Các khoản khấu trừ thuế cho người tự kinh doanh: Hướng dẫn thực tế cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Làm việc tự kinh doanh mang lại sự linh hoạt, nhưng đồng thời cũng đồng nghĩa với việc bạn phải tự theo dõi chi phí, ghi chép các khoản khấu trừ và nộp thuế cẩn thận. Điểm tích cực là rất đáng kể: khi bạn hiểu những chi phí nào là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể giảm thu nhập chịu thuế và giữ lại nhiều tiền hơn trong công ty.

Với những người sáng lập mới, freelancer, nhà thầu độc lập và chủ doanh nghiệp solo, các khoản khấu trừ thuế ban đầu có thể khá khó hiểu. Quy định chi tiết, thuật ngữ mang tính kỹ thuật, và nhiều chi phí chỉ được khấu trừ một phần. Tuy vậy, ý chính lại khá đơn giản. Nếu một khoản chi liên quan trực tiếp đến việc vận hành doanh nghiệp của bạn, nó có thể làm giảm phần thu nhập mà IRS đánh thuế.

Hướng dẫn này giải thích những khoản khấu trừ thuế phổ biến nhất cho người tự kinh doanh, cách chúng thường hoạt động, bạn nên lưu giữ những hồ sơ nào, và những lỗi mà chủ doanh nghiệp thường mắc phải. Nếu bạn đang xây dựng công ty của mình cùng một đối tác hỗ trợ thành lập và tuân thủ như Zenind, việc sắp xếp mọi thứ ngay từ đầu sẽ giúp mùa thuế sau này dễ dàng hơn.

Khấu Trừ Thuế Thực Sự Có Nghĩa Là Gì

Khấu trừ thuế là một khoản chi phí kinh doanh mà bạn có thể trừ khỏi thu nhập doanh nghiệp của mình, tùy theo các quy định của IRS. Thông thường, một khoản chi được khấu trừ phải vừa thông thường vừa cần thiết.

• Thông thường nghĩa là phổ biến và được chấp nhận trong ngành của bạn.
• Cần thiết nghĩa là hữu ích và phù hợp cho công việc của bạn.

Điều đó không có nghĩa là mọi khoản chi kinh doanh đều được khấu trừ toàn bộ theo cùng một cách. Một số chi phí chỉ được khấu trừ một phần, một số phải được khấu hao theo thời gian, và một số thì hoàn toàn không được khấu trừ. Điều quan trọng là phải tách bạch chi tiêu cá nhân và doanh nghiệp, đồng thời ghi nhận rõ mục đích kinh doanh của từng khoản chi.

Những Khoản Khấu Trừ Thuế Phổ Biến Nhất Cho Người Tự Kinh Doanh

Không có hai doanh nghiệp nào hoàn toàn giống nhau, nhưng nhiều chủ doanh nghiệp tự kinh doanh chia sẻ các nhóm chi phí cốt lõi tương tự. Dưới đây là một số khoản khấu trừ thường quan trọng nhất.

1. Chi Phí Văn Phòng Tại Nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình thường xuyên và độc quyền cho công việc, bạn có thể đủ điều kiện nhận khấu trừ văn phòng tại nhà. Điều này có thể áp dụng cho tư vấn viên, nhà thiết kế, chủ agency hoặc nhà cung cấp dịch vụ làm việc từ xa.

Các chi phí liên quan đến văn phòng tại nhà có thể bao gồm:

• Một phần tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Chi phí tiện ích
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc bảo hiểm người thuê nhà
• Sửa chữa gắn với khu vực văn phòng
• Internet, nếu dùng cho công việc
• Khấu hao hoặc các chi phí nhà ở khác được phép, tùy theo phương pháp áp dụng

Quy tắc quan trọng nhất là tính độc quyền. Một bàn ăn kiêm luôn bàn làm việc thường không đủ điều kiện như một phòng làm việc riêng biệt. Hãy lưu giữ số đo rõ ràng, ảnh chụp và hồ sơ chứng minh cách sử dụng không gian đó.

2. Internet, Điện Thoại và Công Cụ Liên Lạc

Nếu bạn dựa vào đường dây điện thoại, gói di động, kết nối internet hoặc nền tảng liên lạc để phục vụ khách hàng và vận hành hoạt động, các chi phí đó có thể được khấu trừ toàn bộ hoặc một phần.

Ví dụ gồm:

• Dịch vụ điện thoại di động dùng cho cuộc gọi và nhắn tin công việc
• Dịch vụ internet dùng để vận hành doanh nghiệp
• Hệ thống điện thoại VoIP hoặc điện thoại đám mây
• Công cụ hội nghị trực tuyến
• Ứng dụng nhắn tin hoặc cộng tác

Nếu một dịch vụ được dùng cho cả mục đích cá nhân lẫn kinh doanh, thông thường chỉ nên yêu cầu phần chi phí dành cho kinh doanh.

3. Máy Tính, Thiết Bị và Văn Phòng Phẩm

Hầu hết doanh nghiệp tự kinh doanh đều cần các công cụ cơ bản để hoạt động. Những thứ này thường bao gồm laptop, màn hình, máy in, bàn, ghế và các thiết bị khác.

Các món nhỏ hơn như bút, giấy, mực in, tem thư và vật tư vận chuyển thường được khấu trừ khi dùng cho mục đích kinh doanh. Các khoản mua lớn hơn có thể được khấu trừ ngay hoặc phân bổ theo thời gian thông qua khấu hao hay cách xử lý thuế khác, tùy thuộc vào tài sản và năm tính thuế.

Quy tắc thực tế: nếu món đồ đó giúp bạn tạo ra thu nhập kinh doanh và không mang tính cá nhân, nó có thể thuộc nhóm chi phí kinh doanh trong hồ sơ của bạn.

4. Phần Mềm và Gói Đăng Ký Kỹ Thuật Số

Doanh nghiệp hiện đại phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm. Nếu bạn trả tiền cho các công cụ hỗ trợ tiếp thị, bán hàng, lập hóa đơn, cộng tác, thiết kế, quản lý dự án hoặc lưu trữ hồ sơ, những gói đăng ký đó thường được khấu trừ.

Ví dụ gồm:

• Phần mềm kế toán
• Phần mềm thiết kế
• Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng
• Công cụ quản lý dự án
• Lưu trữ đám mây
• Nền tảng ký điện tử
• Công cụ xử lý thanh toán
• Dịch vụ lưu trữ và bảo trì website

Nhóm chi phí này rất dễ bị bỏ sót vì các khoản phí thường nhỏ và lặp lại. Tuy nhiên, cộng dồn cả năm thì chúng có thể tăng lên nhanh chóng.

5. Dịch Vụ Chuyên Môn

Nhiều chủ doanh nghiệp thuê chuyên gia để tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và duy trì tuân thủ. Phí trả cho các dịch vụ chuyên môn liên quan đến kinh doanh thường có thể được khấu trừ.

Ví dụ gồm:

• Dịch vụ sổ sách và kế toán
• Phí khai thuế liên quan đến doanh nghiệp
• Dịch vụ pháp lý cho hợp đồng, thành lập hoặc tuân thủ
• Dịch vụ tư vấn
• Hỗ trợ xử lý bảng lương
• Đại lý đăng ký hoặc hỗ trợ tuân thủ, nếu áp dụng

Với doanh nghiệp đang phát triển, những khoản chi này đặc biệt có giá trị vì chúng hỗ trợ cả hoạt động hằng ngày lẫn cấu trúc dài hạn.

6. Tiếp Thị và Quảng Cáo

Nếu doanh nghiệp của bạn cần khách hàng, bạn cần có sự hiện diện. Chi phí quảng cáo và xúc tiến thường là một trong những khoản khấu trừ dễ hiểu nhất.

Các khoản có thể khấu trừ bao gồm:

• Quảng cáo trả phí trên công cụ tìm kiếm hoặc nền tảng mạng xã hội
• Quảng cáo in ấn
• Thiết kế và lưu trữ website
• Nền tảng email marketing
• Danh thiếp và tờ rơi
• Chụp ảnh hoặc quay video quảng bá
• Dịch vụ chiến lược thương hiệu
• Tài trợ mang tính quảng bá thuần túy

IRS thường coi chi tiêu quảng bá hợp pháp là một chi phí kinh doanh bình thường. Hãy lưu hóa đơn và ghi chú từng chiến dịch hoặc dịch vụ dùng để làm gì.

7. Đi Lại Vì Mục Đích Kinh Doanh

Công tác kinh doanh có thể tạo ra nhiều chi phí được khấu trừ khi việc đi lại chủ yếu phục vụ công việc.

Chi phí thường gặp gồm:

• Vé máy bay hoặc vé tàu
• Khách sạn
• Xe thuê
• Taxi và dịch vụ gọi xe
• Phí đỗ xe
• Phí đường bộ
• Phí đăng ký hội thảo gắn với chuyến đi
• Một số bữa ăn trong thời gian công tác, tùy theo giới hạn và quy định áp dụng

Ranh giới giữa đi lại kinh doanh và cá nhân rất quan trọng. Nếu một chuyến đi bao gồm cả hai mục đích, thông thường chỉ nên yêu cầu phần dành cho kinh doanh. Hãy giữ nhật ký chuyến đi với ngày tháng, điểm đến, các cuộc họp và mục đích kinh doanh.

8. Bữa Ăn Có Mục Đích Kinh Doanh

Bữa ăn kinh doanh đôi khi có thể được khấu trừ khi chúng gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh của bạn và được ghi chép đầy đủ.

Ví dụ có thể gồm:

• Một bữa ăn với khách hàng để thảo luận về dự án
• Một bữa ăn với nhà cung cấp hoặc nhà thầu tiềm năng
• Một số bữa ăn dành cho nhân viên hoặc sự kiện kinh doanh, tùy vào hoàn cảnh

Chỉ hóa đơn thôi là chưa đủ. Hãy ghi lại ai tham dự, ngày tháng, địa điểm và mục đích kinh doanh. Hồ sơ tốt đặc biệt quan trọng ở đây.

9. Phí Bảo Hiểm

Bảo hiểm kinh doanh có thể bảo vệ công ty của bạn trước những rủi ro vốn có thể rất tốn kém hoặc thậm chí thảm khốc. Tùy theo loại hợp đồng, phí bảo hiểm có thể được khấu trừ như một chi phí kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Các loại bảo hiểm khác gắn trực tiếp với hoạt động kinh doanh

Nếu bạn tự kinh doanh và tự trả một số chi phí bảo hiểm y tế cá nhân, những khoản đó cũng có thể được xử lý thuế theo cơ chế đặc biệt, tùy theo tình hình thuế và điều kiện đủ điều kiện của bạn.

10. Giấy Phép, Chứng Nhận và Cấp Phép

Nếu doanh nghiệp của bạn cần giấy phép, giấy chấp thuận hoặc chứng nhận cụ thể để hoạt động hợp pháp hoặc duy trì vị thế chuyên môn, các khoản chi đó có thể được khấu trừ.

Điều này có thể bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh cấp bang hoặc địa phương
• Giấy phép theo ngành
• Chứng nhận chuyên môn
• Phí gia hạn để duy trì tình trạng tốt
• Đào tạo liên tục nhằm duy trì một bằng cấp hiện có

Đào tạo giúp bạn đủ điều kiện cho một lĩnh vực hoàn toàn mới thường được xử lý khác với đào tạo nhằm nâng cao kỹ năng cho doanh nghiệp hiện tại.

11. Số Kilômét Di Chuyển và Chi Phí Xe Cộ

Nếu bạn sử dụng xe cho mục đích kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ số kilômét kinh doanh hoặc một phần chi phí thực tế của xe, tùy theo phương pháp được phép và phù hợp nhất với hồ sơ của bạn.

Các khoản liên quan đến xe có thể bao gồm:

• Số kilômét phục vụ kinh doanh
• Nhiên liệu
• Bảo dưỡng và sửa chữa
• Phí đăng ký
• Bảo hiểm cho phần sử dụng xe trong kinh doanh
• Chi phí thuê hoặc sở hữu, tùy theo phương pháp áp dụng

Điểm cốt lõi là chứng từ. Nhật ký số kilômét với ngày tháng, điểm đến và mục đích kinh doanh có thể giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi chuẩn bị thuế.

12. Đóng Góp Hưu Trí và Phúc Lợi Cho Nhân Viên

Nếu bạn có nhân viên, hoặc đang lên kế hoạch cho tài chính dài hạn của chính mình với tư cách chủ doanh nghiệp, các chương trình phúc lợi và hưu trí có thể quan trọng về mặt thuế.

Các khoản có thể được khấu trừ gồm:

• Khoản đóng góp của chủ sử dụng lao động vào quỹ hưu trí
• Một số chi phí phúc lợi y tế
• Chương trình hỗ trợ giáo dục
• Các phúc lợi khác cho nhân viên được cho phép theo luật thuế

Những khoản khấu trừ này có thể giúp bạn hỗ trợ đội ngũ của mình đồng thời giảm thu nhập chịu thuế, nhưng cần được cấu trúc cẩn thận.

13. Phí Ngân Hàng và Phí Xử Lý Thanh Toán

Nhiều chủ doanh nghiệp phải trả các khoản phí dịch vụ tài chính định kỳ mà không để ý nhiều. Trong nhiều trường hợp, những khoản này là chi phí kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Phí tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Phí xử lý thanh toán
• Phí nền tảng merchant
• Phí xử lý thẻ tín dụng
• Phí chuyển khoản cho giao dịch kinh doanh

Nhìn riêng từng khoản thì có vẻ nhỏ, nhưng theo thời gian chúng có thể trở nên đáng kể.

Những Chi Phí Chỉ Được Khấu Trừ Một Phần

Một số khoản chi không được khấu trừ toàn bộ vì chúng có cả yếu tố kinh doanh và cá nhân. Đây là lúc việc ghi chép cẩn thận trở nên quan trọng nhất.

Các ví dụ phổ biến gồm:

• Gói điện thoại dùng cho cả mục đích cá nhân và kinh doanh
• Xe dùng cho cả việc đi làm và đi công tác
• Internet dùng chung với sinh hoạt gia đình
• Ngôi nhà được dùng một phần cho sinh hoạt cá nhân và một phần làm văn phòng

Thông thường chỉ phần sử dụng cho kinh doanh mới nên được yêu cầu khấu trừ. Nếu cách sử dụng của bạn là hỗn hợp, hãy dùng một phương pháp hợp lý và nhất quán để phân bổ chi phí.

Ghi Chép Tốt Trông Như Thế Nào

Cách dễ nhất để mất một khoản khấu trừ hợp lệ là không chứng minh được nó. Hệ thống ghi chép tốt không cần phức tạp, nhưng phải nhất quán.

Tối thiểu, hãy lưu giữ:

• Hóa đơn và biên lai
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Nhật ký số kilômét
• Lịch trình chuyến đi
• Ghi chú bằng văn bản giải thích mục đích kinh doanh
• Hợp đồng và xác nhận gói đăng ký
• Hồ sơ bảng lương và nhà thầu

Một hệ thống đơn giản theo tháng thường tốt hơn nhiều so với việc dồn lại vào cuối năm. Nhiều người sáng lập dùng phần mềm kế toán, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và thẻ doanh nghiệp riêng để việc theo dõi dễ hơn.

Nếu bạn làm việc với Zenind để thành lập và duy trì doanh nghiệp, hãy áp dụng cùng một kỷ luật ở mọi nơi khác: hồ sơ rõ ràng, tách biệt rành mạch và nộp báo cáo nhất quán.

Những Lỗi Phổ Biến Cần Tránh

Chủ doanh nghiệp tự kinh doanh thường bỏ lỡ các khoản khấu trừ hoặc yêu cầu quá mức theo cách gây rắc rối sau này. Hãy lưu ý những lỗi sau:

• Trộn lẫn chi tiêu cá nhân và kinh doanh trong cùng một tài khoản
• Yêu cầu khấu trừ các khoản chi không có mục đích kinh doanh rõ ràng
• Quên lưu nhật ký số kilômét hoặc nhật ký đi lại
• Giả định mọi gói phần mềm đều được khấu trừ mà không xem xét
• Xử lý chi phí khởi nghiệp giống như chi phí vận hành thường xuyên
• Bỏ sót những khoản phí nhỏ định kỳ nhưng cộng dồn theo thời gian
• Dựa vào trí nhớ thay vì hồ sơ khi mùa thuế đến

Mục tiêu không phải là yêu cầu khấu trừ mọi thứ có thể. Mục tiêu là chỉ yêu cầu những gì hợp lệ, có thể chứng minh và được ghi chép đúng cách.

Khi Nào Nên Làm Việc Với Chuyên Gia Thuế

Một chuyên gia thuế đặc biệt hữu ích nếu bạn:

• Có nhiều nguồn thu nhập
• Dùng nhà và xe cho kinh doanh
• Thuê nhà thầu hoặc nhân sự
• Hoạt động trong một ngành được quản lý chặt chẽ
• Không chắc nên phân loại một khoản mua lớn như thế nào
• Cần hỗ trợ tách chi phí khởi nghiệp khỏi chi phí vận hành
• Muốn xây dựng chiến lược thuế cho tăng trưởng trong tương lai

Lời khuyên tốt có thể ngăn ngừa sai sót tốn kém và cũng giúp bạn chọn một cấu trúc rõ ràng hơn cho việc ghi chép và tuân thủ.

Kết Luận

Các khoản khấu trừ thuế cho người tự kinh doanh không phải là tìm kiếm kẽ hở. Chúng là việc xác định đúng chi phí thực tế để vận hành doanh nghiệp và ghi chép chúng một cách chính xác. Nếu bạn biết khoản nào đủ điều kiện, tách biệt tài chính doanh nghiệp và cá nhân, và giữ hồ sơ gọn gàng, bạn có thể giảm thu nhập chịu thuế mà không tạo ra rủi ro không cần thiết.

Với những người sáng lập mới và chủ doanh nghiệp solo, kỷ luật đó mang lại lợi ích rất nhanh. Chính tư duy giúp bạn vận hành một doanh nghiệp tinh gọn cũng là tư duy giúp bạn sẵn sàng khi mùa thuế đến.

Zenind giúp các doanh nhân thành lập và quản lý doanh nghiệp với tinh thần tuân thủ ngay từ đầu, để họ có thể tập trung vào tăng trưởng.

Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm: Bài viết này chỉ nhằm mục đích cung cấp thông tin chung và không phải là tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán. Để được hướng dẫn cho tình huống cụ thể của bạn, hãy tham khảo chuyên gia đủ điều kiện.