Làm việc tại nhà: Thói quen làm việc từ xa thực tế, lợi ích và thách thức

Làm việc từ xa không còn là một xu hướng tạm thời. Với nhiều doanh nhân, nhà sáng lập và các nhóm doanh nghiệp nhỏ, đây giờ đã là một phần trong hoạt động hằng ngày. Một số công ty phụ thuộc vào các nhóm làm việc phân tán ngay từ đầu. Những công ty khác áp dụng mô hình làm việc kết hợp để mang lại cho nhân viên sự linh hoạt hơn trong khi vẫn duy trì được sự hợp tác và trách nhiệm.

Sự thay đổi đó không chỉ làm thay đổi nơi mọi người làm việc, mà còn thay đổi cách họ làm việc. Trải nghiệm làm việc từ xa thường được mô tả theo những khái niệm chung: tự do hơn, ít phải đi lại hơn, và cân bằng công việc - cuộc sống tốt hơn. Trên thực tế, mọi thứ phức tạp hơn nhiều. Làm việc tại nhà có thể cải thiện năng suất và sức khỏe tinh thần, nhưng cũng có thể tạo ra cảm giác cô đơn, khoảng cách trong giao tiếp và ranh giới mờ nhạt giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Hiểu rõ những đánh đổi đó quan trọng với chủ doanh nghiệp cũng như với nhân viên. Nếu công ty của bạn đang được thành lập, phát triển hoặc tái cấu trúc theo hướng vận hành từ xa, các hệ thống phù hợp có thể tạo ra khác biệt rất lớn. Chính sách rõ ràng, nền tảng tuân thủ đáng tin cậy và giao tiếp nhất quán giúp các nhóm làm việc từ xa duy trì sự tập trung mà không mất đà.

Làm việc tại nhà thực sự diễn ra như thế nào

Hình ảnh phổ biến về làm việc từ xa thường bị phóng đại. Một số người hình dung những giờ nghỉ dài, trang phục thoải mái và lịch làm việc nhẹ nhàng. Những người khác cho rằng nhân viên làm việc từ xa lúc nào cũng bị xao nhãng và khó quản lý. Thực tế thường nằm ở khoảng giữa.

Nhiều nhân viên làm việc từ xa xây dựng thói quen gần giống một ngày làm việc ở văn phòng truyền thống. Họ đăng nhập vào một giờ cố định, trả lời tin nhắn, tham gia họp và sắp xếp ngày làm việc theo các thời hạn. Đồng thời, họ cũng được hưởng lợi từ sự linh hoạt mà nhân viên văn phòng thường không có. Sự linh hoạt đó có thể bao gồm việc tránh đi lại hàng ngày, dễ dàng xử lý trách nhiệm gia đình hơn, hoặc thiết kế không gian làm việc phù hợp với nhu cầu của mình.

Làm việc tại nhà cũng có thể khuyến khích quản lý thời gian tốt hơn. Khi các nhóm làm việc phân tán, mọi người có xu hướng suy nghĩ kỹ hơn về các cuộc họp và giao tiếp. Điều đó có thể giảm các gián đoạn không cần thiết và cải thiện sự tập trung. Nhưng những lợi ích đó không tự nhiên mà có. Chúng cần có cấu trúc.

Lợi ích của làm việc từ xa

Làm việc từ xa vẫn tiếp tục tăng trưởng là có lý do. Khi được quản lý tốt, mô hình này tạo ra lợi ích cho cả nhân viên lẫn nhà tuyển dụng.

1. Linh hoạt hơn

Tính linh hoạt là một trong những lý do lớn nhất khiến mọi người thích làm việc từ xa. Nó cho phép nhân viên sắp xếp lịch trình xung quanh việc đón con, các cuộc hẹn, trách nhiệm chăm sóc người thân hoặc nhịp làm việc cá nhân. Một số người làm việc hiệu quả nhất vào sáng sớm, trong khi những người khác tập trung tốt hơn vào cuối ngày. Mô hình từ xa giúp đáp ứng điều đó dễ dàng hơn.

2. Ít thời gian di chuyển hơn

Việc đi làm mỗi ngày có thể tiêu tốn hàng giờ mỗi tuần. Loại bỏ quãng di chuyển đó giúp nhân viên có thêm thời gian để nghỉ ngơi, dành cho gia đình, tập thể dục hoặc làm việc tập trung. Với chủ doanh nghiệp, điều này có thể dẫn đến giảm kiệt sức và cải thiện khả năng giữ chân nhân sự.

3. Tiềm năng tăng năng suất

Khi các yếu tố gây xao nhãng giảm bớt, một số nhân viên làm việc tốt nhất tại nhà. Ít cuộc trò chuyện hành lang, ít người ghé qua bất ngờ và ít tiếng ồn văn phòng có thể giúp tập trung hơn. Điều này đặc biệt đúng với các công việc đòi hỏi làm việc sâu như viết lách, lập trình, phân tích hoặc hoạch định chiến lược.

4. Tiếp cận nguồn nhân tài rộng hơn

Mô hình từ xa mở rộng lựa chọn tuyển dụng. Thay vì chỉ giới hạn tuyển dụng trong một thành phố hoặc khu vực, nhà tuyển dụng có thể xem xét ứng viên ở nhiều địa điểm khác nhau. Điều đó có thể giúp doanh nghiệp tìm được nhân tài chuyên môn và xây dựng đội ngũ mạnh hơn.

5. Cải thiện tinh thần cho nhiều nhân viên

Với nhiều nhân viên, làm việc từ xa giúp cải thiện sự hài lòng hằng ngày. Việc có nhiều quyền kiểm soát hơn đối với môi trường làm việc có thể giảm căng thẳng và giúp công việc bền vững hơn về lâu dài.

Những thách thức ẩn của làm việc từ xa

Làm việc từ xa không hề dễ dàng. Những doanh nghiệp coi đây chỉ là thay đổi địa điểm làm việc thường bỏ qua các vấn đề vận hành mà nó tạo ra.

1. Cô đơn và tách biệt

Một trong những thách thức phổ biến nhất là mất đi sự tương tác xã hội. Văn phòng tự nhiên tạo ra sự kết nối không chính thức thông qua bữa trưa, các cuộc trò chuyện nhanh và thói quen chung. Nhân viên làm việc từ xa có thể thiếu những khoảnh khắc đó, đặc biệt nếu họ sống một mình hoặc đang ở giai đoạn đầu sự nghiệp.

2. Ranh giới yếu giữa công việc và nhà ở

Nếu không có điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng cho ngày làm việc, nhân viên làm việc từ xa có thể làm việc quá mức. Email và tin nhắn có thể kéo dài sang buổi tối và cuối tuần. Điều đó có thể dẫn đến mệt mỏi và giảm sự hài lòng công việc theo thời gian.

3. Đứt gãy giao tiếp

Trong môi trường từ xa, giả định lan nhanh hơn sự rõ ràng. Các nhóm có thể hiểu sai ưu tiên, bỏ lỡ bối cảnh quan trọng hoặc lặp lại công việc nếu giao tiếp không nhất quán. Giao tiếp bằng văn bản trở nên đặc biệt quan trọng.

4. Lo ngại về sự hiện diện trong sự nghiệp

Một số nhân viên làm việc từ xa lo rằng họ phải làm việc chăm hơn để được chú ý. Nếu thăng tiến, ghi nhận hoặc cơ hội lãnh đạo dường như gắn với mức độ hiện diện hơn là hiệu suất, tinh thần làm việc có thể bị ảnh hưởng. Người quản lý cần chủ động bảo đảm sự công bằng và tập trung vào kết quả.

5. Onboarding và xây dựng văn hóa

Nhân viên mới thường gặp khó khăn hơn trong môi trường từ xa vì họ có ít cơ hội tự nhiên để học hỏi qua quan sát. Văn hóa phải được truyền đạt, không thể chỉ mặc định. Điều đó có nghĩa là cần tạo ra quy trình onboarding rõ ràng, tài liệu dễ tiếp cận và các buổi kiểm tra định kỳ.

Chủ doanh nghiệp có thể hỗ trợ nhóm làm việc từ xa như thế nào

Một nhóm làm việc từ xa hoạt động tốt nhất khi công ty cung cấp cấu trúc. Mục tiêu không phải là kiểm soát từng phút, mà là tạo ra các hệ thống có thể dự đoán để giúp mọi người làm việc tự tin.

Đặt kỳ vọng rõ ràng

Mọi nhóm làm việc từ xa đều cần các tiêu chuẩn rõ ràng về giao tiếp, thời gian phản hồi, nghi thức họp và quyền sở hữu công việc. Nếu nhân viên không biết kỳ vọng là gì, họ sẽ tốn năng lượng để đoán thay vì tạo ra kết quả.

Ghi chép các quy trình quan trọng

Doanh nghiệp làm việc từ xa nên dựa ít hơn vào trí nhớ và nhiều hơn vào tài liệu hóa. Quy trình vận hành chuẩn, hướng dẫn nội bộ và tài liệu onboarding giúp giảm nhầm lẫn và giữ công việc nhất quán khi đội ngũ phát triển.

Tạo nhịp giao tiếp ổn định

Các cuộc họp nhóm định kỳ, cập nhật bằng văn bản và các buổi trao đổi một - một giúp duy trì sự đồng bộ. Mục đích không phải là lấp đầy lịch bằng họp, mà là bảo đảm thông tin được luân chuyển đáng tin cậy.

Đo lường kết quả, không phải sự hiện diện

Làm việc từ xa nên được đánh giá bằng kết quả. Chủ doanh nghiệp nên tập trung vào thời hạn, chất lượng, mức độ hài lòng của khách hàng và sự hợp tác, thay vì việc ai đó có đang online cả ngày hay không.

Chủ động hỗ trợ kết nối

Văn hóa không tự nhiên mà có trong một công ty từ xa. Lãnh đạo nên lên kế hoạch cho các cơ hội gắn kết đội ngũ, ghi nhận đồng nghiệp và trò chuyện không chính thức. Ngay cả những nghi thức nhỏ cũng có thể giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của nhóm.

Làm việc từ xa và việc thành lập doanh nghiệp nhỏ

Với các công ty mới và đang phát triển, làm việc từ xa đặt ra các quyết định thực tế ngay từ đầu. Cấu trúc của doanh nghiệp ảnh hưởng đến tuyển dụng, cách xử lý thuế, bảng lương, tuân thủ và vận hành nội bộ. Vì vậy, nhà sáng lập nên nghĩ xa hơn địa điểm làm việc và xây dựng một khuôn khổ doanh nghiệp có thể hỗ trợ tăng trưởng.

Một công ty dự định vận hành từ xa có thể cần các công cụ và chính sách khác với một công ty được xây dựng xoay quanh văn phòng vật lý. Một số cân nhắc quan trọng nhất bao gồm:

• Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp
• Đăng ký tại đúng bang hoặc các bang phù hợp
• Thiết lập bảng lương và quy trình nhà thầu đúng cách
• Xác định chính sách làm việc từ xa ngay từ sớm
• Giữ hồ sơ tuân thủ được tổ chức ngăn nắp

Những chi tiết này quan trọng vì các nhóm làm việc từ xa thường trải rộng trên nhiều khu vực pháp lý. Nếu nhân viên hoặc nhà thầu ở các bang khác nhau, chủ doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý đến các nghĩa vụ về đăng ký, thuế và lao động.

Đó là nơi một dịch vụ như Zenind có thể hỗ trợ. Zenind giúp các doanh nhân và chủ doanh nghiệp nhỏ với dịch vụ thành lập công ty và các công cụ tuân thủ liên tục, để họ có thể xây dựng nền tảng vững chắc trước khi mở rộng một đội ngũ phân tán. Với những nhà sáng lập muốn có sự linh hoạt mà vẫn kiểm soát tốt các yếu tố pháp lý cơ bản, nền tảng đó là rất cần thiết.

Dấu hiệu của một văn hóa làm việc từ xa lành mạnh

Một văn hóa làm việc từ xa mạnh được thể hiện trong hành vi hằng ngày. Dưới đây là những dấu hiệu cho thấy một nhóm làm việc từ xa đang hoạt động tốt:

• Mọi người biết tìm thông tin ở đâu
• Các cuộc họp có mục đích rõ ràng
• Nhân viên có thể đặt câu hỏi mà không ngần ngại
• Người quản lý đánh giá công việc bằng kết quả
• Nhân viên mới nhanh chóng bắt nhịp
• Các thành viên trong nhóm duy trì kết nối mà không cần giám sát liên tục

Nếu thiếu những điều kiện này, mô hình từ xa có thể trở nên khó chịu cho tất cả mọi người liên quan. Vấn đề thường không nằm ở bản thân làm việc từ xa, mà là ở các hệ thống xung quanh nó.

Mẹo thực tế cho nhân viên làm việc từ xa

Nhân viên làm việc từ xa cũng có thể chủ động thực hiện các bước để mô hình này hiệu quả hơn.

Xây dựng thói quen

Một thói quen buổi sáng nhất quán và giờ làm việc cố định giúp tạo cấu trúc. Ngay cả những thói quen đơn giản, như bắt đầu làm việc vào cùng một thời điểm mỗi ngày, cũng có thể cải thiện sự tập trung.

Thiết kế một không gian làm việc riêng

Một không gian làm việc tách biệt giúp bạn dễ tập trung hơn và chuyển sang trạng thái làm việc về mặt tinh thần. Không cần phải cầu kỳ, nhưng nên thực tế và thoải mái.

Sử dụng giao tiếp bằng văn bản hiệu quả

Viết rõ ràng là một trong những kỹ năng có giá trị nhất trong làm việc từ xa. Hãy tóm tắt các đầu việc, xác nhận quyết định và tránh để chi tiết quan trọng bị chôn vùi trong các luồng trò chuyện.

Bảo vệ ranh giới của bạn

Hãy nghỉ ngơi, dừng làm việc vào giờ hợp lý và truyền đạt rõ ràng thời gian sẵn sàng. Làm việc từ xa bền vững hơn khi nó hỗ trợ một cuộc sống lành mạnh bên ngoài công việc.

Giữ kết nối xã hội

Hãy dành thời gian cho sự kết nối con người, ngay cả khi điều đó diễn ra ngoài văn phòng. Các cuộc trò chuyện thường xuyên với đồng nghiệp, cố vấn, bạn bè hoặc những người cùng ngành nghề có thể giảm cảm giác cô lập.

Tương lai của làm việc từ xa

Làm việc từ xa có khả năng sẽ tiếp tục là một phần của bối cảnh kinh doanh hiện đại. Một số công ty sẽ duy trì hoàn toàn từ xa, một số khác sẽ sử dụng mô hình kết hợp, và nhiều công ty sẽ điều chỉnh theo nhu cầu của đội ngũ, kỳ vọng của khách hàng hoặc giai đoạn tăng trưởng.

Điều sẽ không thay đổi là nhu cầu lập kế hoạch có chủ đích. Làm việc từ xa thành công khi công ty xem nó như một mô hình vận hành, chứ không chỉ là một phúc lợi. Điều đó có nghĩa là phải xây dựng hệ thống, duy trì tuân thủ và hỗ trợ cả hiệu suất lẫn phúc lợi.

Với chủ doanh nghiệp, cơ hội là rõ ràng. Một công ty thân thiện với mô hình từ xa có thể thu hút nhân tài, giảm chi phí cố định và mở rộng hiệu quả. Nhưng thành công phụ thuộc vào nền tảng vững chắc: cấu trúc rõ ràng, quy trình đáng tin cậy và một pháp nhân được thiết lập đúng ngay từ đầu.

Lời kết

Làm việc tại nhà mang lại lợi ích thực sự, nhưng cũng đi kèm thách thức thực sự. Những nhóm làm việc từ xa hiệu quả nhất không phải là nhóm có ít quy tắc nhất; đó là những nhóm có kỳ vọng rõ ràng nhất và hệ thống mạnh nhất.

Nếu bạn đang xây dựng một doanh nghiệp sẽ vận hành từ xa, hãy bắt đầu với nền tảng pháp lý và vận hành đúng đắn. Khi đã có cấu trúc phù hợp, đội ngũ của bạn có thể làm việc ở bất cứ đâu mà không đánh mất tính chuyên nghiệp, sự tuân thủ hay đà tăng trưởng.