Đăng ký thuế bán hàng và sử dụng tại North Dakota: Hướng dẫn cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn bán hàng hóa chịu thuế hoặc một số dịch vụ chịu thuế tại North Dakota, đăng ký thuế bán hàng và sử dụng là một trong những bước tuân thủ đầu tiên cần xử lý. Đăng ký đúng cách giúp bạn thu thuế từ khách hàng, nộp tờ khai đúng hạn và tránh các khoản phạt có thể phát sinh do bỏ sót đăng ký hoặc nộp chậm.

Hướng dẫn này giải thích ai cần đăng ký, bạn có thể cần những thông tin gì, quy trình thường diễn ra như thế nào và cách duy trì tuân thủ sau khi giấy phép của bạn được cấp.

Thuế bán hàng và sử dụng là gì

Thuế bán hàng thường được thu trên các giao dịch bán lẻ chịu thuế cho khách hàng tại North Dakota. Thuế sử dụng thường áp dụng khi thuế không được thu tại thời điểm mua, chẳng hạn khi doanh nghiệp mua các mặt hàng chịu thuế để sử dụng trong bang từ một người bán ngoài bang.

Đối với chủ doanh nghiệp, điểm quan trọng là rất đơn giản: nếu hoạt động của bạn tạo ra nghĩa vụ thu thuế tại North Dakota, bạn có thể cần đăng ký trước khi bắt đầu bán hàng.

Ai cần đăng ký

Một doanh nghiệp có thể cần giấy phép thuế bán hàng và sử dụng của North Dakota nếu doanh nghiệp đó:

• Bán hàng hóa hữu hình chịu thuế cho khách hàng trong bang
• Cung cấp các dịch vụ chịu thuế theo luật North Dakota
• Có hiện diện vật lý trong bang
• Vượt ngưỡng hiện diện kinh tế đối với doanh số bán hàng từ xa
• Có hoạt động kinh doanh khác tạo ra nghĩa vụ thuế tại North Dakota

Ngay cả người bán online và doanh nghiệp từ xa cũng có thể cần đăng ký nếu doanh số vào bang vượt ngưỡng áp dụng.

Chi tiết đăng ký tại North Dakota

Thông tin đăng ký cơ bản cho người nộp lần đầu được tóm tắt dưới đây.

Mục	Chi tiết
Cơ quan	North Dakota Office of State Tax Commissioner
Mẫu đơn	Application for Sales and Use Permit or Income Tax Withholding Account
Hình thức nộp	Bằng mẫu đơn hoặc trực tuyến
Phí cơ quan	$0
Ngưỡng doanh số từ xa	$100,000 doanh số
Ngày bắt đầu thực thi	10/01/2018

Vì quy định thuế có thể thay đổi, doanh nghiệp nên xác nhận lại các yêu cầu nộp hồ sơ hiện hành trước khi nộp đơn.

Khi nào bạn nên đăng ký

Trong nhiều trường hợp, việc đăng ký nên được thực hiện trước khi bắt đầu bán hàng chịu thuế. Thời điểm đó rất quan trọng vì doanh nghiệp có thể phải thu thuế ngay khi phát sinh nghĩa vụ nộp hồ sơ.

Bạn nên xem xét yêu cầu đăng ký nếu công ty của bạn:

• Mới thành lập và chuẩn bị ra mắt bán hàng tại North Dakota
• Mở rộng sang North Dakota từ một bang khác
• Bắt đầu bán qua website, marketplace hoặc kênh trực tiếp đến người tiêu dùng
• Bắt đầu sử dụng nhân viên làm việc từ xa hoặc mở địa điểm trong bang
• Vượt ngưỡng doanh số từ xa của bang

Chờ quá lâu có thể tạo ra khoảng trống trong việc thu thuế, và những khoảng trống này thường khó khắc phục sau đó.

Thông tin thường cần cho việc đăng ký

Mặc dù yêu cầu chính xác có thể khác nhau, doanh nghiệp thường cần chuẩn bị những thông tin sau:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Mã EIN liên bang
• Loại pháp nhân và ngày thành lập
• Địa chỉ kinh doanh và địa chỉ nhận thư
• Thông tin chủ sở hữu hoặc người quản lý
• Mô tả sản phẩm hoặc dịch vụ được bán
• Ngày bắt đầu hoạt động kinh doanh tại North Dakota
• Doanh số ước tính hoặc thông tin về tần suất nộp tờ khai

Chuẩn bị sẵn các thông tin này có thể giúp quá trình nộp hồ sơ nhanh hơn và giảm nguy cơ chậm trễ.

Quy trình đăng ký thường diễn ra như thế nào

Quy trình đăng ký nhìn chung khá đơn giản khi thông tin doanh nghiệp đã được sắp xếp đầy đủ.

1. Xác định tính chịu thuế

Trước tiên, hãy xác định sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có chịu thuế tại North Dakota hay không. Điều này đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp bán online, gói sản phẩm kèm dịch vụ hoặc hoạt động ở nhiều bang.

2. Xác minh nexus

Tiếp theo, hãy xác nhận doanh nghiệp của bạn có nghĩa vụ thu thuế tại bang hay không. Nexus có thể phát sinh từ hiện diện vật lý, hoạt động của nhân viên, hàng tồn kho hoặc doanh số kinh tế.

3. Thu thập hồ sơ doanh nghiệp

Trước khi nộp, hãy tập hợp tài liệu thành lập, xác nhận EIN, thông tin chủ sở hữu và thông tin liên hệ có thể được yêu cầu.

4. Nộp đơn đăng ký

North Dakota cho phép nộp bằng mẫu đơn hoặc trực tuyến, tùy theo phương thức đăng ký hiện có cho doanh nghiệp của bạn. Đơn đăng ký được dùng để xin giấy phép thuế bán hàng và sử dụng, và trong một số trường hợp, cả tài khoản khấu trừ thuế thu nhập.

5. Chờ xác nhận

Sau khi được phê duyệt, bang sẽ cấp đăng ký cần thiết để bạn bắt đầu thu và nộp thuế.

Điều gì xảy ra sau khi đăng ký

Được đăng ký chỉ là bước đầu tiên. Tuân thủ liên tục cũng quan trọng không kém.

Sau khi giấy phép của bạn có hiệu lực, bạn nên:

• Thu đúng mức thuế đối với các giao dịch bán chịu thuế
• Lưu trữ hồ sơ bán hàng theo địa điểm và loại giao dịch
• Nộp tờ khai theo lịch được bang phân công
• Nộp thuế đúng hạn
• Cập nhật đăng ký nếu địa chỉ, quyền sở hữu hoặc hoạt động kinh doanh thay đổi
• Kiểm tra lại nghĩa vụ nếu bạn mở rộng sang bang hoặc kênh bán mới

Một lần nộp chậm hoặc áp dụng sai mức thuế có thể dẫn đến các khoản phạt và tiền lãi không đáng có, vì vậy việc tích hợp tuân thủ thuế vào quy trình kế toán thường xuyên sẽ rất hữu ích.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối chỉ vì những sơ suất nhỏ nhưng quan trọng. Các sai lầm thường gặp gồm:

• Đăng ký sau khi đã bắt đầu bán hàng chịu thuế
• Cho rằng bán hàng online luôn được miễn thuế
• Không theo dõi ngưỡng doanh số từ xa
• Áp dụng sai mức thuế hoặc quy tắc phân bổ nguồn gốc
• Nhầm lẫn giữa việc thu thuế bán hàng và nộp thuế thu nhập
• Không lưu bằng chứng miễn thuế khi giao dịch không chịu thuế

Rà soát cẩn thận ngay từ đầu có thể ngăn ngừa các vấn đề tuân thủ lớn hơn về sau.

Thuế bán hàng và sử dụng đối với người bán từ xa

Người bán từ xa thường cho rằng không có văn phòng vật lý tại North Dakota đồng nghĩa với việc không có nghĩa vụ thuế. Điều đó không phải lúc nào cũng đúng.

Nếu công ty của bạn bán hàng vào bang và vượt ngưỡng kinh tế áp dụng, bạn có thể cần đăng ký và thu thuế ngay cả khi không có cửa hàng hay kho hàng tại North Dakota. Doanh số trên marketplace, doanh số trực tiếp qua website và các lô hàng định kỳ đều có thể ảnh hưởng đến việc đánh giá.

Nếu công ty của bạn bán hàng trên toàn quốc, tốt nhất là theo dõi doanh số theo từng bang một cách liên tục để có thể đăng ký trước khi vượt ngưỡng.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Đối với các nhà sáng lập và doanh nghiệp đang tăng trưởng, đăng ký thuế chỉ là một phần của quá trình sẵn sàng ra mắt. Zenind giúp các doanh nhân xây dựng nền tảng doanh nghiệp vững chắc để họ có thể tiến nhanh hơn với ít bất ngờ về tuân thủ hơn.

Tùy theo nhu cầu của công ty bạn, Zenind có thể hỗ trợ thành lập doanh nghiệp, các thủ tục đăng ký và những yêu cầu giai đoạn đầu khác thường phát sinh trước công việc tuân thủ thuế. Khi công ty của bạn được thiết lập đúng ngay từ đầu, việc xử lý đăng ký bang, tài khoản thuế và các hồ sơ định kỳ sẽ dễ dàng và tự tin hơn.

Kết luận

Đăng ký thuế bán hàng và sử dụng tại North Dakota là một bước tuân thủ quan trọng đối với các doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ chịu thuế trong bang. Dù bạn đang ra mắt tại địa phương hay bán hàng từ xa, việc hiểu sớm nghĩa vụ đăng ký có thể giúp bạn tránh chậm trễ, bị phạt và sai sót trong việc thu thuế.

Nếu bạn đang bắt đầu kinh doanh hoặc mở rộng sang North Dakota, hãy xem xét nexus của bạn, chuẩn bị các thông tin cần thiết và đăng ký trước khi bắt đầu bán hàng chịu thuế bất cứ khi nào có thể.