Ръководство за съответствие на нестопанските организации в Алабама: подаване към IRS, регистрация за благотворителни кампании и срокове за подновяване

Управлението на нестопанска организация в Алабама означава да следите федералните данъчни декларации, правилата на щата за благотворително набиране на средства, организационните записи и сроковете за подновяване. Натоварването с изискванията е управляемо, но само ако съветът на директорите изгради ясен календар и третира подаванията като рутинна управленска работа, а не като последна минута административна задача.

За повечето благотворителни организации най-важният въпрос не е дали организацията е освободена от данък върху дохода. По-важно е дали организацията изпълнява всяко задължение за подаване, което пази нейния освободен статут, правата ѝ за набиране на средства и доброто ѝ състояние. В Алабама това обикновено означава две взаимосвързани системи:

1. Правилата на IRS, които уреждат статута на освободена от данъци организация.
2. Правилата на Главния прокурор на Алабама, които уреждат регистрацията и подновяването за благотворително набиране на средства.

Ако вашата нестопанска организация е новоучредена, разширява дейността си в Алабама или иска дарения от донори в щата, и двата слоя са важни.

Какво трябва да следят нестопанските организации в Алабама

Благотворителна организация в Алабама обикновено трябва да следи четири категории съответствие:

• Федерални данъчни декларации към IRS
• Регистрация и годишно подновяване за благотворително набиране на средства в Алабама
• Актуализации на организационната информация при промени в ръководството или в данните за подаване
• Вътрешни управленски записи, които доказват, че организацията се управлява правилно

Някои задължения се прилагат за почти всяка нестопанска организация. Други зависят от размера ви, модела ви за набиране на средства и от това дали събирате дарения директно или чрез трети страни.

Федерални подавания към IRS

Всяка организация, освободена от данъци, трябва да започне с федералните правила за подаване, защото те определят базовото ниво на текущо съответствие.

Декларации от серията Form 990

Повечето нестопански организации трябва да подават някакъв вариант на серията Form 990 всяка година. Правилният формуляр зависи от размера и структурата на организацията:

• Form 990-N за много малки организации
• Form 990-EZ за средни организации, които отговарят на условията
• Form 990 за по-големи организации
• Form 990-PF за частни фондации

Общият федерален краен срок е 15-ият ден на 5-ия месец след края на счетоводния период на организацията. За организация с календарна година това обикновено означава 15 май.

Този срок е важен дори когато организацията има малка или никаква дейност. Ако се изисква подаване, то трябва да бъде направено навреме. Повтарящи се пропуски могат да доведат до автоматична отмяна на статута на освободена от данъци организация.

Form 990-N за малки организации

По-малките организации, които отговарят на прага на IRS, може да имат право да подадат електронната e-Postcard, Form 990-N. Макар да е кратко подаване, то пак е годишно задължение. IRS го използва, за да потвърди, че организацията все още работи и остава допустима за освобождаване.

Form 990-T за несвързани приходи от стопанска дейност

Статутът на освободена от данъци организация не премахва винаги всички данъчни задължения за подаване. Ако една нестопанска организация има несвързани приходи от стопанска дейност, може да се наложи да подаде Form 990-T. Това е особено важно за организации, които извършват дейности, генериращи приходи, които не са съществено свързани с освободената им цел.

Този въпрос лесно се пренебрегва, поради което годишният преглед на източниците на приходи трябва да бъде част от надзора на съвета.

Регистрация за благотворително набиране на средства в Алабама

Ако една нестопанска организация набира дарения в Алабама или от Алабама, обикновено трябва да се регистрира в Офиса на Главния прокурор на Алабама. Правилата на Алабама за благотворителни кампании са създадени да регулират набирането на средства и да защитават донорите.

Първоначална регистрация

Щатът изисква такса за първоначална регистрация от 25 долара за благотворителна организация. Алабама също изисква подкрепящи документи и организационна информация при първото подаване на регистрацията.

На практика организацията трябва да е готова да предостави документи като:

• Учредителен акт или устав на организацията
• Вътрешни правила (bylaws) или управляващ документ
• Писмо за определяне от IRS
• Информация за служители и директори
• История на регистрациите в щата, ако е приложимо
• Информация за професионални набирачи на средства или търговски съорганизатори, ако се използват

Подаването се подписва от един упълномощен служител. Алабама не изисква конкретна длъжност на подписващия.

Годишно подновяване

Благотворителните организации в Алабама трябва да подават годишно в рамките на 90 дни след края на фискалната си година. Щатът също начислява годишна такса от 25 долара.

Годишното подаване не е само плащане на такса. Организацията трябва да представи изискувания годишен финансов отчет или копие от своя IRS Form 990, в зависимост от приложимите изисквания.

Ако вашата фискална година приключва на 31 декември, годишното подновяване в Алабама обикновено е дължимо до 31 март.

Възможност за удължаване

Алабама допуска удължаване на срока за подаване до 180 дни. Ако една нестопанска организация има нужда от допълнително време, за да завърши годишния отчет или да събере необходимите приложения, тя трябва да поиска удължаването чрез системата за регистрация на щата, вместо да игнорира крайния срок.

Актуализации в рамките на 10 дни

Организацията трябва да уведоми Главния прокурор в рамките на 10 дни при промени в информацията, изисквана за регистрацията. Това може да включва промени в данните за контакт, ръководството или други регистрационни данни.

Това е едно от най-лесните за пропускане изисквания за съответствие, защото организациите често приемат, че годишните подавания са достатъчни. Не са. Щатът очаква своевременно уведомяване при промяна на ключова информация.

Възстановяване след пропуск

Ако регистрацията е изтекла, организацията не трябва да предполага, че ситуацията ще се реши сама. Пропуснатите подновявания може да се наложи да бъдат подадени заедно с необходимите такси и документи. Ако закъснението е повече от една година, може да са необходими отделни формуляри за всяка пропусната година.

Практическият извод е прост: поддържайте цикъла на подновяване актуален и не допускайте натрупване на изоставане.

Освобождавания от регистрация в Алабама

Не всяка организация, която събира средства в Алабама, трябва да подава пълна регистрация за благотворително набиране на средства. Законът на Алабама признава няколко освобождавания.

Чести примери включват:

• Религиозни организации
• Образователни институции и свързаните с тях фондации
• Политически организации
• Граждански клубове и членски граждански организации
• Някои братски, патриотични, благотворителни и свързани организации
• Някои благотворителни организации с ниски приходи, които не очакват да получат повече от 25 000 долара дарения през фискалната година и не използват платени набирачи на средства
• Специфични кампании за именувани лица, ако набирането на средства остава в рамките на ограниченията на щата

Анализът на освобождаването е важен, защото влияе върху това дали организацията подава пълна регистрация, заявление за освобождаване или изобщо не подава нищо. Нестопанска организация не трябва да разчита на догадки тук. Моделът на набиране на средства, целта на организацията и размерът на събраните средства могат да променят изхода.

Годишни отчети и корпоративно поддържане в Алабама

Според указанията на Главния прокурор на Алабама, местна или чуждестранна нестопанска корпорация в Алабама с освобождаване по 501(c) не подава отделен годишен отчет по начина, по който това правят много търговски дружества. За много благотворителни организации редовният щатски елемент за съответствие е годишното подновяване на регистрацията за благотворително набиране на средства, а не стандартен корпоративен годишен отчет.

Това не означава, че организацията може да пренебрегне корпоративната поддръжка.

Добре управляваната нестопанска организация все пак трябва да поддържа:

• Актуални учредителни документи и вътрешни правила
• Записи за съвета и служителите
• Протоколи от заседания и решения
• Финансови отчети и данъчни записи
• Ясен регистър на щатските подавания и сроковете за подновяване

Ако вашата нестопанска организация е учредена в Алабама, но работи и в други щати, може да са ви необходими и foreign qualification, както и допълнителни регистрации за благотворително набиране на средства извън Алабама.

Изисквания за регистриран агент

Нестопанските корпорации трябва да поддържат регистриран агент с адрес на улица в Алабама. Регистрираният агент получава правни уведомления и призовки, така че тази роля никога не бива да се оставя на случайността.

Много организации предпочитат професионална услуга за регистриран агент вместо да посочат доброволец, служител или директор. Това намалява риска от пропуснати уведомления при смяна на ръководството или при преместване на някого.

За една растяща нестопанска организация непрекъснатостта на регистрирания агент не е административна подробност. Това е мярка за управление на риска.

Професионални набирачи на средства и външно набиране

Ако вашата нестопанска организация използва професионален набирач на средства, солицитор или търговски съорганизатор, тези отношения могат да породят допълнителни задължения.

Това означава, че съветът трябва да потвърди:

• Кой всъщност набира даренията
• Дали набирачът е надлежно регистриран
• Какво казва договорът за отговорностите по съответствие
• Как ще се проследяват дарените средства и записите по кампанията

Външното набиране на средства може да разшири обхвата, но също така увеличава риска от несъответствие. Нестопанска организация трябва да проверява тези споразумения преди старта, а не след като възникне проблем.

Прост календар за съответствие в Алабама

Практическият календар за съответствие трябва да включва поне следните повтарящи се елементи:

• Крайният срок за годишното подаване към IRS
• Крайният срок за годишното подновяване в Алабама
• Сроковете за удължаване, ако са необходими
• Срокът за докладване на промени в регистрационната информация
• Преглед на договорите за набиране на средства и активностите по набиране на дарения от съвета
• Преглед на регистрирания агент

За много организации най-лесният начин да избегнат пропуснати срокове е да възложат всяко подаване на конкретен човек и да зададат напомняния 60, 30 и 10 дни преди крайния срок.

Чести грешки при съответствието

Повечето проблеми със съответствието при нестопанските организации не са сложни. Обикновено те възникват от пропуски в процеса.

Чести грешки включват:

• Предположението, че федералното освобождаване от данъци автоматично изпълнява изискванията за Алабама
• Пропускане на 90-дневния краен срок за подновяване в Алабама
• Забравяне да се уведоми Главният прокурор след промени в ръководството
• Липса на актуален регистриран агент
• Игнориране на подаванията за несвързани приходи от стопанска дейност
• Пропускане на задълженията за регистрация на професионални набирачи на средства
• Оставяне на документи и протоколи да се разпиляват в имейл нишки и лични устройства

Правилният отговор обикновено е по-добър процес, а не повече спешни действия.

Как Zenind може да помогне

Zenind подпомага учредяването на нестопански организации и тяхното текущо съответствие, като помага на организациите да останат организирани от първия ден. За нестопанските организации в Алабама това може да означава:

• Правилно учредяване на организацията
• Поддържане на надеждно отношение с регистриран агент
• Проследяване на повтарящи се срокове за подаване
• Подреждане на учредителните и документите за съответствие
• Намаляване на риска рутинен срок да се превърне в проблем със статута

Такава подкрепа е важна, защото съответствието при нестопанските организации е кумулативно. Едно пропуснато подаване може да не изглежда сериозно само по себе си, но повтарящи се пропуски могат да създадат големи проблеми за набиране на средства, управление и данъчен статус.

Заключение

Съответствието на нестопанските организации в Алабама се гради върху няколко повтарящи се навика: подавайте навреме годишната декларация към IRS, регистрирайте се правилно пред Главния прокурор на Алабама, ако събирате дарения, уведомявайте щата при промяна на информацията и поддържайте силни вътрешни записи.

Ако организацията ви включи тези задължения в оперативния календар, съответствието става управляемо. Ако ги остави на паметта, грешките стават предвидими.

За новоучредени нестопански организации и растящи благотворителни организации най-сигурният подход е да третират съответствието като отговорност на съвета и да използват система, която държи под контрол сроковете, подаванията и документите.