Mẫu thỏa thuận vận hành LLC do người quản lý điều hành: Nội dung cần có và lý do quan trọng

Thỏa thuận vận hành của một LLC do người quản lý điều hành là một trong những tài liệu nội bộ quan trọng nhất mà công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có. Tài liệu này giải thích cách doanh nghiệp được vận hành, ai có thẩm quyền ra quyết định, lợi nhuận được xử lý như thế nào và điều gì xảy ra nếu một thành viên rời đi hoặc công ty chấm dứt hoạt động.

Đối với những nhà sáng lập muốn có một cơ cấu sở hữu ít phải tham gia trực tiếp hơn, mô hình LLC do người quản lý điều hành có thể là lựa chọn phù hợp. Trong cấu trúc này, các thành viên sở hữu công ty, nhưng một hoặc nhiều người quản lý sẽ đảm nhiệm hoạt động hằng ngày. Sự tách biệt đó có thể tạo ra cơ chế quản trị rõ ràng hơn, đơn giản hóa việc ra quyết định và giúp doanh nghiệp được tổ chức tốt hơn khi phát triển.

Bài viết này giải thích thỏa thuận vận hành của LLC do người quản lý điều hành là gì, vì sao nó quan trọng và một mẫu tốt nên bao gồm những mục nào. Nếu bạn đang thành lập LLC hoặc cập nhật một LLC hiện có, đây là loại tài liệu có thể giảm xung đột và tạo ra khuôn khổ vận hành rõ ràng ngay từ đầu.

LLC do người quản lý điều hành là gì?

LLC do người quản lý điều hành là một công ty trách nhiệm hữu hạn trong đó các thành viên không trực tiếp kiểm soát hoạt động hằng ngày. Thay vào đó, các thành viên bổ nhiệm một hoặc nhiều người quản lý để điều hành doanh nghiệp.

Người quản lý có thể là:

• Một thành viên của LLC
• Một người không phải thành viên được thuê để giám sát công ty
• Một cá nhân hoặc tổ chức bên ngoài được chọn để quản lý doanh nghiệp

Cấu trúc này thường được sử dụng khi:

• Chủ sở hữu muốn đóng vai trò đầu tư thụ động
• Doanh nghiệp có nhiều thành viên nhưng cần quyền kiểm soát tập trung
• Công ty dự kiến mở rộng và muốn có thẩm quyền quản lý chính thức
• Các thành viên muốn tách quyền sở hữu khỏi hoạt động vận hành

Mô hình do người quản lý điều hành đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều chủ sở hữu, nhà đầu tư bên ngoài hoặc những thành viên không tham gia vào công việc hằng ngày.

Vì sao thỏa thuận vận hành quan trọng

Thỏa thuận vận hành LLC là tài liệu đặt ra các quy tắc về cách công ty hoạt động nội bộ. Ngay cả ở những tiểu bang không bắt buộc phải nộp tài liệu này cùng hồ sơ thành lập, việc có thỏa thuận vận hành vẫn là một thực hành tốt.

Một thỏa thuận được soạn thảo tốt có thể:

• Xác định ai có thẩm quyền đại diện cho công ty
• Làm rõ quyền và nghĩa vụ của thành viên và người quản lý
• Giúp ngăn ngừa tranh chấp về tiền bạc, quyền kiểm soát và chuyển nhượng
• Hỗ trợ cấu trúc trách nhiệm hữu hạn của LLC bằng cách cho thấy công ty được vận hành như một pháp nhân độc lập
• Cung cấp lộ trình cho các sự kiện quan trọng như thành viên rút lui, giải thể hoặc kế nhiệm

Nếu không có thỏa thuận vận hành, LLC có thể phải áp dụng các quy tắc mặc định của tiểu bang, vốn không phù hợp với mục tiêu của chủ sở hữu. Những quy tắc mặc định đó có thể quá cứng nhắc, quá mơ hồ hoặc đơn giản là không phù hợp với cách doanh nghiệp thực sự hoạt động.

Khác biệt chính giữa LLC do người quản lý điều hành và LLC do thành viên điều hành

Khác biệt chính nằm ở người ra quyết định.

Trong LLC do thành viên điều hành, chính các chủ sở hữu trực tiếp quản lý hoạt động kinh doanh. Trong LLC do người quản lý điều hành, các thành viên ủy quyền thẩm quyền vận hành cho một hoặc nhiều người quản lý.

Sự khác biệt đó ảnh hưởng nhiều hơn đến hoạt động hằng ngày:

• Trong LLC do thành viên điều hành, mỗi thành viên có thể có thẩm quyền ràng buộc công ty, tùy theo thỏa thuận và luật tiểu bang
• Trong LLC do người quản lý điều hành, các thành viên thường biểu quyết về các vấn đề ở cấp cao, còn người quản lý xử lý các quyết định kinh doanh thông thường
• Cấu trúc do người quản lý điều hành có thể giúp mở rộng cơ chế quản trị dễ hơn ở những công ty lớn hoặc phức tạp hơn
• Thỏa thuận vận hành của LLC do người quản lý điều hành thường có các quy định chi tiết hơn về quyền hạn, báo cáo và trách nhiệm giải trình của người quản lý

Việc chọn cấu trúc phù hợp phụ thuộc vào mức độ tham gia mong muốn của chủ sở hữu, số lượng người liên quan và cách doanh nghiệp dự kiến hoạt động.

Thỏa thuận vận hành LLC do người quản lý điều hành nên bao gồm những gì

Một mẫu tốt nên bao quát việc thành lập công ty, quyền sở hữu, quản lý, tài chính và quy tắc rút lui. Mục tiêu là tạo ra một tài liệu thực tế, đầy đủ và phù hợp với cấu trúc do người quản lý dẫn dắt.

1. Thông tin công ty và việc thành lập

Thỏa thuận nên bắt đầu bằng việc xác định LLC và xác nhận các chi tiết thành lập cơ bản.

Phần này thường bao gồm:

• Tên pháp lý của LLC
• Bang thành lập
• Địa chỉ trụ sở chính
• Thông tin về đại diện đăng ký
• Ngày hiệu lực của thỏa thuận
• Tuyên bố xác nhận công ty được thành lập theo luật tiểu bang

Phần mở đầu này thiết lập danh tính pháp lý của doanh nghiệp và gắn thỏa thuận với công ty mà nó điều chỉnh.

2. Mục đích của LLC

Thỏa thuận nên mô tả mục đích của công ty theo cách khái quát. Nhiều LLC sử dụng một tuyên bố linh hoạt cho phép doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động hợp pháp được luật tiểu bang cho phép.

Điều này giúp doanh nghiệp không bị giới hạn quá hẹp và tạo không gian để chủ sở hữu mở rộng hoặc điều chỉnh mô hình kinh doanh sau này.

3. Thành viên và tỷ lệ sở hữu

Mọi thỏa thuận vận hành đều nên xác định các thành viên và tỷ lệ sở hữu của họ.

Phần này thường bao gồm:

• Tên và địa chỉ của thành viên
• Tỷ lệ sở hữu ban đầu
• Giá trị phần góp vốn của mỗi thành viên
• Việc góp vốn được thực hiện bằng tiền mặt, tài sản, dịch vụ hay tài sản khác
• Có yêu cầu góp thêm vốn hay không

Tỷ lệ sở hữu rất quan trọng vì chúng thường ảnh hưởng đến quyền biểu quyết, phân phối lợi nhuận và quyền lợi khi giải thể hoặc chuyển nhượng.

4. Vốn góp

Mục vốn góp giải thích từng thành viên đã đóng góp gì để đổi lấy phần sở hữu.

Việc ghi nhận rõ ràng các khoản góp vốn có thể giúp tránh tranh chấp về sau. Phần này nên xác định:

• Số tiền đã góp
• Loại khoản đóng góp
• Ngày góp vốn
• Có cho phép yêu cầu góp thêm vốn trong tương lai hay không
• Công ty sẽ xử lý nhu cầu tài trợ bổ sung như thế nào

Nếu LLC có thể cần vốn bên ngoài hoặc yêu cầu thành viên góp thêm trong tương lai, phần này nên đề cập trực tiếp đến khả năng đó.

5. Cơ cấu quản lý

Đây là phần trọng tâm của một thỏa thuận vận hành LLC do người quản lý điều hành.

Mục quản lý nên giải thích:

• Cách bổ nhiệm người quản lý
• LLC sẽ có bao nhiêu người quản lý
• Người quản lý có bắt buộc phải là thành viên hay không
• Nhiệm kỳ của người quản lý
• Cách miễn nhiệm hoặc thay thế người quản lý
• Quyền hạn của người quản lý
• Những quyết định nào cần sự chấp thuận của thành viên

Phần này cũng nên làm rõ sự khác biệt giữa quyền quản lý thông thường và các hành động quan trọng của công ty cần sự đồng ý của thành viên.

Quyền hạn điển hình của người quản lý có thể bao gồm:

• Ký kết hợp đồng
• Tuyển dụng nhân viên hoặc nhà thầu
• Mở tài khoản ngân hàng
• Thanh toán chi phí
• Lưu giữ hồ sơ công ty
• Quản lý hoạt động và quan hệ với nhà cung cấp
• Đưa ra các quyết định kinh doanh thường xuyên

Sự chấp thuận của thành viên vẫn có thể cần đối với các hành động lớn như:

• Tiếp nhận thành viên mới
• Bán phần lớn tài sản của công ty
• Sáp nhập hoặc chuyển đổi LLC
• Giải thể công ty
• Sửa đổi thỏa thuận vận hành

Mục này càng được viết rõ ràng thì khả năng thành viên và người quản lý bất đồng về thẩm quyền trong tương lai càng thấp.

6. Quyền biểu quyết và quyết định của thành viên

Ngay cả trong LLC do người quản lý điều hành, các thành viên thường vẫn giữ quyền đối với các vấn đề kinh doanh mang tính nền tảng.

Phần này nên giải thích:

• Những quyết định nào cần biểu quyết
• Việc biểu quyết dựa trên tỷ lệ sở hữu, mỗi thành viên một phiếu hay phương pháp khác
• Ngưỡng chấp thuận nào được yêu cầu đối với quyết định thường và quyết định quan trọng
• Cách triệu tập và tiến hành cuộc họp
• Có thể phê duyệt bằng văn bản mà không cần họp hay không

Một thỏa thuận vận hành tốt sẽ làm rõ khi nào thành viên biểu quyết với tư cách là chủ sở hữu và khi nào người quản lý hành động thay mặt công ty.

7. Lợi nhuận, lỗ và phân phối

Phần này giải thích cách kết quả tài chính của công ty được phân bổ.

Thỏa thuận vận hành của LLC do người quản lý điều hành nên nêu rõ:

• Cách phân bổ lợi nhuận và lỗ cho các thành viên
• Việc phân bổ có theo tỷ lệ sở hữu hay theo công thức khác
• Khi nào việc phân phối có thể được thực hiện
• Phân phối có bắt buộc hay tùy ý
• Cách xử lý các phân bổ liên quan đến thuế

Thông thường, việc phân phối sẽ gắn với tỷ lệ sở hữu, nhưng thỏa thuận có thể được tùy chỉnh nếu chủ sở hữu muốn một cách sắp xếp khác.

8. Sổ sách, hồ sơ và kế toán

Vì người quản lý xử lý hoạt động, họ cũng nên chịu trách nhiệm duy trì hồ sơ chính xác.

Phần này nên đề cập đến:

• Năm tài chính của công ty
• Phương pháp kế toán được sử dụng
• Nơi lưu giữ sổ sách và hồ sơ
• Quyền tiếp cận hồ sơ công ty của thành viên
• Cách duy trì tài khoản vốn
• Cách lập báo cáo tài chính hằng năm

Các quy tắc ghi sổ rõ ràng giúp hỗ trợ báo cáo thuế, tính minh bạch và trách nhiệm giải trình nội bộ.

9. Thù lao và hoàn trả chi phí

Nếu người quản lý được trả công cho công việc của họ, thỏa thuận vận hành nên nêu rõ điều đó.

Phần này có thể bao gồm:

• Người quản lý có được nhận thù lao hay không
• Thù lao là cố định, theo giờ, theo hiệu quả hay tùy ý
• Người quản lý hoặc thành viên có được hoàn trả các chi phí công ty đã thanh toán từ tiền túi hay không
• Cách phê duyệt việc hoàn trả chi phí

Một số LLC chọn trả thù lao riêng cho người quản lý, trong khi số khác xem vai trò này là một phần của quyền sở hữu. Thỏa thuận nên phản ánh đúng thực tế hoạt động của công ty.

10. Chuyển nhượng phần sở hữu thành viên

Mục chuyển nhượng là điều cần thiết để bảo vệ công ty và những chủ sở hữu còn lại.

Thỏa thuận nên giải thích:

• Thành viên có thể tự do chuyển nhượng quyền sở hữu hay không
• Các thành viên khác có quyền ưu tiên mua trước hay không
• Việc chuyển nhượng có cần sự chấp thuận của thành viên hay không
• Điều gì xảy ra nếu một thành viên muốn bán, tặng cho hoặc chuyển nhượng phần sở hữu
• Người nhận chuyển nhượng có tự động có quyền biểu quyết hay không
• Giá trị phần sở hữu sẽ được xác định như thế nào

Mục này giúp kiểm soát thay đổi quyền sở hữu và có thể ngăn người thứ ba không mong muốn giành ảnh hưởng đối với LLC.

11. Rút lui, qua đời, mất năng lực hoặc phá sản của thành viên

Một thỏa thuận vận hành đầy đủ cũng nên đề cập đến điều gì xảy ra khi một thành viên rời khỏi doanh nghiệp hoặc không còn có thể tham gia.

Tài liệu có thể giải thích:

• Phần sở hữu của thành viên rời đi có bắt buộc phải được mua lại hay không
• Cách tính giá trị mua lại
• Công ty có quyền mua lại phần sở hữu hay không
• Điều gì xảy ra nếu thành viên qua đời hoặc mất năng lực hành vi
• Cách xử lý phá sản hoặc yêu cầu từ chủ nợ

Những điều khoản này rất quan trọng vì các sự kiện bất ngờ có thể làm gián đoạn quyền sở hữu và quản lý nếu thỏa thuận không quy định rõ.

12. Bảo đảm bồi thường và trách nhiệm

Người quản lý thường cần được bảo vệ khi họ hành động thiện chí thay mặt LLC.

Một mục về bồi thường có thể quy định liệu công ty có bảo vệ và hoàn trả cho người quản lý hoặc thành viên đối với các hành động được thực hiện trong phạm vi thẩm quyền của họ hay không, trong giới hạn mà luật tiểu bang cho phép.

Phần này thường làm rõ rằng sự bảo vệ đó không áp dụng cho hành vi gian lận, cố ý sai phạm hoặc các hành vi bị cấm khác.

13. Giải thể và thanh lý

Thỏa thuận nên xác định cách công ty sẽ được đóng lại nếu việc giải thể trở nên cần thiết.

Phần này nên bao gồm:

• Những sự kiện nào có thể kích hoạt việc giải thể
• Thành viên biểu quyết giải thể như thế nào
• Ai sẽ phụ trách thanh lý công ty
• Các khoản nợ và nghĩa vụ sẽ được thanh toán ra sao
• Tài sản còn lại sẽ được phân phối như thế nào

Một quy trình giải thể rõ ràng giúp giảm bớt nhầm lẫn trong giai đoạn chuyển tiếp khó khăn và giúp bảo đảm công ty chấm dứt hoạt động một cách có trật tự.

14. Sửa đổi

Doanh nghiệp luôn thay đổi. Thỏa thuận vận hành nên giải thích cách cập nhật nó.

Phần này nên quy định:

• Ai có thể đề xuất sửa đổi
• Cần bao nhiêu phiếu để chấp thuận thay đổi
• Có cho phép đồng ý bằng văn bản hay không
• Những điều khoản nào cần sự chấp thuận tuyệt đối của tất cả thành viên

Một quy trình sửa đổi chính thức giúp thỏa thuận luôn cập nhật mà không tạo ra sự bất định.

15. Chữ ký

Thỏa thuận nên kết thúc bằng trang chữ ký dành cho các thành viên, và nếu phù hợp, cho cả người quản lý.

Khi ký, các bên xác nhận rằng họ đồng ý tuân thủ thỏa thuận vận hành và công nhận đây là tài liệu nội bộ có hiệu lực điều chỉnh LLC.

Các trường hợp sử dụng mẫu cho LLC do người quản lý điều hành

Cấu trúc do người quản lý điều hành có thể phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp.

Một số ví dụ phổ biến bao gồm:

• LLC đầu tư bất động sản
• Công ty gia đình nơi một người xử lý hoạt động
• Doanh nghiệp nhiều chủ sở hữu với nhà đầu tư thụ động
• Công ty có bộ phận quản lý bên ngoài
• Startup muốn có việc ra quyết định tập trung

Câu hỏi then chốt là liệu doanh nghiệp có lợi khi tách quyền sở hữu khỏi việc điều hành hằng ngày hay không. Nếu có, mô hình do người quản lý điều hành có thể là lựa chọn mạnh.

Những sai lầm phổ biến cần tránh

Một thỏa thuận vận hành LLC do người quản lý điều hành chỉ có ích nếu nó được viết rõ ràng và được áp dụng nhất quán.

Hãy tránh các sai lầm phổ biến sau:

• Để trống phạm vi quyền hạn của người quản lý
• Không phân biệt quyết định lớn với quyết định thường ngày
• Bỏ qua các điều khoản mua lại và chuyển nhượng
• Dùng tỷ lệ không khớp với cơ cấu sở hữu thực tế
• Không ký thỏa thuận
• Chỉ dựa vào mẫu chung mà không xem xét các quy tắc đặc thù của tiểu bang
• Quên cập nhật thỏa thuận sau khi có thay đổi về quyền sở hữu hoặc quản lý

Một thỏa thuận mơ hồ ở những chỗ quan trọng có thể tạo ra nhiều vấn đề hơn là giải quyết vấn đề.

Khi nào nên xem xét hoặc cập nhật thỏa thuận

Thỏa thuận vận hành không nên được xem là một biểu mẫu dùng một lần.

Nó nên được xem xét khi:

• Có thành viên mới
• Người quản lý được thay thế
• Tỷ lệ sở hữu thay đổi
• Công ty thay đổi mô hình kinh doanh
• Huy động vốn bên ngoài
• LLC mở rộng sang các bang mới
• Luật tiểu bang thay đổi có thể ảnh hưởng đến quản trị

Việc xem xét thường xuyên giúp tài liệu phù hợp với cấu trúc thực tế của công ty.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân thành lập LLC và duy trì sự tổ chức sau khi thành lập. Với những nhà sáng lập đang xây dựng một LLC do người quản lý điều hành, điều đó có nghĩa là có các tài liệu phù hợp, hỗ trợ tuân thủ và công cụ thành lập doanh nghiệp trong cùng một nơi.

Zenind có thể hỗ trợ:

• Dịch vụ thành lập LLC
• Dịch vụ đại diện đăng ký
• Nhắc nhở tuân thủ và hỗ trợ nộp hồ sơ
• Các tài liệu tổ chức giúp giữ cho cấu trúc doanh nghiệp của bạn rõ ràng

Một thỏa thuận vận hành tốt chỉ là một phần để xây dựng một LLC đáng tin cậy. Phần còn lại là bảo đảm quy trình thành lập, hồ sơ và tuân thủ của bạn đều hỗ trợ cho cấu trúc mà bạn đã chọn.

Kết luận

Một thỏa thuận vận hành LLC do người quản lý điều hành giúp doanh nghiệp của bạn có cấu trúc, sự rõ ràng và tính linh hoạt. Nó xác định ai kiểm soát doanh nghiệp, các quyết định được đưa ra như thế nào, lợi nhuận được chia ra sao và điều gì xảy ra khi quyền sở hữu thay đổi.

Nếu mục tiêu của bạn là tách quyền sở hữu khỏi hoạt động hằng ngày, một thỏa thuận được viết tốt là điều không thể bỏ qua. Đó là tài liệu biến cấu trúc đó thành một hệ thống vận hành thực tế cho doanh nghiệp.

Dù bạn đang bắt đầu một LLC mới hay sửa đổi một LLC hiện có, dành thời gian xây dựng một thỏa thuận vận hành đầy đủ cho mô hình do người quản lý điều hành có thể giúp ngăn ngừa tranh chấp, bảo vệ doanh nghiệp và hỗ trợ tăng trưởng dài hạn.