Doanh nghiệp có được hoàn thuế không? Cách hoàn thuế doanh nghiệp hoạt động và những cách thông minh để sử dụng khoản hoàn thuế

Có, doanh nghiệp có thể được hoàn thuế. Tuy nhiên, trên thực tế, khoản hoàn thuế doanh nghiệp thường là kết quả của việc nộp thừa thuế trong năm, đủ điều kiện hưởng các khoản tín dụng thuế được hoàn, hoặc ghi nhận lỗ và các khoản khấu trừ làm giảm số thuế cuối cùng xuống thấp hơn số đã nộp.

Điểm quan trọng là câu trả lời còn phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp kê khai và nộp thuế ở cấp độ pháp nhân. Những doanh nghiệp khác chuyển thu nhập trực tiếp sang tờ khai thuế cá nhân của chủ sở hữu. Sự khác biệt này ảnh hưởng đến việc khoản hoàn thuế được chi trả cho doanh nghiệp, cho chủ sở hữu hay không được hoàn chút nào.

Đối với các chủ doanh nghiệp, hiểu cách hoàn thuế hoạt động không chỉ là một bài toán sổ sách. Nó giúp bạn tránh bất ngờ về dòng tiền, lập khoản thuế tạm nộp tốt hơn và sử dụng khoản hoàn thuế một cách chiến lược thay vì xem đó là một khoản tiền bất ngờ.

Khoản hoàn thuế doanh nghiệp thực sự là gì

Hoàn thuế không giống với lợi nhuận. Nó chỉ có nghĩa là chính phủ đã thu nhiều thuế hơn số thực sự phải nộp trong năm thuế đó.

Khoản hoàn thuế có thể xảy ra khi doanh nghiệp:

• Nộp quá nhiều thuế tạm tính
• Có khấu trừ lương hoặc khoản tiền gửi thuế lương vượt mức
• Đủ điều kiện hưởng tín dụng thuế làm giảm số thuế phải nộp
• Yêu cầu các khoản khấu trừ hoặc khấu hao làm giảm thu nhập chịu thuế
• Nộp tờ khai sửa đổi và phát hiện đã nộp thừa
• Nộp thừa một số loại thuế của tiểu bang, thuế lương, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế liên quan đến bán hàng

Khoản hoàn thuế có thể là dấu hiệu tích cực cho thấy việc quản lý thuế được thực hiện thận trọng, nhưng cũng có thể có nghĩa là doanh nghiệp đã cho IRS vay tiền không lãi trong suốt năm. Mục tiêu là sự cân bằng: tránh bị phạt vì nộp thiếu nhưng cũng không để vốn lưu động bị khóa quá nhiều.

Những loại hình doanh nghiệp nào có thể được hoàn thuế?

Việc một doanh nghiệp có thể nhận hoàn thuế dưới tên của chính nó hay không phụ thuộc vào cách doanh nghiệp đó bị đánh thuế.

Loại hình pháp nhân	Có thể nhận hoàn thuế thu nhập doanh nghiệp không?	Thường hoạt động như thế nào
Hộ kinh doanh cá thể	Thường không có khoản hoàn thuế doanh nghiệp riêng	Thu nhập và chi phí được khai trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu
LLC một thành viên	Thường không có khoản hoàn thuế doanh nghiệp riêng	Thường bị đánh thuế như hộ kinh doanh cá thể trừ khi có lựa chọn khác
Hợp danh	Thường không có khoản hoàn thuế thu nhập doanh nghiệp riêng	Hợp danh thường chuyển các khoản thuế sang cho các thành viên hợp danh
S corporation	Thường không có khoản hoàn thuế thu nhập doanh nghiệp riêng	Thu nhập, lỗ, khấu trừ và tín dụng được chuyển sang cổ đông
C corporation	Có	Công ty tự nộp tờ khai riêng và có thể nộp thừa thuế trực tiếp

Đó là lý do nhiều chủ doanh nghiệp nói rằng họ được hoàn thuế, trong khi trên thực tế khoản hoàn thuế xuất hiện trên tờ khai cá nhân của họ. Điều này đặc biệt phổ biến với hộ kinh doanh cá thể và chủ sở hữu của các thực thể chuyển thu nhập.

Cách loại hình pháp nhân ảnh hưởng đến kết quả hoàn thuế

Hộ kinh doanh cá thể và LLC một thành viên

Hộ kinh doanh cá thể không tách biệt với chủ sở hữu về mục đích thuế thu nhập liên bang. LLC một thành viên thường mặc định được xem tương tự. Thu nhập và chi phí kinh doanh thường xuất hiện trên tờ khai cá nhân của chủ sở hữu, và bất kỳ khoản hoàn thuế nào thường gắn với tình hình thuế tổng thể của cá nhân đó.

Điều đó có nghĩa là khoản hoàn thuế có thể đến từ hoạt động kinh doanh, nhưng séc hoàn thuế thường là một phần của tờ khai cá nhân chứ không phải một khoản thanh toán riêng cho doanh nghiệp.

Hợp danh

Hợp danh thường nộp tờ khai thông tin và chuyển thu nhập cùng các khoản khấu trừ sang cho các thành viên hợp danh. Bản thân hợp danh thường không phải nộp thuế thu nhập liên bang. Vì vậy, hợp danh nhìn chung không nhận khoản hoàn thuế thu nhập doanh nghiệp thông thường.

Tuy vậy, hợp danh vẫn có thể có khoản hoàn thuế trong các bối cảnh khác, chẳng hạn như thuế lương, thuế bán hàng hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt, tùy thuộc vào hoạt động kinh doanh.

S corporation

Giống như hợp danh, S corporation là thực thể chuyển thu nhập cho mục đích thuế thu nhập liên bang. Các khoản thuế thường được chuyển sang cho cổ đông, vì vậy bản thân S corporation thường không nhận khoản hoàn thuế thu nhập.

Khoản hoàn thuế vẫn có thể phát sinh ở cấp độ thực thể từ việc nộp thừa thuế việc làm, một số tín dụng nhất định hoặc các tờ khai khác mà doanh nghiệp trực tiếp thực hiện.

C corporation

C corporation bị đánh thuế tách biệt với chủ sở hữu. Công ty nộp tờ khai riêng và có thể nhận khoản hoàn thuế riêng nếu các khoản nộp tạm tính, khấu trừ hoặc tín dụng vượt quá số thuế cuối cùng phải nộp.

Đối với các công ty kỳ vọng giữ lại lợi nhuận, tái đầu tư hoặc có nhà đầu tư bên ngoài, cấu trúc này có thể tạo ra mô hình hoàn thuế rất khác so với một doanh nghiệp chuyển thu nhập.

Vì sao doanh nghiệp nhận được hoàn thuế

Những lý do phổ biến nhất thường khá rõ ràng.

1. Thuế tạm tính đã nộp quá cao

Nhiều doanh nghiệp nhỏ nộp thuế trong năm bằng các khoản tạm nộp. Nếu các khoản này cao hơn nghĩa vụ thực tế cuối cùng, phần chênh lệch sẽ được hoàn lại.

Điều này thường xảy ra khi doanh thu giảm bất ngờ, các khoản khấu trừ lớn hơn dự kiến hoặc chủ sở hữu ước tính quá cao thu nhập theo quý để an toàn.

2. Tín dụng thuế làm giảm số thuế cuối cùng

Tín dụng thuế đặc biệt mạnh vì chúng làm giảm trực tiếp số thuế phải nộp theo từng đô la. Doanh nghiệp có thể đủ điều kiện với các tín dụng liên quan đến tuyển dụng, phúc lợi, đầu tư năng lượng hoặc các hoạt động đủ điều kiện khác.

Nếu một tín dụng đủ lớn, nó có thể tạo ra hoặc làm tăng khoản hoàn thuế.

3. Khấu trừ và khấu hao làm giảm thu nhập chịu thuế

Doanh nghiệp theo dõi chi phí cẩn thận có thể giảm thu nhập chịu thuế thông qua các khoản khấu trừ hợp lệ. Khấu hao cũng có thể làm giảm thu nhập chịu thuế khi thiết bị, công nghệ hoặc tài sản đủ điều kiện khác được đưa vào sử dụng.

4. Nộp thừa thuế lương hoặc các loại thuế việc làm khác

Doanh nghiệp chạy bảng lương có thể nộp thừa thuế việc làm nếu tiền lương, khoản nộp hoặc hồ sơ không được đối chiếu chính xác. Trong trường hợp đó, khoản hoàn thuế có thể đến từ hồ sơ thuế lương thay vì tờ khai thuế thu nhập.

5. Quy định thuế của từng bang khác nhau

Khoản hoàn thuế cũng có thể phát sinh từ thuế thu nhập tiểu bang, thuế nhượng quyền, thuế bán hàng hoặc các quy định cấp bang khác. Những hệ thống này khác nhau rất nhiều, vì vậy một doanh nghiệp có thể còn nợ ở cấp liên bang nhưng vẫn nhận hoàn thuế ở cấp bang, hoặc ngược lại.

Cách tăng khoản hoàn thuế doanh nghiệp đúng cách

Khoản hoàn thuế không bao giờ nên đến từ phỏng đoán. Mục tiêu là yêu cầu đầy đủ mọi lợi ích thuế hợp lệ trong khi vẫn giữ hồ sơ rõ ràng và số liệu có thể chứng minh được.

Lưu giữ hồ sơ chính xác

Hồ sơ tốt là nền tảng của mọi chiến lược thuế có ý nghĩa.

Hãy theo dõi:

• Biên lai
• Hóa đơn
• Nhật ký số dặm
• Sao kê ngân hàng và thẻ tín dụng
• Hồ sơ bảng lương
• Hồ sơ mua tài sản
• Thanh toán cho nhà thầu
• Số đo văn phòng tại nhà và cách phân bổ chi phí tiện ích

Nếu bạn không thể chứng minh một khoản khấu trừ, việc giữ lại khoản đó sẽ khó hơn nhiều.

Yêu cầu tất cả các khoản khấu trừ hợp lệ

Các khoản khấu trừ kinh doanh phổ biến có thể bao gồm:

• Văn phòng phẩm và phần mềm
• Quảng cáo và tiếp thị
• Phí dịch vụ chuyên môn
• Bảo hiểm doanh nghiệp
• Tiền thuê và chi phí tiện ích
• Đi lại cần thiết và thông thường cho công việc
• Bữa ăn kinh doanh khi được phép theo quy định của IRS
• Chi phí xe cộ dùng cho mục đích kinh doanh
• Đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn gắn với hoạt động kinh doanh

Mục tiêu không phải là tạo ra khoản khấu trừ một cách gượng ép. Mục tiêu là tránh bỏ sót những khoản thực sự hợp lệ.

Xem xét các khoản tín dụng bạn có thể đủ điều kiện hưởng

Tín dụng có thể tạo tác động lớn hơn khấu trừ vì chúng làm giảm trực tiếp số thuế phải nộp.

Tùy vào doanh nghiệp, các tín dụng tiềm năng có thể liên quan đến:

• Tuyển dụng nhân viên từ các nhóm mục tiêu
• Cung cấp một số phúc lợi nhất định cho nhân viên
• Thực hiện các khoản đầu tư liên quan đến năng lượng đủ điều kiện
• Phát triển hoặc cải tiến sản phẩm và quy trình
• Đầu tư vào chi phí khởi nghiệp hoặc chi phí kế hoạch hưu trí đủ điều kiện

Sử dụng khấu hao một cách chiến lược

Khi doanh nghiệp mua thiết bị, máy tính, nội thất hoặc một số tài sản khác, doanh nghiệp có thể thu hồi chi phí theo thời gian thông qua khấu hao. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể được ghi nhận chi phí nhanh hơn đối với tài sản đủ điều kiện theo quy định thuế hiện hành.

Thời điểm đó có thể ảnh hưởng đáng kể đến việc doanh nghiệp kết thúc năm với khoản hoàn thuế, số dư phải nộp hay không thay đổi gì.

Kiểm tra quy tắc văn phòng tại nhà và số dặm di chuyển

Nếu bạn làm việc tại nhà hoặc lái xe cho mục đích kinh doanh, những chi phí này có thể rất quan trọng.

Với khoản khấu trừ văn phòng tại nhà, không gian đó thường phải được sử dụng thường xuyên và riêng biệt cho công việc. Với khoản khấu trừ phương tiện, việc sử dụng cho mục đích kinh doanh phải được ghi chép cẩn thận, dù bạn dùng mức tính theo số dặm tiêu chuẩn hay chi phí thực tế.

Xem lại khoản thuế tạm nộp

Thuế tạm nộp nên được xem xét trong suốt năm chứ không chỉ vào thời điểm nộp hồ sơ. Nếu doanh thu doanh nghiệp đang tăng nhanh, các khoản thanh toán theo quý có thể cần tăng lên. Nếu doanh thu chậm lại, bạn có thể đang nộp quá nhiều.

Ước tính tốt nhất là ước tính dựa trên hồ sơ hiện tại, không phải giả định của năm trước.

Làm việc với chuyên gia thuế

Một chuyên gia thuế có thể giúp bạn quyết định có nên tăng tốc khấu trừ, hoãn ghi nhận thu nhập, điều chỉnh bảng lương hay thay đổi khoản thuế tạm nộp hay không. Với các doanh nghiệp đang tăng trưởng, lợi ích thường đến từ việc lập kế hoạch tốt hơn thay vì một động thái thuế lớn duy nhất.

Khoản hoàn thuế không phải là gì

Khoản hoàn thuế doanh nghiệp không phải là:

• Phần thưởng để chi tiêu thoải mái
• Dấu hiệu cho thấy bạn tự động có lợi nhuận cao hơn
• Bằng chứng rằng kế hoạch thuế của bạn đã tối ưu
• Sự thay thế cho việc duy trì quỹ dự phòng tiền mặt

Hoàn thuế thường chỉ là một khác biệt về thời điểm. Nếu bạn xem nó như tiền dư mà không có bối cảnh, bạn có thể thiếu tiền khi kỳ nộp thuế tiếp theo, kỳ trả lương tiếp theo hoặc cơ hội tăng trưởng xuất hiện.

Những cách thông minh để sử dụng khoản hoàn thuế doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn thực sự nhận được khoản hoàn thuế, hãy sử dụng nó vào những việc có thể tạo giá trị lâu dài.

1. Xây dựng quỹ dự trữ tiền mặt

Quỹ khẩn cấp của doanh nghiệp có thể giảm bớt tác động của những tháng doanh thu thấp, hóa đơn bị chậm thanh toán, gián đoạn nguồn cung hoặc sửa chữa bất ngờ. Ngay cả một khoản dự trữ vừa phải cũng giúp tăng khả năng chống chịu.

2. Trả bớt khoản nợ lãi cao

Nếu bạn đang gánh nợ đắt đỏ từ thẻ tín dụng, khoản vay ngắn hạn hoặc tài trợ thiết bị, giảm số dư đó có thể cải thiện dòng tiền hàng tháng rất nhanh.

3. Đầu tư vào hoạt động cốt lõi

Khoản hoàn thuế thường được sử dụng tốt nhất cho những cải tiến giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

Ví dụ gồm:

• Phần mềm kế toán và thuế
• Hệ thống thanh toán hóa đơn tốt hơn
• Công cụ quản lý hàng tồn kho
• Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng
• Công cụ an ninh và tuân thủ
• Thiết bị giúp giảm nhân công hoặc thời gian gián đoạn

4. Tài trợ cho tăng trưởng

Nếu các nền tảng cơ bản đã ổn định, khoản hoàn thuế có thể hỗ trợ tăng trưởng có kiểm soát.

Bạn có thể dùng nó cho:

• Chiến dịch marketing
• Cải thiện website
• Hoạt động bán hàng
• Phát triển sản phẩm
• Dòng dịch vụ mới
• Hệ thống đóng gói hoặc xử lý đơn hàng tốt hơn

5. Tăng cường tuân thủ và công việc thành lập doanh nghiệp

Một phần khoản hoàn thuế có thể được dùng để giữ cho cấu trúc doanh nghiệp gọn gàng và có tổ chức. Điều đó có thể bao gồm tuân thủ hàng năm, hỗ trợ registered agent, dọn dẹp sổ sách kế toán và duy trì pháp nhân.

Đối với những nhà sáng lập đang xây dựng trên nền tảng pháp lý phù hợp, Zenind có thể hỗ trợ thành lập công ty và tuân thủ doanh nghiệp liên tục để cấu trúc hỗ trợ chiến lược thuế của bạn luôn ở trạng thái tốt.

6. Đầu tư vào con người

Đào tạo, chứng chỉ và các phúc lợi hướng tới giữ chân nhân viên có thể mang lại hiệu quả lâu dài. Nếu đội ngũ của bạn còn nhỏ, chỉ một lần tuyển dụng chiến lược hoặc một nỗ lực nâng cao kỹ năng quan trọng cũng có thể thay đổi quỹ đạo của doanh nghiệp.

7. Tạo quỹ dự phòng thuế

Một trong những cách thông minh nhất để sử dụng khoản hoàn thuế là chuẩn bị cho hóa đơn thuế năm tới. Dành ra một phần ngay bây giờ có thể giảm căng thẳng và giúp việc nộp thuế theo quý dễ quản lý hơn.

Kết luận thực tế cho chủ doanh nghiệp nhỏ

Nếu bạn muốn biết doanh nghiệp của mình có nhận hoàn thuế hay không, hãy bắt đầu bằng những câu hỏi sau:

• Doanh nghiệp thuộc loại hình pháp nhân nào?
• Đã nộp bao nhiêu tiền thuế tạm tính hoặc tiền gửi thuế lương?
• Những khoản khấu trừ nào thực sự đã được ghi chép?
• Năm nay có những khoản tín dụng nào có thể sử dụng?
• Thu nhập tăng hay giảm so với ước tính?
• Năm đó có lợi nhuận, hòa vốn hay lỗ?

Khi những câu trả lời đó rõ ràng, bức tranh hoàn thuế thường cũng sẽ rõ ràng.

Lời kết

Có, doanh nghiệp có thể được hoàn thuế, nhưng kết quả phụ thuộc rất nhiều vào loại hình pháp nhân, thời điểm thanh toán và mức độ doanh nghiệp theo dõi tốt các khoản khấu trừ và tín dụng.

Với các doanh nghiệp chuyển thu nhập, khoản hoàn thuế có thể xuất hiện trên tờ khai của chủ sở hữu thay vì dưới dạng một séc riêng cho doanh nghiệp. Với C corporation, khoản hoàn thuế có thể thuộc trực tiếp về pháp nhân. Dù theo cách nào, phương pháp thông minh nhất vẫn là giống nhau: giữ hồ sơ tốt, xem lại thuế tạm nộp thường xuyên và sử dụng bất kỳ khoản hoàn thuế nào để củng cố doanh nghiệp thay vì xem nó như tiền chi tiêu thêm.