Khấu trừ thuế cho nghệ sĩ: Hướng dẫn thực tế về khoản được trừ, hồ sơ và cấu trúc doanh nghiệp

Nghệ sĩ thường tập trung vào việc sáng tạo, bán và quảng bá tác phẩm của mình, nhưng khía cạnh tài chính của một doanh nghiệp sáng tạo cũng quan trọng không kém. Các khoản khấu trừ thuế có thể làm giảm thu nhập chịu thuế, cải thiện dòng tiền và giúp hoạt động nghệ thuật vận hành giống một doanh nghiệp thực thụ hơn. Khi được xử lý đúng cách, các khoản khấu trừ có thể tạo ra khác biệt đáng kể vào thời điểm khai thuế.

Hướng dẫn này giải thích những khoản khấu trừ thuế phổ biến dành cho nghệ sĩ, những khoản chi thường không đủ điều kiện, cách lưu giữ hồ sơ và vì sao việc lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp có thể giúp bạn tổ chức tốt hơn. Nội dung được viết cho các nhà sáng tạo tại Hoa Kỳ muốn tiếp cận thuế vụ theo cách thực tế mà không mất đi góc nhìn kinh doanh của hoạt động nghệ thuật.

Khấu trừ thuế có ý nghĩa gì đối với nghệ sĩ

Khấu trừ thuế là một khoản chi kinh doanh có thể được trừ khỏi thu nhập trước khi tính thuế. Đối với nghệ sĩ, các khoản khấu trừ có thể áp dụng cho vật liệu, chi phí xưởng, tiếp thị, đi lại, dịch vụ chuyên môn và các khoản chi thông thường, cần thiết khác liên quan đến công việc.

Ý chính rất đơn giản: nếu một khoản chi liên quan trực tiếp đến việc vận hành doanh nghiệp nghệ thuật của bạn, nó có thể đủ điều kiện để khấu trừ. Nếu là chi phí cá nhân, quá mức hoặc không liên quan đến hoạt động kinh doanh, thì thường sẽ không đủ điều kiện.

Những nghệ sĩ coi công việc của mình là một doanh nghiệp thay vì một sở thích thường ở vị thế tốt nhất để yêu cầu khấu trừ. Điều đó thường có nghĩa là ghi sổ sách, theo dõi doanh thu, lưu tài liệu chi phí và cố gắng vận hành với mục tiêu tạo lợi nhuận.

Ai có thể yêu cầu khấu trừ thuế cho nghệ sĩ?

Tại Hoa Kỳ, nghệ sĩ thường có thể yêu cầu khấu trừ nếu hoạt động được thực hiện như một doanh nghiệp. IRS sẽ xem xét hoàn cảnh thực tế, bao gồm việc bạn có:

• Dành thời gian và công sức để phát triển doanh nghiệp nghệ thuật
• Lưu giữ hồ sơ chính xác
• Tiếp thị và bán tác phẩm một cách nhất quán
• Phụ thuộc một phần vào nguồn thu nhập này
• Cố gắng tạo lợi nhuận theo thời gian

Điều này quan trọng vì chi phí của sở thích và chi phí của doanh nghiệp được xử lý khác nhau. Một sở thích có thể tạo ra thu nhập, nhưng các khoản khấu trừ liên quan đến sở thích thường bị giới hạn và không được áp dụng như chi phí kinh doanh.

Nếu bạn đang bán tác phẩm gốc, cấp phép thiết kế, dạy lớp học, nhận đơn đặt hàng riêng, vận hành cửa hàng trực tuyến hoặc tham gia triển lãm với mục đích thương mại, bạn có nhiều khả năng đang hoạt động như một doanh nghiệp.

Vì sao cấu trúc doanh nghiệp quan trọng

Cách bạn tổ chức doanh nghiệp nghệ thuật có thể ảnh hưởng đến mức độ ngăn nắp của tài chính và mức độ dễ dàng khi tách chi tiêu kinh doanh với chi tiêu cá nhân. Nhiều nghệ sĩ chọn thành lập LLC vì điều đó giúp tạo ra bản sắc doanh nghiệp rõ ràng hơn, đơn giản hóa việc ghi chép và hỗ trợ thiết lập chuyên nghiệp hơn.

Zenind giúp doanh nhân thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ một cách hiệu quả, và điều đó có thể hữu ích cho những nghệ sĩ muốn biến công việc sáng tạo thành một công ty chính thức. Một cấu trúc doanh nghiệp phù hợp có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong việc:

• Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Theo dõi riêng các khoản chi được khấu trừ
• Tạo hình ảnh chuyên nghiệp hơn đối với khách hàng và phòng trưng bày
• Giữ mọi thứ ngăn nắp cho việc khai thuế

LLC không tự động thay đổi mọi vấn đề về thuế, nhưng nó có thể giúp thiết lập ranh giới kinh doanh rõ ràng hơn. Với nhiều nghệ sĩ, cấu trúc này là một bước thực tế để xây dựng kỷ luật tài chính tốt hơn.

10 khoản khấu trừ thuế phổ biến cho nghệ sĩ

Dưới đây là một số khoản chi phổ biến mà nghệ sĩ có thể được khấu trừ. Hãy luôn giữ hóa đơn và hồ sơ chứng minh mục đích kinh doanh của từng khoản chi.

1. Vật liệu nghệ thuật

Các vật liệu dùng để tạo tác phẩm thường có thể được khấu trừ. Điều này có thể bao gồm:

• Sơn
• Vải toan
• Đất sét
• Cọ vẽ
• Mực
• Giấy
• Chỉ
• Bút màu
• Các vật liệu tiêu hao khác

Nếu vật liệu được dùng để sản xuất tác phẩm nghệ thuật, chúng thường là một trong những khoản khấu trừ dễ theo dõi nhất.

2. Tiền thuê xưởng và tiện ích

Nếu bạn thuê một không gian xưởng, tiền thuê có thể đủ điều kiện là chi phí kinh doanh. Các tiện ích như điện, nước, internet và sưởi ấm cũng có thể được khấu trừ nếu phục vụ cho xưởng.

Nếu bạn làm việc tại nhà, bạn có thể được khấu trừ một phần chi phí liên quan đến nhà ở theo quy định văn phòng tại nhà, với điều kiện không gian đó được sử dụng thường xuyên và độc quyền cho mục đích kinh doanh.

3. Chi phí xưởng tại nhà

Một xưởng tại nhà có thể tạo ra các khoản khấu trừ giá trị, nhưng cần áp dụng quy tắc cẩn thận. Một số chi phí có thể được khấu trừ trực tiếp, trong khi số khác có thể được phân bổ theo tỷ lệ phần trăm diện tích nhà được dùng cho kinh doanh.

Các khoản chi có thể bao gồm:

• Một phần tiền thuê nhà hoặc lãi thế chấp
• Thuế tài sản
• Bảo hiểm chủ nhà hoặc người thuê nhà
• Tiện ích
• Sửa chữa liên quan đến khu vực xưởng

Tài liệu là rất quan trọng ở đây vì các khoản khấu trừ văn phòng tại nhà thường bị xem xét kỹ hơn so với các khoản chi vật tư đơn giản.

4. Tiếp thị và quảng cáo

Các khoản chi dùng để quảng bá doanh nghiệp nghệ thuật của bạn có thể được khấu trừ. Điều này có thể bao gồm:

• Thiết kế và lưu trữ website
• Quảng cáo trực tuyến
• Tờ rơi in ấn
• Danh thiếp
• Catalog
• Công cụ tiếp thị trên mạng xã hội
• Ảnh hoặc video quảng bá

Nếu khoản chi nhằm thu hút người mua, khách hàng hoặc cơ hội từ phòng trưng bày, nó có thể đủ điều kiện là chi phí quảng bá kinh doanh.

5. Chi phí website và phần mềm

Nhiều nghệ sĩ dựa vào công cụ số để vận hành doanh nghiệp. Các khoản chi này thường có thể được khấu trừ khi được dùng cho mục đích kinh doanh.

Ví dụ gồm:

• Phí nền tảng thương mại điện tử
• Phí website danh mục tác phẩm
• Phần mềm email marketing
• Phần mềm thiết kế
• Lưu trữ đám mây
• Phần mềm kế toán
• Công cụ quản lý dự án

Nếu một công cụ giúp bạn quản lý đơn hàng, hóa đơn, liên lạc hoặc công việc thiết kế, nó có thể là một phần chi phí vận hành được khấu trừ.

6. Dịch vụ chuyên môn

Phí dịch vụ liên quan đến kinh doanh cũng có thể đủ điều kiện. Điều này bao gồm chi phí cho:

• Chuẩn bị thuế
• Ghi sổ kế toán
• Tư vấn pháp lý
• Nộp hồ sơ bản quyền
• Rà soát hợp đồng
• Tư vấn kinh doanh

Nghệ sĩ thường cần hỗ trợ để bảo vệ tài sản trí tuệ, quản lý hợp đồng và duy trì tuân thủ. Những chi phí dịch vụ này thường là một phần của chi phí kinh doanh.

7. Đi lại vì mục đích kinh doanh

Chi phí đi lại có thể được khấu trừ khi chúng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp nghệ thuật của bạn. Các ví dụ phổ biến gồm chuyến đi để:

• Tham dự hội chợ nghệ thuật
• Họp với phòng trưng bày
• Gặp khách hàng
• Tham gia workshop
• Thực hiện residency
• Lắp đặt tác phẩm
• Tham gia triển lãm

Chi phí đi lại được khấu trừ có thể bao gồm vé máy bay, chỗ ở, phương tiện di chuyển và các khoản chi liên quan đến kinh doanh khác. Thời gian tham quan cá nhân hoặc nghỉ dưỡng thường phải được tách riêng khỏi phần kinh doanh.

8. Chi phí xe cộ

Nếu bạn sử dụng xe cho mục đích kinh doanh, chẳng hạn như vận chuyển tác phẩm, vật liệu hoặc thiết bị, bạn có thể được khấu trừ một phần chi phí đó. Các khoản khấu trừ phổ biến gồm:

• Xăng
• Bảo dưỡng
• Sửa chữa
• Bảo hiểm
• Phí đăng ký xe
• Khấu hao, trong một số trường hợp

Thông thường bạn sẽ cần theo dõi số dặm cẩn thận và phân biệt quãng đường kinh doanh với quãng đường cá nhân.

9. Vận chuyển và đóng gói

Nghệ sĩ bán và gửi tác phẩm đi có thể được khấu trừ các chi phí liên quan đến vận chuyển. Điều đó có thể bao gồm:

• Cước bưu chính
• Nhãn vận chuyển
• Thùng hộp
• Băng keo đóng gói
• Vật liệu bảo vệ
• Phí vận chuyển hàng hóa

Điều này đặc biệt quan trọng đối với nghệ sĩ bán hàng trực tuyến hoặc gửi tác phẩm đến phòng trưng bày, người mua hay địa điểm triển lãm.

10. Giáo dục và phát triển chuyên môn

Chi phí đào tạo giúp nâng cao kỹ năng hoặc hoạt động kinh doanh nghệ thuật của bạn có thể được khấu trừ nếu nó liên quan đến công việc hiện tại. Ví dụ:

• Workshop
• Hội thảo
• Lớp học
• Hội nghị
• Đánh giá hồ sơ tác phẩm
• Đào tạo kinh doanh

Khoản chi này nên giúp duy trì hoặc cải thiện doanh nghiệp hiện tại, chứ không chỉ chuẩn bị cho một nghề hoàn toàn mới.

Những khoản khấu trừ khác nghệ sĩ có thể bỏ sót

Một số khoản chi rất dễ bị quên vì chúng diễn ra ở phía sau hoạt động hằng ngày. Tùy theo thực tế, các khoản sau cũng có thể được khấu trừ:

• Bảo hiểm cho tài sản kinh doanh hoặc bảo hiểm trách nhiệm
• Phí hội viên của các tổ chức nghề nghiệp
• Phí đăng ký tạp chí chuyên ngành
• Phí ngân hàng cho tài khoản doanh nghiệp
• Lãi trên thẻ tín dụng doanh nghiệp hoặc khoản vay doanh nghiệp
• Nội thất văn phòng và thiết bị nhỏ
• Phần sử dụng điện thoại di động gắn với hoạt động kinh doanh
• Chi phí chụp ảnh để lưu hồ sơ hoặc quảng bá tác phẩm
• Hoa hồng trả cho phòng trưng bày hoặc đại lý

Không phải mọi khoản chi đều đủ điều kiện trong mọi trường hợp, nhưng đây là những khoản đáng xem xét khi chuẩn bị thuế.

Những khoản chi nghệ sĩ thường không thể khấu trừ

Chỉ vì một khoản chi hỗ trợ lối sống của bạn không có nghĩa là nó đủ điều kiện là chi phí kinh doanh. Một số chi phí không được khấu trừ hoặc chỉ được khấu trừ trong những trường hợp giới hạn.

Chi phí sinh hoạt cá nhân

Quần áo cá nhân, thực phẩm, giải trí và bữa ăn không phục vụ kinh doanh thường không được khấu trừ. Nếu khoản chi chủ yếu là cá nhân, nó thường không nên xuất hiện trên tờ khai kinh doanh.

Chi tiêu lẫn giữa cá nhân và kinh doanh

Nếu một món đồ được dùng vừa cho kinh doanh vừa cho mục đích cá nhân, chỉ phần dùng cho kinh doanh mới có thể đủ điều kiện. Điện thoại di động, hóa đơn internet hoặc xe cộ là những ví dụ phổ biến.

Mua sắm tài sản vốn

Các khoản mua lớn có thời gian sử dụng dài có thể phải khấu hao thay vì trừ toàn bộ một lần. Điều đó bao gồm một số thiết bị, đồ nội thất và cải tạo tài sản.

Chi phí sở thích

Nếu IRS xác định hoạt động nghệ thuật của bạn là sở thích thay vì doanh nghiệp, các lựa chọn khấu trừ có thể bị hạn chế. Đây là lý do vì sao hồ sơ, tính đều đặn của thu nhập và mục đích kinh doanh đều quan trọng.

Tiền phạt và chế tài

Tiền phạt của chính phủ, chế tài và các khoản tương tự thường không được khấu trừ.

Chi phí không thực tế hoặc quá mức

Một khoản chi thường phải là thông thường và cần thiết cho doanh nghiệp. Các khoản chi xa xỉ hoặc không liên quan có thể không được chấp nhận.

Cách lưu giữ hồ sơ tốt

Quản lý hồ sơ chặt chẽ là một trong những thói quen tốt nhất mà nghệ sĩ có thể xây dựng. Ngay cả những khoản khấu trừ hợp lệ cũng có thể trở thành vấn đề nếu không có tài liệu chứng minh.

Một hệ thống đơn giản nên theo dõi:

• Ngày mua
• Nhà cung cấp hoặc bên nhận thanh toán
• Số tiền đã trả
• Mục đích kinh doanh
• Hóa đơn hoặc biên lai
• Nhật ký số dặm cho việc đi lại
• Ghi chú về việc khoản chi là chỉ dành cho kinh doanh hay dùng hỗn hợp

Hãy dùng tài khoản ngân hàng và thẻ tín dụng riêng cho doanh nghiệp khi có thể. Điều đó giúp nhận diện chi phí được khấu trừ dễ hơn và tránh nhầm lẫn giữa chi tiêu cá nhân với chi phí kinh doanh.

Bạn cũng nên lưu bản sao điện tử của hóa đơn và biên nhận. Hồ sơ giấy có thể phai hoặc thất lạc, còn bản quét lưu trữ sẽ tạo thêm lớp bảo vệ.

Nghệ sĩ có thể chuẩn bị cho mùa thuế như thế nào

Mùa thuế sẽ dễ hơn nhiều nếu bạn duy trì hồ sơ tài chính trong suốt cả năm. Một vài thói quen thực tế có thể giảm áp lực:

• Rà soát giao dịch hàng tháng
• Đối chiếu tài khoản kinh doanh thường xuyên
• Phân loại chi phí ngay khi phát sinh
• Lưu biên lai ngay lập tức
• Giữ bản sao hợp đồng và hóa đơn
• Theo dõi thu nhập từ mọi khách hàng hoặc nền tảng
• Dành sẵn tiền cho thuế tạm tính nếu bạn là người tự doanh

Nhiều nghệ sĩ làm việc như nhà thầu độc lập, chủ doanh nghiệp cá thể hoặc chủ LLC được đánh thuế theo cơ chế pass-through. Trong những trường hợp đó, thuế tạm tính có thể cần được nộp trong năm thay vì chỉ vào thời điểm khai thuế.

Khi nào nên làm việc với chuyên gia thuế

Doanh nghiệp nghệ thuật có thể liên quan đến thu nhập không ổn định, bán hàng quốc tế, đơn đặt hàng, cấp phép, tiền thuê xưởng, giao dịch trực tuyến và chi phí dùng chung. Chuyên gia thuế có thể giúp bạn áp dụng đúng quy tắc và tránh sai sót.

Hãy cân nhắc nhờ hỗ trợ chuyên môn nếu bạn:

• Có thu nhập từ nhiều kênh
• Vận hành doanh nghiệp nghệ thuật đang phát triển
• Dùng xưởng tại nhà
• Bán hàng qua nhiều bang hoặc trực tuyến
• Có nhân viên hoặc nhà thầu phụ
• Muốn hiểu liệu LLC hay cấu trúc khác có phù hợp với mục tiêu của bạn không

Một cố vấn am hiểu có thể giúp bạn tuân thủ quy định trong khi vẫn xác định được những khoản khấu trừ mà bạn có thể bỏ sót.

Vì sao nghệ sĩ nên suy nghĩ như chủ doanh nghiệp

Khi một hoạt động nghệ thuật càng giống một doanh nghiệp chính thức, việc quản lý thuế, lập kế hoạch tăng trưởng và bảo vệ lợi nhuận càng trở nên dễ dàng hơn. Điều đó không chỉ đơn giản là bán tác phẩm. Nó còn là tạo ra hệ thống cho kế toán, định giá, hợp đồng và vận hành.

Với nhiều nghệ sĩ, việc thành lập LLC là một phần của sự thay đổi đó. Một cấu trúc doanh nghiệp có thể giúp tách hoạt động sáng tạo khỏi tài chính cá nhân và làm cho việc chuẩn bị thuế bớt rối hơn. Zenind hỗ trợ các nhà sáng lập muốn thành lập doanh nghiệp tại Hoa Kỳ với nền tảng chuyên nghiệp hơn, bao gồm cả những nghệ sĩ sẵn sàng xây dựng một công ty thực sự quanh tác phẩm của mình.

Lời kết

Các khoản khấu trừ thuế có thể tạo ra khác biệt lớn cho nghệ sĩ, nhưng chỉ khi chi phí được theo dõi cẩn thận và doanh nghiệp được vận hành với kỷ luật. Vật liệu, chi phí xưởng, đi lại, phần mềm, tiếp thị và dịch vụ chuyên môn đều đáng được xem xét, trong khi các khoản chi cá nhân và không liên quan nên được loại khỏi tờ khai kinh doanh.

Nếu bạn nghiêm túc coi nghệ thuật của mình là một doanh nghiệp, hãy bắt đầu từ những điều cơ bản: thành lập đúng pháp nhân, tách biệt tài chính, lưu hồ sơ tốt và làm việc với chuyên gia thuế khi cần. Sự kết hợp đó giúp nghệ sĩ bớt lo về thuế và dành nhiều thời gian hơn cho việc sáng tạo.