Hướng dẫn đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng cho doanh nghiệp Mỹ mới

Đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng là một trong những bước tuân thủ đầu tiên mà nhiều doanh nghiệp Mỹ cần xử lý sau khi thành lập. Nếu công ty của bạn bán hàng hóa chịu thuế, cung cấp dịch vụ chịu thuế, lưu kho ở bang khác, hoặc vượt qua các ngưỡng doanh thu theo từng bang, bạn có thể cần đăng ký với một hay nhiều cơ quan thuế trước khi thu thuế từ khách hàng.

Đối với các nhà sáng lập mới, chủ đề này thường rộng hơn vẻ ngoài ban đầu của nó. Đăng ký không chỉ là nộp một biểu mẫu. Nó là một phần của quá trình tuân thủ rộng hơn, bao gồm xác định doanh nghiệp của bạn có nexus thuế ở đâu, hiểu khi nào thuế bán hàng, thuế sử dụng hoặc thuế địa phương áp dụng, và biết khi nào cần chứng từ miễn thuế hoặc chứng nhận mua lại để bán lại.

Hướng dẫn này giải thích những điều cốt lõi bằng ngôn ngữ đơn giản để bạn có thể tiếp cận việc đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng với một kế hoạch rõ ràng hơn.

Đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng nghĩa là gì

Đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng là quá trình mở một tài khoản thuế với cơ quan thuế của một bang, và đôi khi là cơ quan thuế địa phương, để doanh nghiệp của bạn có thể hợp pháp thu, báo cáo và nộp thuế.

Trên thực tế, việc đăng ký thường cho phép doanh nghiệp bạn thực hiện các việc sau:

• Thu thuế bán hàng từ khách hàng khi cần
• Nộp tờ khai thuế bán hàng định kỳ
• Nộp khoản thuế cho đúng cơ quan thuế bang hoặc địa phương
• Ghi nhận chính xác các giao dịch miễn thuế hoặc bán lại
• Tuân thủ các quy định tại từng bang nơi bạn hoạt động

Các bang có thể gọi quy trình này bằng nhiều tên khác nhau, chẳng hạn như sales tax permit, seller's permit, sales tax license, sales tax account, hoặc tax registration certificate. Tên gọi có thể khác, nhưng mục đích cốt lõi vẫn giống nhau: chính quyền muốn có hồ sơ về doanh nghiệp của bạn để quản lý nghĩa vụ thuế một cách chính xác.

Thuế bán hàng và thuế sử dụng khác nhau như thế nào

Mặc dù hai thuật ngữ này thường được nhắc cùng nhau, chúng không giống nhau.

Thuế bán hàng

Thuế bán hàng thường được người bán thu tại thời điểm bán hàng khi giao dịch thuộc diện chịu thuế. Người bán đóng vai trò là đơn vị thu hộ cho bang.

Thuế sử dụng

Thuế sử dụng thường áp dụng khi thuế bán hàng không được thu tại thời điểm mua hàng, nhưng người mua sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ đó tại một khu vực thuộc diện chịu thuế. Doanh nghiệp thường gặp thuế sử dụng khi mua hàng từ người bán ngoài bang hoặc khi đưa hàng hóa chịu thuế vào một bang nơi thuế chưa được tính.

Ở nhiều bang, doanh nghiệp có thể cần đăng ký thuế bán hàng và đồng thời xử lý báo cáo thuế sử dụng. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào hoạt động kinh doanh và quy định thuế của bang đó.

Khi nào doanh nghiệp phải đăng ký

Doanh nghiệp thường phải đăng ký khi tạo ra nexus tại một bang. Nexus là mối liên hệ giữa doanh nghiệp của bạn và một bang, cho phép bang đó có thẩm quyền yêu cầu tuân thủ thuế.

Các yếu tố thường tạo nexus gồm:

• Có văn phòng, kho hàng, địa điểm bán lẻ hoặc sự hiện diện khác tại bang đó
• Có nhân viên, nhà thầu hoặc đại diện bán hàng làm việc tại bang đó
• Lưu kho tại bang đó, bao gồm hàng tồn kho do bên cung cấp dịch vụ logistics bên thứ ba giữ
• Tạo nexus kinh tế do đạt ngưỡng doanh thu hoặc số lượng giao dịch của bang
• Tham gia hội chợ thương mại hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh thường xuyên khác tại bang đó

Nexus kinh tế đặc biệt quan trọng đối với người bán trực tuyến và doanh nghiệp hoạt động ở nhiều bang. Một công ty có thể phải đăng ký ngay cả khi không có địa điểm vật lý tại bang đó, tùy thuộc vào doanh thu hoặc số lượng giao dịch.

Vì quy định nexus khác nhau giữa các bang và có thể thay đổi theo thời gian, doanh nghiệp nên xác nhận nghĩa vụ của mình trước khi thu thuế hoặc tuyên bố giao dịch miễn thuế.

Bang và địa phương có thể khác nhau

Thuế bán hàng không được quản lý giống nhau ở mọi nơi. Tại Hoa Kỳ, nhiều bang áp thuế bán hàng cấp bang, và rất nhiều khu vực địa phương áp thêm thuế quận, thành phố hoặc khu vực đặc biệt.

Điều đó có nghĩa là doanh nghiệp có thể phải xử lý nhiều lớp quản lý thuế hơn một. Ở một số nơi, bang thu luôn phần thuế địa phương trong cùng một lần kê khai. Ở nơi khác, cơ quan địa phương tự quản lý quy định hoặc mức thuế của riêng họ.

Doanh nghiệp bán hàng xuyên bang nên chú ý đến:

• Yêu cầu đăng ký ở cấp bang
• Yêu cầu đăng ký ở cấp địa phương, nếu có
• Sự khác nhau về mức thuế theo từng khu vực
• Các miễn trừ theo loại sản phẩm hoặc dịch vụ
• Quy tắc kê khai đặc biệt cho nền tảng thị trường hoặc người bán từ xa

Sự phức tạp này là một lý do khiến nhiều nhà sáng lập đưa tuân thủ thuế bán hàng vào danh sách kiểm tra khi ra mắt ngay từ đầu thay vì chờ đến hạn nộp tờ khai đầu tiên.

Thông tin thường cần khi đăng ký

Hầu hết các bang yêu cầu những thông tin nền tảng tương tự khi doanh nghiệp đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng.

Các thông tin thường được yêu cầu gồm:

• Tên pháp lý của doanh nghiệp
• Mã số thuế liên bang, hay EIN
• Loại hình pháp nhân
• Thông tin chủ sở hữu
• Địa chỉ doanh nghiệp và địa chỉ nhận thư
• Loại hàng hóa hoặc dịch vụ được bán
• Ngày hoạt động kinh doanh bắt đầu hoặc sẽ bắt đầu
• Doanh thu dự kiến
• Thông tin thuế liên bang và các đăng ký bang khác, nếu có
• Thông tin về bên chịu trách nhiệm

Một số bang cũng có thể hỏi liệu doanh nghiệp đã được thành lập, đã đủ điều kiện hoạt động ở bang khác hay được phép hoạt động tại bang đó hay chưa. Nếu công ty của bạn đang mở rộng sang một khu vực pháp lý mới, việc đăng ký có thể cần diễn ra sau hoặc đồng thời với foreign qualification, tùy theo cấu trúc doanh nghiệp và bang liên quan.

Tổng quan từng bước về quy trình đăng ký

Mặc dù mỗi bang có biểu mẫu và cổng nộp riêng, quy trình đăng ký thường đi theo một lộ trình tương tự.

1. Xác nhận nexus

Trước khi nộp đơn, hãy xác định xem công ty của bạn đã tạo nexus tại bang đó hay chưa. Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất vì nó cho bạn biết liệu việc đăng ký có thực sự bắt buộc hay không.

2. Xác định loại thuế

Quyết định xem bạn cần đăng ký thuế bán hàng, thuế sử dụng, thuế gross receipts hay một tài khoản thuế liên quan khác. Một số bang dùng thuật ngữ khác nhau hoặc gộp nhiều nghĩa vụ trong một lần đăng ký.

3. Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp cần thiết

Chuẩn bị EIN, hồ sơ thành lập, thông tin chủ sở hữu, địa chỉ doanh nghiệp và phần mô tả về hàng hóa hoặc dịch vụ mà công ty bạn bán.

4. Hoàn tất hồ sơ đăng ký

Nộp hồ sơ đăng ký thông qua cổng của cơ quan thuế bang hoặc bằng biểu mẫu giấy, tùy từng khu vực pháp lý.

5. Nhận giấy phép hoặc số tài khoản

Khi được chấp thuận, bang sẽ cấp giấy phép, giấy chứng nhận, số tài khoản hoặc mã định danh tương tự. Hãy lưu thông tin này trong hồ sơ tuân thủ của bạn.

6. Cấu hình hệ thống thu thuế

Cập nhật hệ thống thanh toán, thương mại điện tử và kế toán để thu đúng mức thuế dựa trên các khu vực pháp lý nơi bạn đã đăng ký và nơi thuế áp dụng.

7. Ghi lịch hạn nộp

Đăng ký chỉ là bước khởi đầu. Bạn cũng sẽ cần nộp tờ khai và nộp thuế theo lịch mà bang phân công, có thể là hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.

Chứng nhận bán lại và chứng nhận miễn thuế

Đăng ký thuế bán hàng có liên hệ chặt chẽ với tài liệu miễn thuế.

Chứng nhận bán lại

Nếu doanh nghiệp của bạn mua hàng tồn kho để bán lại, bạn có thể được mua những hàng hóa đó mà không phải trả thuế bán hàng tại thời điểm mua. Để làm vậy, bạn thường cung cấp chứng nhận bán lại cho nhà cung cấp.

Chứng nhận bán lại cho người bán biết rằng hàng hóa được mua để bán lại chứ không phải để người mua sử dụng như người tiêu dùng cuối cùng. Quy định thay đổi theo từng bang, và người bán nên lưu hồ sơ phù hợp.

Chứng nhận miễn thuế

Một số bên mua đủ điều kiện miễn thuế bán hàng vì họ là ai hoặc vì mục đích sử dụng hàng hóa. Các ví dụ phổ biến gồm một số tổ chức phi lợi nhuận, cơ quan chính phủ và doanh nghiệp mua hàng cho mục đích được miễn cụ thể.

Chứng nhận miễn thuế là tài liệu chứng minh cho giao dịch không chịu thuế. Cả bên mua và bên bán nên lưu hồ sơ cho thấy vì sao thuế không được thu.

Vì sao tài liệu này quan trọng

Nếu không có chứng từ phù hợp, cơ quan thuế có thể coi giao dịch là chịu thuế ngay cả khi bên mua tin rằng giao dịch đó lẽ ra phải được miễn. Việc lưu hồ sơ tốt giúp giảm rủi ro bị kiểm toán và giúp cả hai bên chứng minh cơ sở của việc miễn thuế.

Lưu ý đặc biệt cho người bán trực tuyến

Doanh nghiệp thương mại điện tử thường cho rằng thuế bán hàng chỉ liên quan đến nơi họ đặt trụ sở vật lý. Điều đó không còn đúng trong nhiều trường hợp.

Người bán trực tuyến nên cân nhắc:

• Ngưỡng nexus kinh tế ở từng bang
• Quy tắc của nền tảng trung gian
• Hàng tồn kho lưu trong kho bên thứ ba
• Việc trả hàng và hoàn tiền
• Doanh số vào các bang có thêm lớp thuế địa phương
• Quy định đối với hàng hóa số và phần mềm, vốn có thể khác nhau giữa các bang

Nếu doanh nghiệp của bạn bán qua một nền tảng thị trường, nền tảng đó có thể thu và nộp thuế trong một số trường hợp. Tuy vậy, công ty bạn vẫn có thể có nghĩa vụ đăng ký hoặc kê khai riêng tùy theo nơi nó có nexus và sản phẩm hoặc dịch vụ mà nó bán.

Tổ chức phi lợi nhuận và đăng ký thuế

Các tổ chức phi lợi nhuận không tự động được miễn nghĩa vụ thuế bán hàng.

Một tổ chức phi lợi nhuận vẫn có thể phải đăng ký nếu họ bán hàng hóa chịu thuế, vận hành cửa hàng quà tặng, tổ chức hoạt động gây quỹ liên quan đến hàng hóa chịu thuế, hoặc tạo nexus tại một bang. Trong một số trường hợp, tổ chức phi lợi nhuận cũng có thể được miễn thuế cho một số khoản mua nhất định, nhưng điều này phụ thuộc vào luật bang và loại giao dịch.

Những điểm quan trọng đối với tổ chức phi lợi nhuận gồm:

• Vẫn có thể phải đăng ký dù tổ chức được miễn thuế thu nhập
• Miễn thuế có thể chỉ áp dụng cho một số khoản mua hoặc hoạt động nhất định
• Giao dịch gây quỹ và liên quan đến quyên góp có thể có cách xử lý thuế riêng
• Tài liệu chứng minh vẫn rất cần thiết

Tổ chức phi lợi nhuận nên xem xét cả phạm vi hoạt động lẫn tình trạng miễn thuế của mình trước khi cho rằng thuế bán hàng không áp dụng.

Những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp

Các vấn đề về đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng thường xuất phát từ những sai sót có thể tránh được.

Chậm đăng ký

Doanh nghiệp có thể vượt ngưỡng nexus rồi vẫn hoạt động mà không có giấy phép, dẫn đến rủi ro phạt và thuế truy thu.

Đăng ký sai bang hoặc sai thời điểm

Một số nhà sáng lập đăng ký quá sớm, trước khi nexus phát sinh, trong khi những người khác lại đợi đến sau khi đã bắt đầu bán hàng chịu thuế.

Không tách quy tắc bang và địa phương

Mức thuế và yêu cầu kê khai đúng có thể phụ thuộc vào địa chỉ giao hàng, địa điểm kinh doanh hoặc khu vực địa phương cụ thể.

Thiếu tài liệu miễn thuế

Nếu bạn thu thập hoặc cấp chứng nhận miễn thuế, chúng phải đầy đủ, hợp lệ và được lưu trữ an toàn.

Bỏ qua nghĩa vụ kê khai sau khi đăng ký

Có giấy phép không phải là bước cuối cùng. Tờ khai vẫn cần được nộp ngay cả trong những kỳ không phát sinh thuế phải nộp, tùy theo bang.

Không cập nhật hệ thống sau khi mở rộng

Khi doanh nghiệp thêm kho hàng, nhân viên mới hoặc kênh bán hàng mới, nghĩa vụ thuế có thể thay đổi rất nhanh.

Tuân thủ thuế bán hàng gắn với việc thành lập doanh nghiệp như thế nào

Đối với các nhà sáng lập mới, đăng ký thuế bán hàng nên được xem là một phần của quá trình thành lập và ra mắt doanh nghiệp rộng hơn.

Khi một công ty đang được thành lập, chủ sở hữu thường tập trung vào loại hình pháp nhân, bang thành lập, hồ sơ EIN, thỏa thuận điều hành và thiết lập ngân hàng. Việc lập kế hoạch cho thuế bán hàng và thuế sử dụng nên được cân nhắc cùng với những hạng mục đó, đặc biệt nếu doanh nghiệp dự định bán sản phẩm chịu thuế hoặc mở rộng sang nhiều bang.

Tích hợp việc lập kế hoạch thuế sớm có thể giúp doanh nghiệp:

• Tránh khoảng trống tuân thủ khi ra mắt
• Thiết lập hệ thống kế toán đúng ngay từ đầu
• Giảm nhu cầu sửa chữa khẩn cấp về sau
• Giữ hồ sơ sạch sẽ từ ngày đầu
• Xây dựng chiến lược tăng trưởng đa bang tốt hơn

Điều đó đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp dự kiến tăng trưởng nhanh, mở tại nhiều khu vực pháp lý hoặc bán hàng qua kênh thương mại điện tử.

Zenind có thể hỗ trợ như thế nào

Zenind giúp các doanh nhân xây dựng và duy trì doanh nghiệp Mỹ của họ bằng hỗ trợ thực tế trên toàn bộ vòng đời thành lập và tuân thủ.

Đối với các nhà sáng lập đang bắt đầu, điều đó có nghĩa là có một đối tác đáng tin cậy giúp giữ cho các công việc tổ chức và quy định đi đúng hướng trong khi doanh nghiệp chuẩn bị hoạt động. Khi việc đăng ký thuế bán hàng trở thành bước tiếp theo, mục tiêu vẫn giống nhau: giữ mọi thứ có tổ chức, tuân thủ và tránh những chậm trễ không cần thiết.

Zenind tập trung vào việc giúp các doanh nghiệp Mỹ xử lý những bước chính thức đi kèm với việc bắt đầu và duy trì một công ty, bao gồm tài liệu và thói quen tuân thủ hỗ trợ tăng trưởng lâu dài.

Câu hỏi thường gặp

Tất cả doanh nghiệp có cần đăng ký thuế bán hàng không?

Không. Việc đăng ký phụ thuộc vào việc doanh nghiệp của bạn có tạo nexus tại một bang hay không và sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn có chịu thuế tại đó hay không.

Đăng ký thuế bán hàng có giống nhau ở mọi bang không?

Không. Mỗi bang dùng biểu mẫu, thuật ngữ, ngưỡng, phí và lịch nộp khác nhau.

Một doanh nghiệp trực tuyến có thể phải đăng ký dù không có văn phòng vật lý không?

Có. Nexus kinh tế và các quy tắc dành cho người bán từ xa khác có thể yêu cầu đăng ký ngay cả khi không có hiện diện vật lý.

Tổ chức phi lợi nhuận luôn được miễn thuế không?

Không. Tổ chức phi lợi nhuận có thể đủ điều kiện cho một số miễn trừ, nhưng quy tắc phụ thuộc vào bang và giao dịch.

Tôi có nên thu chứng nhận miễn thuế từ khách hàng không?

Nếu bạn thực hiện một giao dịch miễn thuế, thì nhìn chung có, bạn nên giữ chứng từ hoặc tài liệu hỗ trợ phù hợp.

Kết luận cuối cùng

Đăng ký thuế bán hàng và thuế sử dụng là một nhiệm vụ tuân thủ cốt lõi đối với nhiều doanh nghiệp, nhưng hiếm khi chỉ là một biểu mẫu đơn lẻ. Nó đòi hỏi xác định nexus, hiểu loại thuế liên quan, đăng ký với đúng cơ quan và duy trì hồ sơ cần thiết để hỗ trợ các lần kê khai và miễn trừ đang diễn ra.

Những doanh nghiệp lên kế hoạch sớm có thể tránh các sai sót phổ biến, giảm rủi ro bị kiểm toán và xây dựng quy trình tuân thủ gọn gàng hơn ngay từ đầu. Đối với các nhà sáng lập đang ra mắt công ty mới hoặc mở rộng sang các bang mới, việc lập kế hoạch thuế bán hàng nên được xem là một phần của nền tảng vận hành, chứ không phải chuyện để sau.