Những lầm tưởng về thuyết trình mà các nhà sáng lập có thể ngừng tin

Thuyết trình trước công chúng khiến nhiều nhà sáng lập cảm thấy không thoải mái. Điều đó là bình thường. Điều không hữu ích là làn sóng lời khuyên biến một kỹ năng có thể kiểm soát được thành một bài kiểm tra trình diễn. Với chủ doanh nghiệp, đặc biệt là những người đang xây dựng công ty từ con số không, nói chuyện rõ ràng không phải là để nghe thật hoàn hảo. Mục tiêu là để người khác hiểu, xây dựng niềm tin và thúc đẩy họ hành động.

Dù bạn đang chào pitch một ý tưởng mới, giới thiệu công ty tại sự kiện kết nối, dẫn dắt cuộc họp nhóm, hay nói chuyện với đối tác tiềm năng, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ định hình cách người khác nhìn nhận khả năng lãnh đạo của bạn. Tin tốt là phần lớn lời khuyên về thuyết trình mà mọi người nhận được đều đã lỗi thời, quá đơn giản hóa, hoặc hoàn toàn sai.

Dưới đây là những lầm tưởng phổ biến nhất khiến các nhà sáng lập bị mắc kẹt, cùng với những cách thực tế hơn để thay thế chúng bằng thói quen tốt hơn.

Lầm tưởng 1: Bạn phải nói thật trau chuốt thì mới đáng tin

Nhiều người cho rằng diễn giả giỏi là những người nói trôi chảy, không bao giờ ngập ngừng và không bao giờ lộ sự không chắc chắn. Trên thực tế, khán giả thường phản ứng tốt hơn với những diễn giả nghe tự nhiên và chân thật.

Một nhà sáng lập biết dừng lại để suy nghĩ, dùng giọng điệu tự nhiên và nói rõ ràng thường tạo cảm giác đáng tin hơn người nghe như đang đọc một kịch bản sẵn. Việc chuẩn bị quá kỹ có thể khiến ngay cả một ý tưởng mạnh cũng trở nên xa cách. Nó cũng dễ phản tác dụng ngay khi có điều gì thay đổi, chẳng hạn như một câu hỏi từ khán giả hoặc sự cố kỹ thuật trong lúc trình bày.

Mục tiêu tốt hơn không phải là sự trau chuốt. Đó là sự rõ ràng.

Hãy thử cách này:

• Nắm rõ thông điệp chính của bạn trong một câu.
• Chuẩn bị dàn ý ngắn với ba đến năm ý chính.
• Luyện nói dựa trên dàn ý, không phải từ một kịch bản học thuộc.
• Chừa khoảng trống cho ví dụ, câu chuyện và câu hỏi.

Cách này giúp bạn có cấu trúc mà không khiến bạn nghe như máy móc.

Lầm tưởng 2: Càng đưa nhiều thông tin, bài nói càng mạnh

Các nhà sáng lập thường muốn chứng minh rằng họ đã làm bài tập rất kỹ. Mong muốn đó là dễ hiểu, nhưng quá nhiều chi tiết có thể làm bài thuyết trình yếu đi.

Khán giả không cần mọi con số, quy trình hay bối cảnh. Họ cần thông tin đúng, theo đúng thứ tự. Nếu bạn dồn quá nhiều dữ kiện, họ có thể không nhớ được gì cả.

Hãy nghĩ về điều khán giả thực sự cần:

• Nhà đầu tư có thể quan tâm đến cơ hội, mức độ tăng trưởng ban đầu và quy mô thị trường.
• Khách hàng có thể quan tâm đến vấn đề, giải pháp và kết quả.
• Đối tác có thể quan tâm đến sự phù hợp, bước tiếp theo và giá trị chung.
• Thành viên trong nhóm có thể cần định hướng, ưu tiên và bối cảnh.

Khi bạn điều chỉnh thông điệp theo khán giả, bạn tăng khả năng để họ ghi nhớ nó.

Một nguyên tắc đơn giản sẽ hữu ích: một bài nói, một mục đích, một lời kêu gọi hành động.

Lầm tưởng 3: Cảm thấy hồi hộp nghĩa là bạn chưa sẵn sàng

Nhiều nhà sáng lập giỏi nghĩ rằng cảm giác hồi hộp là bằng chứng họ chưa chuẩn bị đủ. Đó là một hiểu lầm. Căng thẳng thường chỉ có nghĩa là khoảnh khắc đó quan trọng.

Cơ thể bạn có thể phản ứng trước khi đầu óc kịp bắt nhịp. Thở nhanh hơn, khô miệng, hoặc giọng run là những phản ứng rất phổ biến trước áp lực. Không điều nào trong số đó tự động có nghĩa là bạn đang làm không tốt.

Thay vì cố loại bỏ sự hồi hộp, hãy tập trung vào cách quản lý nó.

Những chiến lược hữu ích gồm:

• Đến sớm để bạn có thời gian ổn định trong không gian.
• Hít thở chậm trước khi bắt đầu nói.
• Đứng yên trong câu đầu tiên.
• Mở đầu bằng một câu bạn đã quen thuộc.
• Dừng lại có chủ ý giữa các ý.

Những hành động nhỏ này giúp điều chỉnh nhịp độ và làm cho cách trình bày của bạn dễ kiểm soát hơn.

Lầm tưởng 4: Mọi từ đệm đều là thất bại

Mọi người thường ám ảnh với những từ như "um," "uh," hoặc "like." Dù dùng từ đệm quá nhiều có thể gây mất tập trung, mục tiêu không phải là nói như một cỗ máy.

Một cuộc trò chuyện tự nhiên luôn có khoảng dừng và đôi lúc có từ đệm. Khi người nói quá để ý đến từng lần ngập ngừng nhỏ, họ thường càng căng thẳng và càng kém tự nhiên hơn.

Cách khắc phục tốt hơn là nói chậm lại và thay thói quen dùng từ đệm bằng những khoảng dừng có chủ đích. Một khoảng dừng có thể nhấn mạnh một ý, cho khán giả thời gian suy nghĩ, và giúp bạn sắp xếp lại ý của mình.

Nếu bạn muốn giảm từ đệm, hãy xử lý nguyên nhân gốc rễ:

• Nói chậm hơn một chút.
• Dùng câu ngắn hơn.
• Dừng lại ở cuối các ý chính.
• Luyện nói thành tiếng thay vì chỉ đọc thầm.

Nói rõ ràng thường là kết quả của việc nghĩ rõ ràng.

Lầm tưởng 5: Diễn giả giỏi không bao giờ trông có vẻ lo lắng

Nhiều người hình dung rằng những diễn giả tự tin thì không bao giờ lộ ra căng thẳng. Trên thực tế, những người có kinh nghiệm vẫn cảm thấy áp lực. Khác biệt là họ đã học cách tiếp tục nói dù cảm thấy như vậy.

Khán giả thường dễ chịu hơn người nói nghĩ. Họ quan tâm nhiều hơn đến việc thông điệp có hữu ích hay không, chứ không phải mọi cử chỉ có hoàn hảo hay không.

Trong nhiều trường hợp, một chút năng lượng hồi hộp còn có thể có lợi. Nó khiến bạn nghe có vẻ tập trung, tỉnh táo và cam kết với điều mình đang nói. Vấn đề không phải là có năng lượng. Vấn đề là để năng lượng đó làm thông điệp bị phân tán.

Hãy điều hướng nó bằng cách tập trung vào:

• Tốc độ ổn định
• Âm lượng rõ ràng
• Cấu trúc đơn giản
• Giao tiếp mắt trực tiếp
• Di chuyển có chủ đích

Bạn không cần xóa bỏ mọi dấu hiệu cho thấy mình đang cố gắng. Bạn chỉ cần đảm bảo nỗ lực đó phục vụ cho thông điệp.

Vì sao nhà sáng lập cần kỹ năng nói từ sớm

Với chủ doanh nghiệp, thuyết trình trước công chúng không chỉ là kỹ năng trên sân khấu. Nó ảnh hưởng đến hoạt động hằng ngày.

Bạn sẽ phải nói khi:

• Giải thích doanh nghiệp của mình cho ngân hàng hoặc cố vấn
• Chào pitch sản phẩm cho khách hàng tiềm năng
• Giới thiệu công ty tại một sự kiện địa phương
• Trình bày kế hoạch tăng trưởng cho các bên liên quan
• Dẫn dắt trao đổi nội bộ với nhân viên hoặc cộng tác viên
• Đại diện công ty trong phỏng vấn, webinar hoặc tọa đàm

Một nhà sáng lập giao tiếp tốt có thể đưa ra lập luận thuyết phục cho doanh nghiệp, ngay cả trước khi doanh nghiệp thực sự được thiết lập đầy đủ. Điều đó rất quan trọng khi uy tín, niềm tin và động lực đều phụ thuộc vào khả năng giải thích bạn làm gì và vì sao điều đó có ý nghĩa.

Nếu bạn đang khởi nghiệp, giao tiếp cũng hỗ trợ cho chặng đường dài. Khi tổ chức của bạn phát triển, bạn có thể sẽ cần nói về:

• Sứ mệnh và giá trị của bạn
• Cơ cấu pháp lý hoặc vận hành
• Cam kết với khách hàng
• Ưu tiên tuyển dụng
• Kế hoạch mở rộng

Càng xây dựng sự tự tin khi nói sớm, bạn càng dễ đại diện cho công ty của mình khi công ty lớn lên.

Một khuôn khổ tốt hơn để nói chuyện hiệu quả

Thay vì theo đuổi sự hoàn hảo, hãy dùng một khuôn khổ đơn giản giúp thông điệp của bạn sắc nét.

1. Bắt đầu từ kết quả

Trước khi viết bất cứ điều gì, hãy tự hỏi bạn muốn khán giả nghĩ gì, cảm thấy gì, hoặc làm gì sau khi nghe bạn nói. Câu trả lời của bạn nên định hướng phần còn lại của bài thuyết trình.

Ví dụ:

• "Tôi muốn họ đặt một cuộc hẹn tiếp theo."
• "Tôi muốn họ hiểu kế hoạch tăng trưởng của chúng tôi."
• "Tôi muốn họ tin tưởng đội ngũ của chúng tôi."
• "Tôi muốn họ nhớ giá trị cốt lõi mà chúng tôi mang lại."

2. Xây dựng quanh ba ý chính

Ba ý thường là đủ để tạo nên một cấu trúc mạnh và dễ nhớ. Nhiều hơn cũng có thể hiệu quả, nhưng chỉ khi chủ đề thực sự cần như vậy.

Một cấu trúc đơn giản có thể như sau:

• Vấn đề
• Giải pháp
• Bước tiếp theo

Hoặc:

• Chúng ta đã học được gì
• Điều gì đã thay đổi
• Điều gì sẽ xảy ra tiếp theo

3. Dùng ví dụ, không chỉ dùng tuyên bố

Những câu khẳng định thường khó nhớ hơn những câu chuyện. Nếu bạn nói công ty mình đáng tin cậy, hãy giải thích bằng cách nào. Nếu bạn nói quy trình của bạn giúp tiết kiệm thời gian, hãy chỉ ra tiết kiệm ở đâu.

Ví dụ giúp ý tưởng trở nên cụ thể và đáng tin hơn.

4. Kết thúc bằng định hướng

Một đoạn kết tốt sẽ cho khán giả biết điều gì nên xảy ra tiếp theo. Đừng để bài nói trôi đi một cách mờ nhạt.

Những cách kết thúc có thể gồm:

• Một lời yêu cầu rõ ràng
• Tóm tắt ý chính
• Một cuộc hẹn hoặc hành động theo dõi tiếp theo
• Một lời nhắc đơn giản về lý do thông điệp quan trọng

Cách luyện tập mà không nghe như học thuộc

Luyện tập là cần thiết, nhưng loại luyện tập phù hợp còn quan trọng hơn.

Chỉ đọc slide đi đọc lại là chưa đủ. Hãy luyện nói thành câu hoàn chỉnh, tốt nhất là nói thành tiếng và trong điều kiện gần giống với bối cảnh thực tế.

Những cách luyện tập tốt gồm:

• Ghi âm lại và nghe xem có rõ ràng không
• Luyện nói theo thời gian bấm giờ
• Giải thích thông điệp của bạn cho đồng nghiệp hoặc người cố vấn
• Trả lời thành tiếng những câu hỏi có thể xảy ra
• Luyện mở đầu nhiều lần cho đến khi tự nhiên

Phần mở đầu đặc biệt quan trọng. Khi bạn đi qua 30 giây đầu tiên, sự tự tin thường sẽ tăng lên.

Khi bạn quên mất mình đang nói đến đâu

Ngay cả những diễn giả dày dạn kinh nghiệm đôi khi cũng bị mất mạch. Điều đó không phải thảm họa.

Nếu điều đó xảy ra:

• Dừng lại thay vì nói vội
• Quay về dàn ý của bạn
• Nhắc lại ý cuối cùng bạn còn nhớ rõ
• Chuyển sang phần tiếp theo

Hầu hết khán giả sẽ không bận tâm nếu bạn phục hồi trong chốc lát. Điều họ để ý nhiều hơn là liệu bạn có giữ được sự điềm tĩnh hay không.

Lời kết

Thuyết trình trước công chúng không phải là tài năng chỉ dành cho những người vốn hướng ngoại. Đó là một kỹ năng kinh doanh, và giống như mọi kỹ năng khác, nó cải thiện nhờ luyện tập, cấu trúc và phản hồi trung thực.

Các nhà sáng lập không cần phải học thuộc từng từ, nhồi mọi slide đầy thông tin, hay che giấu mọi dấu hiệu hồi hộp. Họ cần giao tiếp có mục đích. Khi bạn tập trung vào sự rõ ràng, nhu cầu của khán giả và một cấu trúc đơn giản, bạn sẽ dễ được tin hơn và dễ được theo dõi hơn.

Với những người khởi nghiệp đang xây dựng công ty, kỹ năng này có thể tạo ra khác biệt thực sự trong các cuộc họp, buổi chào pitch, quan hệ đối tác và khả năng lãnh đạo hằng ngày. Mục tiêu không phải là nghe hoàn hảo. Mục tiêu là để người khác hiểu bạn.