Tại sao mọi nhà sáng lập đều cần một nhật ký công việc để làm việc hiệu quả hơn

Nhật ký công việc là một trong những công cụ đơn giản nhất mà một nhà sáng lập có thể dùng để giữ mọi thứ ngăn nắp, đưa ra quyết định tốt hơn và giảm bớt căng thẳng khi xây dựng một công ty. Công cụ này không cần phải cầu kỳ. Nó cũng không cần phải là dạng số hóa. Điều quan trọng là phải duy trì đều đặn.

Với các doanh nhân ở giai đoạn đầu, đặc biệt là những người đồng thời xử lý việc thành lập công ty, công việc với khách hàng, nhiệm vụ hành chính và tuân thủ, nhật ký công việc tạo ra cấu trúc. Nó biến những suy nghĩ rời rạc thành một bản ghi hữu ích về những việc cần chú ý, những việc đã hoàn thành và những việc nên làm tiếp theo.

Nhật ký công việc là gì

Nhật ký công việc là một bản ghi liên tục về hoạt động kinh doanh của bạn. Nó có thể ghi lại các ưu tiên hằng ngày, ghi chú cuộc họp, ý tưởng, quyết định, thời hạn, thành tựu và các vấn đề cần theo dõi.

Khác với một danh sách việc cần làm đơn thuần, nhật ký công việc cung cấp bối cảnh. Nó giúp bạn hiểu vì sao một quyết định được đưa ra, điều gì đã xảy ra trong một dự án và điều gì nên được lặp lại hoặc tránh trong tương lai. Theo thời gian, nó trở thành một phần công cụ năng suất, một phần công cụ ghi nhớ và một phần nhật ký kinh doanh.

Vì sao nhà sáng lập nên ghi nhật ký công việc

Nhà sáng lập thường phải chuyển qua lại giữa chiến lược, vận hành, chăm sóc khách hàng, tuyển dụng, bán hàng, tuân thủ và tài chính chỉ trong một ngày. Việc chuyển đổi bối cảnh liên tục như vậy có thể khiến bạn dễ bỏ sót chi tiết. Nhật ký công việc giúp giảm rủi ro đó.

1. Giúp các ưu tiên luôn hiển thị rõ ràng

Khi mọi thứ đều có vẻ khẩn cấp, rất khó biết việc nào cần được ưu tiên trước. Nhật ký công việc cho phép bạn xác định ba ưu tiên hàng đầu trong ngày trước khi sự ồn ào bắt đầu.

Thói quen đơn giản này có thể ngăn công việc vụn vặt lấn át. Thay vì phản ứng với mọi tin nhắn hay gián đoạn, bạn bắt đầu ngày làm việc với một kế hoạch rõ ràng.

2. Cải thiện nhận thức về thời gian

Nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng họ đang dành thời gian cho những công việc có giá trị cao, trong khi phần lớn ngày làm việc thực ra bị tiêu tốn bởi các nhiệm vụ nhỏ, sự gián đoạn và các việc hành chính lặp lại.

Nhật ký công việc làm cho thời gian trở nên hữu hình. Khi bạn ghi lại ngày làm việc của mình, các mô thức sẽ dần lộ rõ. Bạn có thể nhận ra các cuộc họp kéo dài quá lâu, một số nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến, hoặc một số công việc nên được xử lý theo từng đợt.

3. Giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn

Những quyết định tốt thường dễ đưa ra hơn khi bạn có một bản ghi về những gì đã xảy ra trước đó. Nhật ký công việc lưu lại những chi tiết dễ quên: ai đã yêu cầu điều gì, thời hạn nào đã thay đổi, cách làm nào hiệu quả và cách nào không.

Bản ghi đó đặc biệt có giá trị đối với các nhà sáng lập đang làm việc với nhà cung cấp, cộng tác viên, hoặc các nhiệm vụ pháp lý và tuân thủ gắn với pháp nhân doanh nghiệp.

4. Giảm bớt sự lộn xộn trong đầu

Tâm trí của một nhà sáng lập có thể nhanh chóng bị quá tải. Những việc chưa được ghi ra thường tiếp tục tồn tại trong trí nhớ, và điều đó tạo ra căng thẳng không cần thiết.

Viết mọi thứ ra ngoài giúp chuyển chúng khỏi đầu bạn và vào một hệ thống mà bạn có thể tin cậy. Nhờ vậy, bạn có thêm không gian tinh thần để tập trung vào công việc trước mắt thay vì phải cố giữ mọi thứ trong đầu.

5. Giúp bạn nhìn thấy tiến độ rõ hơn

Tăng trưởng kinh doanh có thể cảm thấy chậm nếu bạn chỉ tập trung vào những việc còn chưa làm xong. Nhật ký công việc cho bạn một bản ghi về các nhiệm vụ đã hoàn thành, những cột mốc đạt được và các thắng lợi nhỏ.

Điều đó rất quan trọng. Việc nhìn thấy tiến độ được ghi lại có thể cải thiện động lực, củng cố thói quen tốt và nhắc bạn rằng đà phát triển vẫn đang được tạo ra ngay cả trong những giai đoạn bận rộn.

6. Giúp phát hiện vấn đề sớm hơn

Sai sót là một phần của việc vận hành doanh nghiệp. Giá trị của nhật ký công việc là nó giúp bạn nhận ra các mô thức trước khi chúng trở nên tốn kém.

Nếu một nhiệm vụ cụ thể cứ bị trì hoãn, một vấn đề của khách hàng lặp lại, hoặc một thời hạn bị bỏ lỡ nhiều hơn một lần, nhật ký sẽ cho bạn bằng chứng để tìm hiểu nguyên nhân. Nhờ vậy, bạn dễ cải thiện hệ thống hơn là lặp lại cùng một vấn đề.

7. Tạo thói quen tự nhìn lại

Một nhà sáng lập thường xuyên tự phản tỉnh sẽ học nhanh hơn. Nhật ký công việc khuyến khích thói quen đó bằng cách tạo ra một khoảng dừng mỗi ngày để xem lại điều gì đã xảy ra, đã học được gì và cần thay đổi gì tiếp theo.

Việc phản tỉnh này không cần kéo dài. Chỉ vài phút tập trung cũng có thể giúp bạn làm việc có chủ đích hơn.

Nên ghi gì vào nhật ký công việc

Nhật ký công việc nên thực tế. Nếu mất quá nhiều thời gian để duy trì, nó sẽ không còn hữu ích nữa. Mục tiêu là ghi đủ thông tin để hỗ trợ công việc tốt hơn mà không biến nhật ký thành một gánh nặng khác.

Bạn có thể ghi lại:

• Ba ưu tiên hàng đầu trong ngày
• Các khung thời gian cho công việc tập trung, họp và việc hành chính
• Ghi chú từ các cuộc gọi hoặc cuộc họp quan trọng
• Những việc đã hoàn thành và những việc chuyển sang ngày sau
• Các quyết định bạn đưa ra và lý do của chúng
• Các vấn đề, trở ngại hoặc câu hỏi cần theo dõi
• Ý tưởng mới cho sản phẩm, marketing hoặc vận hành
• Chi phí, thời hạn và các nhắc nhở tuân thủ
• Phản ánh cuối ngày, thành tựu và bài học rút ra

Nếu bạn đang thành lập công ty hoặc quản lý một startup ở giai đoạn đầu, bạn cũng có thể muốn theo dõi:

• Các nhiệm vụ thành lập pháp nhân
• Thông tin về đại diện đăng ký
• Thời hạn nộp hồ sơ
• Cập nhật mã số nhận dạng nhà tuyển dụng
• Các việc liên quan đến thỏa thuận điều hành
• Thiết lập tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
• Giấy phép và giấy phép con
• Nhắc nhở báo cáo thường niên

Dạng số hóa, giấy hay cả hai?

Không có một định dạng nào là đúng cho tất cả. Nhật ký công việc tốt nhất là định dạng mà bạn thực sự sẽ sử dụng.

Nhật ký số

Nhật ký số phù hợp nếu bạn thường xuyên dùng nhiều thiết bị, làm việc cùng nhóm hoặc muốn ghi chú có thể tìm kiếm. Nó hữu ích cho các cập nhật nhanh, lưu liên kết và tổ chức dài hạn.

Một số lợi ích phổ biến gồm:

• Dễ chỉnh sửa
• Có thể tìm kiếm
• Truy cập từ nhiều thiết bị
• Sao chép mẫu nhanh
• Hỗ trợ tốt hơn cho quy trình làm việc chung

Điểm đánh đổi là sự xao nhãng. Một công cụ số có thể trở nên lộn xộn nếu bạn dùng nó như một nơi đổ mọi thứ thay vì một hệ thống có cấu trúc.

Nhật ký giấy

Nhật ký giấy có thể giúp bạn chậm lại và suy nghĩ kỹ hơn. Việc viết tay thường có cảm giác chủ đích hơn, điều này có thể cải thiện khả năng tập trung khi lập kế hoạch và phản tỉnh.

Một số lợi ích phổ biến gồm:

• Ít bị xao nhãng hơn
• Ghi chú nhanh trong cuộc họp
• Cảm giác chủ đích rõ hơn
• Rà soát hằng ngày đơn giản

Điểm đánh đổi là khả năng truy cập. Sổ giấy khó tìm kiếm, sao chép hoặc sao lưu hơn.

Cách kết hợp

Nhiều nhà sáng lập được lợi từ cách kết hợp. Hãy dùng sổ tay giấy cho suy nghĩ hằng ngày và ghi chú cuộc họp, rồi chuyển các việc cần hành động quan trọng sang hệ thống nhiệm vụ số.

Cách này giúp bạn có lợi ích phản tỉnh từ việc viết tay và lợi ích tổ chức từ lưu trữ số.

Một cấu trúc nhật ký công việc đơn giản

Bạn không cần một hệ thống phức tạp. Hãy bắt đầu với một định dạng dễ lặp lại mỗi ngày.

Mẫu hằng ngày

• Ngày tháng
• Các ưu tiên hàng đầu
• Cuộc họp hoặc thời hạn đã lên lịch
• Ghi chú và quyết định
• Vấn đề hoặc trở ngại
• Các hành động theo dõi
• Đánh giá cuối ngày

Mẫu rà soát hằng tuần

• Những thành tựu lớn nhất trong tuần này
• Các nhiệm vụ cần tiếp tục vào tuần tới
• Điểm nghẽn hoặc vấn đề lặp lại
• Các thời hạn sắp đến
• Những ý tưởng đáng phát triển
• Nên dừng, bắt đầu hoặc tiếp tục điều gì

Việc rà soát hằng tuần giúp kết nối công việc hằng ngày với các mục tiêu dài hạn hơn.

Cách duy trì thói quen

Tính hữu ích của nhật ký công việc phụ thuộc vào sự nhất quán. Một hệ thống dùng nửa chừng thường tệ hơn một hệ thống đơn giản được dùng mỗi ngày.

Dưới đây là một vài cách để giữ thói quen này lâu dài:

Giữ ngắn gọn

Bắt đầu với năm phút vào buổi sáng và năm phút vào cuối ngày. Như vậy là đủ để tạo đà mà không khiến quá trình trở nên nặng nề.

Gắn với một thói quen sẵn có

Viết nhật ký vào cùng một thời điểm mỗi ngày, chẳng hạn trước khi kiểm tra email đầu tiên hoặc ngay sau cuộc họp cuối cùng. Gắn nó với một thói quen có sẵn sẽ giúp bạn dễ nhớ hơn.

Dùng cùng một nhóm mục mỗi ngày

Sự lặp lại tạo ra tốc độ. Nếu bạn luôn dùng cùng các phần mục, nhật ký sẽ dễ duy trì và dễ xem lại hơn.

Rà soát thường xuyên

Một cuốn nhật ký chỉ hữu ích nếu bạn quay lại đọc nó. Hãy dành thời gian mỗi tuần để xem lại các mô thức, chuyển tiếp công việc chưa xong và ghi chú những gì cần thay đổi.

Giữ sự trung thực

Nhật ký công việc có giá trị nhất khi nó phản ánh đúng điều đã xảy ra, chứ không chỉ là điều bạn mong muốn đã xảy ra. Những ghi chú trung thực dẫn đến quyết định tốt hơn.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Nhật ký công việc có thể mất giá trị nếu nó trở nên quá phức tạp hoặc quá chung chung.

Hãy tránh những sai lầm sau:

• Viết quá nhiều nhưng không bao giờ xem lại
• Dùng quá nhiều danh mục
• Biến nó thành một hộp thư thứ hai
• Chỉ ghi lại vấn đề mà không bao giờ ghi lại thành công
• Để nó không dùng trong nhiều ngày liên tiếp
• Trộn lẫn các ghi chú cá nhân không liên quan với ghi chú kinh doanh

Nhật ký tốt nhất là nhật ký có trọng tâm, dễ đọc và dễ quay lại xem.

Vì sao điều này quan trọng với chủ doanh nghiệp mới

Nếu bạn đang xây dựng một công ty, sự chú ý của bạn sẽ bị chia ra cho rất nhiều trách nhiệm. Việc thành lập công ty, tuân thủ, vận hành, xây dựng thương hiệu, làm việc với khách hàng và lập kế hoạch tài chính đều có thể cạnh tranh cùng một quỹ thời gian hạn chế.

Nhật ký công việc cho những trách nhiệm đó một nơi để nằm gọn. Nó giúp bạn giữ tổ chức khi khởi động, phát triển và hoàn thiện doanh nghiệp.

Cấu trúc như vậy càng quan trọng hơn trong giai đoạn đầu, khi các thời hạn dễ bị bỏ sót và những sai lầm nhỏ có thể tạo ra thêm nhiều việc về sau.

Zenind giúp nhà sáng lập tập trung vào việc xây dựng doanh nghiệp một cách tự tin bằng cách hỗ trợ các nhu cầu về thành lập và tuân thủ. Nhật ký công việc bổ trợ cho quá trình đó bằng cách giữ cho việc thực thi hằng ngày được tổ chức và hiển thị rõ ràng.

Lời kết

Nhật ký công việc là một công cụ đơn giản nhưng có tác động rất lớn. Nó giúp nhà sáng lập giữ mọi thứ ngăn nắp, quản lý thời gian, theo dõi tiến độ, giảm căng thẳng và học hỏi từ kinh nghiệm.

Bạn không cần một hệ thống hoàn hảo để hưởng lợi từ nó. Bạn chỉ cần một thói quen có thể lặp lại và một cấu trúc rõ ràng. Hãy bắt đầu nhỏ, duy trì nhất quán và dùng nó để làm cho công việc của bạn có chủ đích hơn.

Theo thời gian, bản ghi đó sẽ trở thành nhiều hơn một cuốn sổ. Nó sẽ trở thành một bản đồ thực tiễn cho thấy doanh nghiệp của bạn đang phát triển như thế nào.