Các khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ mà mọi chủ LLC mới nên biết

Khởi nghiệp là một hành trình đầy hứng khởi, nhưng năm đầu tiên thường mang đến một thách thức mới: hiểu được những khoản chi nào có thể giúp giảm thu nhập chịu thuế của bạn. Với nhiều doanh nhân, sự khác biệt giữa một mùa khai thuế căng thẳng và một mùa khai thuế dễ kiểm soát thường nằm ở việc tổ chức, lưu trữ chứng từ và biết những chi phí nào có thể đủ điều kiện là khoản khấu trừ doanh nghiệp.

Nếu bạn đã thành lập, hoặc đang có kế hoạch thành lập, một LLC hay một loại hình doanh nghiệp nhỏ khác, thì việc nắm những kiến thức cơ bản về các khoản khấu trừ thuế là một trong những bước đi thông minh nhất bạn có thể thực hiện. Thành lập công ty đúng cách chỉ là bước đầu tiên. Khi doanh nghiệp đã đi vào hoạt động, cách bạn theo dõi chi phí, tách biệt tài chính và duy trì hồ sơ sẽ có tác động thực sự đến bức tranh thuế cuối năm của bạn.

Hướng dẫn này giải thích các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ, những tài liệu cần lưu giữ và cách các chủ doanh nghiệp mới có thể xây dựng một hệ thống tài chính gọn gàng ngay từ ngày đầu.

Khoản khấu trừ doanh nghiệp thực sự có nghĩa là gì

Một khoản khấu trừ doanh nghiệp, còn gọi là khoản giảm trừ thuế, là một chi phí thông thường và cần thiết có thể làm giảm số thu nhập mà doanh nghiệp của bạn bị đánh thuế. Nói đơn giản, nếu bạn chi tiền để vận hành doanh nghiệp, khoản chi đó có thể được khấu trừ khi nó liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh và có chứng từ phù hợp.

Điều đó không có nghĩa là mọi khoản chi đều đủ điều kiện. Chi tiêu cá nhân không được khấu trừ chỉ vì bạn sở hữu doanh nghiệp. Câu hỏi then chốt là khoản chi đó có chủ yếu phục vụ mục đích kinh doanh hay không và bạn có thể chứng minh bằng hồ sơ hay không.

Các tài liệu thường dùng bao gồm:

• Hóa đơn
• Hóa đơn thanh toán
• Sao kê ngân hàng hoặc thẻ tín dụng
• Nhật ký quãng đường
• Ghi chú cuộc họp hoặc lịch làm việc
• Hợp đồng và hồ sơ đăng ký dịch vụ

Tài liệu đầy đủ rất quan trọng vì các khoản khấu trừ chỉ thực sự có ích nếu bạn có thể chứng minh chúng trong quá trình chuẩn bị thuế hoặc khi hồ sơ của bạn được xem xét.

Vì sao chủ LLC mới nên chú ý sớm

Nhiều chủ doanh nghiệp mới đợi đến mùa khai thuế mới bắt đầu sắp xếp hóa đơn. Cách làm đó thường dẫn đến bỏ sót khoản khấu trừ, ghi sổ vội vàng và căng thẳng không cần thiết.

Theo dõi chi phí ngay từ đầu giúp bạn:

• Tách riêng chi tiêu kinh doanh và cá nhân
• Giữ hồ sơ gọn gàng hơn cho việc khai thuế
• Hiểu rõ tiền của bạn đang đi đâu
• Tránh bỏ sót các khoản khấu trừ hợp lệ
• Xây dựng thói quen hỗ trợ tuân thủ lâu dài

Nếu bạn đã thành lập doanh nghiệp cùng Zenind, bạn đã thực hiện một bước quan trọng để xây dựng một công ty hợp pháp và có tổ chức. Bước tiếp theo là thiết lập các thói quen tài chính đơn giản để hồ sơ của bạn luôn sạch sẽ trong suốt cả năm.

Các khoản khấu trừ thuế phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ

Những nhóm chi phí sau đây là các khoản mà chủ doanh nghiệp nhỏ thường có thể được khấu trừ. Cách xử lý thuế cụ thể phụ thuộc vào cấu trúc doanh nghiệp, địa điểm và cách khoản chi được sử dụng, vì vậy hãy luôn xác nhận chi tiết với chuyên gia thuế đủ điều kiện.

1. Bữa ăn công việc

Chi phí bữa ăn công việc thường có thể được khấu trừ một phần khi chúng liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh đang diễn ra. Ví dụ, một bữa ăn với khách hàng, nhà cung cấp, nhà thầu hoặc cố vấn có thể đủ điều kiện nếu cuộc gặp có mục đích kinh doanh rõ ràng.

Để hỗ trợ khoản khấu trừ bữa ăn, hãy lưu lại:

• Ngày và số tiền
• Tên nhà hàng hoặc nhà cung cấp
• Những người tham dự
• Mục đích kinh doanh của cuộc gặp

Một ghi chú đơn giản trong công cụ theo dõi chi phí có thể tạo ra khác biệt lớn về sau. IRS thường yêu cầu bằng chứng rõ ràng cho thấy bữa ăn có liên quan đến hoạt động kinh doanh.

2. Chi phí đi lại

Các chuyến đi phục vụ công việc có thể đủ điều kiện là chi phí doanh nghiệp khi chuyến đi đó cần thiết cho hoạt động kinh doanh và đưa bạn rời khỏi địa điểm làm việc thông thường.

Những chi phí đi lại có thể được khấu trừ thường bao gồm:

• Vé máy bay hoặc vé tàu
• Khách sạn hoặc chỗ ở
• Xe thuê hoặc chi phí đi chung xe
• Phí cầu đường và đỗ xe
• Bữa ăn trong chuyến công tác, tùy theo quy định thuế

Hãy nhớ rằng chuyến đi phải chủ yếu phục vụ kinh doanh. Nếu chuyến đi vừa có mục đích cá nhân vừa có mục đích công việc, chỉ phần liên quan đến kinh doanh mới có thể đủ điều kiện. Lịch trình rõ ràng, chương trình hội nghị, lịch họp hoặc nhật ký hẹn gặp khách hàng có thể giúp chứng minh khoản khấu trừ.

3. Quảng cáo và tiếp thị

Bất kỳ chi phí nào dùng để quảng bá doanh nghiệp của bạn đều có thể được khấu trừ như chi phí quảng cáo hoặc tiếp thị. Đây là một trong những nhóm khấu trừ rộng nhất và hữu ích nhất đối với các công ty đang phát triển.

Các ví dụ thường gồm:

• Phát triển website
• Chạy quảng cáo trả phí
• Quảng bá trên mạng xã hội
• Công cụ tiếp thị email
• In tờ rơi và brochure
• Tài trợ
• Chi phí marketing qua người ảnh hưởng hoặc tiếp thị liên kết
• Phí quảng bá cho webinar hoặc sự kiện

Nếu bạn đang đầu tư vào việc tăng độ nhận diện, rất có thể khoản chi đó thuộc nhóm này. Chỉ cần đảm bảo khoản chi gắn với doanh nghiệp, không phải cho mục đích cá nhân.

4. Văn phòng phẩm và thiết bị

Những khoản mua sắm nhỏ hằng ngày có thể cộng dồn nhanh hơn nhiều chủ sở hữu tưởng tượng. Bút, giấy in, sổ tay, vật tư vận chuyển và các vật dụng tương tự thường có thể được khấu trừ khi dùng cho kinh doanh.

Các món lớn hơn như máy tính, màn hình, máy in hoặc đồ nội thất văn phòng có thể được xử lý khác nhau tùy theo giá trị và quy tắc thuế hiện hành. Một số khoản mua có thể được ghi nhận chi phí ngay, trong khi những khoản khác có thể phải phân bổ khấu hao theo thời gian.

Vì cách xử lý thiết bị có thể khác nhau, bạn nên tách riêng vật tư tiêu hao nhỏ với tài sản có giá trị cao hơn trong sổ sách kế toán.

5. Phần mềm và công cụ số

Doanh nghiệp hiện đại phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm và các gói thuê bao. Những chi phí định kỳ này thường bị bỏ sót, nhưng chúng có thể là các khoản khấu trừ quan trọng.

Ví dụ bao gồm:

• Phần mềm kế toán
• Nền tảng CRM
• Công cụ quản lý dự án
• Phần mềm thiết kế
• Dịch vụ tiếp thị email
• Công cụ thương mại điện tử
• Lưu trữ đám mây
• Ứng dụng hỗ trợ năng suất làm việc của doanh nghiệp

Nếu gói đăng ký giúp bạn vận hành, tiếp thị, quản lý hoặc phân tích doanh nghiệp, nó có thể đủ điều kiện là chi phí hoạt động được khấu trừ.

6. Dịch vụ chuyên môn

Là chủ doanh nghiệp mới, bạn có thể thuê chuyên gia để giúp bạn tuân thủ đúng quy định hoặc phát triển hiệu quả hơn. Những chi phí đó thường là chi phí doanh nghiệp khi chúng gắn rõ ràng với công ty.

Ví dụ bao gồm:

• Kế toán viên hoặc chuyên gia khai thuế
• Nhân viên ghi sổ
• Luật sư
• Chuyên gia tư vấn doanh nghiệp
• Dịch vụ đại lý đăng ký
• Dịch vụ hỗ trợ thành lập

Với các doanh nhân đang thành lập LLC, hỗ trợ chuyên môn có thể đặc biệt hữu ích. Các dịch vụ giúp bạn thiết lập doanh nghiệp đúng cách có thể khiến việc giữ hồ sơ gọn gàng và duy trì sự tách biệt pháp lý giữa hoạt động cá nhân và kinh doanh trở nên dễ dàng hơn.

7. Chi phí văn phòng tại nhà

Nếu bạn sử dụng một phần ngôi nhà của mình một cách thường xuyên và riêng biệt cho mục đích kinh doanh, bạn có thể đủ điều kiện để yêu cầu khấu trừ văn phòng tại nhà. Đây là khoản khấu trừ phổ biến đối với các nhà sáng lập làm việc từ xa, tư vấn viên, freelancer và các nhóm nhỏ.

Các chi phí liên quan đến văn phòng tại nhà có thể bao gồm:

• Một phần tiền thuê nhà hoặc lãi vay thế chấp
• Tiện ích
• Internet
• Bảo hiểm nhà ở
• Chi phí sửa chữa gắn với không gian văn phòng

Quy định khá cụ thể, và không gian làm việc thường phải được dùng thường xuyên và riêng biệt cho kinh doanh. Một phòng trống kiêm luôn phòng khách có thể không đủ điều kiện. Một góc bàn làm việc chuyên dụng trong phòng chỉ dùng cho công việc sẽ có cơ hội đáp ứng tiêu chuẩn cao hơn nhiều.

8. Quãng đường và chi phí xe cộ

Nếu bạn sử dụng ô tô cho mục đích kinh doanh, bạn có thể được khấu trừ các chi phí liên quan đến xe. Điều này có thể bao gồm khấu trừ theo số dặm chuẩn hoặc chi phí xe thực tế, tùy theo phương pháp được sử dụng và thực tế hoạt động của doanh nghiệp.

Hãy theo dõi việc lái xe vì công việc một cách cẩn thận, bao gồm:

• Ngày di chuyển
• Điểm xuất phát và điểm đến
• Số dặm
• Mục đích chuyến đi

Các ví dụ lái xe phục vụ kinh doanh thường gặp gồm đi gặp khách hàng, ghé nhà cung cấp, giao hàng, tham dự sự kiện kết nối hoặc đến một địa điểm làm việc tạm thời. Việc đi từ nhà đến văn phòng cố định thường không đủ điều kiện.

9. Phí bảo hiểm

Bảo hiểm doanh nghiệp thường là một chi phí thiết yếu để vận hành. Tùy theo doanh nghiệp và phạm vi bảo hiểm, phí bảo hiểm có thể được khấu trừ như một chi phí kinh doanh thông thường.

Ví dụ có thể bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp
• Bảo hiểm tài sản thương mại
• Bảo hiểm an ninh mạng
• Bảo hiểm bồi thường cho người lao động
• Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh

Bảo hiểm không chỉ là biện pháp bảo vệ rủi ro. Với nhiều công ty, đó là một phần của chi phí để duy trì hoạt động và phục vụ khách hàng có trách nhiệm.

10. Tiền thuê và tiện ích

Nếu bạn thuê văn phòng, mặt bằng bán lẻ, kho bãi hoặc studio, tiền thuê thường có thể được khấu trừ khi không gian đó được dùng cho hoạt động kinh doanh. Các tiện ích gắn với không gian đó cũng có thể đủ điều kiện.

Nhóm chi phí này có thể bao gồm:

• Tiền thuê văn phòng
• Tiền thuê kho lưu trữ
• Hóa đơn tiện ích
• Dịch vụ internet và điện thoại
• Phí sử dụng không gian làm việc chung

Một lần nữa, chỉ phần chi phí dành cho kinh doanh mới nên được ghi nhận. Hãy lưu hợp đồng thuê, hóa đơn và chứng từ thanh toán ở một nơi.

11. Giáo dục và đào tạo

Các khóa học, chứng chỉ, hội thảo trực tuyến và đào tạo kinh doanh có thể được khấu trừ nếu chúng giúp bạn duy trì hoặc nâng cao kỹ năng sử dụng trong công việc kinh doanh hiện tại.

Điều này có thể bao gồm:

• Hội nghị ngành
• Khóa học trực tuyến
• Chứng chỉ chuyên môn
• Sách và tài liệu kinh doanh
• Workshop và hội thảo

Đào tạo nhằm chuẩn bị cho một nghề hoặc lĩnh vực kinh doanh hoàn toàn mới có thể được xử lý khác, vì vậy hãy ghi chép cẩn thận mục đích.

12. Chi phí khởi nghiệp

Việc thành lập doanh nghiệp thường đi kèm với các khoản chi sớm trước khi doanh thu bắt đầu chảy vào. Một số chi phí khởi nghiệp có thể được khấu trừ hoặc phân bổ theo thời gian, tùy vào bản chất và thời điểm phát sinh.

Các chi phí khởi nghiệp phổ biến có thể bao gồm:

• Nghiên cứu thị trường
• Chi phí pháp lý để thiết lập
• Quảng cáo ban đầu
• Mua phần mềm giai đoạn đầu
• Đăng ký tên miền
• Xây dựng thương hiệu và thiết kế logo
• Tư vấn trước khi ra mắt

Đây là một lý do nữa khiến việc thành lập công ty sớm và giữ riêng toàn bộ chi tiêu khởi nghiệp với tài chính cá nhân là rất hữu ích.

Cách theo dõi khoản khấu trừ đúng cách

Biết các nhóm khấu trừ chỉ là một nửa công việc. Giá trị thực sự đến từ việc lưu trữ hồ sơ tốt.

Một hệ thống thực tế nên bao gồm:

Giữ tài chính doanh nghiệp và cá nhân tách biệt

Mở một tài khoản ngân hàng doanh nghiệp riêng và, nếu phù hợp, một thẻ tín dụng doanh nghiệp. Trộn lẫn các giao dịch sẽ khiến việc ghi sổ khó hơn và có thể gây rắc rối vào mùa thuế.

Lưu hóa đơn ngay lập tức

Đừng dựa vào trí nhớ. Hãy dùng công cụ lưu hóa đơn điện tử, chuyển tiếp email hoặc một thư mục đám mây đơn giản để hồ sơ không bị thất lạc.

Phân loại chi phí một cách nhất quán

Sử dụng cùng một hệ thống danh mục mỗi tháng để sổ sách luôn gọn gàng. Phân loại nhất quán giúp kế toán viên dễ xem xét dữ liệu và lập tờ khai hơn.

Theo dõi số dặm và chuyến đi ngay khi phát sinh

Nhật ký quãng đường dễ duy trì theo thời gian thực hơn là ghi lại sau đó. Hãy dùng ứng dụng hoặc sổ theo dõi thủ công và cập nhật sau mỗi chuyến đi.

Đối chiếu tài khoản hàng tháng

Xem lại sao kê mỗi tháng để bạn có thể phát hiện hóa đơn bị thiếu, giao dịch trùng hoặc phân loại sai trước khi chúng trở thành vấn đề lớn hơn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Ngay cả những chủ doanh nghiệp dày dạn kinh nghiệm cũng mắc phải những lỗi thuế có thể tránh được. Hãy lưu ý các vấn đề sau:

• Khấu trừ chi phí cá nhân như chi phí doanh nghiệp
• Quên ghi lại mục đích kinh doanh của một khoản mua sắm
• Trộn lẫn tài khoản cá nhân và doanh nghiệp
• Bỏ qua các gói thuê bao định kỳ nhỏ
• Chờ đến cuối năm mới sắp xếp hồ sơ
• Bỏ sót chi phí đi lại hoặc văn phòng tại nhà
• Cho rằng mọi khoản chi đều được khấu trừ toàn bộ

Một khoản khấu trừ chỉ thực sự có giá trị nếu nó hợp lệ và có tài liệu chứng minh. Sổ sách sạch sẽ giúp bảo vệ bạn và giúp quá trình chuẩn bị thuế nhanh hơn.

Zenind hỗ trợ ở đâu

Thành lập công ty đúng cách sẽ tạo nền tảng vững hơn cho việc quản lý thuế và tuân thủ. Zenind giúp các doanh nhân thiết lập cấu trúc doanh nghiệp, qua đó có thể giúp việc tách biệt hoạt động kinh doanh khỏi tài chính cá nhân và xây dựng thói quen ghi sổ tốt ngay từ đầu trở nên dễ dàng hơn.

Cấu trúc đó rất quan trọng vì các khoản khấu trừ thuế sẽ dễ theo dõi hơn khi công ty của bạn có hồ sơ rõ ràng, tài khoản chuyên biệt và cách vận hành nhất quán. Nếu bạn đang bắt đầu LLC hoặc chính thức hóa một doanh nghiệp mới, việc thiết lập thực thể đúng cách có thể giúp tiết kiệm thời gian về sau.

Kết luận

Các khoản khấu trừ thuế cho doanh nghiệp nhỏ có thể tạo ra khác biệt đáng kể, đặc biệt trong những năm đầu hoạt động. Bữa ăn công việc, đi lại, quảng cáo, phần mềm, dịch vụ chuyên môn, chi phí văn phòng tại nhà, quãng đường di chuyển, bảo hiểm và chi phí khởi nghiệp đều có thể góp phần giảm thu nhập chịu thuế nếu được xử lý đúng cách.

Cách tiếp cận tốt nhất rất đơn giản: thiết lập doanh nghiệp đúng chuẩn, giữ tài chính doanh nghiệp và cá nhân tách biệt, và ghi lại chi phí ngay khi phát sinh. Với nền tảng đó, mùa khai thuế sẽ trở nên dễ quản lý hơn nhiều.

Đối với hầu hết chủ doanh nghiệp, mục tiêu không phải là săn lùng mọi khoản khấu trừ có thể có. Mục tiêu là xây dựng một hệ thống đáng tin cậy để ghi nhận các chi phí hợp lệ, hỗ trợ tuân thủ và giúp doanh nghiệp phát triển ít trở ngại hơn.