Данъци в електронната търговия за начинаещи: Практическо ръководство за нови онлайн продавачи

Стартирането на онлайн бизнес е вълнуващо, защото можете да достигнете клиенти далеч извън местния си пазар. Но щом започнат да постъпват поръчки, данъците бързо стават част от картината. Много нови продавачи се фокусират върху намирането на продукти, брандинга и маркетинга, а после откриват, че данъкът върху продажбите, данъкът върху доходите, воденето на отчетност и крайните срокове за подаване изискват не по-малко внимание.

Добрата новина е, че данъците в електронната търговия са управляеми, щом разберете основите. Не е нужно да сте данъчен специалист, за да поддържате добра организация. Но е нужно да имате система за проследяване къде продавате, какво продавате, колко продавате и кои данъчни правила се прилагат към вашия бизнес.

Това ръководство обяснява основните неща за начинаещи, за да можете да изградите съобразен с изискванията и мащабируем онлайн бизнес още от първия ден.

Какво представляват данъците в електронната търговия?

Данъците в електронната търговия са данъците, които могат да се прилагат към онлайн продажбите и към доходите, които бизнесът ви получава от тези продажби. Точните данъци, които дължите, зависят от това къде се намира бизнесът ви, къде се намират клиентите ви, какви продукти или услуги продавате и как е структурирана компанията ви.

За повечето онлайн продавачи основните данъчни категории са:

• Данък върху продажбите
• Данък върху доходите
• Данък върху използването
• Международни данъци като ДДС или GST, ако продавате в чужбина

Не всеки бизнес дължи всеки вид данък. Един продавач може да трябва да събира данък върху продажбите в някои щати, да плаща данък върху доходите върху печалбата и изобщо да не бъде засегнат от други данъци в зависимост от конкретните обстоятелства. Затова първата стъпка е да разберете данъчния си обхват.

Защо данъците в електронната търговия са важни още в началото

Много нови основатели смятат, че данъците могат да почакат, докато бизнесът порасне. Този подход може бързо да създаде проблеми.

Пренебрегването на данъчните задължения може да доведе до:

• Глоби за закъсняла регистрация
• Натрупани данъци и лихви
• Проблеми с подаването на декларации в няколко щата
• Пропуски в счетоводството, които затрудняват данъчния сезон
• Изненади в паричния поток, когато не е заделен данъкът

Ако планирате да управлявате бизнеса си чрез LLC или корпорация, данъчната съобразеност става част от оперативната основа. Правилното учредяване, отделните бизнес сметки и изрядната документация значително улесняват данъчното отчитане.

Zenind помага на предприемачите да учредяват и поддържат бизнеси с мислене, насочено към съответствие, което дава на новите продавачи по-стабилна основа за бъдещото управление на данъчните задължения.

Основи на данъка върху продажбите за онлайн продавачи

Данъкът върху продажбите е един от най-честите въпроси за електронната търговия. В Съединените щати данъкът върху продажбите обикновено се регулира на щатско ниво, а в много случаи и местните юрисдикции имат роля. Това означава, че задължението ви зависи от това къде имате връзка или nexus с даден щат.

Какво е nexus?

Nexus е връзката между вашия бизнес и щат, която може да създаде данъчно задължение. Ако имате nexus в даден щат, може да се наложи да се регистрирате там, да събирате данък върху продажбите от клиентите и да подавате декларации.

Често срещани видове nexus са:

• Физически nexus: имате офис, склад, служител или инвентар в щата
• Икономически nexus: обемът на продажбите или броят на транзакциите ви надхвърля щатски праг
• Marketplace nexus: определени дейности на пазарни платформи могат да създадат задължения за подаване или регистрация
• Inventory nexus: инвентар, съхраняван в складове на трети страни за изпълнение на поръчки, може да създаде nexus в няколко щата

Защо nexus е важен за електронната търговия

Онлайн продавачите често създават nexus в щати, в които никога не са възнамерявали да навлизат. Например съхранението на инвентар в fulfillment център, наемането на дистанционен служител или достигането на прага за продажби към клиенти може да създаде нови задължения за подаване.

Затова продавач, който започва да работи от един щат, по-късно може да открие задължения в няколко други.

Какво обикновено трябва да направят продавачите

Ако се прилага данък върху продажбите, основните стъпки обикновено са:

1. Регистрирайте се за разрешително за данък върху продажбите в съответния щат
2. Събирайте правилния данък от клиентите, когато това се изисква
3. Проследявайте освободените от данък продажби, когато е приложимо
4. Подавaйте декларации за данък върху продажбите навреме
5. Внасяйте събрания данък

Точният процес на регистрация и подаване варира според щата, затова добрият календар за съответствие е от съществено значение.

Основи на данъка върху доходите

Данъкът върху продажбите се събира от клиентите в определени случаи, но данъкът върху доходите се основава на печалбата на бизнеса. Това означава, че приходите са само част от картината. Трябва да следите и разходите.

Как работи данъкът върху доходите

По принцип данъкът върху доходите се изчислява върху нетната печалба, тоест бизнес приходите минус допустимите бизнес разходи.

Често срещани приспадаеми разходи могат да включват:

• Реклама
• Опаковъчни материали за доставка
• Такси за обработка на плащания
• Софтуерни абонаменти
• Професионални услуги
• Разходи за продукти и инвентар
• Разходи за домашен офис, ако имате право на тях
• Разходи по учредяване и поддръжка на вашето юридическо лице, когато това е допустимо

Добре структурираният бизнес улеснява отделното проследяване на тези разходи от личните разходи. Това е една от причините много основатели да избират LLC или корпорация още в началото.

Федерален и щатски данък върху доходите

Повечето бизнеси в електронната търговия ще трябва да отчитат федерален данък върху доходите. В зависимост от това къде работи бизнесът, може да се прилага и щатски данък върху доходите.

Някои щати не налагат личен или корпоративен данък върху доходите, докато други го правят. Правилата зависят от типа на юридическото лице и от това къде се счита, че бизнесът оперира.

Тъй като данъчното третиране варира, основателите трябва да поддържат ясни записи и да се консултират с квалифициран данъчен специалист за съвет, специфичен за тяхното юридическо лице.

Данък върху използването: данъкът, който много нови продавачи пропускат

Данъкът върху използването често се пренебрегва от начинаещите. Обикновено той се прилага, когато купувате облагаеми стоки, без да платите данък върху продажбите при плащането, но стоката по-късно се използва в щат, който очаква данъкът да бъде платен.

Това може да се случи при покупка на:

• Оборудване
• Офис консумативи
• Инвентар от доставчици извън щата
• Софтуер или дигитални стоки в определени ситуации

Правилата за данък върху използването се различават по щати. Ако вашият доставчик не е начислил данък върху продажбите, не приемайте, че покупката автоматично е освободена от данък. Съхранявайте документация и проверете дали се прилага данък върху използването.

Международни данъци за продавачи, които продават през граница

Ако продавате на клиенти извън Съединените щати, може да се наложи да мислите за ДДС, GST, мита, правила за внос и местни изисквания за регистрация.

За начинаещи най-важното е следното: международното данъчно съответствие не е копие на американското облагане с данък върху продажбите. Всяка държава може да има собствени правила за:

• Данъчна регистрация
• Прагове
• Методи за събиране
• Изисквания за фактуриране
• Честота на подаване

Ако се разширявате международно, включете данъчния процес в плана си за стартиране, преди да рекламирате на нови пазари.

Избор на правилната бизнес структура

Бизнес структурата ви може да повлияе върху начина на данъчно отчитане и върху това колко лесно е спазването на изискванията.

Едноличен търговец

Едноличният търговец е най-простата структура, но обикновено не отделя собственика от бизнеса. Това може да затрудни счетоводството и управлението на отговорността, когато бизнесът расте.

LLC

LLC е популярен избор за основатели в електронната търговия, защото създава отделно юридическо лице и може да предложи гъвкавост в управлението и данъчното облагане.

Корпорация

Корпорацията може да е подходяща за бизнеси, които планират да привличат капитал, да добавят партньори или да следват по-формална собственическа структура.

Правилната структура зависи от целите ви, нивото на доходите, щатските правила и профила на риска. Zenind подпомага предприемачи, които искат да учредят LLC или корпорация и да поддържат правната основа, която улеснява управлението на бизнес операциите.

Данъчни записи, които всеки продавач трябва да пази

Силното водене на документация е един от най-лесните начини да намалите данъчния стрес.

Поне следете:

• Брутните продажби по канал
• Събрания данък върху продажбите по щат
• Възстановявания и сторнирания
• Себестойност на продадените стоки и покупки на инвентар
• Разходи за доставка
• Бизнес разходи
• Банкови извлечения
• Документи за данъчна регистрация
• Декларации за данък върху продажбите и потвърждения за плащане
• Счетоводни отчети

Ако продавате в няколко платформи, обмислете използването на отделни папки за отчети или счетоводни категории за всеки канал. Това улеснява последващото сверяване на числата.

Често срещани данъчни грешки на новите онлайн продавачи

Начинаещите често допускат едни и същи грешки, особено през първата година.

1. Прекалено дълго отлагане на регистрацията

Някои основатели събират данък, преди да са регистрирани, или чакат щатът да им изпрати уведомление. Това може да доведе до избегаеми глоби.

2. Предположение, че продажбите през marketplace решават всичко

Продажбата през платформа не винаги премахва данъчните ви задължения. Някои щати все още очакват отделни декларации, а не всички данъчни задължения се обработват по един и същ начин във всички платформи.

3. Смесване на лични и бизнес средства

Това създава счетоводни грешки и прави подготовката за данъци много по-трудна. Използвайте отделни бизнес сметки от самото начало.

4. Непроследяване на местоположението на инвентара

Инвентар, съхраняван в няколко щата, може да създаде nexus на места, към които не сте се целили активно.

5. Забравяне на данъка върху използването

Ако дадена покупка не е била обложена с данък в момента на продажбата, тя може да бъде облагаема по-късно.

6. Пропускане на сроковете за подаване

Декларациите за данък върху продажбите, прогнозните плащания на данък върху доходите и годишните отчети имат отделни срокове. Пропускането на един от тях може да доведе до по-големи проблеми.

Прост данъчен работен процес за начинаещи

Не ви е нужна сложна система, за да започнете. Нужна ви е повторяема.

Стъпка 1: Учредете бизнеса правилно

Изберете подходящо юридическо лице, подайте учредителните документи и осигурете основата, преди да мащабирате продажбите.

Стъпка 2: Отворете отделни бизнес сметки

Дръжте всички бизнес приходи и разходи отделно от личните финанси.

Стъпка 3: Проследявайте къде продавате

Наблюдавайте щати, държави, платформи и места за изпълнение на поръчки.

Стъпка 4: Следете праговете за nexus

Преглеждайте редовно данните за продажбите си, за да знаете кога може да започне ново данъчно задължение.

Стъпка 5: Регистрирайте се, преди да събирате данък

Не събирайте данък върху продажбите в дадена юрисдикция, преди да разберете дали регистрацията е задължителна.

Стъпка 6: Сверявайте месечно

Сравнявайте платформените отчети, банковите постъпления и счетоводните записи всеки месец.

Стъпка 7: Заделяйте пари за данъци

Отделна резервна сметка може да ви помогне да избегнете проблеми с паричния поток, когато настъпи време за плащане на данъци.

Стъпка 8: Подавaйте навреме

Използвайте напомняния или софтуер, за да сте в крак с месечните, тримесечните и годишните срокове.

Кога да работите с професионалист

Много основатели могат да се справят сами с основите в началото, но професионалната помощ става ценна, когато:

• Продавате в няколко щата
• Съхранявате инвентар във fulfillment центрове
• Разширявате се международно
• Променяте типа на юридическото лице
• Приходите ви растат бързо
• Не сте сигурни как се прилага конкретно данъчно правило

Данъчен специалист може да помогне да тълкувате правилата по щати и да намалите грешките при подаване. Доставчик на услуги за учредяване и съответствие като Zenind може да помогне да поддържате правната структура на бизнеса организирана, така че данъчните процеси да са по-лесни за управление.

Заключителни мисли

Данъците в електронната търговия не са причина да отлагате старта на бизнеса си. Те са част от управлението на реална компания и стават по-лесни, когато разбирате основните категории, поддържате организирани записи и изградите навременна процедура за съответствие.

Ако тепърва започвате, фокусирайте се върху основното: учредете бизнеса правилно, проследявайте продажбите внимателно, следете за nexus, водете изрядно счетоводство и подавайте навреме. Тази проста рамка ще ви спести време, ще намали стреса и ще помогне вашият онлайн магазин да расте върху по-стабилна основа.