SG&A trong thương mại điện tử: Ý nghĩa, cách theo dõi và vì sao điều này quan trọng đối với lợi nhuận

SG&A là một trong những chỉ số hữu ích nhất trong tài chính thương mại điện tử, nhưng cũng là một trong những chỉ số dễ bị hiểu sai nhất. Nếu bạn bán hàng trực tuyến, doanh thu của bạn có thể trông rất tốt trong khi biên lợi nhuận âm thầm bị bào mòn bởi chi phí nhân sự, phần mềm, thuê bao, chi phí văn phòng, hỗ trợ marketing và các khoản chi chung khác. Đó là lúc Selling, General, and Administrative expenses phát huy vai trò.

Đối với các nhà sáng lập thương mại điện tử, SG&A không chỉ là một nhãn kế toán. Đây là một cách thực tiễn để đo lường chi phí vận hành doanh nghiệp ngoài hàng tồn kho và khâu hoàn tất đơn hàng trực tiếp. Khi được theo dõi đúng cách, SG&A giúp bạn hiểu lợi nhuận, lập kế hoạch tuyển dụng, kiểm soát chi phí chung và đưa ra quyết định tốt hơn về mở rộng quy mô.

Hướng dẫn này giải thích SG&A bao gồm những gì, nó khác gì so với các chi phí hoạt động khác, cách tính toán và cách các doanh nghiệp thương mại điện tử tại Hoa Kỳ có thể dùng chỉ số này để cải thiện kỷ luật tài chính ngay từ đầu.

SG&A có nghĩa là gì

SG&A là viết tắt của Selling, General, and Administrative expenses, tức chi phí bán hàng, chi phí quản lý chung và chi phí hành chính. Đây là các chi phí cần thiết để vận hành doanh nghiệp nhưng không gắn trực tiếp với việc sản xuất hoặc giao một sản phẩm cụ thể.

Hiểu đơn giản:

• Chi phí bán hàng là các chi phí liên quan đến việc tạo ra doanh số.
• Chi phí chung hỗ trợ hoạt động hằng ngày của doanh nghiệp.
• Chi phí hành chính giúp công ty vận hành ở phía sau hậu trường.

Đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử, SG&A thường bao gồm lương của nhân sự không làm việc tại kho, chi phí của đội marketing, các công cụ phần mềm, hỗ trợ xử lý thanh toán, chi phí văn phòng, phí pháp lý và chuyên môn, cùng các khoản chi phí chung khác.

SG&A thường được ghi nhận trên báo cáo kết quả kinh doanh như một phần của chi phí hoạt động. Chỉ số này giúp thể hiện doanh nghiệp vận hành hiệu quả đến đâu trước khi tính đến lãi vay và thuế.

Vì sao SG&A quan trọng trong thương mại điện tử

Các công ty thương mại điện tử thường tập trung rất nhiều vào doanh thu gộp, biên lợi nhuận gộp và hiệu quả quảng cáo. Những chỉ số đó quan trọng, nhưng không phản ánh toàn bộ bức tranh. Một cửa hàng có thể tạo ra doanh số mạnh nhưng vẫn gặp khó khăn nếu SG&A quá cao.

Dưới đây là lý do SG&A cần được theo dõi sát sao:

Nó cho thấy hiệu quả vận hành

Hai thương hiệu thương mại điện tử có thể có biên lợi nhuận gộp tương tự nhau, nhưng thương hiệu có SG&A thấp hơn sẽ giữ lại nhiều lợi nhuận hơn. SG&A giúp đo lường mức độ tinh gọn của doanh nghiệp ngoài chi phí sản phẩm.

Nó hỗ trợ các quyết định mở rộng

Trước khi tuyển một quản lý chăm sóc khách hàng mới, mở thêm một kho hàng mới hoặc bổ sung một hệ thống phần mềm khác, nhà sáng lập nên biết các chi phí đó sẽ ảnh hưởng như thế nào đến SG&A. Nếu SG&A tăng nhanh hơn doanh thu, việc mở rộng có thể kém hiệu quả hơn vẻ bề ngoài.

Nó cải thiện việc lập ngân sách

Cái nhìn rõ ràng về SG&A giúp doanh nghiệp dự báo chi phí cố định và chi phí chung biến đổi. Điều đó giúp lập kế hoạch dòng tiền dễ hơn, đặc biệt trong các giai đoạn doanh số theo mùa.

Nó giúp nhà đầu tư và bên cho vay đánh giá doanh nghiệp

Nếu bạn dự định huy động vốn hoặc tìm kiếm tài trợ, báo cáo SG&A rõ ràng cho thấy bạn hiểu cấu trúc chi phí của mình và có thể quản lý chi phí chung một cách có trách nhiệm.

SG&A bao gồm những gì trong một doanh nghiệp thương mại điện tử

SG&A có thể khác nhau theo mô hình kinh doanh, nhưng các nhóm phổ biến bao gồm những khoản sau.

Chi phí bán hàng

Đây là các chi phí liên quan đến hoạt động marketing và bán hàng nhằm hỗ trợ tạo ra doanh thu.

Ví dụ:

• Quản lý quảng cáo số
• Hoa hồng bán hàng
• Công cụ email marketing
• Chi phí content marketing
• Phí quản lý influencer hoặc affiliate
• Lương và thưởng của đội ngũ bán hàng
• Phần mềm CRM
• Chi phí chiến dịch khuyến mãi

Chi phí chung

Đây là các khoản hỗ trợ hoạt động tổng thể của doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Tiền thuê văn phòng
• Điện nước
• Dịch vụ internet và điện thoại
• Văn phòng phẩm
• Phí bảo hiểm
• Giấy phép và đăng ký kinh doanh
• Phí ngân hàng
• Các công cụ thuê bao không gắn với tồn kho hoặc hoàn tất đơn hàng

Chi phí hành chính

Đây là các khoản chi liên quan đến quản lý, tuân thủ và điều hành doanh nghiệp.

Ví dụ:

• Lương ban điều hành và quản lý
• Phí kế toán và ghi sổ
• Phí pháp lý
• Phí xử lý bảng lương
• Phần mềm nhân sự
• Nhân sự hành chính văn phòng
• Chi phí nộp hồ sơ doanh nghiệp và tuân thủ

Với một công ty thương mại điện tử nhỏ, SG&A ban đầu có thể tương đối đơn giản. Khi doanh nghiệp phát triển, cấu trúc này thường trở nên phức tạp hơn vì nhiều công cụ, nhà thầu và nhóm nội bộ bắt đầu góp phần vào chi phí chung.

SG&A không bao gồm những gì

Một sai lầm phổ biến là gộp mọi chi phí doanh nghiệp vào SG&A. Điều đó khiến việc hiểu biên lợi nhuận khó hơn và có thể làm sai lệch báo cáo tài chính.

Thông thường, SG&A không bao gồm:

• Giá vốn hàng bán, chẳng hạn chi phí sản xuất hoặc mua hàng hóa
• Cước vận chuyển trực tiếp liên quan đến giao hàng cho khách, tùy theo cách hạch toán
• Chi phí kho bãi nếu được ghi nhận là chi phí hoàn tất đơn hàng hoặc chi phí liên quan đến hàng tồn kho
• Hàng trả lại và phí chargeback nếu được ghi nhận riêng trong vận hành
• Chi phí lãi vay
• Thuế thu nhập

Nguyên tắc cốt lõi là xem khoản chi có gắn trực tiếp với việc sản xuất hoặc giao sản phẩm hay không. Nếu có, nó có thể thuộc COGS hoặc một nhóm chi phí hoạt động khác thay vì SG&A.

SG&A và COGS: Sự khác biệt rất quan trọng

Đối với doanh nghiệp thương mại điện tử, ranh giới giữa SG&A và COGS đặc biệt quan trọng.

COGS thường bao gồm các chi phí trực tiếp của sản phẩm, chẳng hạn:

• Chi phí từ nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp
• Bao bì gắn trực tiếp với sản phẩm
• Cước vận chuyển đầu vào hoặc vận chuyển inbound, nếu áp dụng
• Một số chi phí hoàn tất đơn hàng nhất định, tùy theo chính sách kế toán

SG&A bao gồm chi phí chung và chi phí vận hành không gắn trực tiếp với một đơn vị sản phẩm cụ thể.

Tại sao sự phân biệt này quan trọng? Vì lợi nhuận gộp phụ thuộc vào COGS, trong khi lợi nhuận hoạt động phụ thuộc vào SG&A. Nếu phân loại sai chi phí, biên lợi nhuận của bạn có thể trông tốt hơn hoặc xấu hơn thực tế.

Ví dụ, nếu lương của bộ phận chăm sóc khách hàng được ghi vào COGS thay vì SG&A, biên lợi nhuận gộp có thể thấp một cách giả tạo. Nếu các chi phí vận chuyển liên quan đến sản phẩm bị đưa vào SG&A, chi phí chung có thể trông bị phình to và khó kiểm soát hơn.

Một phương pháp phân loại nhất quán là điều bắt buộc.

Cách tính SG&A

Công thức cơ bản rất đơn giản:

SG&A = Chi phí bán hàng + Chi phí chung + Chi phí hành chính

Để tính theo tháng hoặc theo quý, hãy cộng tất cả các khoản chi phí chung thuộc các nhóm này.

Ví dụ:

• Quản lý quảng cáo số: $8,000
• Hoa hồng bán hàng: $2,500
• Phí kế toán: $1,200
• Phần mềm văn phòng: $900
• Bảo hiểm: $600
• Lương nhân sự hành chính: $7,500
• Xử lý bảng lương: $250

Tổng SG&A = $20,950

Sau đó, bạn có thể so sánh con số này với doanh thu hoặc lợi nhuận gộp để đánh giá hiệu quả.

Tỷ lệ SG&A: Cách tốt hơn để đánh giá hiệu quả

Chi tiêu SG&A thô không phản ánh toàn bộ câu chuyện. Một doanh nghiệp lớn hơn tự nhiên có thể chi nhiều hơn một doanh nghiệp nhỏ hơn. Vì vậy, nhiều nhà sáng lập theo dõi tỷ lệ SG&A.

Một công thức phổ biến là:

Tỷ lệ SG&A = SG&A / Doanh thu

Nếu doanh thu tháng là $100,000 và SG&A là $20,950, thì:

Tỷ lệ SG&A = 20.95%

Bạn cũng có thể so sánh SG&A với lợi nhuận gộp thay vì doanh thu, tùy theo cách nhóm tài chính của bạn báo cáo hiệu quả hoạt động.

Điều quan trọng nhất là xu hướng:

• SG&A có tăng nhanh hơn doanh thu không?
• Chi phí chung có trở nên hiệu quả hơn khi công ty mở rộng không?
• Có hạng mục chi phí nào tăng lên mà không đem lại kết quả rõ ràng không?

Theo dõi tỷ lệ này theo thời gian sẽ cho cái nhìn rõ ràng hơn nhiều so với việc chỉ nhìn chi phí một cách riêng lẻ.

Những sai lầm SG&A phổ biến của nhà sáng lập thương mại điện tử

Nhiều nhà sáng lập gặp khó khăn với SG&A vì hệ thống kế toán của họ không được thiết lập rõ ràng ngay từ đầu. Dưới đây là những vấn đề phổ biến cần lưu ý.

1. Trộn lẫn chi tiêu cá nhân với chi tiêu doanh nghiệp

Nếu giao dịch cá nhân và giao dịch doanh nghiệp bị trộn lẫn, các báo cáo SG&A sẽ không đáng tin cậy. Tài khoản riêng và sổ sách gọn gàng là rất cần thiết.

2. Phân loại sai chi phí

Rất dễ đưa phần mềm, chi phí vận chuyển hoặc chi phí nhà thầu vào sai nhóm. Điều đó làm sai lệch biên lợi nhuận và khiến việc phân tích tài chính kém hữu ích.

3. Quên theo dõi các thuê bao định kỳ

Doanh nghiệp thương mại điện tử phụ thuộc vào rất nhiều công cụ, và các khoản phí hàng tháng nhỏ có thể cộng dồn rất nhanh. Các ứng dụng Shopify, nền tảng email, phần mềm phân tích và công cụ quản lý dự án có thể âm thầm làm SG&A tăng lên.

4. Xem mọi chi phí marketing như một nhóm duy nhất

Một số chi phí marketing có thể phù hợp hơn khi được theo dõi là chi phí bán hàng, trong khi số khác có thể thuộc nhóm khác. Nếu mọi khoản khuyến mãi đều bị gộp chung, doanh nghiệp sẽ mất khả năng nhìn rõ hiệu quả thu hút khách hàng.

5. Không xem xét SG&A thường xuyên

SG&A không nên chỉ được xem vào cuối năm. Việc rà soát hàng tháng hoặc hàng quý giúp nhà sáng lập phát hiện chi tiêu vượt mức sớm hơn.

Cách kiểm soát SG&A mà không làm hại tăng trưởng

Cắt giảm SG&A một cách mù quáng có thể gây tổn hại cho tăng trưởng. Mục tiêu không phải là giảm tối đa mọi khoản chi, mà là chi tiêu có chủ đích.

Rà soát các chi phí định kỳ

Kiểm tra phần mềm hàng tháng, các gói thuê bao, phí giữ chân nhà cung cấp và hợp đồng nhà cung cấp. Hủy hoặc hợp nhất những công cụ trùng lặp.

Tách chi phí cố định và chi phí biến đổi

Chi phí cố định khó giảm nhanh, vì vậy hãy theo dõi chúng cẩn thận. Chi phí biến đổi có thể dễ điều chỉnh hơn nếu doanh số chậm lại.

So sánh chi tiêu với kết quả doanh thu

Nếu một khoản chi cho marketing hoặc hỗ trợ không cải thiện chuyển đổi, khả năng giữ chân khách hàng hoặc hiệu quả vận hành, hãy xem xét lại.

Chuẩn hóa quy trình phê duyệt

Yêu cầu phê duyệt đối với công cụ mới, nhà thầu mới và các khoản mua sắm tùy ý có giá trị lớn. Điều này ngăn SG&A tăng dần ngoài kiểm soát.

Sử dụng danh mục sổ sách kế toán một cách nhất quán

Một hệ thống tài khoản được kỷ luật giúp bạn thấy chi phí nào đang tăng và vì sao.

Rà soát theo phòng ban

Nếu doanh nghiệp của bạn có marketing, vận hành, chăm sóc khách hàng và hành chính, hãy theo dõi SG&A theo từng bộ phận. Điều đó giúp xác định phần nào đang vượt ngân sách.

Benchmark SG&A: Con số nào là tốt?

Không có một tỷ lệ SG&A lý tưởng duy nhất cho mọi công ty thương mại điện tử. Một startup đầu tư mạnh vào xây dựng thương hiệu có thể có tỷ lệ SG&A cao hơn một công ty trưởng thành với nhu cầu ổn định.

Điều quan trọng là bối cảnh:

• Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh có thể chấp nhận SG&A cao hơn nếu doanh thu đang tăng mạnh.
• Doanh nghiệp trưởng thành thường cần kiểm soát chi phí chung chặt hơn.
• Doanh nghiệp có tỷ lệ mua lại cao có thể hỗ trợ chi nhiều hơn cho việc thu hút khách hàng.
• Công ty vận hành tinh gọn thường có thể duy trì tỷ lệ SG&A thấp hơn.

Benchmark phù hợp là benchmark tương thích với mô hình kinh doanh, giai đoạn tăng trưởng và cấu trúc biên lợi nhuận của bạn. Hãy so sánh SG&A của bạn theo thời gian, rồi chỉ so sánh với các doanh nghiệp cùng ngành sau khi đã điều chỉnh theo quy mô và chiến lược.

Vì sao cấu trúc pháp nhân tốt giúp SG&A rõ ràng hơn

Đối với các nhà sáng lập thương mại điện tử tại Hoa Kỳ, báo cáo SG&A rõ ràng bắt đầu từ trước khi có đơn hàng đầu tiên. Cách bạn thành lập và tổ chức doanh nghiệp ảnh hưởng đến mức độ dễ dàng khi tách chi phí vận hành khỏi chi tiêu cá nhân và cách bạn duy trì hồ sơ một cách trôi chảy.

Thành lập đúng loại hình doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, duy trì tuân thủ và sắp xếp hồ sơ sở hữu có tổ chức đều hỗ trợ báo cáo tài chính tốt hơn. Khi cấu trúc công ty của bạn rõ ràng ngay từ đầu, việc ghi sổ kế toán sẽ đơn giản hơn và việc theo dõi SG&A cũng đáng tin cậy hơn.

Đó là một lý do khiến nhiều nhà sáng lập chọn thiết lập pháp nhân phù hợp trước khi ra mắt. Một doanh nghiệp Hoa Kỳ được tổ chức tốt giúp bạn dễ dàng hơn trong việc:

• Tách biệt chi phí doanh nghiệp và chi phí cá nhân
• Duy trì sự nhất quán trong kế toán
• Theo dõi chi phí chung ngay từ giao dịch đầu tiên
• Tuân thủ các yêu cầu của tiểu bang và liên bang
• Xây dựng nền tảng tài chính hỗ trợ tăng trưởng

Zenind giúp doanh nhân thành lập và quản lý các pháp nhân doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với cấu trúc và hỗ trợ tuân thủ cần thiết để vận hành gọn gàng. Đối với nhà sáng lập thương mại điện tử, điều đó đồng nghĩa với việc giảm bớt nhầm lẫn khi theo dõi SG&A và tăng sự tự tin vào các con số.

Các thực hành tốt nhất về SG&A cho nhà sáng lập thương mại điện tử

Nếu bạn muốn báo cáo rõ ràng hơn và ra quyết định tốt hơn, hãy áp dụng những thói quen này ngay từ đầu.

1. Mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng.
2. Sử dụng phần mềm kế toán với hệ thống tài khoản rõ ràng.
3. Tách COGS khỏi SG&A ngay từ ngày đầu.
4. Xem báo cáo kết quả kinh doanh và xu hướng chi phí hàng tháng.
5. Lập ngân sách cho chi phí chung và so sánh thực tế với ngân sách.
6. Giữ hóa đơn và chứng từ nhà cung cấp được sắp xếp gọn gàng.
7. Phân loại lại chi phí khi cần để sổ sách luôn chính xác.
8. Liên kết các thay đổi SG&A với mục tiêu kinh doanh, không chỉ với việc cắt giảm chi phí.

Kết luận

SG&A là một trong những góc nhìn rõ nhất về sức khỏe vận hành của một doanh nghiệp thương mại điện tử. Chỉ số này cho thấy chi phí để vận hành công ty ngoài chi phí sản phẩm trực tiếp và giúp nhà sáng lập đưa ra quyết định thông minh hơn về tuyển dụng, công cụ, marketing và mở rộng.

Nếu bạn theo dõi SG&A cẩn thận, tách nó khỏi COGS và xem xét nó một cách nhất quán, bạn sẽ có cái nhìn tốt hơn về lợi nhuận thực sự. Nếu bạn kết hợp kỷ luật đó với cấu trúc doanh nghiệp phù hợp và hệ thống ghi sổ rõ ràng ngay từ đầu, hoạt động thương mại điện tử của bạn sẽ dễ quản lý hơn nhiều khi phát triển.

Đối với các nhà sáng lập tại Hoa Kỳ, thói quen tài chính vững chắc bắt đầu từ việc thiết lập pháp nhân tốt, lưu trữ hồ sơ rõ ràng và xây dựng một hệ thống giúp chi phí chung được nhìn thấy trước khi nó trở thành vấn đề.