Освобождаване на организации с нестопанска цел от щатски данък върху доходите и данък върху продажбите: практическо ръководство за всички 50 щата

Организациите с нестопанска цел често се създават, за да служат на благотворителна, образователна, религиозна, научна мисия или мисия в обществен интерес. Но учредяването на организация с нестопанска цел не означава автоматично, че всички данъци отпадат. Освобождаването от щатски данък върху доходите, освобождаването от данък върху продажбите и облекчението по отношение на данъка върху ползването са отделни въпроси и всеки щат прилага свои собствени правила.

За учредители, членове на управителни съвети и администратори разбирането как работят тези освобождавания е от съществено значение. Правилната стратегия за подаване на документи може да намали оперативните разходи, да избегне санкции и да поддържа организацията ви в съответствие с изискванията, докато тя се разраства отвъд границите на един щат.

Това ръководство обяснява основните видове щатски данъчни освобождавания, достъпни за организации с нестопанска цел, как обикновено работят, какви документи често се изискват и как да останете организирани след одобрение.

Какво всъщност означава щатско данъчно освобождаване

Когато хората говорят за данъчно освобождаване на организации с нестопанска цел, те може да имат предвид няколко различни неща:

• Освобождаване от щатски данък върху доходите: Освобождаване от щатски корпоративен данък върху доходите или франчайз данък.
• Освобождаване от данък върху продажбите: Освобождаване от плащане на данък върху продажбите при допустими покупки.
• Освобождаване от данък върху ползването: Освобождаване от данък върху стоки, закупени извън щата и внесени в него.
• Освобождаване от данък върху недвижимото имущество: Освобождаване от местен данък върху недвижимото имущество, обикновено при отделни правила.

Една организация с нестопанска цел може да отговаря на условията за едно от тези освобождавания, но не и за друго. Например някои организации може да бъдат освободени от щатски данък върху доходите, но все пак да трябва да кандидатстват отделно за освобождаване от данък върху продажбите.

Защо федералният статут е важен, но не решава всичко

Повечето щати се обръщат към IRS за част от анализа на допустимостта. Ако вашата организация има федерален статут на освободена от данъци организация, това често засилва заявлението ви за облекчение на щатско ниво. В много щати писмото за определяне от IRS е или задължително, или има силна доказателствена стойност.

Въпреки това федералното одобрение само по себе си не е достатъчно. Щатите може да изискват:

• Отделно заявление
• Щатска регистрация в департамента по приходите
• Копия от учредителни документи и устав
• Финансови отчети или бюджети
• Доказателства, че дейностите на организацията отговарят на правилата за освобождаване

Основният извод е прост: федералното освобождаване е стартовата линия, а не финалът.

Често срещани видове организации с нестопанска цел, които търсят освобождаване

Щатското данъчно освобождаване най-често е релевантно за организации, които работят в обществена полза, като например:

• Благотворителни организации
• Образователни организации
• Религиозни организации
• Младежки и обществени групи
• Организации с нестопанска цел в областта на здравеопазването и социалните услуги
• Научни и изследователски организации
• Организации в областта на изкуството и културата

Дори в рамките на тези категории щатът може да прави разграничение между изцяло благотворителна организация и такава, която има известна търговска дейност. Ако вашата организация с нестопанска цел продава стоки, управлява програма срещу такса или организира събития за набиране на средства, някои сделки все още може да бъдат облагаеми.

Освобождаване от щатски данък върху доходите

Много щати освобождават допустимите организации с нестопанска цел от щатски данък върху доходите, но правилата се различават значително.

В някои щати данъчното освобождаване е тясно свързано с признаването от IRS. В други организацията с нестопанска цел трябва да подаде заявление или подкрепящи документи до щатския данъчен орган, преди освобождаването да влезе в сила.

Често срещаните изисквания включват:

• Писмо за определяне от IRS
• Идентификационен номер на работодател
• Учредителен акт
• Устав
• Одобрено от управителния съвет описание на дейностите
• Доказателство, че приходите подпомагат мисията на организацията, а не частни лица

Дори когато е налично освобождаване от данък върху доходите, организациите с нестопанска цел трябва да водят точна документация. Ако организацията има несвързан стопански доход или облагаема дейност, тя все още може да има задължения за подаване на данъчни декларации.

Освобождаване от данък върху продажбите и данък върху ползването

Освобождаването от данък върху продажбите често е най-практичният ежедневен въпрос за организациите с нестопанска цел. То може да засегне офис консумативи, материали за набиране на средства, оборудване и други покупки.

Някои щати предоставят освобождаване автоматично, след като организацията с нестопанска цел отговаря на условията. Други изискват отделен сертификат за освобождаване или карта за покупки. Няколко щата ограничават освобождаването до определени категории организации или определени видове покупки.

Типичните въпроси, които трябва да зададете, включват:

• Освободена ли е организацията от плащане на данък върху продажбите за всички покупки или само за избрани стоки?
• Трябва ли организацията с нестопанска цел да представя сертификат преди всяка покупка?
• Прилага ли се освобождаването за онлайн покупки?
• Облагаеми ли са продажбите за набиране на средства?
• Освободени ли са хотелски престои, хранения или разходи за събития?

Тези подробности са важни, защото една организация с нестопанска цел може бързо да загуби пари, ако приеме, че всяка покупка отговаря на условията.

Разлики между щатите, за които да следите

Няма единно национално правило за щатските данъчни освобождавания на организации с нестопанска цел. Щатските агенции може да се различават по отношение на:

• Дали се изисква отделно щатско заявление
• Дали освобождаването е автоматично след федерално одобрение
• Кои категории организации с нестопанска цел отговарят на условията
• Дали се изискват подновявания
• Колко често трябва да се извършва подновяване или повторно сертифициране
• Дали местните юрисдикции признават същото освобождаване

Някои щати също не налагат широк щатски данък върху доходите, докато други може да нямат общ данък върху продажбите. Това означава, че вашата организация с нестопанска цел може да има по-малко заявления в един щат и значително повече в друг.

Тъй като щатските правила могат да се променят, организациите с нестопанска цел трябва да проверяват изискванията, преди да вземат решения за покупки или данъци в нова юрисдикция.

Практически контролен списък за кандидатстване

Преди да подадете заявление за освобождаване, съберете следното:

• Учредителен акт
• Устав
• Писмо за определяне от IRS, ако е налично
• Потвърждение за EIN
• Списък на управителния съвет и информация за длъжностните лица
• Описание на програмите и мисията
• Бюджет или скорошни финансови отчети
• Документи за щатска регистрация, ако се изискват
• Формуляр за освобождаване от данък върху продажбите или искане за сертификат

Пълното заявление е важно. Липсващи документи могат да забавят одобрението, да предизвикат допълнителни въпроси или да доведат до отхвърляне на подаването от щата.

Как да кандидатствате

Въпреки че точният процес зависи от щата, повечето заявления за освобождаване следват сходен път:

1. Потвърдете от кое освобождаване се нуждаете.
2. Прегледайте правилата за допустимост на щата.
3. Съберете управленските документи и материалите от IRS.
4. Попълнете точно щатското заявление.
5. Подайте подкрепящите документи до правилната агенция.
6. Проследявайте одобрението, кореспонденцията и издаването на сертификата.
7. Запишете всички дати за подновяване или задължения за отчетност.

Ако вашата организация с нестопанска цел работи в няколко щата, повторете този анализ за всяка юрисдикция, в която правите покупки, получавате доход или извършвате дейности.

Подновяване и текущо съответствие

Данъчното освобождаване не винаги е постоянно. Някои щати издават сертификати за освобождаване, които трябва да се подновяват на всеки няколко години. Други изискват периодично потвърждение, че организацията с нестопанска цел все още отговаря на условията.

Често срещаните основания за подновяване включват:

• Изтичане на сертификата
• Промяна в мисията или състава на дейностите
• Значителни промени в управлението
• Промяна на име или адрес
• Сливане, прекратяване или възстановяване на статута

Организациите с нестопанска цел трябва да съхраняват всички документи за освобождаване на едно място и да възложат отговорност за проследяване на подновяванията. Пропуснат срок може да означава ненужно плащане на данък или подаване на ново заявление.

Грешки, които създават проблеми

Организациите с нестопанска цел често изпадат в затруднение, когато:

• Приемат, че федералното освобождаване се прилага автоматично на щатско ниво
• Използват остарял сертификат за освобождаване
• Купуват облагаеми стоки, без да проверят щатските правила
• Забравят да уведомят щата след промяна на адрес или име
• Не отделят облагаемите от освободените дейности
• Пренебрегват уведомленията за подновяване

Това са предотвратими грешки. Един прост вътрешен контролен списък може да предотврати много от тях.

Най-добри практики за организации с нестопанска цел, работещи в няколко щата

Ако вашата организация работи в повече от един щат, използвайте система за съответствие, която проследява:

• Щатски регистрации
• Сертификати за данъчно освобождаване
• Срокове за подновяване
• Задължения за подаване на декларации и отчети
• Одобрения от управителния съвет и версии на документи
• Покупки, направени във всяка юрисдикция

Организациите, работещи в няколко щата, трябва също да потвърдят дали местен филиал, подразделение или структура, подобна на подразделение, променя анализа на освобождаването. Това, което работи за организацията майка, може да не работи автоматично за всеки клон.

Как Zenind помага на учредителите на организации с нестопанска цел да останат организирани

Zenind помага на учредителите и екипите на организации с нестопанска цел да изградят силна основа за съответствие още от самото начало. Това означава повече от подаване на документи за учредяване. То означава също разбиране на задълженията на щатско ниво, които възникват след учредяването, включително данъчни регистрации и проследяване на документи.

За организации с нестопанска цел, които се организират или се разширяват в нови щати, дисциплинираният процес за съответствие може да намали риска и да запази фокуса на организацията върху нейната мисия. Zenind подкрепя този процес, като ви помага да следите задачите по учредяване и съответствие, така че екипът ви да може да прекарва повече време в служба на общността.

Заключение

Данъчното освобождаване на организация с нестопанска цел не е едно-единствено решение. То е набор от специфични за всеки щат правила, които може да засягат данък върху доходите, данък върху продажбите, данък върху ползването, а понякога и местни данъци. Най-добрият подход е да третирате всеки щат като отделен преглед за съответствие, да потвърдите кое освобождаване се прилага и да поддържате ясна документация след одобрение.

Ако вашата организация с нестопанска цел тепърва започва или се разширява в нови юрисдикции, планирайте тези данъчни въпроси отрано. Внимателната стратегия за подаване на документи сега може да спести време, пари и административни затруднения по-късно.