Thành viên LLC có thể nhận lương qua bảng lương không? Những điều người sáng lập tại Hoa Kỳ cần biết

Đối với nhiều chủ doanh nghiệp mới, câu hỏi này nghe có vẻ đơn giản: nếu bạn sở hữu một phần của LLC, bạn có thể được đối xử như một nhân viên và nhận séc lương qua bảng lương không? Câu trả lời phụ thuộc vào cách LLC được đánh thuế, cấu trúc sở hữu ra sao và người đó đang được trả cho dịch vụ hay đang nhận phân phối của chủ sở hữu.

Đối với đa số LLC, quy tắc mặc định khá rõ ràng. Chủ sở hữu không nằm trên bảng lương theo cách giống như nhân viên nhận mẫu W-2. Thay vào đó, họ thường rút tiền hoặc nhận phân phối từ doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong một số lựa chọn thuế nhất định, LLC có thể trả cho chủ sở hữu-làm-việc thông qua bảng lương, nhưng chỉ khi công ty tuân thủ các quy định đi kèm với việc chịu thuế theo mô hình công ty.

Hiểu rõ sự khác biệt này là rất quan trọng. Nó ảnh hưởng đến thuế, kế toán, tuân thủ và cách bạn tự trả cho mình mà không tạo ra các vấn đề có thể tránh được với IRS hoặc cơ quan thuế tiểu bang.

Câu trả lời ngắn gọn

Một thành viên của LLC thường không thể được trả như một nhân viên thông thường nếu LLC vẫn giữ trạng thái thuế mặc định.

Phần lớn chủ sở hữu LLC được trả thông qua:

• Rút tiền của chủ sở hữu
• Phân phối cho thành viên
• Phân bổ lợi nhuận được phản ánh trên tờ khai thuế của chủ sở hữu

Chủ sở hữu LLC chỉ có thể được đưa vào bảng lương trong những trường hợp hạn chế, thường là khi LLC chọn chịu thuế theo mô hình công ty và chủ sở hữu đang cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp theo cách phù hợp với việc trả lương trong cấu trúc thuế đó.

Vì sao chủ sở hữu LLC thường không phải là nhân viên

LLC là một thực thể pháp lý, nhưng cách xử lý thuế quyết định chủ sở hữu được trả như thế nào.

Theo mặc định:

• LLC một thành viên thường bị đánh thuế như doanh nghiệp tư nhân.
• LLC nhiều thành viên thường bị đánh thuế như công ty hợp danh.

Trong cả hai trường hợp, chủ sở hữu thường được xem là người tự kinh doanh chứ không phải là nhân viên W-2 của doanh nghiệp. Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp thường không chạy bảng lương cho chủ sở hữu, không khấu trừ thuế nhân viên và không cấp mẫu W-2 cho phần lợi nhuận của chủ sở hữu.

Thay vào đó, chủ sở hữu khai báo thu nhập kinh doanh trên tờ khai cá nhân và nộp thuế thu nhập cùng thuế tự doanh theo các quy định áp dụng cho cấu trúc đó.

Cách thành viên LLC thường được trả tiền

Nếu LLC của bạn áp dụng cách đánh thuế mặc định, khoản bù đắp cho chủ sở hữu thường đến từ rút tiền hoặc phân phối.

Rút tiền của chủ sở hữu và phân phối

Rút tiền là việc chuyển tiền từ doanh nghiệp cho chủ sở hữu. Phân phối là thuật ngữ kế toán chính thức thường dùng cho lợi nhuận được trả ra cho các thành viên.

Các khoản thanh toán này không giống tiền lương. Chúng không được xử lý qua bảng lương và không hoạt động như một mức lương có khấu trừ tự động.

Một quy trình phân phối rõ ràng nên:

• Được hỗ trợ bởi điều lệ hoạt động
• Phù hợp với tỷ lệ sở hữu hoặc tỷ lệ chia lợi nhuận
• Được ghi nhận nhất quán trong sổ sách của công ty
• Giữ tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp tách biệt

Tài khoản ngân hàng tách biệt vẫn rất quan trọng

Ngay cả khi chủ sở hữu rút tiền từ doanh nghiệp, LLC vẫn nên giữ tài khoản kinh doanh tách biệt với tài khoản cá nhân. Việc trộn lẫn hai loại tài khoản này gây khó khăn cho kế toán và có thể làm suy yếu khả năng bảo vệ trách nhiệm pháp lý vốn là điểm hấp dẫn của mô hình LLC.

Khi nào LLC có thể dùng bảng lương cho chủ sở hữu

LLC có thể đưa chủ sở hữu vào bảng lương nếu công ty chọn bị đánh thuế như một công ty.

Có hai hướng đánh thuế theo mô hình công ty phổ biến:

• Đánh thuế theo mô hình S corporation
• Đánh thuế theo mô hình C corporation

Khi LLC chọn xử lý thuế theo mô hình công ty, các quy tắc trả công cho chủ sở hữu sẽ thay đổi. Trong cấu trúc đó, chủ sở hữu có thể nhận:

• Mức lương qua bảng lương cho phần công việc đã thực hiện
• Các khoản phân phối lợi nhuận bổ sung, tùy vào thiết lập thuế và kết quả của công ty

Đây là lúc nhiều người sáng lập bắt đầu nghe đến khái niệm “mức thù lao hợp lý”. Nếu chủ sở hữu đang trực tiếp điều hành doanh nghiệp, mức lương phải phản ánh số tiền mà một người có công việc tương tự thường được trả trên thị trường.

Thù lao hợp lý là gì

Thù lao hợp lý là một trong những khái niệm quan trọng nhất đối với LLC bị đánh thuế như công ty.

IRS kỳ vọng chủ sở hữu-làm-việc tự trả cho mình một mức lương phù hợp với giá trị của công việc họ thực hiện. Một mức lương tượng trưng là không đủ nếu chủ sở hữu đang tích cực điều hành doanh nghiệp.

Các yếu tố có thể ảnh hưởng đến mức lương hợp lý bao gồm:

• Nhiệm vụ công việc của chủ sở hữu
• Thời gian làm việc trong doanh nghiệp
• Kinh nghiệm và trình độ
• Chuẩn mực ngành
• Vị trí kinh doanh
• Quy mô và doanh thu công ty

Nếu mức thù lao được đặt quá thấp, IRS có thể phân loại lại các khoản thanh toán và áp dụng thuế truy thu, tiền phạt hoặc tiền lãi.

Bảng lương so với phân phối: khác biệt thực tế

Bảng lương và phân phối phục vụ các mục đích khác nhau.

Bảng lương

Bảng lương được dùng để trả lương cho nhân viên. Nó thường bao gồm:

• Khấu trừ thuế
• Nghĩa vụ thuế bảng lương của người sử dụng lao động
• Báo cáo tiền lương
• Hồ sơ khai báo bảng lương định kỳ
• Phiếu lương cuối năm

Phân phối

Phân phối là khoản thanh toán cho chủ sở hữu từ lợi nhuận. Chúng thường không có quy trình khấu trừ giống như tiền lương.

Một doanh nghiệp có thể sử dụng cả hai cách trong cấu trúc phù hợp, nhưng không phải LLC nào cũng có thể làm vậy. Phân loại thuế sẽ quyết định phương thức thanh toán nào được phép.

Những tình huống phổ biến mà người sáng lập nên hiểu

LLC một thành viên

LLC một thành viên thường được đánh thuế như một thực thể bị bỏ qua theo mặc định. Chủ sở hữu thường không được xem là nhân viên W-2 của LLC.

Phần lớn thời gian, chủ sở hữu chỉ rút tiền từ doanh nghiệp khi cần, đồng thời vẫn giữ sổ sách chính xác và nộp thuế theo các quy định áp dụng.

LLC nhiều thành viên

LLC nhiều thành viên thường được đánh thuế như công ty hợp danh theo mặc định. Các thành viên thường được trả thông qua phân phối dựa trên điều lệ hoạt động và tỷ lệ sở hữu.

Các đối tác và thành viên LLC trong cấu trúc mặc định này thường không vào bảng lương cho phần sở hữu của họ.

LLC bị đánh thuế như S corporation

Khi LLC chọn trạng thái S corporation, chủ sở hữu làm việc cho doanh nghiệp có thể được xem là nhân viên và được trả lương qua bảng lương. Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện các khoản phân phối.

Cấu trúc này thường được các nhà sáng lập cân nhắc khi muốn kết hợp giữa bảng lương và phân phối lợi nhuận, nhưng cần được xử lý cẩn thận và có hồ sơ đầy đủ.

LLC bị đánh thuế như C corporation

LLC chọn chịu thuế theo mô hình C corporation cũng có thể trả cho chủ sở hữu-làm-việc qua bảng lương. Khi đó, công ty sẽ chịu các quy tắc thuế doanh nghiệp, khác với cách đánh thuế LLC mặc định.

Cách này có thể phù hợp với một số doanh nghiệp, nhưng cũng tạo ra một hồ sơ thuế khác và yêu cầu tuân thủ chính thức hơn.

Những sai lầm về bảng lương mà chủ sở hữu LLC nên tránh

Việc phân loại sai các khoản thanh toán cho chủ sở hữu có thể tạo ra vấn đề về thuế và tuân thủ. Những lỗi thường gặp bao gồm:

• Trả cho chủ sở hữu như một nhân viên khi LLC vẫn bị đánh thuế như công ty hợp danh hoặc thực thể bị bỏ qua
• Gọi một khoản phân phối là tiền lương mà không thiết lập bảng lương
• Trả mức lương quá thấp trong cấu trúc thuế theo mô hình công ty
• Không giữ sổ sách rõ ràng và tài khoản tách biệt
• Bỏ qua điều lệ hoạt động khi phân phối lợi nhuận
• Cho rằng quy định của tiểu bang luôn giống hoàn toàn với quy định liên bang

Những sai sót này có thể trở nên tốn kém khi hồ sơ thuế, kiểm toán hoặc báo cáo của tiểu bang được xem xét.

Nên lưu giữ những hồ sơ nào

Hồ sơ tốt giúp việc bù đắp cho chủ sở hữu dễ chứng minh và dễ quản lý hơn.

Người sáng lập nên lưu giữ:

• Điều lệ hoạt động
• Hồ sơ sở hữu và chia lợi nhuận
• Hồ sơ bảng lương, nếu có
• Nhật ký phân phối
• Biên bản họp hoặc phê duyệt thù lao khi phù hợp
• Hồ sơ nộp lựa chọn thuế
• Sao kê tài khoản doanh nghiệp và báo cáo kế toán

Một hệ thống lưu trữ nhất quán đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp bắt đầu phát triển hoặc có thêm thành viên mới.

Zenind có thể giúp chủ sở hữu LLC mới tổ chức tốt hơn như thế nào

Thành lập và vận hành LLC không chỉ dừng ở giấy tờ đăng ký. Người sáng lập còn cần một cấu trúc hỗ trợ tuân thủ ngay từ đầu.

Zenind giúp doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ và duy trì việc tổ chức các bước pháp lý và tuân thủ quan trọng sau khi thành lập. Điều đó bao gồm việc xây dựng nền tảng vững chắc cho hồ sơ sở hữu, cấu trúc công ty và duy trì hoạt động doanh nghiệp liên tục.

Khi người sáng lập hiểu LLC của mình bị đánh thuế như thế nào và cách thức bù đắp cho chủ sở hữu hoạt động ra sao, họ sẽ sẵn sàng hơn để đưa ra các quyết định tài chính rõ ràng và tránh những rắc rối không cần thiết về sau.

Câu hỏi thường gặp

Thành viên LLC có thể là nhân viên không?

Thường là không theo cách đánh thuế LLC mặc định. Trong đa số trường hợp, đối tác hoặc thành viên được trả qua phân phối thay vì tiền lương. Một LLC bị đánh thuế như công ty có thể cho phép trả cho chủ sở hữu qua bảng lương nếu cấu trúc đó phù hợp.

Chủ sở hữu LLC có nhận mẫu W-2 không?

Thường là không. Mẫu W-2 thường áp dụng khi chủ sở hữu được xem là nhân viên theo lựa chọn đánh thuế theo mô hình công ty. Với LLC theo cách đánh thuế mặc định, các khoản thanh toán cho chủ sở hữu thường không đi qua bảng lương W-2.

LLC có thể trả lương cho chủ sở hữu không?

Chỉ trong một số cấu trúc thuế nhất định. Nếu LLC chọn đánh thuế theo mô hình công ty, chủ sở hữu có thể được trả lương cho các dịch vụ đã thực hiện, tùy theo các quy tắc thuế áp dụng và yêu cầu thù lao hợp lý.

Phân phối có chịu thuế không?

Có. Phân phối cho chủ sở hữu thường nằm trong luồng thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp chuyển sang chủ sở hữu, nhưng cách xử lý thuế cụ thể còn phụ thuộc vào phân loại của LLC và tình hình thuế của chủ sở hữu. Một chuyên gia thuế có thể hỗ trợ chi tiết.

Có nên để mọi LLC chọn đánh thuế theo mô hình công ty để dùng bảng lương không?

Không. Việc lựa chọn thuế có phù hợp hay không phụ thuộc vào doanh thu, chi phí, cấu trúc sở hữu và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp. Cần cân nhắc kỹ các đánh đổi về thuế và tuân thủ.

Kết luận chính

Phần lớn đối tác hoặc thành viên LLC không nằm trên bảng lương theo mặc định. Họ thường được trả bằng rút tiền hoặc phân phối, chứ không phải lương W-2. Bảng lương chỉ trở thành lựa chọn trong một số cấu trúc thuế nhất định, đặc biệt khi LLC chọn bị đánh thuế như một công ty.

Nếu bạn đang thành lập một doanh nghiệp mới hoặc xem xét cách LLC hiện tại xử lý việc bù đắp cho chủ sở hữu, điều quan trọng là phải khớp phương thức thanh toán với phân loại thuế của công ty và lưu giữ hồ sơ chính xác ngay từ đầu.

Đó là cách an toàn nhất để giữ mọi thứ có tổ chức, bảo vệ cấu trúc công ty và tránh các vấn đề thuế về sau.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Hãy tham khảo ý kiến chuyên gia được cấp phép cho tình huống cụ thể của bạn.