Điều làm việc ngoài giờ tiết lộ về văn hóa nơi làm việc của các doanh nghiệp nhỏ

Làm việc ngoài giờ thường được xem như một dấu hiệu đáng tự hào. Ở nhiều nơi làm việc, ở lại muộn có thể thể hiện sự tận tâm, tính cấp bách hoặc tham vọng. Tuy nhiên, đối với các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ, làm thêm giờ không chỉ là vấn đề về lịch làm việc. Đây còn là một tín hiệu cho thấy doanh nghiệp có thể đang cần được chú ý, dù là ở khâu nhân sự, thiết kế quy trình, kỳ vọng của lãnh đạo hay kế hoạch phân bổ khối lượng công việc.

Lực lượng lao động hiện đại vẫn chịu ảnh hưởng mạnh của quan niệm rằng làm việc nhiều giờ đồng nghĩa với sự cống hiến. Nhưng làm thêm giờ có thể mang ý nghĩa rất khác nhau tùy vào bối cảnh. Đôi khi đó là phản ứng tạm thời trước giai đoạn tăng trưởng. Khi khác, nó phản ánh sự kém hiệu quả kéo dài. Trong một số trường hợp, nó cho thấy đội ngũ đang thiếu nhân sự hoặc các nhà quản lý chưa xây dựng được hệ thống rõ ràng để ưu tiên công việc.

Đối với người sáng lập, câu hỏi thực sự không phải là có làm thêm giờ hay không. Câu hỏi là vì sao điều đó xảy ra, tần suất ra sao, và nó nói gì về tình trạng sức khỏe của doanh nghiệp.

Vì sao nhân viên làm thêm giờ

Mọi người thường không làm việc thêm giờ chỉ vì một lý do duy nhất. Làm thêm giờ thường là kết quả của nhiều áp lực chồng lấn.

Khối lượng công việc quá nhiều, thời gian quá ít

Lý do phổ biến nhất khiến nhân viên ở lại muộn là khối lượng công việc quá tải. Hạn chót dồn dập, dự án mở rộng, và các yêu cầu khẩn cấp đẩy công việc đã lên kế hoạch sang bên. Khi tình trạng này xảy ra thường xuyên, làm thêm giờ trở thành triệu chứng của một vấn đề lập kế hoạch hơn là dấu hiệu của nỗ lực vượt trội.

Cuộc họp và sự gián đoạn

Một ngày làm việc đầy cuộc họp có thể không còn nhiều thời gian liền mạch để tập trung hoàn thành công việc. Cộng thêm tin nhắn liên tục, các cuộc gọi bất ngờ và thay đổi phút chót, nhân viên có thể phải làm tiếp sau giờ hành chính chỉ để hoàn tất những việc đáng lẽ đã xong sớm hơn.

Áp lực phải chứng minh sự tận tâm

Ở một số nơi làm việc, nhân viên cảm thấy họ cần ở lại muộn để trông có vẻ đáng tin cậy hoặc tham vọng. Ngay cả khi không ai yêu cầu làm thêm giờ một cách công khai, văn hóa công ty vẫn có thể âm thầm khuyến khích điều đó. Loại áp lực này đặc biệt phổ biến trong các ngành cạnh tranh hoặc công ty giai đoạn đầu, nơi nhân viên muốn nổi bật.

Động lực tài chính

Với nhân viên làm theo giờ, tiền làm thêm có thể là một động lực. Làm thêm nhiều giờ có thể hữu ích khi nó giúp trang trải chi phí hoặc tăng thu nhập. Nhưng chỉ riêng tiền công cũng không làm cho làm thêm giờ trở nên bền vững nếu nó trở thành kỳ vọng thường xuyên.

Ranh giới mờ giữa công việc và cuộc sống cá nhân

Làm việc từ xa và mô hình kết hợp đã khiến công việc dễ tràn ra ngoài giờ tiêu chuẩn hơn. Nếu không có ranh giới rõ ràng, nhân viên có thể trả lời tin nhắn vào buổi tối, hoàn thành nhiệm vụ vào ban đêm hoặc đăng nhập vào cuối tuần. Theo thời gian, điều này có thể bình thường hóa trạng thái luôn sẵn sàng một phần.

Các nhà quản lý nghĩ gì về làm thêm giờ

Các nhà quản lý thường nhìn nhận làm thêm giờ tích cực hơn nhân viên. Từ góc độ lãnh đạo, làm việc muộn có thể giống như sự phản hồi nhanh, lòng trung thành hoặc quyết tâm. Nhưng từ góc nhìn của nhân viên, điều đó lại có thể là dấu hiệu cho thấy kỳ vọng về khối lượng công việc là không thực tế.

Sự khác biệt này rất quan trọng. Nếu nhà quản lý hiểu làm thêm giờ là bằng chứng cho thấy đội ngũ tận tâm, họ có thể bỏ qua vấn đề cốt lõi. Doanh nghiệp rất dễ nhầm lẫn giữa hoạt động và tiến bộ. Nhân viên có thể đang làm việc chăm chỉ hơn, nhưng chưa chắc đang làm việc theo cách bền vững hoặc hiệu quả.

Các nhà quản lý cũng có xu hướng đánh giá làm thêm giờ qua lăng kính đầu ra. Nếu công việc hoàn thành, họ có thể ít bận tâm đến số giờ cần thiết. Cách tiếp cận đó có thể hữu ích trong ngắn hạn, nhưng rất rủi ro nếu trở thành mô hình vận hành dài hạn. Sớm muộn gì, làm thêm giờ quá mức cũng có thể dẫn đến kiệt sức, nghỉ việc, sai sót và tinh thần sa sút.

Với chủ doanh nghiệp nhỏ, mục tiêu nên là đo lường kết quả mà không khuyến khích việc kéo dài sức quá mức một cách mãn tính.

Những chi phí ẩn của làm thêm giờ

Làm thêm giờ có những hệ quả thực tế rất dễ bị bỏ qua khi hạn chót đang gấp.

Kiệt sức

Những giai đoạn làm việc quá sức kéo dài có thể làm cạn kiệt năng lượng, động lực và sự sáng tạo. Kiệt sức không phải lúc nào cũng xuất hiện ngay lập tức. Nó thường tích tụ dần khi nhân viên mất khả năng hồi phục giữa các ngày làm việc.

Chất lượng công việc giảm

Mệt mỏi ảnh hưởng đến khả năng phán đoán và sự chú ý đến chi tiết. Một nhân viên đã phải làm khuya trong nhiều tuần vẫn có thể tạo ra đầu ra, nhưng chất lượng đầu ra đó có thể giảm sút. Trong các doanh nghiệp chịu quản lý chặt hoặc nhiều giấy tờ, điều này có thể tạo ra lỗi không đáng có.

Vấn đề về tinh thần tập thể

Nếu một nhân viên thường xuyên làm muộn trong khi những người khác về đúng giờ, sự bất mãn có thể hình thành. Một số thành viên trong nhóm có thể cảm thấy bị áp lực phải chạy theo nhịp độ đó, trong khi những người khác bắt đầu tin rằng chỉ có làm thêm giờ mới được đánh giá cao.

Rủi ro giữ chân nhân sự

Nhân viên cảm thấy mình bị quá tải liên tục thường bắt đầu tìm công việc khác. Việc thay thế họ tốn thời gian và tiền bạc. Đối với các công ty nhỏ, mất đi chỉ một nhân viên có kinh nghiệm cũng có thể làm gián đoạn hoạt động đáng kể.

Sức khỏe và sự an lành

Những giai đoạn ngồi lâu, căng thẳng và ít thời gian nghỉ ngơi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe thể chất và tinh thần. Ngay cả làm thêm giờ thỉnh thoảng cũng trở thành vấn đề nếu nó trở thành trạng thái mặc định thay vì ngoại lệ.

Làm thêm giờ nói gì về văn hóa nơi làm việc

Làm thêm giờ không chỉ là vấn đề lịch làm việc. Nó phản ánh văn hóa của tổ chức.

Nếu nhân viên thường xuyên ở lại muộn, hãy tự hỏi vì sao.

• Ưu tiên có đang không rõ ràng không?
• Có quá nhiều dự án đang triển khai cùng lúc không?
• Đội ngũ có đang thiếu nhân sự không?
• Các cuộc họp có đang chiếm mất thời gian làm việc hiệu quả không?
• Lãnh đạo có đang làm gương về nhịp độ làm việc lành mạnh không?
• Nhân viên có sợ nói không không?

Một môi trường làm việc lành mạnh không nên đòi hỏi làm việc sau giờ hành chính liên tục mới có thể vận hành. Làm thêm giờ thỉnh thoảng có thể là điều không thể tránh khỏi trong các đợt ra mắt, giai đoạn nhu cầu theo mùa hoặc tình huống khẩn cấp. Nhưng khi nó trở thành bình thường, doanh nghiệp nên xem đó là tín hiệu cảnh báo.

Văn hóa được hình thành bởi những gì lãnh đạo chấp nhận, khen thưởng và bỏ qua. Nếu làm thêm giờ luôn được khen ngợi mà không xem xét nguyên nhân, công ty có thể vô tình dạy mọi người rằng kiệt sức là một phần của thành công.

Cách chủ doanh nghiệp nhỏ giảm làm thêm giờ không cần thiết

Giảm làm thêm giờ không có nghĩa là hạ thấp tiêu chuẩn. Điều đó có nghĩa là xây dựng một cách làm việc hiệu quả hơn và thực tế hơn để đạt được những tiêu chuẩn đó.

1. Làm rõ ưu tiên

Khi mọi thứ đều khẩn cấp, thì chẳng có gì thật sự khẩn cấp. Hãy cho nhân viên biết điều gì quan trọng nhất để họ có thể tập trung thời gian vào nơi tạo ra tác động lớn nhất.

2. Hạn chế quá tải cuộc họp

Các cuộc họp nên hỗ trợ thực thi, không thay thế nó. Hãy rà soát các cuộc họp định kỳ và loại bỏ những cuộc họp không còn phục vụ mục đích rõ ràng. Bảo vệ các khung thời gian cho công việc tập trung cao độ.

3. Lên kế hoạch năng lực một cách trung thực

Nếu đội ngũ của bạn không thể hoàn thành khối lượng công việc trong giờ làm bình thường, vấn đề có thể là năng lực chứ không phải nỗ lực. Hãy xem xét lại nhân sự, hạn chót và kỳ vọng trước khi làm thêm giờ trở thành thói quen.

4. Tài liệu hóa các quy trình lặp lại

Càng nhiều công việc phụ thuộc vào trí nhớ và ứng biến, thời gian thực hiện càng dài. Các quy trình vận hành tiêu chuẩn rõ ràng giúp đội ngũ làm việc nhanh hơn và giảm việc làm lại không cần thiết.

5. Đặt ranh giới từ cấp lãnh đạo

Lãnh đạo tạo ra tông giọng cho cả tổ chức. Nếu chủ doanh nghiệp và quản lý gửi tin nhắn khuya, trả lời email vào cuối tuần hoặc tôn vinh sự kiệt sức, nhân viên sẽ đi theo khuôn mẫu đó. Một ví dụ lành mạnh hơn sẽ tạo ra thói quen lành mạnh hơn.

6. Rà soát quy trình làm việc thường xuyên

Nhu cầu kinh doanh thay đổi. Một quy trình hiệu quả trong quý trước có thể không còn phù hợp nữa. Việc rà soát quy trình thường xuyên có thể phát hiện điểm nghẽn trước khi chúng trở thành vấn đề làm thêm giờ.

7. Sử dụng công cụ giúp tiết kiệm thời gian

Chủ doanh nghiệp nhỏ đã phải xoay xở với quá nhiều việc. Các hệ thống phù hợp có thể giảm khối lượng hành chính, giữ hồ sơ gọn gàng và giúp đội ngũ dành ít thời gian hơn cho các tác vụ lặp lại.

Vì sao điều này quan trọng với người sáng lập

Với một người sáng lập, từng giờ đều có giá trị. Thời gian dành cho làm thêm giờ có thể tránh được là thời gian không dành cho tăng trưởng, chiến lược, quan hệ khách hàng hoặc phát triển sản phẩm.

Điều này đặc biệt đúng trong giai đoạn đầu của doanh nghiệp. Chủ doanh nghiệp mới thường ôm quá nhiều việc, rồi kỳ vọng đội ngũ cũng làm như vậy. Nhưng tăng trưởng dài hạn phụ thuộc vào việc xây dựng một cấu trúc có thể vận hành mà không cần những nỗ lực anh hùng liên tục.

Một công ty mạnh không phải là công ty mà ai cũng luôn làm muộn. Đó là công ty mà đội ngũ biết mình cần làm gì, có công cụ để làm tốt, và có thể hoàn thành trong một lịch trình bền vững.

Đó cũng là lúc Zenind có thể hỗ trợ. Bằng cách đơn giản hóa việc thành lập doanh nghiệp và các công việc hành chính thường xuyên, Zenind giúp người sáng lập có thêm thời gian tập trung vào chiến lược thay vì giấy tờ. Khi công việc tuân thủ định kỳ được xử lý hiệu quả, sẽ dễ hơn để giữ doanh nghiệp vận hành theo một nhịp độ lành mạnh.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp của bạn đang phụ thuộc quá nhiều vào làm thêm giờ

Nếu bạn chưa chắc liệu làm thêm giờ đã trở thành vấn đề mang tính hệ thống hay chưa, hãy chú ý các dấu hiệu sau:

• Nhân viên thường xuyên bỏ bữa trưa hoặc ở lại muộn để hoàn thành các nhiệm vụ cốt lõi.
• Hạn chót chỉ được đáp ứng nhờ làm việc sau giờ hành chính.
• Những người giống nhau luôn phải gánh thêm khối lượng việc.
• Năng suất trong ngày giảm vì mọi người để dành công việc cho sau.
• Thành viên trong nhóm trông mệt mỏi, mất tập trung hoặc bực bội.
• Quản lý cho rằng làm thêm giờ là chuyện bình thường thay vì hỏi vì sao nó xảy ra.

Nếu có vài dấu hiệu trong số này đúng, doanh nghiệp có thể cần xem xét lại quy trình chứ không chỉ nhắc mọi người làm việc chăm chỉ hơn.

Xây dựng nhịp làm việc tốt hơn

Giải pháp thay thế tốt nhất cho tình trạng làm thêm giờ kéo dài không phải là lười biếng. Đó là thiết kế.

Một doanh nghiệp vận hành tốt tạo ra không gian cho công việc tập trung, kế hoạch thực tế và kỳ vọng có thể dự đoán được. Nó tránh việc dùng giờ làm thêm như một sự thay thế cho hệ thống tốt. Nó cũng nhận ra rằng nhân viên có thể phục hồi giữa các ngày làm việc sẽ có nhiều khả năng duy trì năng suất, gắn bó và tinh thần tích cực hơn.

Khi chủ doanh nghiệp nhỏ xây dựng được môi trường như vậy, họ không chỉ có nhân viên hài lòng hơn. Họ còn có khả năng thực thi tốt hơn, giữ chân nhân sự tốt hơn và một con đường tăng trưởng đáng tin cậy hơn.

Kết luận

Làm việc ngoài giờ đôi khi là điều cần thiết, nhưng không bao giờ nên là thước đo thành công mặc định. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc thường xuyên làm việc sau giờ hành chính thường cho thấy những vấn đề sâu hơn trong lập kế hoạch, giao tiếp hoặc năng lực.

Các nhà lãnh đạo thông minh xem làm thêm giờ như một tín hiệu. Họ hỏi điều gì đang thúc đẩy nó, liệu nó có bền vững hay không, và doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả hơn như thế nào mà không phụ thuộc vào kiệt sức.

Nếu bạn đang xây dựng một công ty, mục tiêu không phải là chứng minh rằng mọi người có thể làm việc không ngừng. Mục tiêu là tạo ra một doanh nghiệp vận hành tốt.