Cách bắt đầu một công ty tư vấn: Thiết lập tại Hoa Kỳ, định giá và phát triển khách hàng

Bắt đầu một công ty tư vấn là một trong những cách thực tế nhất để biến chuyên môn nghề nghiệp thành một doanh nghiệp linh hoạt, có khả năng mở rộng. Nếu bạn hiểu sâu về một ngành, quy trình hoặc bộ kỹ năng cụ thể, bạn có thể đã có nền tảng cho một hoạt động tư vấn sinh lợi.

Thách thức không chỉ nằm ở việc bạn giỏi chuyên môn. Quan trọng hơn là xây dựng một doanh nghiệp xoay quanh chuyên môn đó. Điều này có nghĩa là chọn một thị trường ngách, thành lập loại hình pháp lý phù hợp, đặt mức giá hỗ trợ tăng trưởng, tạo ra một nguồn khách hàng ổn định và xây dựng hệ thống để bạn có thể cung cấp dịch vụ nhất quán.

Hướng dẫn này sẽ đi qua các bước chính để ra mắt một công ty tư vấn tại Hoa Kỳ, từ khâu lập kế hoạch ban đầu đến những buổi làm việc đầu tiên với khách hàng và xa hơn nữa.

Công ty tư vấn làm gì

Một công ty tư vấn cung cấp lời khuyên chuyên môn, khuyến nghị và hỗ trợ chiến lược để giúp khách hàng giải quyết vấn đề hoặc cải thiện hiệu quả hoạt động. Chuyên gia tư vấn có thể làm việc với các công ty khởi nghiệp, doanh nghiệp đã hoạt động lâu năm, tổ chức phi lợi nhuận hoặc các chuyên gia cá nhân.

Các nhóm tư vấn phổ biến bao gồm:

• Chiến lược kinh doanh
• Vận hành và cải tiến quy trình
• Tiếp thị và định vị thương hiệu
• Nhân sự và tuyển dụng
• Tư vấn tài chính
• Công nghệ và hệ thống CNTT
• Tuân thủ và quản trị rủi ro
• Vận hành trong lĩnh vực y tế và chăm sóc sức khỏe
• Bán hàng và thành công của khách hàng

Mô hình tư vấn phù hợp với kinh doanh vì khách hàng thường trả tiền cho kiến thức chuyên sâu, chứ không phải cho hàng tồn kho hay sản phẩm vật lý. Điều đó có thể giúp chi phí khởi nghiệp tương đối thấp.

Bước 1: Xác định thị trường ngách của bạn

Một đề xuất tư vấn quá rộng sẽ khó bán. Một đề xuất cụ thể sẽ dễ để khách hàng tiềm năng hiểu, tin tưởng và mua hơn.

Hãy bắt đầu bằng cách xác định ba điều:

• Bạn hiểu sâu về điều gì
• Bạn có thể giải quyết lặp đi lặp lại những vấn đề nào
• Ai là người có khả năng chi trả cao nhất cho giải pháp đó

Ví dụ, thay vì định vị mình là một nhà tư vấn kinh doanh chung chung, bạn có thể tập trung vào một trong các lĩnh vực sau:

• Giúp các hãng luật nhỏ tối ưu quy trình tiếp nhận hồ sơ và thanh toán
• Tư vấn cho các phòng khám về hiệu quả quy trình làm việc
• Hỗ trợ các công ty SaaS với quy trình tiếp nhận khách hàng
• Giúp nhà sản xuất giảm các điểm nghẽn vận hành
• Hướng dẫn các doanh nghiệp dịch vụ địa phương lập kế hoạch tiếp thị

Một thị trường ngách hẹp giúp bạn tạo thông điệp rõ ràng hơn, các case study mạnh hơn và các gói dịch vụ tập trung hơn. Nó cũng giúp việc giới thiệu khách hàng dễ dàng hơn vì mọi người biết chính xác bạn làm gì.

Bước 2: Xác thực nhu cầu thị trường

Trước khi đầu tư nhiều thời gian vào thương hiệu hay thủ tục thành lập, hãy xác nhận rằng có người thực sự cần dịch vụ của bạn.

Các cách xác thực nhu cầu bao gồm:

• Xem các trang tuyển dụng để tìm những vấn đề lặp lại trong thị trường mục tiêu của bạn
• Phỏng vấn khách hàng tiềm năng về những thách thức lớn nhất của họ
• Xem đối thủ đang cung cấp những dịch vụ nào đang có nhu cầu
• Đọc các diễn đàn ngành, bản tin và ấn phẩm chuyên ngành
• Kiểm tra một trang đích hoặc một đề xuất đơn giản trước khi xây dựng website hoàn chỉnh

Bạn không cần nghiên cứu thị trường hoàn hảo để bắt đầu. Nhưng bạn cần đủ bằng chứng cho thấy dịch vụ của bạn giải quyết một vấn đề thực sự và cấp bách.

Nhu cầu mạnh thường thể hiện ở một hoặc nhiều dấu hiệu sau:

• Doanh nghiệp đã sẵn sàng chi tiền cho vấn đề đó
• Vấn đề ảnh hưởng đến doanh thu, chi phí, tuân thủ hoặc tăng trưởng
• Người ra quyết định có thể nhanh chóng hiểu giá trị của giải pháp
• Vấn đề xảy ra đủ thường xuyên để tạo ra công việc tư vấn lặp lại

Bước 3: Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

Phần lớn các nhà tư vấn bắt đầu bằng cách thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (LLC) hoặc công ty cổ phần. Lựa chọn phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu, tình hình thuế và cách bạn muốn vận hành.

Các lựa chọn phổ biến

Doanh nghiệp tư nhân

• Cấu trúc đơn giản nhất
• Có thể ít thủ tục hơn
• Không tách biệt trách nhiệm pháp lý giữa bạn và doanh nghiệp

LLC

• Phổ biến với nhà tư vấn và các doanh nghiệp nhỏ
• Giúp tách biệt trách nhiệm pháp lý cá nhân và doanh nghiệp
• Linh hoạt và tương đối dễ quản lý

Công ty cổ phần

• Có thể phù hợp hơn với nhà tư vấn dự định huy động vốn hoặc có thêm cổ đông
• Yêu cầu thủ tục chính thức hơn và duy trì thường xuyên hơn

Đối với nhiều nhà tư vấn mới, LLC là một điểm khởi đầu thực tế vì cân bằng được sự đơn giản, bảo vệ trách nhiệm pháp lý và tính chuyên nghiệp. Nếu bạn không chắc cấu trúc nào phù hợp với mình, hãy tham khảo luật sư hoặc chuyên gia thuế đủ năng lực.

Zenind có thể giúp doanh nhân thành lập pháp nhân và duy trì tổ chức với hỗ trợ nộp hồ sơ và tuân thủ, điều này hữu ích khi bạn muốn chuyển nhanh từ ý tưởng sang ra mắt.

Bước 4: Đăng ký tên doanh nghiệp của bạn

Tên doanh nghiệp nên dễ nhớ, chuyên nghiệp và liên quan đến dịch vụ bạn cung cấp.

Trước khi chốt tên:

• Tra cứu cơ sở dữ liệu doanh nghiệp của bang bạn
• Kiểm tra khả năng đăng ký tên miền
• Rà soát xung đột nhãn hiệu
• Đảm bảo tên dễ đánh vần và dễ phát âm

Nếu bạn có kế hoạch xây dựng thương hiệu quanh công ty tư vấn của mình, việc sớm giữ các tài khoản mạng xã hội và tên miền tương ứng có thể giúp tiết kiệm thời gian về sau.

Một cái tên tốt nên làm ít nhất một trong các việc sau:

• Gợi rõ lĩnh vực chuyên môn của bạn
• Nghe đáng tin trong môi trường doanh nghiệp
• Chừa khoảng trống cho việc mở rộng dịch vụ
• Dễ nhớ mà không quá cầu kỳ

Bước 5: Nộp hồ sơ thành lập

Nếu bạn chọn LLC hoặc công ty cổ phần, bạn sẽ cần nộp hồ sơ thành lập phù hợp với bang của mình.

Với LLC, điều này thường có nghĩa là nộp Articles of Organization. Với công ty cổ phần, thường là Articles of Incorporation.

Bạn cũng có thể cần:

• Chỉ định một đại diện đăng ký
• Soạn operating agreement hoặc bylaws
• Thanh toán phí nộp hồ sơ của bang
• Xin EIN từ IRS

Những bước này tạo ra một pháp nhân chính thức có thể mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng và thiết lập sự tách biệt rõ ràng hơn giữa hoạt động cá nhân và hoạt động kinh doanh của bạn.

Bước 6: Xin EIN và thiết lập nền tảng thuế

Phần lớn doanh nghiệp tư vấn nên xin Employer Identification Number, hay EIN, từ IRS. EIN thường cần để mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp, thuê nhân sự hoặc nộp một số tờ khai thuế nhất định.

Bạn cũng nên suy nghĩ sớm về các vấn đề sau:

• Phân loại thuế liên bang
• Yêu cầu đăng ký thuế của bang
• Các cân nhắc về thuế bán hàng, nếu áp dụng tại bang và loại hình dịch vụ của bạn
• Thuế tạm nộp theo quý

Vì quy định thuế thay đổi theo bang và mô hình kinh doanh, bạn nên trao đổi với CPA hoặc cố vấn thuế trước khi đưa ra giả định về nghĩa vụ kê khai.

Bước 7: Xin giấy phép và bảo hiểm cần thiết

Doanh nghiệp tư vấn không phải lúc nào cũng cần giấy phép ngành đặc thù, nhưng một số trường hợp thì có. Yêu cầu phụ thuộc vào dịch vụ, địa điểm và nền tảng chuyên môn của bạn.

Hãy kiểm tra xem bạn có cần:

• Giấy phép kinh doanh chung
• Giấy phép của thành phố hoặc quận
• Giấy phép hành nghề hoặc chứng chỉ chuyên môn
• Phê duyệt tuân thủ theo ngành

Bạn cũng nên cân nhắc bảo hiểm doanh nghiệp. Ngay cả tư vấn rủi ro thấp cũng có thể liên quan đến tranh chấp khách hàng, chậm tiến độ hoặc các khiếu nại liên quan đến lời khuyên.

Các loại bảo hiểm phổ biến bao gồm:

• Bảo hiểm trách nhiệm chung
• Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, còn gọi là bảo hiểm lỗi và thiếu sót
• Bảo hiểm trách nhiệm an ninh mạng, nếu bạn xử lý dữ liệu nhạy cảm của khách hàng

Bước 8: Xây dựng gói dịch vụ và định giá

Các nhà tư vấn thường định giá quá thấp lúc mới bắt đầu. Điều đó có thể dẫn đến kiệt sức và làm khó việc mở rộng.

Cách làm tốt hơn là thiết kế giá dựa trên giá trị, đầu ra và kết quả cho khách hàng.

Các mô hình định giá phổ biến

• Tính theo giờ
• Phí cố định theo dự án
• Hợp đồng giữ chân dịch vụ
• Gói tư vấn theo tháng
• Định giá dựa trên hiệu quả, khi phù hợp

Khi đặt giá, hãy tính đến:

• Thời gian dành cho công việc khách hàng
• Thời gian hành chính và bán hàng
• Thuế và chi phí vận hành
• Phần mềm và công cụ
• Nghiên cứu và đào tạo nâng cao
• Biên lợi nhuận mong muốn

Mức giá của bạn cũng nên phản ánh kết quả mà bạn tạo ra. Một nhà tư vấn giúp khách hàng tiết kiệm 50.000 đô la hoặc tạo ra doanh thu mới không nên chỉ nghĩ theo số giờ bỏ ra.

Nếu bạn chưa biết bắt đầu thế nào, hãy tạo ba cấp dịch vụ:

• Gói khởi đầu cho các dự án nhỏ hơn
• Gói cốt lõi cho hầu hết khách hàng
• Gói cao cấp cho công việc chuyên sâu hơn hoặc mang tính chiến lược hơn

Bước 9: Soạn hợp đồng và quy trình làm việc với khách hàng

Một doanh nghiệp tư vấn vận hành trơn tru hơn khi kỳ vọng được xác định rõ ngay từ đầu.

Tối thiểu, bạn nên có một thỏa thuận khách hàng tiêu chuẩn bao gồm:

• Phạm vi công việc
• Deliverables
• Điều khoản thanh toán
• Thời gian và các mốc tiến độ
• Bảo mật
• Quyền sở hữu trí tuệ
• Điều khoản chấm dứt
• Giới hạn trách nhiệm

Bạn cũng nên xây dựng một quy trình onboarding có thể lặp lại. Điều đó có thể bao gồm:

• Bảng câu hỏi khám phá nhu cầu
• Mẫu cuộc gọi khởi động
• Thư mục tài liệu dùng chung
• Lịch giao tiếp
• Hệ thống theo dõi dự án

Hệ thống tốt giúp giảm nhầm lẫn và làm cho doanh nghiệp của bạn trông chuyên nghiệp hơn.

Bước 10: Thiết lập công cụ kinh doanh

Doanh nghiệp tư vấn không cần hạ tầng phức tạp, nhưng công cụ phù hợp sẽ giúp vận hành dễ dàng hơn rất nhiều.

Các công cụ phổ biến bao gồm:

• Email và lịch làm việc
• Website chuyên nghiệp
• Phần mềm quản lý dự án
• Công cụ họp video
• Phần mềm lập hóa đơn và kế toán
• Lưu trữ tệp an toàn
• CRM hoặc hệ thống theo dõi khách hàng tiềm năng

Hãy chọn công cụ phù hợp với giai đoạn hiện tại của bạn. Bạn luôn có thể bổ sung sau, nhưng quá nhiều công cụ ngay khi ra mắt có thể tạo thêm gánh nặng không cần thiết.

Bước 11: Tiếp thị công ty tư vấn của bạn

Khi doanh nghiệp đã được thành lập hợp pháp và đề xuất của bạn đã rõ ràng, bạn cần một cách để thu hút khách hàng một cách ổn định.

Tiếp thị tư vấn hiệu quả thường kết hợp giữa uy tín, khả năng hiển thị và niềm tin.

Kênh tiếp thị hiệu quả

• Một website rõ ràng với trang dịch vụ và biểu mẫu liên hệ
• Nội dung trên LinkedIn và tiếp cận trực tiếp
• Các buổi diễn thuyết và webinar
• Giới thiệu từ đồng nghiệp cũ và khách hàng cũ
• Bài viết khách mời hoặc phỏng vấn podcast
• Hiệp hội ngành và sự kiện networking
• Bản tin email với các thông tin hữu ích

Thông điệp của bạn nên tập trung vào kết quả, không chỉ vào bằng cấp hay kinh nghiệm. Khách hàng tiềm năng muốn biết bạn có thể giúp họ đạt được điều gì.

Thay vì nói:

• Tôi có 15 năm kinh nghiệm về vận hành

Hãy nói:

• Tôi giúp các nhóm vận hành giảm chậm trễ, cải thiện bàn giao công việc và tạo ra quy trình lặp lại

Sự thay đổi đó giúp giá trị của bạn dễ hiểu hơn.

Bước 12: Có được những khách hàng đầu tiên

Những khách hàng đầu tiên của bạn có thể đến từ mạng lưới quan hệ trước khi đến từ một hệ thống tiếp thị hoàn chỉnh. Điều đó là bình thường.

Hãy bắt đầu bằng cách lập danh sách:

• Đồng nghiệp cũ
• Người liên hệ trong ngành
• Quản lý cũ
• Thành viên của hiệp hội nghề nghiệp
• Bạn bè biết rõ năng lực của bạn

Hãy liên hệ bằng một thông điệp trực tiếp và hữu ích. Tập trung vào vấn đề bạn giải quyết và loại khách hàng bạn muốn làm việc cùng.

Bạn cũng có thể tạo một đề nghị giới thiệu đơn giản cho những khách hàng đầu tiên, chẳng hạn như:

• Đánh giá chiến lược
• Kiểm tra chẩn đoán
• Một buổi tư vấn một lần
• Một hợp đồng thử nghiệm

Những đề nghị ít rào cản hơn này có thể chuyển thành hợp đồng giữ chân dịch vụ lớn hơn hoặc hợp tác dài hạn nếu bạn tạo ra kết quả tốt.

Bước 13: Xây dựng hệ thống để tăng trưởng

Một doanh nghiệp tư vấn sẽ bền vững hơn khi bạn ghi lại những gì hiệu quả.

Càng sớm càng tốt, hãy chuẩn hóa:

• Mẫu đề xuất
• Mẫu hợp đồng
• Quy trình onboarding khách hàng
• Định dạng ghi chú cuộc họp và báo cáo
• Nhắc nhở theo dõi
• Lịch lập hóa đơn

Hệ thống giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tạo ra trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng. Chúng cũng giúp bạn dễ dàng thuê cộng tác viên hoặc mở rộng thành một công ty tư vấn nhỏ sau này.

Những sai lầm phổ biến của nhà tư vấn mới

Tránh một vài sai lầm phổ biến có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc.

1. Cố gắng phục vụ tất cả mọi người

Thông điệp quá rộng rất khó tiếp thị. Một đề xuất chuyên biệt sẽ dễ bán hơn.

2. Định giá quá thấp

Giá thấp có thể tạo ra lịch làm việc dày đặc nhưng lợi nhuận yếu. Hãy định giá theo kết quả và chuyên môn cần thiết.

3. Bỏ qua khâu thiết lập pháp lý

Một cấu trúc doanh nghiệp chính thức, hợp đồng rõ ràng và đăng ký phù hợp quan trọng hơn nhiều người mới nghĩ.

4. Bỏ qua hệ thống

Nếu không có quy trình onboarding, triển khai và theo dõi, tăng trưởng sẽ trở nên hỗn loạn.

5. Chỉ dựa vào giới thiệu

Giới thiệu rất quan trọng, nhưng một doanh nghiệp tư vấn ổn định cũng cần một hệ thống tiếp thị lặp lại được.

Tư vấn có phải là một mô hình kinh doanh tốt cho bạn không?

Tư vấn có thể là một mô hình kinh doanh tuyệt vời nếu bạn có kiến thức chuyên sâu, thích giải quyết vấn đề và có thể giao tiếp rõ ràng với khách hàng.

Nó có thể rất phù hợp nếu bạn:

• Có kinh nghiệm đáng tin cậy trong một thị trường ngách
• Muốn một doanh nghiệp có chi phí vận hành tương đối thấp
• Ưu tiên sự linh hoạt hơn là một văn phòng cố định
• Có thể xây dựng niềm tin nhanh chóng thông qua chuyên môn và kết quả
• Thoải mái bán kiến thức và phán đoán của mình

Nó có thể không phù hợp nếu bạn không thích tương tác với khách hàng, gặp khó khăn trong việc đặt ranh giới, hoặc không muốn đầu tư thời gian vào bán hàng và tiếp thị.

Lời kết

Bắt đầu một công ty tư vấn không chỉ là trở nên “chính thức” mà còn là xây dựng một doanh nghiệp mà khách hàng tin tưởng. Khi bạn xác định một thị trường ngách tập trung, thiết lập cấu trúc phù hợp, định giá có chủ đích và tạo ra hệ thống đáng tin cậy, bạn sẽ có một nền tảng thực sự cho tăng trưởng dài hạn.

Nếu bạn muốn chuyển từ ý tưởng sang ra mắt một cách hiệu quả, Zenind có thể hỗ trợ phần thành lập doanh nghiệp để bạn có thể dành nhiều thời gian hơn cho việc phát triển đề xuất và giành khách hàng.