Chịu Trách Nhiệm Về Làm Việc Nhóm: Hướng Dẫn Dành Cho Người Sáng Lập Để Cải Thiện Hợp Tác

Làm việc nhóm thường được mô tả là vấn đề văn hóa, vấn đề lãnh đạo hoặc vấn đề giao tiếp. Trên thực tế, đó là cả ba. Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp nhỏ, làm việc nhóm đặc biệt quan trọng vì các công ty giai đoạn đầu hiếm khi có được ranh giới rõ ràng, đội ngũ lớn hoặc nhiều tầng quản lý. Mọi người đều phải đóng góp, thích nghi và giao tiếp tốt.

Đó là lý do trách nhiệm đối với làm việc nhóm không thể chỉ đặt lên vai người quản lý hay trưởng nhóm. Đây là một kỹ năng cá nhân. Đồng thời, đó cũng là một kỹ năng kinh doanh. Khi mỗi người xem hợp tác là trách nhiệm của chính mình, cả công ty sẽ di chuyển nhanh hơn, ít mắc lỗi hơn và xử lý áp lực ổn định hơn.

Đối với những chủ doanh nghiệp mới đang xây dựng công ty cùng Zenind và hơn thế nữa, điều này quan trọng ngay từ ngày đầu. Một hồ sơ thành lập vững chắc chỉ là bước khởi đầu. Thách thức dài hạn thực sự là xây dựng một đội ngũ có thể cùng nhau thực thi một cách đáng tin cậy.

Vì sao làm việc nhóm là trách nhiệm cá nhân

Nhiều người nghĩ làm việc nhóm thành công khi mọi người hòa hợp với nhau. Như vậy là quá hạn hẹp. Làm việc nhóm thực sự thành công khi mọi người đều đều đặn làm những việc giúp kết quả chung trở nên khả thi.

Điều đó bao gồm:

• Làm rõ kỳ vọng trước khi vấn đề trở nên nghiêm trọng
• Tôn trọng các thỏa thuận và thời hạn
• Nêu lo ngại sớm thay vì âm thầm khó chịu
• Tiếp nhận phản hồi mà không phòng thủ
• Chịu trách nhiệm khi sai sót xảy ra
• Giúp người khác thành công, chứ không chỉ bảo vệ phần việc của riêng mình

Khi ai đó nói, “Cả nhóm đã thất bại,” thì thường câu hỏi chính xác hơn là, “Tôi đã làm gì, hoặc không làm gì, khiến kết quả bị ảnh hưởng?” Câu hỏi đó không nhằm đổ lỗi. Nó nhằm xác định quyền kiểm soát. Nếu bạn nhận ra ảnh hưởng của mình, bạn có thể cải thiện kết quả ở lần sau.

Sự khác biệt giữa trách nhiệm giải trình và trách nhiệm cá nhân

Trách nhiệm giải trình thường được giao. Trách nhiệm cá nhân là điều được tự chọn.

Một nhà sáng lập có thể giao cho ai đó quản lý bảng lương, vận hành, tiếp thị hoặc hỗ trợ khách hàng. Nhưng chỉ riêng việc được giao nhiệm vụ không đảm bảo tinh thần làm chủ công việc. Một thành viên có trách nhiệm không chỉ hoàn thành nhiệm vụ. Họ còn nhận ra rủi ro, giao tiếp rõ ràng và suy nghĩ trước.

Sự khác biệt này rất quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ, vì một đội ngũ có trách nhiệm giải trình được phân công nhưng thiếu trách nhiệm cá nhân sẽ trở nên mong manh. Công việc chỉ được làm khi có người theo dõi. Vấn đề bị che giấu cho đến khi trở nên tốn kém. Xung đột kéo dài vì không ai muốn đối diện trực tiếp.

Trách nhiệm cá nhân thay đổi động lực đó. Nó biến hợp tác thành một thói quen chung thay vì một cấu trúc bị ép buộc.

Nhà sáng lập tạo nên tông giọng như thế nào

Hành vi của nhà sáng lập sẽ trở thành khuôn mẫu. Nếu lãnh đạo né tránh các cuộc trò chuyện khó, cả đội ngũ cũng sẽ học cách né tránh. Nếu lãnh đạo giữ lời hứa, chuẩn bị chu đáo và giao tiếp cởi mở, đội ngũ sẽ có xu hướng làm điều tương tự.

Nhà sáng lập ảnh hưởng đến làm việc nhóm theo năm cách then chốt:

1. Họ xác định giao tiếp tốt trông như thế nào.
2. Họ quyết định việc không thực hiện cam kết sẽ được xử lý hay bị bỏ qua.
3. Họ đặt ra tiêu chuẩn cho việc theo đến cùng.
4. Họ quyết định cách xử lý xung đột.
5. Họ định hình việc mọi người có cảm thấy an toàn khi nói thật hay không.

Một nhà sáng lập không cần kiểm soát mọi tương tác. Nhưng họ cần tạo ra môi trường mà trong đó sự hợp tác có trách nhiệm được kỳ vọng.

Chín thói quen của làm việc nhóm có trách nhiệm

1. Chịu trách nhiệm với phản ứng của bạn

Khi có chuyện không ổn, rất dễ tập trung vào người đã gây ra vấn đề. Nhưng một câu hỏi hữu ích hơn là: Phản ứng tốt nhất tiếp theo của tôi là gì?

Những đồng đội có trách nhiệm không phủ nhận thực tế, và cũng không chờ người khác giải quyết mọi thứ. Họ hành động. Họ đặt câu hỏi, điều chỉnh kế hoạch và giữ cho dự án tiếp tục tiến lên.

2. Giao tiếp trực tiếp

Giao tiếp gián tiếp tạo ra sự mơ hồ. Nếu một đồng đội không thực hiện đúng cam kết, hãy nói chuyện trực tiếp và tôn trọng với người đó. Đừng để sự bực bội biến thành nói xấu sau lưng, phàn nàn mơ hồ hoặc thụ động chống đối.

Giao tiếp trực tiếp bảo vệ niềm tin. Nó cũng cho mọi người cơ hội sửa sai trước khi vấn đề lớn hơn.

3. Giữ các cam kết nhỏ và rõ ràng

Rất nhiều vấn đề làm việc nhóm bắt đầu từ những lời hứa mơ hồ. “Tôi sẽ xử lý sớm” không phải là một thỏa thuận đáng tin cậy. Các cam kết tốt hơn sẽ nêu rõ ai làm gì, khi nào và tiêu chí thành công là gì.

Cam kết rõ ràng giúp giảm hiểu lầm và làm cho trách nhiệm giải trình dễ dàng hơn.

4. Nhận ra khi kỳ vọng thay đổi

Điều kiện kinh doanh thay đổi rất nhanh. Một kế hoạch phù hợp vào tháng trước có thể không còn hợp lý trong tháng này. Những đội ngũ có trách nhiệm sẽ xem xét lại các giả định thay vì giả vờ rằng các thỏa thuận cũ vẫn phù hợp với thực tế mới.

Điều đó có nghĩa là phải tự hỏi:

• Lịch trình có thay đổi không?
• Phạm vi có thay đổi không?
• Mức độ ưu tiên có thay đổi không?
• Chúng ta có cần một thỏa thuận mới không?

5. Xử lý sự khó chịu trước khi nó hóa thành oán giận

Sự khó chịu không được nói ra rất tốn kém. Nó làm giảm tinh thần, làm suy yếu niềm tin và khiến việc hợp tác trở nên nặng nề hơn mức cần thiết.

Khi điều gì đó làm bạn bận lòng, hãy xử lý sớm. Nếu vấn đề nhỏ, nó sẽ vẫn nhỏ. Nếu bạn chờ đợi, nó thường sẽ khó giải quyết hơn.

6. Tách con người khỏi vấn đề

Những đội ngũ mạnh có thể bàn về sai sót mà không biến mọi sai sót thành phán xét con người. Một hạn chót bị lỡ không phải bằng chứng cho thấy ai đó cẩu thả. Một quyết định tệ không phải bằng chứng cho thấy ai đó bất lực.

Sự phân biệt này giúp cuộc trao đổi tập trung vào cải thiện thay vì xấu hổ.

7. Học từ những lần trục trặc

Mỗi xung đột, chậm trễ hoặc kỳ vọng bị bỏ lỡ đều chứa thông tin. Câu hỏi là liệu cả đội có khai thác được thông tin đó hay chỉ lặp lại cùng một kiểu hành vi.

Sau một lần trục trặc, hãy hỏi:

• Điều gì đã xảy ra?
• Chúng ta đã giả định điều gì nhưng hóa ra sai?
• Những dấu hiệu cảnh báo nào chúng ta đã bỏ qua?
• Lần sau chúng ta nên làm khác đi như thế nào?

8. Bảo vệ mục đích của đội ngũ

Một đội ngũ sẽ mất năng lượng khi mọi người quên mất vì sao công việc này quan trọng. Mục đích không chỉ là ngôn từ truyền cảm hứng. Nó là một công cụ thực tế cho việc ra quyết định.

Khi một đội ngũ hiểu rõ mục đích của mình, họ có thể đánh giá các lựa chọn đánh đổi nhanh hơn. Họ có thể nói không với sự xao nhãng. Họ có thể ưu tiên những công việc thật sự quan trọng.

9. Đóng góp trước khi đòi hỏi

Những thành viên tốt nhất không chờ được yêu cầu mỗi lần. Họ chủ động tìm cách giảm ma sát, chia sẻ thông tin và giúp người khác thành công.

Điều đó có thể là ghi lại quy trình, trả lời một câu hỏi, dọn dẹp một điểm bàn giao hoặc giải quyết một vấn đề lặp đi lặp lại trước khi nó ảnh hưởng đến cả nhóm.

Làm việc nhóm trong môi trường startup

Startup và doanh nghiệp nhỏ đối mặt với một thách thức đặc biệt: hiếm khi có đủ thời gian, tiền bạc hoặc nhân sự để chịu đựng tình trạng làm việc nhóm kém trong thời gian dài.

Một đội ngũ yếu có thể bào mòn một doanh nghiệp non trẻ theo cả cách rõ ràng lẫn tinh vi:

• Hạn chót bị lỡ dẫn đến mất khách hàng
• Các điểm bàn giao kém tạo ra việc làm lại
• Căng thẳng chưa được giải quyết làm chậm tiến độ
• Quyền sở hữu không rõ ràng gây ra trùng lặp công việc
• Niềm tin thấp khiến việc thích nghi nhanh trở nên khó khăn hơn

Ngược lại, một đội ngũ có trách nhiệm có thể bù đắp cho nhiều hạn chế. Có thể họ không có ngân sách lớn nhất, nhưng họ vẫn có thể kỷ luật, phản hồi nhanh và bền bỉ.

Đó là một trong những lý do việc thành lập và xây dựng cấu trúc ngay từ đầu rất quan trọng. Khi doanh nghiệp được xây dựng có chủ đích từ đầu, sẽ dễ phân vai hơn, xác định kỳ vọng rõ hơn và tạo ra văn hóa làm chủ trách nhiệm.

Hợp tác có trách nhiệm trông như thế nào trong thực tế hằng ngày

Hợp tác có trách nhiệm không phải là khái niệm trừu tượng. Nó thể hiện trong những quyết định thường ngày.

Một đồng đội có trách nhiệm sẽ:

• Xác nhận hạn chót thay vì tự suy đoán
• Cập nhật cho người khác khi họ bị cản trở
• Thừa nhận khi mình mắc lỗi
• Hỏi cho rõ thay vì đoán mò
• Chia sẻ công lao khi mọi việc suôn sẻ
• Hành động khi có việc cần được chú ý
• Tôn trọng thời gian của người khác

Những thói quen này có vẻ nhỏ, nhưng theo thời gian, chúng định hình độ tin cậy của toàn bộ tổ chức.

Cách xây dựng một đội ngũ có trách nhiệm hơn

Nếu bạn muốn làm việc nhóm tốt hơn, hãy bắt đầu từ các hệ thống xung quanh nó.

Thiết lập vai trò rõ ràng

Mỗi người nên biết mình chịu trách nhiệm phần nào và vai trò của mình liên kết với người khác ra sao. Sự mơ hồ về vai trò tạo ra xung đột nhanh hơn nhiều nhà sáng lập tưởng.

Xác định chuẩn mực giao tiếp

Quyết định cách đội ngũ nên trao đổi cập nhật, nêu vấn đề và giải quyết bất đồng. Các chuẩn mực giúp giảm mơ hồ và làm cho sự hợp tác có tính dự đoán cao hơn.

Rà soát cam kết thường xuyên

Một cuộc họp ngắn hằng tuần có thể ngăn chặn một danh sách dài những bất ngờ. Hãy xem tiến độ, điểm nghẽn và các ưu tiên đang thay đổi trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

Khen thưởng sự trung thực

Nếu mọi người sợ bị phạt khi nói sự thật, họ sẽ che giấu vấn đề. Lãnh đạo nên ghi nhận các dấu hiệu cảnh báo sớm, sự thẳng thắn và những bất đồng có suy nghĩ.

Làm gương về sửa sai

Ai cũng mắc lỗi. Những người lãnh đạo giỏi sẽ sửa chúng nhanh chóng. Điều đó có nghĩa là thừa nhận vấn đề, xin lỗi khi cần và điều chỉnh hướng đi mà không làm mọi thứ trở nên kịch tính.

Vai trò của niềm tin

Niềm tin không được xây dựng bằng hiệu suất hoàn hảo. Nó được xây dựng bằng hành vi đáng tin cậy theo thời gian.

Mọi người tin những đồng đội:

• Nói sẽ làm gì
• Làm đúng điều đã nói
• Thừa nhận khi có sự thay đổi
• Giao tiếp sớm khi có dấu hiệu rắc rối
• Tôn trọng người khác trong lúc xung đột

Nếu niềm tin thấp, đội ngũ sẽ dành nhiều thời gian hơn để kiểm tra, nghi ngờ và tự bảo vệ. Nếu niềm tin cao, đội ngũ có thể tập trung nhiều năng lượng hơn vào chính công việc.

Kết luận

Làm việc nhóm không chỉ là chuyện ăn ý hay tinh thần tập thể. Nó là kết quả của trách nhiệm cá nhân được lặp lại một cách nhất quán theo thời gian.

Với các nhà sáng lập và chủ doanh nghiệp, điều đó có nghĩa là xây dựng đội ngũ nơi mọi người chịu trách nhiệm cho hành động của mình, giao tiếp rõ ràng và xử lý vấn đề sớm. Nó cũng có nghĩa là dẫn dắt theo cách giúp sự hợp tác có trách nhiệm trở nên dễ dàng hơn cho tất cả mọi người.

Một công ty sẽ phát triển vững mạnh hơn khi mỗi người hiểu rằng làm việc nhóm không phải là điều xảy ra với họ. Đó là điều họ thực hành mỗi ngày.