Cách cải thiện tỷ lệ mở thư trực tiếp cho doanh nghiệp mới

Thư trực tiếp vẫn hiệu quả khi được lên kế hoạch cẩn thận. Với các doanh nghiệp mới, startup và công ty dịch vụ đang tăng trưởng, một ấn phẩm được thiết kế tốt có thể làm được điều mà nhiều thông điệp kỹ thuật số không thể: tạo ra một khoảnh khắc chú ý hữu hình. Phong bì nằm trên bàn. Gói thư có trọng lượng. Thông điệp mang cảm giác được chuẩn bị có chủ đích.

Điều đó không có nghĩa là mọi ấn phẩm được gửi đi đều sẽ được mở. Hầu hết người nhận đều đưa ra đánh giá rất nhanh trước khi đọc đến dòng đầu tiên. Nếu phong bì trông chung chung, không liên quan hoặc được sản xuất hàng loạt, nó có thể bị bỏ thẳng vào thùng rác. Mục tiêu không phải là gửi nhiều hơn. Mục tiêu là khiến mỗi ấn phẩm trở nên đáng để mở.

Với những người sáng lập đang xây dựng công ty mới, sự khác biệt này rất quan trọng. Một quy trình thành lập doanh nghiệp tốt giúp doanh nghiệp sẵn sàng hoạt động về mặt pháp lý. Một chiến lược tiếp cận tốt giúp doanh nghiệp được chú ý. Thư trực tiếp có thể là một phần của kế hoạch tăng trưởng ban đầu khi nó được thiết kế để khơi gợi sự tò mò và niềm tin.

Vì sao thư trực tiếp vẫn thu hút sự chú ý

Ngày nay, mọi người nhận ít thư giấy hơn trước, điều đó giúp một ấn phẩm tốt có nhiều cơ hội nổi bật hơn. Hộp thư kỹ thuật số có thể bị bỏ qua trong vài giây. Một gói thư hoặc phong bì vật lý khó bị xem nhẹ hơn, ít nhất cũng khiến người nhận phải nhìn qua.

Thư trực tiếp đặc biệt hiệu quả khi bạn muốn:

• Tiếp cận đối tượng địa phương
• Giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới
• Theo dõi sau sự kiện, giới thiệu hoặc danh sách khách hàng tiềm năng
• Hỗ trợ một đề nghị dành cho doanh nghiệp với doanh nghiệp
• Củng cố mối quan hệ cá nhân với khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại

Thách thức nằm ở chỗ tỷ lệ mở phụ thuộc vào giá trị cảm nhận. Người nhận phải tin rằng bên trong có thứ gì đó liên quan, hữu ích hoặc thú vị.

Khơi gợi tò mò nhưng không tạo cảm giác rẻ tiền

Tò mò là một trong những lý do mạnh nhất khiến người ta mở thư. Một phong bì phẳng, đơn giản thường tạo cảm giác dễ bị bỏ qua. Một phong bì dày hơn, một tờ brochure gấp, một mẫu thử nhỏ hoặc một gói thư có yếu tố cảm giác chạm sẽ khiến người nhận muốn nhìn lần hai.

Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn nên dựa hoàn toàn vào sự mới lạ. Sự tò mò hiệu quả nhất khi bề ngoài gợi ý rằng có một lý do cụ thể để mở. Nếu gói thư tạo cảm giác ngẫu nhiên, quá đắt đỏ hoặc quá phô trương, nó có thể gây nghi ngờ thay vì tạo hứng thú.

Cách tiếp cận tốt hơn là tạo ra cảm giác quan trọng có kiểm soát. Phong bì nên ngụ ý rằng nội dung bên trong có liên quan đến tình huống của người nhận.

Ví dụ:

• Một gói thư dạng thể tích có kèm mẫu hữu ích
• Một bộ tài liệu cá nhân hóa với dòng chủ đề rõ ràng
• Một tờ chào mời gấp với ghi chú ngắn, trực tiếp ở bên ngoài
• Một bộ tài liệu được sắp xếp gọn gàng, cho thấy một nhu cầu kinh doanh thực tế

Mục tiêu là khiến người nhận nghĩ: “Cái này đáng mở”, chứ không phải “Đây là thư rác”.

Làm cho phong bì hiệu quả trước khi lá thư lên tiếng

Phong bì không chỉ là bao bì. Nó là thông điệp đầu tiên.

Một phong bì tốt phải trả lời ngay ba câu hỏi:

1. Ai gửi?
2. Vì sao tôi nên quan tâm?
3. Việc này có dành cho tôi không?

Để tăng khả năng được mở, hãy tập trung vào các yếu tố sau.

1. Giữ dòng người gửi rõ ràng

Dùng tên người gửi có thể nhận ra hoặc trung tính về mặt chuyên môn. Nếu người nhận hoàn toàn không xác định được nguồn gửi, họ có thể cho rằng đó là thư rác. Nếu tên người gửi trông quá quảng cáo, họ có thể bỏ qua.

Với doanh nghiệp nhỏ, sự rõ ràng thường hiệu quả hơn sự quá khéo léo.

2. Cá nhân hóa khi có thể

Một tên thật, tên công ty hoặc tham chiếu theo vai trò có thể làm tăng mức độ liên quan. Ngay cả sự cá nhân hóa đơn giản cũng giúp ấn phẩm bớt cảm giác đại trà.

Nếu bạn có danh sách khách hàng tiềm năng, hãy phân nhóm cẩn thận. Một thông điệp gửi đến chủ nhà hàng không nên giống hệt thông điệp gửi đến tư vấn viên độc lập hoặc nhà thầu địa phương.

3. Dùng dòng chủ đề cho mặt ngoài

Nhiều ấn phẩm thư trực tiếp hiệu quả sử dụng một dòng ngắn trên phong bì, hoạt động như tiêu đề email. Nó nên ngắn gọn, cụ thể và trung thực.

Ví dụ:

• Thông tin dành cho chủ doanh nghiệp mới
• Danh sách kiểm tra khởi nghiệp tại địa phương của bạn
• Một tài nguyên hữu ích cho lần ra mắt tiếp theo
• Tài liệu quan trọng cho việc thiết lập công ty của bạn

Tránh khoa trương. Sự khoa trương có thể làm giảm niềm tin.

4. Chọn đúng định dạng

Các định dạng khác nhau tạo ra kỳ vọng khác nhau.

• Phong bì tiêu chuẩn: phù hợp cho thông điệp trang trọng, cá nhân hoặc quan trọng
• Phong bì dày: phù hợp cho mẫu thử, quà tặng hoặc yếu tố tạo chú ý bằng kích thước
• Bưu thiếp: phù hợp cho nhắc nhở ngắn gọn và đề nghị đơn giản
• Gói nhỏ: phù hợp khi chính vật phẩm bên trong tạo nên sự tò mò

Định dạng nên tương xứng với giá trị của thông điệp.

Đưa ra một giá trị cụ thể và hữu ích

Một ấn phẩm thư sẽ có nhiều khả năng được mở hơn nếu người nhận tin rằng nội dung bên trong giải quyết được một vấn đề thực tế.

Vấn đề đó có thể mang tính thực tiễn, tài chính hoặc thông tin. Ví dụ:

• Danh sách kiểm tra để bắt đầu doanh nghiệp mới
• Hướng dẫn duy trì tuân thủ sau khi thành lập
• Tổng quan thị trường địa phương cho một khu vực dịch vụ mới
• Ưu đãi có giới hạn gắn với một thời hạn sắp tới
• Tài nguyên giúp khách hàng tiềm năng đánh giá các lựa chọn nhanh hơn

Lợi ích càng cụ thể, ấn phẩm càng có khả năng được xem là đáng mở.

Một sai lầm phổ biến là gửi một thông điệp quảng bá chung chung mà không có lý do rõ ràng để đọc. Người ta hiếm khi mở thư chỉ vì nó tồn tại. Họ mở vì nó có vẻ hữu ích.

Phù hợp thông điệp với đối tượng

Tỷ lệ mở tăng khi ấn phẩm phản ánh đúng thực tế của người nhận.

Một người sáng lập đang thành lập LLC mới có thể quan tâm đến tốc độ thiết lập, tuân thủ và các công cụ tăng trưởng giai đoạn đầu. Một doanh nghiệp nhỏ đã hoạt động lâu hơn có thể quan tâm nhiều hơn đến hiệu quả vận hành, giữ chân khách hàng hoặc mở rộng. Một chuyên gia địa phương có thể quan tâm đến uy tín và việc thu hút khách hàng.

Điều đó có nghĩa là cùng một chiến dịch không nên gửi cho tất cả mọi người.

Hãy phân nhóm đối tượng theo các yếu tố như:

• Giai đoạn kinh doanh
• Ngành nghề
• Khu vực
• Mức độ tương tác trước đó
• Lịch sử mua hàng
• Vai trò hoặc chức danh

Khi thông điệp có cảm giác được nhắm đúng, người nhận có nhiều khả năng dành cho nó sự chú ý.

Viết thông điệp bên ngoài thật tốt

Nếu ấn phẩm có tiêu đề hoặc ghi chú ngắn ở mặt ngoài, thông điệp đó chỉ nên làm một việc: giải thích lý do vì sao nên mở nó.

Thông điệp bên ngoài tốt là:

• Rõ ràng
• Ngắn gọn
• Liên quan
• Cụ thể
• Không khoa trương

Một thông điệp yếu gần như không nói gì. Một thông điệp tốt tạo ra lý do để tiếp tục.

Ví dụ về cách diễn đạt hiệu quả:

• Danh sách kiểm tra cho bước kinh doanh tiếp theo của bạn
• Tài liệu liên quan đến tài nguyên khởi nghiệp của bạn
• Hướng dẫn thực tiễn dành cho chủ doanh nghiệp mới
• Một ưu đãi phù hợp cho thị trường địa phương của bạn

Nếu bạn có thể nêu giá trị trong một dòng, bạn sẽ giảm ma sát.

Dùng thiết kế để thể hiện chất lượng

Hình thức của ấn phẩm rất quan trọng. Nếu nó trông rẻ tiền, vội vàng hoặc chung chung, ấn tượng đó sẽ ảnh hưởng đến cách người nhận cảm nhận thông điệp.

Các yếu tố thiết kế có ích:

• Kiểu chữ gọn gàng
• Vị trí logo chuyên nghiệp
• Chất lượng giấy tốt
• Nhận diện thương hiệu nhất quán
• Bố cục đơn giản, độ tương phản cao
• Đủ khoảng trắng để tránh rối mắt

Thiết kế nên hỗ trợ việc đọc, không phải trang trí cho có. Người nhận nên lập tức hiểu rằng ấn phẩm đã được chuẩn bị một cách có chủ đích.

Thời điểm gửi có thể tăng tỷ lệ mở

Thời điểm ảnh hưởng đến việc người nhận có xem thư của bạn là phù hợp hay không.

Một gói thư đến đúng lúc trước hạn chót quyết định, giai đoạn lập kế hoạch theo mùa, sự kiện ngành hoặc cơ hội địa phương có thể mang lại cảm giác giá trị hơn nhiều so với việc gửi ngẫu nhiên.

Một số tín hiệu thời điểm hữu ích gồm:

• Giai đoạn ra mắt doanh nghiệp
• Chu kỳ lập kế hoạch năm tài chính
• Thời điểm ra quyết định cuối quý
• Nhu cầu dịch vụ theo mùa
• Hạn chót tuân thủ
• Cửa sổ theo dõi sau hội chợ triển lãm

Khi có thể, hãy đồng bộ thời điểm gửi với khoảnh khắc mà người nhận đã đang nghĩ về vấn đề mà đề nghị của bạn giải quyết.

Theo dõi với một lần chạm thứ hai

Một ấn phẩm thư đơn lẻ có thể hiệu quả, nhưng một chuỗi thường mạnh hơn.

Ấn phẩm đầu tiên mở đầu cuộc trao đổi. Ấn phẩm thứ hai củng cố nó. Một cuộc gọi theo dõi, email hoặc chiến dịch tiếp thị lại có thể tăng khả năng người nhận chú ý.

Một chuỗi hữu ích có thể như sau:

1. Gửi thư ban đầu với một đề nghị rõ ràng
2. Gửi thông điệp theo dõi với lời nhắc hoặc giá trị bổ sung
3. Gửi thông điệp cuối cùng với thời hạn hoặc lời kêu gọi hành động

Mục tiêu không phải là gây áp lực. Mục tiêu là duy trì sự hiện diện đủ lâu để người nhận nhận ra thông điệp là có liên quan.

Thêm lời kêu gọi hành động rõ ràng

Một ấn phẩm đã được mở vẫn cần có định hướng. Nếu người nhận thích nội dung nhưng không biết phải làm gì tiếp theo, chiến dịch sẽ mất đà.

Chỉ dùng một lời kêu gọi hành động chính, chẳng hạn như:

• Truy cập trang đích
• Quét mã QR
• Đặt lịch tư vấn
• Yêu cầu mẫu
• Gọi vào số điện thoại اختصاص riêng
• Đổi mã ưu đãi

Bước tiếp theo nên rõ ràng, nhanh và dễ thực hiện.

Theo dõi kết quả để cải thiện

Thư trực tiếp hoạt động tốt nhất khi được đo lường. Nếu không, bạn chỉ đang đoán.

Hãy theo dõi các chỉ số như:

• Tỷ lệ phát thư thành công
• Tỷ lệ phản hồi
• Lượt truy cập trang đích
• Lưu lượng cuộc gọi
• Số mã được đổi
• Tỷ lệ chuyển đổi theo phân khúc

Nếu có thể, hãy thử một biến số tại một thời điểm.

Các thử nghiệm hữu ích bao gồm:

• Phong bì thường so với phong bì thể tích
• Ghi chú cá nhân hóa so với phiên bản chung chung
• Các ưu đãi khác nhau cho các nhóm đối tượng khác nhau
• Thông điệp bên ngoài ngắn so với dài
• Các khung thời gian gửi khác nhau

Những thử nghiệm nhỏ có thể cho thấy điều gì thực sự thúc đẩy tỷ lệ mở và phản hồi.

Những sai lầm phổ biến làm giảm tỷ lệ mở

Nhiều chiến dịch thư trực tiếp hoạt động kém vì những lý do có thể dự đoán được.

Tránh các sai lầm sau:

• Gửi thông điệp chung chung đến danh sách quá rộng
• Dùng phong bì trông như hóa đơn hoặc thư rác
• Làm cho đề nghị quá mơ hồ
• Thiết kế gói thư quá mức khiến nó trông màu mè
• Che giấu giá trị thay vì thể hiện rõ nó
• Quên phân nhóm đối tượng
• Không theo dõi sau lần chạm đầu tiên
• Gửi mà không có lời kêu gọi hành động có thể đo lường

Nếu ấn phẩm không xứng đáng để được chú ý, nó sẽ không nhận được chú ý.

Tư duy thư trực tiếp tốt hơn cho doanh nghiệp nhỏ

Thư trực tiếp tốt nhất không phải là ép buộc sự chú ý. Nó là tôn trọng thời gian của người nhận đồng thời làm rõ giá trị.

Điều đó có nghĩa là:

• Hãy liên quan
• Hãy cụ thể
• Hãy ngắn gọn
• Hãy hữu ích
• Hãy đáng tin cậy

Với doanh nghiệp mới, tư duy này quan trọng ở mọi giai đoạn. Cùng một sự kỷ luật được áp dụng cho thành lập doanh nghiệp, tuân thủ và thiết lập vận hành cũng nên dẫn dắt hoạt động tiếp cận. Một chiến dịch thư chuyên nghiệp phản ánh một công ty chuyên nghiệp.

Kết luận

Thư trực tiếp vẫn có thể mang lại kết quả tốt khi được thiết kế có chủ đích. Để cải thiện tỷ lệ mở, hãy tập trung vào sự tò mò, mức độ liên quan, cách trình bày và thời điểm gửi. Làm cho phong bì có vẻ quan trọng, làm cho thông điệp có vẻ hữu ích và làm cho bước tiếp theo trở nên dễ dàng.

Đối với startup và doanh nghiệp nhỏ, cách tiếp cận này có thể biến một ấn phẩm thư đơn giản thành một lời giới thiệu có ý nghĩa. Khi bề ngoài báo hiệu giá trị và nội dung bên trong thực sự mang lại giá trị đó, người ta sẽ có nhiều khả năng mở, đọc và phản hồi hơn.