Как да създадете отчет за печалба и загуба в 4 лесни стъпки

Отчетът за печалба и загуба, често наричан P&L отчет или отчет за приходите и разходите, е един от най-полезните финансови отчети, които едно предприятие може да поддържа. Той показва колко пари са постъпили, колко пари са излезли и дали бизнесът е работил на печалба или на загуба за определен период.

За основатели, собственици на малък бизнес и нови LLC, P&L отчетът е повече от счетоводно упражнение. Той е практичен инструмент за измерване на представянето, откриване на прекомерни разходи и вземане на по-добри решения относно наемане на персонал, ценообразуване, наличности и растеж. Ако изграждате нова компания, поддържането на чисти финансови записи от първия ден ще ви спести време по-късно и ще направи данъчния сезон, кандидатстването за заем и разговорите с инвеститори много по-лесни.

Какво е отчет за печалба и загуба?

Отчетът за печалба и загуба обобщава приходите и разходите на бизнеса за определен период от време. Този период може да бъде месец, тримесечие или година. В края на отчета можете да видите дали бизнесът е спечелил пари или е загубил пари.

Един базов P&L отчет обикновено включва:

• Приходи
• Себестойност на продадените стоки
• Брутна печалба
• Оперативни разходи
• Оперативен доход
• Лихви и данъци
• Нетна печалба

Точният формат може да варира според вида на бизнеса, но целта е една и съща: да се даде ясна представа за финансовото представяне.

Защо P&L отчетът е важен

P&L отчетът помага на собствениците на бизнес да направят три важни неща.

1. Да измерват бизнес представянето

Самите приходи не разказват цялата история. Един бизнес може да увеличава продажбите и въпреки това да губи пари, ако разходите растат по-бързо от приходите. P&L отчетът показва дали бизнесът действително е печеливш.

2. Да откриват проблеми с разходите

Когато проследявате разходите ред по ред, става по-лесно да забележите необичайни разходи, повтарящи се абонаменти, неефективни операции или категории, които стават твърде големи.

3. Да подпомагат финансирането и планирането

Кредитори, инвеститори и дори доставчици може да искат да видят финансови отчети, преди да отпуснат кредит или да вземат решение. Добре изготвеният P&L може да помогне да се покаже, че вашият бизнес е организиран и финансово осъзнат.

4-те стъпки за създаване на отчет за печалба и загуба

Не е нужно да сте счетоводител, за да изготвите полезен P&L отчет. Процесът става много по-лесен, когато го разделите на четири стъпки.

1. Съберете данните за приходите си
2. Извадете себестойността на продадените стоки, за да намерите брутната печалба
3. Извадете оперативните разходи, за да намерите оперативния доход
4. Извадете лихвите, данъците, амортизацията и обезценяването, за да намерите нетната печалба

Стъпка 1: Съберете данните за приходите си

Приходите са общата сума пари, която вашият бизнес е спечелил през отчетния период. Те могат да включват:

• Продажби на продукти
• Продажби на услуги
• Консултантски хонорари
• Повтарящи се абонаменти
• Възстановявания или други бизнес приходи, ако е приложимо

Започнете, като съберете всеки източник на доход за периода, който преглеждате. Ако подготвяте месечен отчет, използвайте само този месец. Ако подготвяте тримесечен отчет, обединете трите месеца в това тримесечие.

Ако бизнесът ви е нов и все още не е генерирал приходи, пак можете да създадете прогнозен P&L отчет, използвайки очаквани продажби. Тази прогноза може да ви помогне да разберете колко приходи са ви необходими, за да достигнете точката на рентабилност, и къде могат да бъдат първите ви финансови натиски.

Пример за приходи

Ако уеб дизайн бизнес е спечелил $8,000 от клиентски проекти и $500 от продажба на дигитален шаблон през същия месец, общите приходи ще бъдат $8,500.

Стъпка 2: Извадете себестойността на продадените стоки

Себестойността на продадените стоки, или COGS, включва преките разходи, свързани с производството на вашия продукт или доставянето на услугата ви. Това не са общи офис разходи. Това са разходи, които съществуват, защото сте направили продажба.

Примери за COGS могат да включват:

• Суровини
• Опаковка на продукта
• Производствен труд
• Разходи за доставка, свързани с поръчки
• Софтуер или инструменти, използвани пряко за предоставяне на услуга
• Такси за транзакции, свързани с продажба

Брутната печалба се изчислява по следния начин:

Брутна печалба = Приходи - Себестойност на продадените стоки

Защо брутната печалба е важна

Брутната печалба показва колко ефективно вашият бизнес превръща продажбите в пари, преди да се вземат предвид режийните разходи. Ако брутната печалба е ниска, цените ви може да са твърде ниски или преките ви разходи да са твърде високи.

Пример за брутна печалба

Използвайки примера с уеб дизайн бизнеса, нека приемем, че преките разходи за проекти и производствени разходи възлизат на $1,200.

$8,500 - $1,200 = $7,300 брутна печалба

Стъпка 3: Извадете оперативните разходи

Оперативните разходи са редовните разходи за управление на бизнеса, които не са пряко свързани с производството на конкретна продажба. Те понякога се наричат режийни разходи.

Често срещани оперативни разходи включват:

• Наем
• Комунални услуги
• Заплати
• Маркетинг и реклама
• Застраховки
• Канцеларски материали
• Софтуерни абонаменти
• Професионални услуги
• Пътувания и хранене, когато е приложимо

Формулата изглежда така:

Оперативен доход = Брутна печалба - Оперативни разходи

Как да организирате разходите

За изчистен P&L отчет групирайте разходите по категории. Това улеснява виждането кои области се увеличават и кои са под контрол. Един прост формат може да изглежда така:

• Наем и съоръжения
• Заплати и плащания към изпълнители
• Продажби и маркетинг
• Технологии и софтуер
• Застраховки и правни услуги
• Разни режийни разходи

Пример за оперативен доход

Ако бизнесът има $7,300 брутна печалба и $4,500 оперативни разходи, тогава:

$7,300 - $4,500 = $2,800 оперативен доход

Стъпка 4: Извадете лихвите, данъците, амортизацията и обезценяването

За да стигнете до нетната печалба, трябва да отчетете разходите, които са под оперативния доход.

Лихви

Лихвите са цената на заемния капитал. Ако бизнесът ви има заеми или друг дълг, разходът за лихви трябва да бъде включен в отчета.

Данъци

Корпоративните данъци зависят от структурата на бизнеса, облагаемия доход и юрисдикцията. Данъчното третиране варира, затова много собственици работят със счетоводител или данъчен специалист, когато подготвят официални отчети.

Амортизация и обезценяване

Амортизацията разпределя разхода за материален актив, като оборудване, във времето. Обезценяването прави същото за определени нематериални активи, като някои софтуерни разходи или разходи по придобивания.

Формула за нетна печалба

Нетна печалба = Оперативен доход - Лихви - Данъци - Обезценяване - Амортизация

Пример за нетна печалба

Ако оперативният доход е $2,800, лихвите са $300, данъците са $600, а обезценяването и амортизацията общо са $200, тогава:

$2,800 - $300 - $600 - $200 = $1,700 нетна печалба

Тази крайна сума е печалбата на бизнеса за периода.

Примерен шаблон за отчет за печалба и загуба

Ето един прост пример за това как може да изглежда месечен P&L отчет.

Приходи
- Продажби на продукти: $12,000
- Приходи от услуги: $3,000
Общо приходи: $15,000

Себестойност на продадените стоки
- Материали и пряк труд: $4,000
Общо COGS: $4,000

Брутна печалба: $11,000

Оперативни разходи
- Наем: $2,000
- Заплати: $3,000
- Маркетинг: $800
- Софтуер: $400
- Застраховка: $300
Общо оперативни разходи: $6,500

Оперативен доход: $4,500

Разходи под оперативното ниво
- Лихви: $200
- Данъци: $700
- Обезценяване: $100
Общо разходи под оперативното ниво: $1,000

Нетна печалба: $3,500

Това е само шаблон, но показва потока на един стандартен отчет от приходите до крайната печалба.

Колко често трябва да подготвяте P&L отчет?

Подходящата честота зависи от размера и сложността на бизнеса.

• Месечно: Най-подходящо за повечето активни малки бизнеси и стартъпи
• Тримесечно: Полезно за стратегически преглед и данъчно планиране
• Годишно: Подходящо за годишно счетоводство и отчетност

Месечното отчитане дава най-ясна представа за тенденциите. Ако нещо се промени внезапно, като рекламните разходи, заплатите или обемът на продажбите, ще го забележите по-рано.

Какво можете да научите от P&L отчет

P&L отчетът дава на собствениците на бизнес повече от крайна сума на печалбата. Той може да разкрие модели, които подобряват вземането на решения.

Тенденции в рентабилността

Можете да сравнявате месеци или тримесечия, за да видите дали компанията се подобрява или изостава.

Навици при разходите

Можете да откриете разхищение, ненужни абонаменти или категории, които растат твърде бързо.

Проблеми с ценообразуването

Ако приходите са силни, но печалбата е ниска, бизнесът може да продава твърде евтино продуктите или услугите си.

Сезонни промени

Някои бизнеси печелят повече през определени периоди от годината. P&L отчетът ви помага да се подготвите за предвидимите върхове и спадове.

Готовност за разширяване

Ако маржовете ви са стабилни и нетната печалба е здрава, може да сте по-добре позиционирани да наемете персонал, да отворите второ местоположение или да разширите наличностите.

Чести грешки, които да избягвате

Дори един прост P&L отчет може да стане подвеждащ, ако числата не са организирани внимателно.

Смесване на лични и бизнес разходи

Дръжте бизнес финансите отделно от личните разходи. Това е особено важно за новоучредени компании и собственици на LLC.

Пропускане на преките разходи

Ако пропуснете COGS, брутната печалба ще бъде завишена и отчетът ще бъде неточен.

Използване на грешен период

Уверете се, че всяка сума принадлежи към същия месец, тримесечие или година.

Приемане на паричния поток за печалба

Пари в банката не са същото като печалба. P&L отчетът измерва приходи и разходи, а не само салда по сметки.

Пренебрегване на малките повтарящи се такси

Софтуерни абонаменти, банкови такси и дребни услуги могат да се натрупат с времето. Те също трябва да бъдат проследявани.

Кога нов бизнес трябва да започне да следи P&L

Най-доброто време да започнете е веднага щом бизнесът започне да работи. Изчакването до данъчния сезон създава ненужна допълнителна работа по-късно.

Ако стартирате компания, изграждането на базов счетоводен процес рано може да ви помогне да:

• Проследявате стартовите разходи
• Наблюдавате ранните приходи
• Подготвяте данъчни декларации
• Подкрепяте кандидатстване за заем или инвестиции
• Вземате по-добри решения за наемане и ценообразуване

Последователният навик за водене на записи също улеснява преминаването от стартъп режим към по-формална финансова система, докато бизнесът расте.

Заключителни мисли

Създаването на отчет за печалба и загуба не е нужно да бъде сложно. След като разберете четирите основни стъпки - приходи, COGS, оперативни разходи и разходи под оперативното ниво - можете да изградите ясна представа за това как се представя вашият бизнес.

За собственици на малък бизнес, основатели и новоучредени компании, P&L е един от най-важните финансови инструменти. Той ви помага да управлявате растежа с повече увереност, да забелязвате проблемите рано и да вземате решения въз основа на реални числа, а не на догадки.

Ако изграждате бизнес от нулата, подредените финансови записи са също толкова важни, колкото избора на правилната структура, подаването на правилните документи и поддържането на съответствие на вашата компания.