Практическо ръководство за данъчните формуляри на IRS за стартиращи и малки предприятия

Данъчните формуляри на IRS са част от правенето на бизнес в Съединените щати, но не е необходимо да бъдат объркващи. За основателите истинското предизвикателство не е да запомнят номерата на всички формуляри. По-важно е да разбират кои формуляри се отнасят за структурата на техния бизнес, кога са дължими и как се вписват в по-широкия им календар за съответствие.

Ако създавате нова компания, наемате първия си независим изпълнител, избирате облагане като S corporation или плащате прогнозни данъци, вероятно ще работите с няколко формуляра на IRS с течение на времето. Ключът е да изградите прост процес, който поддържа подадените документи организирани и предотвратява скъпи грешки.

Това ръководство обяснява най-често срещаните данъчни формуляри на IRS за физически лица, стартиращи и малки предприятия. То също така показва как изборът на правна форма на бизнеса влияе върху задълженията ви за подаване, за да можете да останете в съответствие с изискванията, докато компанията ви расте.

Защо данъчните формуляри на IRS са важни

Данъчните формуляри на IRS са официалните записи, които федералното правителство използва, за да проследява доходи, заплати, удръжки, кредити и бизнес дейност. За собственика на бизнес те изпълняват три цели:

• Отчитат доходите и разходите точно.
• Документират данъците, удържани или платени през годината.
• Подкрепят избори, удължавания, корекции и други действия, свързани със съответствието.

Пропускане на подаден документ, подаване на грешен формуляр или използване на неправилна класификация на юридическото лице може да доведе до санкции, забавяния и излишен стрес. Добре изграден процес за съответствие ви помага да избегнете тези проблеми и да се съсредоточите върху дейността.

Започнете със структурата на бизнеса си

Типът на вашето дружество е един от най-важните фактори при определяне кои формуляри на IRS са ви нужни. Едноличен търговец, LLC, партньорство, S corporation и C corporation не подават документи по един и същ начин.

Едноличен търговец

Едноличният търговец е най-простата структура за данъчни цели. Приходите и разходите от бизнеса обикновено се отчитат в личната ви декларация. Чести формуляри могат да включват:

• Form 1040 за вашата индивидуална декларация
• Schedule C за отчитане на печалба или загуба от бизнес
• Schedule SE, ако се прилага данък върху самонаетите
• Form 1040-ES за прогнозни данъчни плащания

LLC с един собственик

LLC с един собственик често по подразбиране се третира като едноличен търговец, освен ако не избере корпоративно облагане. Това означава, че моделът на подаване обикновено е подобен на този на едноличен търговец, освен ако не изберете различен данъчен статус.

Партньорство или LLC с повече от един собственик

Партньорствата и LLC с повече от един собственик обикновено подават информационна декларация на ниво дружество, а собствениците отчитат своя дял от доходите в собствените си декларации. Чести формуляри могат да включват:

• Form 1065 за декларацията на партньорството
• Schedule K-1 за всеки партньор или член
• Form 1040 за индивидуалната декларация на собственика

S corporation

S corporation е pass-through структура, но има допълнителни задължения за подаване. Бизнесът подава собствена информационна декларация, а собствениците получават Schedule K-1, който отразява техния дял от резултатите на бизнеса.

C corporation

C corporation обикновено подава и плаща данъци отделно от своите собственици. Тази структура въвежда корпоративно ниво на подаване на декларации и потенциално различни изисквания за прогнозни плащания.

Клиентите на Zenind често избират структурата на юридическото лице още в началото на процеса по учредяване, защото това решение оформя както данъчния поток, така и последващото административно натоварване.

Основните формуляри на IRS, които всеки основател трябва да познава

Form 1040: U.S. Individual Income Tax Return

Form 1040 е основната индивидуална декларация за данък върху доходите. Собствениците на бизнес могат да я използват, за да отчитат заплати, инвестиционни доходи и доходи от pass-through структури.

Ако управлявате бизнес като едноличен търговец или получавате доходи по K-1 от партньорство или S corporation, Form 1040 обикновено е част от набора ви за подаване.

Schedule C: Profit or Loss From Business

Schedule C се използва от еднолични търговци и много LLC с един собственик за отчитане на приходи и приспадаеми разходи на бизнеса. Там се посочват приходите от бизнеса и се приспадат обичайните и необходими разходи.

Типични категории включват:

• Реклама
• Договорен труд
• Канцеларски разходи
• Консумативи
• Пътувания
• Използване на автомобил за бизнеса
• Разходи за домашен офис, ако са допустими

Правилното попълване на Schedule C е важно, защото влияе както върху данъка върху дохода, така и върху данъка върху самонаетите.

Schedule SE: Self-Employment Tax

Ако сте самонаето лице, Schedule SE може да е необходим за изчисляване на данъка върху самонаетите. Този данък помага да се покрият задълженията към Social Security и Medicare за самонаети лица.

Много основатели за първи път пропускат този формуляр при планирането на тримесечните плащания. Това може да доведе до недоплащане по-късно през годината.

Form 1040-ES: Estimated Tax for Individuals

Много собственици на бизнес нямат данъци, удържани автоматично от бизнес доходите им. В такъв случай може да се наложи прогнозните данъци да се плащат през годината чрез Form 1040-ES.

Прогнозните данъци са чести за:

• Еднолични търговци
• Партньори
• Акционери в S corporation, които получават pass-through доход
• Фрийлансъри и консултанти

Добра практика е да преглеждате прогнозните си приходи всяко тримесечие, за да останат плащанията ви близо до реалността.

Form 1065: U.S. Return of Partnership Income

Form 1065 се използва от партньорства и много LLC с повече от един собственик. Обикновено не изчислява данъчен дълг за самото дружество. Вместо това отчита бизнес дейността и разпределя доходи, удръжки, кредити и други позиции към собствениците.

Всеки партньор обикновено получава Schedule K-1, който показва неговия дял от резултатите на бизнеса.

Schedule K-1

Schedule K-1 не се подава от собственика като самостоятелна декларация. Това е информационен документ, който показва на всеки собственик колко доход, загуба, удръжка или кредит трябва да отчете в личната си или корпоративната си декларация, в зависимост от вида на собственика.

Ако сте партньор, акционер в S corporation или бенефициент на тръст с отчетен бизнес доход, отчитането по K-1 е ключова част от годишния ви данъчен процес.

Form 1120: U.S. Corporation Income Tax Return

Form 1120 е федералната декларация за данък върху доходите на C corporation. Тя отчита брутен доход, удръжки, кредити и облагаем доход на ниво дружество.

C corporation имат собствена рамка за подаване, различна от pass-through структурите. Това различие влияе върху данъчното планиране, структурата на възнагражденията и стратегията за разпределение.

Form 1120-S: U.S. Income Tax Return for an S Corporation

Form 1120-S се подава от S corporation. Подобно на Form 1065, това е информационна декларация, а акционерите обикновено получават K-1, отразяващи техния дял от резултатите на бизнеса.

S corporation трябва също така внимателно да следят възнаграждението на управителите, спазването на изискванията за payroll и разпределенията към собствениците.

Формуляри за информационно отчитане, с които може да се сблъскате

Не всеки формуляр на IRS е декларация за доходи. Много формуляри се използват за отчитане на плащания към работници, доставчици или други трети страни.

Form W-2: Wage and Tax Statement

Ако вашата компания има служители, Form W-2 се използва за отчитане на изплатените заплати и удържаните данъци. Той е основен елемент на payroll съответствието.

W-2 обикновено се изисква за служители, а не за независими изпълнители.

Form 1099-NEC: Nonemployee Compensation

Form 1099-NEC се използва за отчитане на плащания към независими изпълнители в много ситуации. Ако бизнесът ви плаща на contractors за услуги, този формуляр може да е приложим при сезона на подаване.

Чести примери за получатели на такива плащания са:

• Фрийланс дизайнери
• Разработчици
• Консултанти
• Автори
• Маркетинг специалисти

Предприятията трябва да поддържат точни записи за доставчиците през цялата година, за да бъде по-лесно 1099 отчитането в края на годината.

Form 1099-MISC: Miscellaneous Information

Form 1099-MISC се използва за определени видове плащания, които не попадат в 1099-NEC. Може да се прилага за наем, награди, лицензионни възнаграждения и други отчетни плащания.

Тъй като разграничението между 1099 формулярите е важно, си струва да потвърдите правилната категория преди подаване.

Формуляри за payroll данъци и работодателски декларации

След като наемете служители, задълженията ви за съответствие се разширяват значително. Payroll въвежда повтарящи се задължения за подаване, внасяне и водене на записи.

Form 941: Employer's Quarterly Federal Tax Return

Form 941 се използва за отчитане на изплатени заплати, удържан федерален данък върху доходите и данъците за Social Security и Medicare за служителите.

Това е едно от най-важните повтарящи се подавания за работодателите. Пропускането на тримесечна payroll декларация може бързо да доведе до санкции.

Form 940: Employer's Annual Federal Unemployment Tax Return

Form 940 отчита задълженията по федералния данък за безработица. Работодателите обикновено трябва да преглеждат този формуляр веднъж годишно, заедно със задълженията по щатската безработица.

Form W-4: Employee's Withholding Certificate

Служителите използват Form W-4, за да посочат на работодателя колко федерален данък върху доходите да бъде удържан от заплатите им. Работодателите трябва да поддържат актуални W-4 записи, когато служителите променят личните си обстоятелства или избора си за удържане.

Form I-9

Въпреки че Form I-9 не е формуляр на IRS, работодателите често го обработват заедно с данъчните документи при наемане. Той проверява правото на работа и е част от по-широкия процес по наемане и съответствие.

Формуляри за кредити, удръжки и специални избори

Някои формуляри на IRS помагат да намалите данъчната си тежест или да направите избори, които влияят върху начина, по който бизнесът ви се облага.

Schedule A: Itemized Deductions

Schedule A се използва в индивидуалните декларации за заявяване на детайлни удръжки вместо стандартната удръжка. Някои собственици на бизнес могат да го използват за лични удръжки, които остават налични според действащите данъчни правила.

Form 4562: Depreciation and Amortization

Ако бизнесът ви купува оборудване, компютри, мебели или други дълготрайни активи, Form 4562 може да се използва за начисляване на амортизация или специални удръжки.

Този формуляр може да има значително влияние върху облагаемия доход, особено за стартиращи компании, които инвестират в инструменти и технологии.

Form 2553: Election by a Small Business Corporation

Form 2553 е изборът, чрез който се избира облагане като S corporation, ако бизнесът ви отговаря на условията. Това е един от най-важните стратегически формуляри за собствениците на малък бизнес, защото може да промени начина, по който се облагат печалбите и възнагражденията на собствениците.

Собствениците трябва внимателно да преценят този избор преди подаване, тъй като данъчните и административните последици могат да бъдат значителни.

Form 8832: Entity Classification Election

Form 8832 се използва в определени ситуации, за да се избере как дадено дружество да бъде класифицирано за федерални данъчни цели. Той може да е релевантен, когато LLC иска да промени стандартното си данъчно третиране.

Удължавания и корекции

Дори внимателните собственици на бизнес понякога се нуждаят от повече време или трябва да коригират подаден документ след изпращането му.

Form 7004: Application for Automatic Extension of Time To File Certain Business Income Tax, Information, and Other Returns

Form 7004 обикновено се използва от бизнеса, за да поиска повече време за подаване на определени федерални декларации. Той удължава срока за подаване, но не удължава автоматично срока за плащане на дължимите данъци.

Това разграничение е важно. Удължаването дава повече време за подготовка на декларацията, а не за пренебрегване на данъчните задължения.

Form 4868: Application for Automatic Extension of Time To File U.S. Individual Income Tax Return

Form 4868 е формулярът за индивидуално удължаване на срока. Собствениците на бизнес често го използват за личните си данъчни декларации, когато им е нужно допълнително време за подаване.

Form 1040-X: Amended U.S. Individual Income Tax Return

Form 1040-X се използва за коригиране на грешки в вече подадена индивидуална декларация. Ако откриете пропусната удръжка, неправилно посочена сума на доход или друг проблем след подаване, може да е подходящо да подадете коригирана декларация.

Коригирани бизнес декларации

Бизнесът също може да се нуждае от коригирани декларации, когато предишни подадени документи съдържат грешки. Конкретният процес за корекция зависи от типа дружество и първоначално подадената декларация.

Практически работен процес за подаване за малки предприятия

Най-лесният начин да управлявате формулярите на IRS е да създадете повтарящ се процес, вместо да третирате сезона на подаване като еднократна бъркотия.

1. Поддържайте записите актуални през цялата година

Следете приходите, разходите, payroll, плащанията към contractors и покупките на активи в момента, в който се случват. Изчакването до данъчния сезон често води до пропуснати удръжки и непълни декларации.

2. Разделяйте бизнес и личните финанси

Използвайте отделни бизнес банкови сметки и методи на плащане. Ясното разделяне улеснява счетоводството и подпомага документите, които стоят зад вашите формуляри на IRS.

3. Съобразявайте формулярите с юридическата форма

Потвърдете дали бизнесът ви е едноличен търговец, партньорство, LLC, S corporation или C corporation за данъчни цели. Грешното предположение може да ви насочи към неправилен път на подаване.

4. Следете тримесечните срокове

Прогнозните данъци и payroll декларациите създават повтарящи се задължения. Добавете ги в календар за съответствие още преди началото на годината.

5. Преглеждайте внимателно K-1 и payroll отчетите

Тези документи се прехвърлят в други формуляри. Грешки в K-1 или payroll отчет могат да се пренесат в личните декларации и да създадат избегаеми проблеми по-късно.

6. Координирайте се с данъчен специалист отрано

Ако бизнесът ви расте, добавя съдружници, избира нов данъчен статус или наема служители, включете CPA или данъчен консултант преди крайния срок за подаване.

Чести грешки, които трябва да се избягват

Дори опитни основатели допускат предотвратими грешки с формулярите на IRS. Най-честите са:

• Подаване на грешен формуляр за съответната правна форма
• Пропускане на тримесечните прогнозни данъчни плащания
• Неправилна класификация на работници като contractors вместо служители
• Забравяне да се издадат 1099 или W-2 навреме
• Пренебрегване на щатските данъчни задължения, докато се фокусирате само върху федералните
• Предполагане, че удължаването удължава и срока за плащане
• Липса на записи, които подкрепят удръжки и кредити

Малко структура има голям ефект. Повечето проблеми с подаването са проблеми в процеса, а не в знанията.

Как Zenind подпомага бизнес съответствието

Стартирането на компания е само първата стъпка. След учредяването все още ви трябва надежден начин да управлявате задачите по съответствие, да поддържате добра правна позиция и да останете организирани около подаванията и сроковете.

Zenind помага на собствениците на американски бизнес да държат под контрол учредителната и compliance страната на бизнеса, за да могат да се съсредоточат върху растежа. Когато структурата на дружеството, регистрацията на registered agent и записите по съответствието са подредени правилно, става много по-лесно да работите със своя счетоводител или данъчен подготвител по IRS подаванията.

Това е особено ценно за основатели, които искат чиста административна основа от първия ден.

Заключителни мисли

Данъчните формуляри на IRS не са нещо, от което да се страхувате, но заслужават система. След като разберете как се облага вашето дружество, кои формуляри се отнасят за бизнеса ви и кои срокове са най-важни, подаването става управляемо.

За стартиращи и малки предприятия най-важните навици са прости: поддържайте записите актуални, разделяйте бизнес и личните финанси, изпреварвайте тримесечните задължения и съпоставяйте всеки формуляр с правилната цел на подаване.

Ако учредявате нова компания или усъвършенствате процеса си за съответствие, правилната структура в началото може да направи всеки данъчен сезон по-лесен.