Các khoản khấu trừ thuế cho realtor: Hướng dẫn thực tiễn để giảm số thuế phải nộp

Các chuyên gia bất động sản thường làm việc với vai trò nhà thầu độc lập, chủ doanh nghiệp nhỏ hoặc người điều hành môi giới. Sự linh hoạt đó có thể mở ra những cơ hội thuế đáng kể, nhưng chỉ khi chi phí được theo dõi đúng cách và ghi nhận ở đúng nơi.

Nếu bạn là realtor, đại lý bất động sản hoặc chủ công ty môi giới, việc hiểu các chi phí kinh doanh được khấu trừ có thể giúp bạn giữ lại nhiều hơn phần thu nhập mình kiếm được. Điều quan trọng là phân biệt chi phí kinh doanh thông thường với chi tiêu cá nhân, lưu giữ hồ sơ chặt chẽ và chọn một cấu trúc doanh nghiệp hỗ trợ việc quản lý tài chính rõ ràng ngay từ đầu.

Hướng dẫn này giải thích những khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất cho realtor, những khoản thường không đủ điều kiện, cách sắp xếp hồ sơ và cách việc thành lập doanh nghiệp phù hợp có thể giúp mùa thuế trở nên dễ dàng hơn.

Ai Có Thể Khấu Trừ Thuế Cho Realtor?

Phần lớn các khoản khấu trừ thuế cho realtor áp dụng cho người làm việc tự doanh và chủ doanh nghiệp. Nếu bạn nhận hoa hồng, hoạt động như một nhà thầu độc lập hoặc điều hành công ty môi giới riêng, bạn có thể được khấu trừ những chi phí thông thường và cần thiết dùng để tạo ra khoản thu nhập đó.

Nói chung, một khoản chi được khấu trừ phải:

• Thông thường đối với lĩnh vực kinh doanh của bạn
• Cần thiết cho hoạt động kinh doanh của bạn
• Liên quan trực tiếp đến việc tạo thu nhập hoặc duy trì doanh nghiệp của bạn

Người lao động có thể có ít lựa chọn khấu trừ hơn so với nhà thầu độc lập, tùy theo quy định thuế hiện hành. Vì cách xử lý thuế có thể thay đổi theo hình thức làm việc và loại hình pháp nhân, bạn nên xác nhận tình huống của mình với một chuyên gia thuế đủ năng lực.

Những Khoản Khấu Trừ Thuế Phổ Biến Nhất Cho Realtor

Dưới đây là một số chi phí phổ biến mà các chuyên gia bất động sản có thể được khấu trừ.

1. Hoa Hồng và Phí Giới Thiệu

Nếu bạn vận hành một công ty môi giới hoặc trả hoa hồng cho các đại lý khác, những khoản thanh toán đó thường là chi phí kinh doanh. Phí giới thiệu trả để tạo ra khách hàng cũng có thể đủ điều kiện khi chúng là một phần của hoạt động bình thường và được ghi chép đầy đủ.

Hãy lưu hồ sơ chi tiết về:

• Ngày thanh toán
• Người nhận
• Lý do thanh toán
• Hợp đồng hoặc hóa đơn hỗ trợ

2. Vật Dụng Văn Phòng và Chi Phí Hành Chính Hàng Ngày

Các khoản mua nhỏ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn thường có thể được khấu trừ. Bao gồm các mục như:

• Giấy, bìa hồ sơ, phong bì và bưu phí
• Mực in và hộp mực máy in
• Đồ dùng bàn làm việc
• Sổ tay và bìa còng
• Danh thiếp và văn phòng phẩm
• Chi phí vệ sinh và bảo trì văn phòng

Các thiết bị lớn hơn có thể cần cách xử lý thuế khác tùy theo phân loại. Máy tính, nội thất và hệ thống văn phòng có thể được khấu hao hoặc ghi chi phí theo các quy định thuế áp dụng.

3. Công Nghệ và Phần Mềm

Bất động sản phụ thuộc rất nhiều vào công nghệ. Nhiều công cụ số dùng để quản lý khách hàng, tin đăng, lịch hẹn và giao tiếp có thể đủ điều kiện là chi phí kinh doanh.

Ví dụ phổ biến gồm:

• Nền tảng CRM
• Phần mềm email marketing
• Công cụ tạo khách hàng tiềm năng
• Phần mềm kế toán và ghi sổ
• Hệ thống quản lý giao dịch
• Phí lưu trữ website và tên miền
• Công cụ ký điện tử
• Ứng dụng theo dõi số dặm

Nếu một công cụ được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, thông thường chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới được khấu trừ.

4. Marketing và Quảng Cáo

Marketing là một trong những khoản chi thường xuyên lớn nhất của nhiều realtor. Trong hầu hết trường hợp, chi phí quảng cáo thông thường được khấu trừ khi dùng để quảng bá doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ bao gồm:

• Quảng cáo trực tuyến
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Thiết kế và bảo trì website
• Dịch vụ SEO
• Tờ rơi và bưu thiếp bất động sản
• Biển sân và banner
• Ảnh và video dùng cho tin đăng
• Quần áo hoặc biển hiệu có thương hiệu dùng cho quảng bá

Hồ sơ marketing được ghi chép đầy đủ đặc biệt hữu ích vì nhiều chiến dịch có nhiều nhà cung cấp, gói thuê bao hoặc phí định kỳ.

5. Chi Phí Xe Cộ và Số Dặm Đi Lại

Chuyên gia bất động sản thường lái xe nhiều để đi xem nhà, kiểm tra tài sản, mở cửa cho khách, gặp khách hàng và làm các việc liên quan đến bất động sản. Việc đi lại phục vụ kinh doanh có thể được khấu trừ nếu được theo dõi đúng cách.

Bạn có thể được khấu trừ chi phí xe bằng một trong hai cách:

• Phương pháp tính số dặm tiêu chuẩn, hoặc
• Phương pháp chi phí thực tế

Cách tốt nhất phụ thuộc vào mức độ sử dụng xe, thói quen lưu hồ sơ và các quy định thuế hiện hành. Nhật ký số dặm cho mục đích kinh doanh nên bao gồm:

• Ngày di chuyển
• Điểm đi và điểm đến
• Mục đích chuyến đi
• Số dặm đã đi

Việc đi lại thông thường từ nhà đến một nơi làm việc cố định nhìn chung không được khấu trừ. Tuy nhiên, việc di chuyển giữa các địa điểm kinh doanh có thể đủ điều kiện khi chuyến đi phục vụ mục đích kinh doanh.

6. Chi Phí Văn Phòng Tại Nhà

Nếu bạn sử dụng một phần nhà ở của mình một cách thường xuyên và độc quyền cho công việc, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà. Điều này có thể rất hữu ích đối với realtor quản lý giao tiếp với khách hàng, giấy tờ và lịch trình làm việc từ nhà.

Các chi phí văn phòng tại nhà có thể được khấu trừ gồm:

• Một phần tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà
• Sửa chữa và bảo trì liên quan đến khu vực văn phòng
• Dịch vụ internet dùng cho phần kinh doanh

Không gian đó thường phải được sử dụng độc quyền cho kinh doanh. Một bàn ăn kiêm luôn chỗ làm việc của cả gia đình thường sẽ không đủ điều kiện.

7. Dịch Vụ Chuyên Nghiệp

Các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp thường được khấu trừ khi chúng giúp bạn vận hành hoặc phát triển doanh nghiệp bất động sản.

Ví dụ gồm:

• Phí kế toán và ghi sổ
• Phí khai thuế
• Dịch vụ pháp lý
• Tư vấn doanh nghiệp
• Dịch vụ tính lương
• Dịch vụ điều phối giao dịch
• Dịch vụ dàn dựng hoặc thiết kế khi dùng cho mục đích kinh doanh

Hồ sơ tốt rất quan trọng ở đây, đặc biệt nếu nhà cung cấp dịch vụ tính phí cho cả công việc kinh doanh lẫn cá nhân.

8. Chi Phí Giáo Dục và Cấp Phép

Giữ giấy phép hoạt động và cập nhật các thay đổi trong ngành có thể tạo ra các khoản chi được khấu trừ.

Các khoản có thể khấu trừ bao gồm:

• Các khóa học đào tạo liên tục
• Phí gia hạn giấy phép
• Hội thảo bất động sản
• Hội nghị ngành
• Tư cách thành viên nghề nghiệp
• Chương trình đào tạo liên quan đến công việc hiện tại của bạn

Việc học nên duy trì hoặc nâng cao các kỹ năng bạn đã sử dụng trong doanh nghiệp. Đào tạo giúp bạn đủ điều kiện cho một nghề nghiệp mới sẽ được xử lý khác và có thể không được khấu trừ theo cùng cách.

9. Du Lịch và Các Chuyến Đi Liên Quan Đến Kinh Doanh

Các chuyến đi gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh có thể đủ điều kiện khấu trừ khi được ghi chép đúng cách.

Các chi phí đi lại có thể được khấu trừ gồm:

• Vé máy bay hoặc phương tiện di chuyển tại địa phương
• Chỗ ở
• Bữa ăn công tác theo các quy định áp dụng
• Phí đăng ký hội nghị
• Phương tiện di chuyển giữa các cuộc hẹn kinh doanh trong lúc đi công tác

Chuyến đi phải chủ yếu phục vụ mục đích kinh doanh, không phải một kỳ nghỉ cá nhân kèm theo vài hoạt động liên quan đến công việc. Hãy lưu lịch trình, hóa đơn và ghi chú thể hiện mục đích kinh doanh của chuyến đi.

10. Chi Phí Liên Lạc

Chi phí điện thoại và internet là thiết yếu đối với hầu hết realtor. Nếu bạn sử dụng điện thoại di động, kết nối internet hoặc dịch vụ liên lạc cho công việc, phần sử dụng cho kinh doanh có thể được khấu trừ.

Điều này có thể bao gồm:

• Gói cước điện thoại di động
• Gói dữ liệu
• Dịch vụ internet
• Hệ thống điện thoại VoIP hoặc điện thoại doanh nghiệp
• Dịch vụ trả lời cuộc gọi

Nếu cùng một thiết bị hoặc gói cước được dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh, hãy phân bổ chi phí giữa hai mục đích theo tỷ lệ hợp lý và có thể chứng minh.

11. Bảo Hiểm và Bảo Vệ Doanh Nghiệp

Một số chi phí bảo hiểm liên quan đến doanh nghiệp có thể được khấu trừ.

Ví dụ bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm lỗi và thiếu sót
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản kinh doanh
• Bảo hiểm an ninh mạng hoặc bảo vệ dữ liệu

Các chi phí này đặc biệt quan trọng đối với đại lý và nhà môi giới xử lý dữ liệu khách hàng, hợp đồng và thanh toán.

12. Phí Ngân Hàng và Chi Phí Xử Lý Thanh Toán

Các khoản phí liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp thường bị bỏ qua. Chúng có thể bao gồm:

• Phí tài khoản séc doanh nghiệp
• Phí xử lý thẻ thanh toán
• Phí nền tảng thanh toán
• Phí chuyển khoản
• Lãi vay trên nợ kinh doanh, khi được phép

Tách riêng tài khoản cá nhân và tài khoản doanh nghiệp sẽ giúp việc nhận diện và chứng minh các khoản khấu trừ này dễ dàng hơn.

Những Chi Phí Realtor Thường Không Thể Khấu Trừ

Không phải mọi khoản chi liên quan đến công việc bất động sản đều đủ điều kiện là chi phí kinh doanh. Một số khoản thường không được khấu trừ bao gồm:

• Chi phí sinh hoạt cá nhân
• Việc đi lại thông thường từ nhà đến nơi làm việc cố định
• Tiền phạt giao thông và các khoản phạt khác
• Quần áo cá nhân phù hợp để mặc hằng ngày
• Bữa ăn cá nhân không liên quan đến công tác hoặc gặp khách hàng
• Chi phí giải trí không được khấu trừ theo quy định hiện hành
• Chi phí đã được khách hàng hoặc chủ sử dụng lao động hoàn trả

Quy tắc cơ bản rất đơn giản: nếu chi phí mang tính cá nhân, thường xuyên hoặc không gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh, thì thường không được khấu trừ.

Cách Lưu Hồ Sơ Tốt Hơn Trong Suốt Năm

Việc lưu hồ sơ chặt chẽ là yếu tố quyết định giữa một tờ khai thuế gọn gàng và một cuộc chạy đua căng thẳng vào tháng Tư. Các chuyên gia bất động sản nên xây dựng một hệ thống ghi nhận chi phí ngay khi chúng phát sinh.

Một hệ thống lưu hồ sơ thực tế nên bao gồm:

• Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng
• Thẻ tín dụng doanh nghiệp riêng
• Lưu hóa đơn điện tử
• Nhật ký số dặm được cập nhật hằng tuần
• Phân loại chi phí hằng tháng
• Bản sao hợp đồng, hóa đơn và biên lai
• Ghi chú thể hiện mục đích kinh doanh của chuyến đi hoặc khoản mua

Bạn xây dựng hệ thống này càng sớm, bạn càng ít phải mất thời gian khôi phục lại các giao dịch sau này.

Vì Sao Cấu Trúc Doanh Nghiệp Quan Trọng Đối Với Realtor

Cách doanh nghiệp của bạn được cấu trúc có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức hồ sơ, tự trả lương cho mình và chuẩn bị thuế. Nhiều chuyên gia bất động sản bắt đầu với tư cách chủ sở hữu duy nhất, trong khi những người khác thành lập LLC hoặc chọn cấu trúc công ty để phục vụ mục tiêu trách nhiệm pháp lý và quản trị.

Một doanh nghiệp được cấu trúc tốt có thể giúp bạn:

• Tách biệt tài chính cá nhân và tài chính doanh nghiệp
• Trình bày hồ sơ sạch hơn cho kế toán của bạn
• Tạo thiết lập vận hành chuyên nghiệp hơn
• Chuẩn bị cho tăng trưởng trong tương lai hoặc mở rộng đội nhóm

Nếu bạn mới bắt đầu doanh nghiệp bất động sản, việc thành lập đúng loại pháp nhân sớm có thể đơn giản hóa các công việc hậu trường hỗ trợ theo dõi khấu trừ thuế. Zenind giúp nhà sáng lập thành lập pháp nhân kinh doanh tại Hoa Kỳ một cách hiệu quả, đây có thể là bước khởi đầu hữu ích trước khi xây dựng quy trình ghi sổ và thuế.

Realtor Thường Báo Cáo Các Khoản Khấu Trừ Trên Tờ Khai Thuế Như Thế Nào

Nhiều chuyên gia bất động sản tự doanh báo cáo thu nhập và chi phí kinh doanh trên các biểu mẫu thuế kinh doanh phù hợp với tình huống của họ. Quy trình nộp hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào cấu trúc của bạn, việc bạn là chủ sở hữu duy nhất, LLC, hợp danh hay công ty cổ phần, và cách thiết lập lựa chọn thuế của bạn.

Nói chung, bạn nên:

• Báo cáo toàn bộ thu nhập kinh doanh
• Phân loại chi phí một cách nhất quán
• Giữ tài liệu hỗ trợ cho mọi khoản khấu trừ
• Sử dụng phần mềm thuế hoặc chuyên gia để giảm lỗi
• Đối chiếu sổ sách trước khi nộp

Nếu bạn có khấu hao, chi phí xe cộ, khấu trừ văn phòng tại nhà hoặc cấu trúc pháp nhân phức tạp hơn, hỗ trợ thuế chuyên nghiệp thường rất đáng giá.

Mẹo Lập Kế Hoạch Thuế Thực Tế Cho Realtor

Realtor thường có thu nhập biến động, các giai đoạn bùng nổ theo mùa và nhiều chi phí vận hành nhỏ lẻ. Lập kế hoạch tốt có thể giảm bớt bất ngờ.

Hãy dùng những thói quen sau để luôn có tổ chức:

• Rà soát chi tiêu hằng tháng thay vì chờ đến cuối năm
• Dành một phần mỗi khoản hoa hồng cho thuế
• Theo dõi số dặm ngay khi phát sinh chuyến đi
• Lưu hóa đơn ngay sau khi mua
• Tách các gói thuê bao định kỳ khỏi các khoản chi một lần
• Xem lại các khoản khấu trừ sau những thay đổi lớn trong doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn đang phát triển, bạn cũng có thể cân nhắc xem cấu trúc hiện tại còn phù hợp với mục tiêu hay không.

Khi Nào Nên Làm Việc Với Chuyên Gia Thuế

Một chuyên gia thuế có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn:

• Có thu nhập từ nhiều nguồn
• Điều hành một công ty môi giới hoặc đội nhóm
• Sử dụng văn phòng tại nhà
• Có chi phí đi lại hoặc xe cộ đáng kể
• Muốn được hỗ trợ chọn cấu trúc pháp nhân hiệu quả về thuế
• Cần hướng dẫn về các khoản khấu trừ vừa mang tính cá nhân vừa mang tính kinh doanh

Chi phí tư vấn chuyên nghiệp có thể được bù lại bằng hồ sơ tốt hơn, ít sai sót khi nộp và chiến lược thuế rõ ràng hơn.

Kết Luận

Các khoản khấu trừ thuế có thể tạo ra khác biệt đáng kể cho realtor, nhưng chỉ khi chi phí kinh doanh được theo dõi cẩn thận và báo cáo chính xác. Những thói quen quan trọng nhất rất đơn giản: giữ tài khoản riêng, lưu hóa đơn, ghi lại số dặm và rà soát tài chính trong suốt năm.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp bất động sản từ đầu, việc thành lập đúng pháp nhân và thiết lập hệ thống hồ sơ có tổ chức ngay từ sớm có thể giúp mọi thứ dễ dàng hơn về sau. Với cấu trúc phù hợp và hệ thống ghi sổ kỷ luật, bạn có thể dành ít thời gian hơn cho mùa thuế và nhiều thời gian hơn cho việc chốt giao dịch và phát triển doanh nghiệp.

Câu Hỏi Thường Gặp

Realtor có thể khấu trừ các chi phí liên quan đến hoa hồng không?

Có, nếu chi phí đó thông thường, cần thiết và gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh. Hồ sơ chứng từ là rất quan trọng.

Realtor có được khấu trừ văn phòng tại nhà không?

Có thể, nếu không gian được sử dụng độc quyền và thường xuyên cho kinh doanh. Tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của bạn.

Realtor có cần giữ lại mọi hóa đơn không?

Có, đối với bất kỳ khoản chi nào bạn muốn khấu trừ. Bản sao điện tử thường được chấp nhận nếu rõ ràng và được sắp xếp tốt.

Realtor mới có nên thành lập LLC trước mùa thuế không?

Thành lập LLC có thể giúp tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, nhưng cấu trúc tốt nhất còn phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Bạn nên xem xét sớm với chuyên gia thành lập doanh nghiệp và chuyên gia thuế.