50 държавни департамента по приходите: Практическо ръководство за нови бизнеси

Всяка щатска администрация има данъчен орган, който играе централна роля в бизнес съответствието. В зависимост от юрисдикцията това ведомство може да се нарича департамент по приходите, департамент по данъците, контролна служба, хазна или данъчна комисия. За новите собственици на бизнес да знаят как да намерят и използват правилната щатска агенция е също толкова важно, колкото и самото учредяване на дружеството.

Ако стартирате LLC, корпорация или друг бизнес субект, държавният приходен офис е едно от първите места, с които може да се наложи да взаимодействате след учредяването. Там много собственици се регистрират за данък върху продажбите, данък при източника, франчайз данък и други задължения на щатско ниво. Там също често се обработват важни уведомления, напомняния за подаване и актуализации по акаунта.

Това ръководство обяснява какво правят държавните департаменти по приходите, защо са важни, как да се ориентирате ефективно в тях и как да подхождате към съответствието във всичките 50 щата.

Какво прави един държавен департамент по приходите

Щатските данъчни агенции наблюдават събирането и администрирането на много бизнес данъци. Точната им структура варира според щата, но основните отговорности обикновено са сходни.

Чести функции включват:

• Регистриране на бизнеси за акаунти за данък върху продажбите
• Администриране на акаунти за данък при източника и данъци върху заплатите
• Събиране на корпоративен данък върху дохода или франчайз данък
• Обработка на данъчни декларации и плащания
• Издаване на уведомления, санкции и данъчни оценки
• Управление на кореспонденцията с данъкоплатците и актуализациите по акаунта
• Публикуване на формуляри, инструкции и срокове за подаване
• Осигуряване на онлайн портали за администриране на бизнес данъци

В някои щати една агенция обработва почти всички данъчни въпроси. В други данъчните функции са разделени между няколко ведомства или отдели. Затова е важно да потвърдите правилния орган за подаване според вашата бизнес дейност и местоположение.

Защо новите собственици на бизнес трябва да обръщат внимание

Нов бизнес може да се сблъска с данъчни задължения по-рано от очакваното. Дори току-що да сте учредили своя субект, щатът вече може да очаква от вас да се регистрирате, да подавате декларации или да събирате данъци според това, с което се занимава бизнесът ви.

Трябва да обръщате специално внимание на приходния офис, ако компанията ви:

• Продава облагаеми продукти или услуги
• Наема служители или независими изпълнители
• Оперира в повече от един щат
• Има дистанционни клиенти в други щати
• Притежава физическа собственост, инвентар или офис локация
• Трябва да подава годишни отчети или декларации за франчайз данък
• Получава уведомления за nexus, регистрация или просрочие

Пренебрегването на щатските данъчни задължения може да доведе до закъснителни такси, глоби, спиране на акаунта или проблеми с добрата правна позиция. За основателите простият процес на съответствие е много по-лесен от това да се поправят пропуснати подавания по-късно.

Кога може да се наложи да се свържете с приходния офис

Може да се наложи да се свържете с щатската данъчна агенция на няколко етапа от живота на бизнеса:

1. Веднага след учредяването, за да се регистрирате за данъчни акаунти.
2. Преди първата облагаема продажба.
3. Преди да наемете първия си служител.
4. При разширяване в нов щат.
5. При промяна на бизнес адреса или на структурата на собственост.
6. Когато получите уведомление с искане за разяснение или плащане.
7. При закриване на бизнеса и анулиране на данъчните акаунти.

Дори да използвате услуга за подаване или счетоводител, пак е добре да знаете коя агенция управлява всяко данъчно задължение. Разбирането на процеса помага да реагирате бързо и да избегнете забавяния.

Как се различават имената на щатските агенции

Изразът „департамент по приходите“ е често срещан, но не е универсален. Щатските данъчни власти може да се появяват под имена като:

• Департамент по приходите
• Департамент по данъците
• Данъчна комисия
• Департамент по финансите
• Министерство на финансите
• Офис на контролера
• Бюро по данъчно облагане

Разликата в наименованието не променя основната функция на агенцията. Важно е да намерите официалния портал за бизнес данъци и да използвате правилните формуляри, номера на акаунти и срокове за подаване за съответния щат.

Какво да подготвите преди регистрация

Преди да създадете щатски данъчен акаунт, съберете основната информация, която агенцията вероятно ще изисква.

Типични данни включват:

• Юридическо име на бизнеса
• Вид на субекта
• Идентификационен номер на работодателя (EIN)
• Дата на учредяване
• Бизнес адрес
• Пощенски адрес
• Информация за собственика или отговорното лице
• NAICS код или описание на бизнес дейността
• Очаквани продажби или фонд работна заплата за първата година
• Дата, на която бизнес операциите са започнали в щата

Подготвените предварително данни ускоряват регистрацията и намаляват риска от грешки, които могат да забавят одобрението.

Как да намерите правилния офис във всеки щат

Най-надеждният начин да намерите правилния офис е да използвате официалния щатски уебсайт. Потърсете името на щата плюс някой от следните термини:

• департамент по приходите
• департамент по данъците
• регистрация за бизнес данъци
• разрешително за данък върху продажбите
• акаунт за данък при източника
• акаунт за данъци на работодателя

След като достигнете до официалния сайт, потърсете бизнес регистрация, онлайн услуги или управление на данъчен акаунт. Повечето щати вече предлагат електронна регистрация и онлайн портали за подаване.

При съмнение потвърдете, че сте на правителствен сайт с домейн .gov или такъв, който е свързан директно от официалната начална страница на щата.

Бърза справка за 50 щата

Всеки щат в САЩ има свой приходен или данъчен орган. Имената се различават, но логиката на съответствието е същата: идентифицирайте правилния офис, регистрирайте бизнеса и поддържайте подаванията актуални.

Североизток

Кънектикът, Мейн, Масачузетс, Ню Хемпшир, Ню Джърси, Ню Йорк, Пенсилвания, Роуд Айлънд, Върмонт

Юг

Алабама, Арканзас, Делауеър, Флорида, Джорджия, Кентъки, Луизиана, Мериленд, Мисисипи, Северна Каролина, Оклахома, Южна Каролина, Тенеси, Тексас, Вирджиния, Западна Вирджиния, Окръг Колумбия

Среден запад

Илинойс, Индиана, Айова, Канзас, Мичиган, Минесота, Мисури, Небраска, Северна Дакота, Охайо, Южна Дакота, Уисконсин

Запад

Аляска, Аризона, Калифорния, Колорадо, Хавай, Айдахо, Монтана, Невада, Ню Мексико, Орегон, Юта, Вашингтон, Уайоминг

Ако бизнесът ви оперира в няколко щата, повторете същия процес на проверка във всяка юрисдикция. Правилата за данък върху продажбите, данък върху заплатите и данък върху дохода могат да се различават значително от щат до щат.

Чести грешки, които да избягвате

Новите бизнеси често допускат предотвратими грешки при работа с щатските приходни агенции.

1. Да предполагате, че учредяването автоматично регистрира бизнеса

Учредяването на LLC или корпорация обикновено не ви регистрира автоматично за щатски данъчни акаунти. В много щати данъчната регистрация е отделна стъпка.

2. Да използвате грешния орган за подаване

Някои щати разделят данъчните отговорности между няколко агенции. Подаването към грешния офис може да забави одобрението или да създаде пропуски в съответствието.

3. Да пропуснете първия срок за подаване

Първата декларация или плащане може да изтече скоро след регистрацията. Отбележете срока в календара си веднага.

4. Да пренебрегвате многощатските задължения

Ако продавате онлайн или наемате дистанционни работници, може да възникнат данъчни задължения в повече от един щат.

5. Да забравите да актуализирате данните по акаунта

Промени в името на бизнеса, адреса, собствеността и дейността трябва да се съобщават своевременно.

6. Да третирате уведомленията като незадължителни

Щатските данъчни уведомления трябва да се обработват бързо. Дори просто искане за информация може да се превърне в проблем със санкции, ако бъде игнорирано.

Как приходните агенции влияят върху различните бизнес данъци

Щатските данъчни агенции могат да окажат влияние върху почти всеки основен аспект на бизнес операциите.

Данък върху продажбите

Ако продавате облагаеми стоки или услуги, може да се наложи да се регистрирате, преди да събирате данък от клиентите.

Данък върху заплатите

Работодателите често се нуждаят от отделна регистрация за данък при източника и за задължения, свързани с безработица.

Корпоративен или франчайз данък

Някои щати налагат корпоративен данък върху дохода, докато други използват франчайз данък или подобен бизнес данък.

Акцизни и специални данъци

Някои отрасли подлежат на допълнителни данъци, свързани с горива, алкохол, тютюн, настаняване или други регулирани дейности.

Годишни отчети и статут на бизнеса

Някои щати свързват данъчното съответствие с добрата правна позиция. Пропуснати подавания могат да затруднят банкирането, лицензирането и чуждестранната квалификация.

По-добър начин за управление на щатското съответствие

Най-добрият начин да останете организирани е да изградите прост работен процес за съответствие:

1. Определете всеки щат, в който бизнесът има данъчна експозиция.
2. Регистрирайте се в правилната приходна агенция във всеки щат.
3. Запишете номерата на акаунтите, данните за вход и сроковете за подаване.
4. Задайте напомняния за месечни, тримесечни и годишни декларации.
5. Преглеждайте уведомленията своевременно и поддържайте данните на субекта актуални.
6. Преоценявайте задълженията си всеки път, когато бизнесът се разширява или променя посоката си.

За много основатели предизвикателството не е да разберат едно правило за подаване. То е да управляват десетки срокове в различни агенции, без да пропуснат нищо. Централизиран процес спестява време и намалява риска.

Как Zenind помага на новите собственици на бизнес

Zenind помага на предприемачите да преминат през ранните етапи на учредяване на компанията и текущото съответствие с практичен, ориентиран към бизнеса подход. От създаването на субекта до следенето на задълженията за подаване, целта е щатското съответствие да бъде по-лесно за управление.

За основателите, които искат да останат организирани, Zenind може да помогне да се очертае по-ясен път през учредяването, нуждите от регистриран агент и повтарящите се задачи по съответствие, които често включват щатски офиси като департаментите по приходите.

Финални мисли

Щатските департаменти по приходите са основна част от правенето на бизнес в Съединените щати. Независимо дали се регистрирате за данък върху продажбите, настройвате удържане на данъци върху заплатите или проверявате данъчните си задължения след учредяването, правилната агенция е тази, която поддържа бизнеса ви в съответствие и в добра правна позиция.

Силният процес на съответствие започва с това да знаете къде да подадете, какво да регистрирате и кога настъпват сроковете. След като тези елементи са на място, става много по-лесно да се фокусирате върху растежа, вместо върху данъчни проблеми.