Как делото South Dakota v. Wayfair означава за спазването на данъка върху продажбите днес

Решението по South Dakota v. Wayfair промени начина, по който бизнесите мислят за данъка върху продажбите в Съединените щати. Преди решението много онлайн продавачи се фокусираха върху това дали имат физическо присъствие в даден щат. След него щатите получиха много по-широки правомощия да изискват от дружества извън щата да събират и превеждат данък върху продажбите, когато преминат определени прагове, свързани с обема на продажбите.

За основатели, eCommerce брандове и растящи компании практическото поучение е просто: спазването на изискванията за данък върху продажбите вече не се ограничава до щата, в който е регистриран бизнесът. Ако вашата компания продава в различни щати, решението Wayfair може да повлияе къде трябва да се регистрирате, да начислявате, да подавате декларации и да превеждате данък.

Тази статия обяснява какво промени решението, какво означава икономическата връзка, как бизнесите могат да оценят риска и как да изградят практичен процес за спазване на изискванията, който подкрепя растежа вместо да го забавя.

Какво промени решението Wayfair

Решението Wayfair не беше за създаване на данък върху продажбите от нулата. Щатите вече имаха системи за данък върху продажбите. Промяната беше в стандарта, използван за определяне кога бизнес извън щата трябва да участва в тази система.

При по-стария подход за физическо присъствие обикновено беше необходимо бизнесът да има офиси, служители, инвентар или друга материална следа в даден щат, преди да бъде задължен да събира данък върху продажбите там. Това правило имаше смисъл, когато търговията беше по-локална, но стана по-трудно за прилагане с разрастването на онлайн продажбите.

Wayfair измести фокуса към икономическата дейност. С други думи, щат може да изисква от бизнес да събира данък върху продажбите въз основа на обема на продажбите или броя на транзакциите с клиенти в този щат, дори ако бизнесът няма офис или склад там.

Тази промяна е важна, защото съвременните бизнеси често достигат до клиенти в цялата страна от едно място. Един бранд може да попадне под облагаеми задължения в няколко щата, без някога да открива допълнителен офис.

Разбиране на връзката за облагане

Nexus е връзката между бизнес и щат, която може да създаде данъчни задължения. Ако бизнесът има nexus в даден щат, може да се наложи да се регистрира, да събира съответния данък, да подава декларации и да води записи.

Има два основни вида nexus, които е важно да се разберат:

• Физически nexus: създава се от физическо присъствие като офис, служител, инвентар или магазин.
• Икономически nexus: създава се, когато бизнесът достигне праг на продажби или транзакции, определен от щата.

Wayfair направи икономическия nexus основен въпрос за много дистанционни продавачи. Това означава, че бизнесът може да дължи задължения за спазване на данъка върху продажбите в щати, където няма никакъв физически обект.

Защо икономическият nexus е важен

Икономическият nexus промени административната тежест за бизнеси от всякакъв размер, особено за компании, които разчитат на eCommerce, онлайн платформи и директни продажби към потребителя.

Бизнес може да задейства икономически nexus, като надхвърли праг в долари, праг за брой транзакции или и двете. Щатите определят собствени правила, а тези правила могат да се различават значително.

Често срещани различия са:

• Различни прагове за продажби в различните щати
• Различни прагове за транзакции в различните щати
• Различни периоди на измерване, като текущата година, предходната година или подвижни 12 месеца
• Различни срокове за регистрация след възникване на nexus
• Различни правила за продажби през marketplace и за освободени от данък транзакции

Тъй като правилата не са еднакви, бизнесите не могат да разчитат на един национален праг. Спазването на изискванията изисква проследяване на дейността по щати.

Кои видове бизнеси са най-засегнати

Wayfair засяга почти всеки бизнес, който продава в няколко щата, но някои модели са с по-голяма сложност от други.

eCommerce продавачи

Онлайн търговците често достигат до клиенти в много щати бързо. Ръст в продажбите от промоция, пускане на нов продукт или празничен сезон може да създаде nexus на места, където бизнесът не го е очаквал.

Продавачи в marketplace

Бизнесите, които продават чрез платформи на трети страни, може да трябва да разберат как се прилагат законите за marketplace facilitator. В някои щати данъкът се събира от платформата. В други продавачът може все още да има задължения за отчетност или да трябва да следи отделно продажбите през marketplace и директните продажби.

Абонаментни бизнеси

Цифрови абонаменти, повтарящи се услуги и SaaS модели могат да се сблъскат със сложни въпроси за облагане в зависимост от закона на щата, класификацията на продукта и структурата на фактуриране.

Производители и търговци на едро, които започват директни продажби

Бизнес, който традиционно е продавал чрез дистрибутори, може да срещне нови въпроси, свързани с данъка върху продажбите, когато започне да продава директно на клиенти в няколко щата.

Стартиращи и растящи малки бизнеси

Ранните компании често поставят растежа преди спазването на изискванията. Този подход може да създаде избираеми рискове, ако продажбите се ускорят по-бързо от системите за проследяване на данъците.

Чести рискове при спазването на изискванията след Wayfair

Най-големите рискове, свързани с Wayfair, рядко са драматични в първия ден. Обикновено те се натрупват с времето.

Пропускане на праг за nexus

Ако бизнесът не следи продажбите по щати, може да не разбере, че е преминал праг, докато не минат месеци. До тогава може вече да изостава с регистрацията и събирането на данъка.

Закъсняла регистрация

Някои щати очакват бизнесите да се регистрират скоро след възникване на nexus. Закъснялата регистрация може да доведе до данъчни задължения със задна дата, лихви и санкции.

Начисляване на грешна ставка

Ставките на данъка върху продажбите могат да варират по щат, окръг, град и специален данъчен район. Събирането на грешна ставка може да създаде спорове с клиенти и проблеми при съгласуването.

Подаване в грешна юрисдикция

Бизнесът може да събира данъка правилно, но въпреки това да не подаде декларация в правилния щат или да пропусне местни изисквания за подаване.

Непълно водене на записи

Ако записите не са организирани, компанията може да изпитва трудности да докаже кога е възникнал nexus, кои продажби са били освободени или как е изчислен данъкът.

Неправилно класифициране на продукти или услуги

Облагаемостта на даден продукт може да се различава в зависимост от щата. Грешна класификация може да доведе до недостатъчно или до прекомерно начисляване.

Как да определите дали вашият бизнес има nexus

Практическият преглед на nexus не трябва да е сложен, но трябва да е последователен.

Започнете с преглед на:

• Къде бизнесът ви има физическо присъствие
• Къде се намират служители, независими изпълнители или инвентар
• Къде клиентите купуват вашите продукти или услуги
• Какви приходи сте генерирали във всеки щат
• Колко транзакции са извършени във всеки щат
• Дали продажбите през marketplace се включват в общите суми според правилата на щата
• Дали някои освободени продажби трябва да се включат или изключат

Бизнесите трябва също да проверят как се измерват праговете. Някои щати разглеждат дейността за текущата година, докато други използват подвижни периоди или предходни календарни периоди. Методът на измерване може да промени момента, в който бизнесът се счита за преминал прага.

Тъй като подробностите се различават по щати, бизнесът не трябва да прави предположения въз основа на това, което е работило в една юрисдикция.

Какво да направите след като nexus се задейства

След като бизнесът установи, че има nexus, следващите стъпки трябва да се управляват методично.

1. Регистрирайте се в съответния щат

Обикновено бизнесът трябва да се регистрира, преди да започне да събира данък върху продажбите там. Регистрацията може да включва получаване на разрешение за данък върху продажбите или еквивалентна сметка.

2. Актуализирайте данъчните настройки

Системите за checkout, инструментите за фактуриране и счетоводният софтуер трябва да отразяват правилните данъчни правила за всеки щат и местност, където бизнесът е длъжен да събира данък.

3. Започнете да събирате данъка правилно

Бизнесът трябва да събира точната сума на данъка върху облагаемите продажби, считано от необходимата ефективна дата.

4. Подавате декларации навреме

Щатите може да изискват месечно, тримесечно или годишно подаване в зависимост от акаунта и обема на продажбите. Дори ако за даден период не се дължи данък, правилата за подаване може все пак да се прилагат.

5. Съгласувайте записите редовно

Отчетите за продажби, сертификатите за освобождаване, подадените декларации и записите за плащания трябва да се преглеждат спрямо счетоводните данни, за да се откриват грешки рано.

6. Преглеждайте праговете непрекъснато

Nexus не е еднократно определение. Растежът на бизнеса, сезонните промени, новите канали и новите щатски правила могат да променят картината на спазване на изискванията.

Защо многощатското спазване на изискванията става сложно бързо

Сложността на спазването на изискванията след Wayfair не е само в броя на щатите. Тя е и в броя на движещите се части.

Един бизнес може да трябва да управлява:

• Различни правила за праговете във всеки щат
• Различни графици за подаване и крайни срокове
• Местни данъци, добавени към щатските данъци
• Разлики в облагането по продуктови категории
• Marketplace и директни продажби, третирани по различен начин
• Документация за освобождавания и подкрепа при одит
• Софтуерна конфигурация в checkout, ERP и счетоводни системи

За растяща компания тези задължения могат да отнемат време, което трябва да бъде посветено на продажби, наемане на хора и разработка на продукти. Затова много бизнеси имат полза да изграждат процеси за спазване на изискванията отрано, вместо да чакат данъчните въпроси да станат спешни.

Как Zenind подпомага основатели и растящи бизнеси

Zenind помага на собствениците на бизнес да изградят и поддържат съвместима компания от самото начало. Макар Wayfair да е въпрос, свързан с данъка върху продажбите, той се вписва в по-широкия подход към спазването на изискванията: след като бизнесът започне да расте, собственикът се нуждае от системи, които подкрепят регистрацията, организацията и текущите задължения.

За основателите това означава:

• Поддържане на организирани задачите по регистрация и съответствие на компанията
• Следене на важни декларации и срокове
• Изграждане на структура, която подпомага растежа в различни щати
• Намаляване на риска работата по съответствието да се загуби, докато бизнесът се разраства

Ако вашата компания се разширява извън домашния щат, солидните административни системи са важни. Учредяването е само първата стъпка. Постоянното спазване на изискванията е това, което прави растежа устойчив.

Практически контролен списък за спазване на изискванията

Използвайте този контролен списък, за да сте една стъпка пред задълженията, свързани с Wayfair:

• Следете продажбите и транзакциите по щати
• Редовно преглеждайте физическото присъствие и дистанционната дейност
• Сравнявайте дейността с праговете за nexus във всеки щат
• Потвърждавайте дали продажбите през marketplace се включват
• Регистрирайте се своевременно, когато nexus възникне
• Конфигурирайте правилно софтуера за данъци
• Поддържайте сертификати за освобождаване и подкрепящи записи
• Съгласувайте събрания данък с подадените декларации
• Следете промените в закона непрекъснато

Кога да потърсите професионална помощ

Правилата за данък върху продажбите могат да бъдат технически, а грешките могат да струват скъпо. Професионалната подкрепа е особено ценна, когато:

• Вашият бизнес продава в много щати
• Не сте сигурни кога е възникнал nexus
• Имате смесена облагаемост на продукти или услуги
• Бизнесът ви използва както marketplace, така и директни канали за продажба
• Разширявате се бързо и имате нужда от повторяем процес за спазване на изискванията

Квалифициран счетоводител, данъчен консултант или услуга за съответствие може да ви помогне да тълкувате щатските правила, да настроите подаването на декларации и да намалите риска от избягваеми грешки.

Заключение

South Dakota v. Wayfair промени спазването на изискванията за данъка върху продажбите, като даде на щатите по-голяма власт да изискват от бизнесите извън щата да събират данък въз основа на икономическа дейност. За съвременните компании това означава, че задълженията за данък върху продажбите могат да възникнат много преди бизнесът да има каквото и да е физическо присъствие в даден щат.

Най-добрият отговор не е да се гадае. Той е да се следи дейността внимателно, да се разбира къде възниква nexus, да се регистрирате навреме и да поддържате записите организирани. Бизнесите, които изграждат спазването на изискванията в оперативния си процес, ще бъдат в по-добра позиция да растат, без да създават избягваем данъчен риск.

Докато компанията ви се разширява, Zenind може да ви помогне да останете организирани с основната работа по съответствие, която подкрепя дългосрочния растеж.