự hoặc một cộng tác viên cũ có thể cho rằng họ có quyền sở hữu.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các công ty mới đầu tư nhiều vào việc đặt tên, thiết kế logo, bao bì, nội dung website và tài liệu tiếp thị trước khi kiểm tra xem các tài sản đó có sẵn hay không.

Nên làm gì thay thế:

• Tìm kiếm nhãn hiệu đã tồn tại trước khi đầu tư vào xây dựng thương hiệu.
• Nộp đơn đăng ký nhãn hiệu khi phù hợp.
• Đảm bảo nhà thầu chuyển giao quyền sở hữu trí tuệ cho doanh nghiệp.
• Bảo vệ bí mật kinh doanh bằng các biện pháp kiểm soát nội bộ và điều khoản bảo mật.

Nếu tên hoặc thương hiệu của bạn không còn khả dụng, tốt hơn là biết điều đó trước khi ra mắt thay vì sau khi đã in biển hiệu, danh thiếp và bao bì.

7. Phân loại sai người lao động

Việc tuyển dụng có thể tạo ra rủi ro pháp lý nghiêm trọng nếu bạn phân loại người lao động không đúng. Nhà thầu độc lập và nhân viên không giống nhau theo pháp luật, và các quy tắc còn chặt chẽ hơn nhiều nhà sáng lập nghĩ.

Nếu bạn đối xử với một người như nhân viên nhưng lại gắn nhãn họ là nhà thầu, bạn có thể gặp vấn đề về thuế, tiền lương và các khoản phạt. Chiều ngược lại cũng rủi ro: gọi một người lao động là nhân viên khi đáng lẽ họ phải là nhà thầu có thể tạo ra chi phí không cần thiết và làm phức tạp việc tuân thủ.

Nên làm gì thay thế:

• Xem xét các quy định phân loại ở cấp liên bang và tiểu bang trước khi tuyển dụng.
• Sử dụng hồ sơ tiếp nhận phù hợp cho từng loại người lao động.
• Giới hạn phạm vi công việc của nhà thầu và mô tả rõ ràng.
• Theo dõi cẩn thận nghĩa vụ tiền lương, khấu trừ và luật lao động.

Tuyển dụng sai cách có thể tạo ra trách nhiệm pháp lý rất lâu sau khi công việc đã hoàn thành.

8. Dùng hợp đồng mơ hồ hoặc thiếu sót

Một hợp đồng để trống các điều khoản quan trọng có thể nguy hiểm gần như việc không có hợp đồng. Điều khoản thanh toán mơ hồ, thiếu thời hạn, phạm vi không xác định và ngôn ngữ chấm dứt yếu thường dẫn đến tranh chấp làm tiêu tốn thời gian và tiền bạc.

Vấn đề này thường xuất hiện trong:

• Hợp đồng dịch vụ khách hàng
• Hợp đồng phát triển phần mềm và sản phẩm
• Thỏa thuận với nhà cung cấp và bên cung ứng
• Thỏa thuận cấp phép
• Hợp đồng marketing và tiếp thị liên kết

Nên làm gì thay thế:

• Ghi rõ phạm vi, giá cả, thời hạn và đầu việc bàn giao.
• Bao gồm điều khoản chấm dứt và giải quyết tranh chấp.
• Xác định quyền sở hữu đối với sản phẩm công việc và tài sản trí tuệ.
• Đảm bảo đã thu đủ chữ ký trước khi bắt đầu thực hiện.

Một hợp đồng tốt phải giảm sự bất định, chứ không tạo ra nó.

9. Bỏ lỡ thời hạn tuân thủ sau khi thành lập

Một số nhà sáng lập cho rằng việc thành lập là vạch đích. Thực tế, đó chỉ là khởi đầu của việc tuân thủ liên tục. Tiểu bang có thể yêu cầu báo cáo thường niên, thuế nhượng quyền, duy trì đại diện đăng ký hoặc các hồ sơ định kỳ khác.

Nếu bỏ lỡ thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt, mất tư cách hoạt động tốt, hoặc thậm chí bị giải thể hành chính. Điều đó có thể gây ra vấn đề với ngân hàng, giấy phép và hợp đồng.

Nên làm gì thay thế:

• Theo dõi các thời hạn nộp hồ sơ định kỳ của tiểu bang và liên bang.
• Giữ thông tin đại diện đăng ký luôn cập nhật.
• Cập nhật với tiểu bang nếu địa chỉ, người quản lý hoặc tên công ty thay đổi.
• Đối chiếu lại các nghĩa vụ tuân thủ mỗi năm.

Một doanh nghiệp được thành lập đúng cách nhưng không được duy trì đúng cách vẫn có thể gặp rắc rối.

10. Chỉ tìm đến trợ giúp khi đã có vấn đề pháp lý

Nhiều nhà sáng lập chỉ gọi luật sư sau khi tranh chấp, thư yêu cầu hoặc đơn kiện đã xuất hiện. Đến lúc đó, chi phí khắc phục thường cao hơn nhiều. Lập kế hoạch pháp lý phòng ngừa thường rẻ hơn rất nhiều so với xử lý khẩn cấp.

Cái giá thực sự của việc chờ đợi không chỉ là phí pháp lý. Nó còn có thể là hợp đồng bị mất, việc ra mắt bị trì hoãn, quan hệ đối tác bị đổ vỡ và các thời hạn nộp hồ sơ bị bỏ lỡ lẽ ra có thể tránh được.

Nên làm gì thay thế:

• Đưa việc rà soát pháp lý vào danh sách kiểm tra khởi nghiệp của bạn.
• Chỉ dùng mẫu có sẵn khi chúng phù hợp và vững chắc về mặt pháp lý.
• Tìm hỗ trợ trước khi ký các hợp đồng lớn hoặc tuyển dụng nhân viên đầu tiên.
• Xem xét lại cấu trúc và tài liệu khi doanh nghiệp phát triển.

Danh sách kiểm tra pháp lý thực tế cho nhà sáng lập mới

Nếu bạn muốn tránh những rủi ro đóng cửa phổ biến nhất, hãy bắt đầu từ đây:

• Thành lập đúng loại pháp nhân từ sớm.
• Tách biệt tài chính doanh nghiệp và tài chính cá nhân.
• Sử dụng thỏa thuận bằng văn bản cho nhà sáng lập, nhà thầu và khách hàng.
• Kiểm tra giấy phép, giấy phép con và quy hoạch sử dụng đất.
• Bảo vệ thương hiệu và các tài sản trí tuệ khác.
• Phân loại người lao động chính xác.
• Theo dõi thời hạn nộp hồ sơ và tuân thủ định kỳ.
• Rà soát tài liệu pháp lý trước khi phát sinh vấn đề.

Zenind giúp nhà sáng lập duy trì tuân thủ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC và công ty cổ phần tại Hoa Kỳ và duy trì tổ chức sau khi thành lập. Điều đó quan trọng vì các sai lầm pháp lý thường không đến từ một sự kiện lớn duy nhất. Chúng thường bắt nguồn từ những bước nhỏ bị bỏ sót: một biểu mẫu chưa nộp, một thỏa thuận chưa ký, một thời hạn bị quên, hoặc một cấu trúc doanh nghiệp chưa bao giờ được thiết lập đúng.

Với sự hỗ trợ phù hợp về thành lập và tuân thủ, nhà sáng lập có thể tập trung nhiều hơn vào việc xây dựng doanh nghiệp và ít hơn vào việc sửa chữa những vấn đề pháp lý có thể tránh được.

Kết luận

Một doanh nghiệp mới hiếm khi phải đóng cửa chỉ vì một quyết định sai lầm duy nhất. Thường thì rắc rối tích tụ từ nhiều sai lầm pháp lý có thể phòng tránh xảy ra cùng lúc. Cách phòng thủ tốt nhất là tạo ra một nền tảng pháp lý rõ ràng trước khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Nếu bạn thành lập đúng, giữ hồ sơ gọn gàng, dùng hợp đồng chặt chẽ và theo sát việc tuân thủ, bạn sẽ đặt công ty của mình vào vị thế tốt hơn nhiều để phát triển.