Alabaman voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuusopas: IRS-ilmoitukset, hyväntekeväisyysrekisteröinti ja uusimisen määräajat

Voittoa tavoittelemattoman organisaation pyörittäminen Alabamassa tarkoittaa, että on pidettävä tarkasti huolta liittovaltion veroilmoituksista, osavaltion hyväntekeväisyyden varainhankintasäännöistä, organisaation asiakirjoista ja uusimisen määräajoista. Vaatimustenmukaisuus on hallittavissa, mutta vain jos hallitus laatii selkeän kalenterin ja käsittelee ilmoitukset osana tavanomaista hallintotyötä eikä viime hetken paperisotana.

Useimmille hyväntekeväisyysjärjestöille tärkein kysymys ei ole se, onko organisaatio vapautettu tuloverosta. Tärkeämpää on, täyttääkö se kaikki ilmoitusvelvollisuudet, jotka ylläpitävät verovapautta, varainhankintaoikeuksia ja hyvää asemaa. Alabamassa tämä tarkoittaa yleensä kahta toisiaan täydentävää järjestelmää:

1. IRS:n säännöt, jotka ohjaavat verovapaan aseman ehtoja.
2. Alabama Attorney Generalin säännöt, jotka koskevat hyväntekeväisyysvarainhankinnan rekisteröintiä ja uusimista.

Jos organisaatio on vasta perustettu, laajentumassa Alabamaan tai pyytää lahjoittajilta tukea osavaltiossa, molemmat tasot ovat tärkeitä.

Mitä Alabaman voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden on seurattava

Alabamassa toimivan hyväntekeväisyysorganisaation on yleensä seurattava neljää vaatimustenmukaisuuden osa-aluetta:

• Liittovaltion veroilmoitukset IRS:lle
• Alabaman hyväntekeväisyysrekisteröinti ja vuosittainen uusiminen
• Organisaatiotietojen päivittäminen, kun johto tai ilmoitustiedot muuttuvat
• Sisäiset hallintotiedot, jotka osoittavat, että organisaatiota johdetaan asianmukaisesti

Jotkin velvoitteet koskevat lähes kaikkia voittoa tavoittelemattomia organisaatioita. Toiset riippuvat koosta, varainhankintamallista ja siitä, kerätäänkö lahjoituksia suoraan vai kolmansien osapuolten kautta.

Liittovaltion IRS-ilmoitukset

Jokaisen verovapaan organisaation kannattaa aloittaa liittovaltion ilmoitussäännöistä, koska ne muodostavat jatkuvan vaatimustenmukaisuuden perustan.

Form 990 -sarjan ilmoitukset

Useimpien voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden on jätettävä vuosittain jokin IRS Form 990 -sarjan lomakkeista. Oikea lomake riippuu organisaation koosta ja rakenteesta:

• Form 990-N monille pienille organisaatioille
• Form 990-EZ keskisuurille organisaatioille, jotka täyttävät ehdot
• Form 990 suuremmille organisaatioille
• Form 990-PF yksityisille säätiöille

Yleinen liittovaltion määräaika on viidennen kuukauden 15. päivä sen jälkeen, kun organisaation tilikausi päättyy. Kalenterivuotta käyttävällä organisaatiolla tämä tarkoittaa yleensä 15. toukokuuta.

Tämä määräaika on tärkeä silloinkin, kun toimintaa on vähän tai ei lainkaan. Jos ilmoitus vaaditaan, se on toimitettava ajallaan. Toistuvat laiminlyönnit voivat johtaa verovapaan aseman automaattiseen peruuttamiseen.

Form 990-N pienille organisaatioille

Pienemmät organisaatiot, jotka täyttävät IRS:n kynnyksen, voivat olla oikeutettuja jättämään sähköisen e-Postcard-lomakkeen, Form 990-N. Vaikka kyseessä on lyhyt ilmoitus, se on silti vuosittainen ilmoitusvelvollisuus. IRS käyttää sitä varmistaakseen, että organisaatio toimii edelleen ja säilyttää kelpoisuutensa vapautukseen.

Form 990-T etuyhteydettömistä liiketoimintatuloista

Verovapaa asema ei aina poista kaikkia veroilmoitusvelvollisuuksia. Jos voittoa tavoittelemattomalla organisaatiolla on etuyhteydettömiä liiketoimintatuloja, sen on ehkä jätettävä Form 990-T. Tämä on erityisen tärkeää organisaatioille, jotka harjoittavat tulonhankintaa, joka ei ole olennaisesti liittynyt niiden verovapaaseen tarkoitukseen.

Tämä jää helposti huomaamatta, minkä vuoksi tulojen lähteiden vuosittainen tarkastelu pitäisi olla osa hallituksen valvontaa.

Alabaman hyväntekeväisyysvarainhankinnan rekisteröinti

Jos voittoa tavoittelematon organisaatio pyytää lahjoituksia Alabamassa tai Alabamasta käsin, sen on yleensä rekisteröidyttävä Alabama Attorney Generalin toimistoon. Alabaman hyväntekeväisyysvarainhinnan säännöt on laadittu varainhankinnan sääntelyä ja lahjoittajien suojelemista varten.

Alkuperäinen rekisteröinti

Osavaltio perii 25 dollarin rekisteröintimaksun hyväntekeväisyysorganisaation alkuperäisestä rekisteröinnistä. Alabama edellyttää myös tukiasiakirjoja ja organisaatiotietoja, kun rekisteröinti tehdään ensimmäisen kerran.

Käytännössä organisaation on varauduttava toimittamaan esimerkiksi:

• Perustamis- tai perustamiskirja
• Säännöt tai hallinnollinen asiakirja
• IRS:n päätöskirje
• Johtajien ja hallituksen jäsenten tiedot
• Osavaltion rekisteröintihistoria, jos sovellettavissa
• Tiedot ammattimaisista varainhankkijoista tai kaupallisista yhteisvastuukampanjoista, jos niitä käytetään

Yksi valtuutettu toimihenkilö allekirjoittaa ilmoituksen. Alabama ei edellytä allekirjoittajalta tiettyä toimihenkilöroolia.

Vuosittainen uusiminen

Alabaman hyväntekeväisyysorganisaatioiden on tehtävä vuosittainen ilmoitus 90 päivän kuluessa tilikauden päättymisestä. Osavaltio perii myös 25 dollarin vuosimaksun.

Vuosittainen ilmoitus ei ole pelkkä maksusuoritus. Organisaation on toimitettava vaadittu vuosittainen talousraportti tai kopio IRS Form 990 -lomakkeesta sen mukaan, mitä ilmoitusvaatimuksia siihen sovelletaan.

Jos tilikausi päättyy 31. joulukuuta, Alabaman vuosittainen uusiminen erääntyy yleensä 31. maaliskuuta mennessä.

Jatkamismahdollisuus

Alabama sallii enintään 180 päivän jatkoajan. Jos voittoa tavoittelematon organisaatio tarvitsee lisäaikaa vuosiraportin viimeistelyyn tai vaadittujen liitteiden kokoamiseen, sen tulee pyytää jatkoa osavaltion rekisteröintijärjestelmän kautta eikä vain sivuuttaa määräaikaa.

Päivitykset 10 päivän kuluessa

Organisaation on ilmoitettava Attorney Generalille 10 päivän kuluessa muutoksista rekisteröinnissä vaadituissa tiedoissa. Tämä voi koskea esimerkiksi yhteystietojen, johdon tai muiden rekisteröintitietojen muutoksia.

Tämä on yksi helpoimmin unohtuvista vaatimustenmukaisuustoimista, koska organisaatiot usein olettavat, että vuosittaiset ilmoitukset riittävät. Ne eivät riitä. Osavaltio odottaa nopeaa ilmoitusta, kun keskeiset tiedot muuttuvat.

Uudelleenaktivointi katkoksen jälkeen

Jos rekisteröinti vanhenee, organisaation ei pidä olettaa, että tilanne korjaantuu itsestään. Myöhästyneet uusimiset on ehkä jätettävä yhdessä vaadittujen maksujen ja asiakirjojen kanssa. Jos viivästystä on yli vuoden verran, organisaation on ehkä käytettävä erillisiä lomakkeita jokaiselle unohtuneelle vuodelle.

Käytännön opetus on yksinkertainen: pidä uusimissykli ajan tasalla äläkä anna rästien kasvaa.

Poikkeukset Alabaman rekisteröinnistä

Kaikkien Alabamassa varoja keräävien organisaatioiden ei tarvitse tehdä täyttä hyväntekeväisyysrekisteröintiä. Alabaman laki tunnistaa useita poikkeuksia.

Yleisiä esimerkkejä ovat:

• Uskonnolliset organisaatiot
• Oppilaitokset ja niiden niihin liittyvät säätiöt
• Poliittiset organisaatiot
• Kansalaisjärjestöt ja jäsenpohjaiset civic-organisaatiot
• Tietyt veljes-, isänmaalliset, hyväntekeväisyys- ja vastaavat järjestöt
• Tietyt pienituloinen hyväntekeväisyysjärjestöt, joiden ei odoteta vastaanottavan yli 25 000 dollaria lahjoituksia tilikauden aikana eikä käytä palkattuja varainhankkijoita
• Tietyt keräykset nimetyille henkilöille, jos varainhankinta pysyy osavaltion rajoissa

Poikkeuksen arviointi on tärkeää, koska se vaikuttaa siihen, tekeekö organisaatio täyden rekisteröinnin, poikkeushakemuksen vai ei mitään. Voittoa tavoittelemattoman organisaation ei pitäisi nojata arvailuun. Varainhankintamalli, organisaation tarkoitus ja kerätty rahamäärä voivat kaikki muuttaa lopputulosta.

Alabaman vuosiraportit ja yhtiöoikeudellinen ylläpito

Alabaman Attorney Generalin ohjeiden mukaan kotimainen tai ulkomainen Alabamassa rekisteröity voittoa tavoittelematon yhtiö, jolla on 501(c)-vapautus, ei anna erillistä vuosiraporttia samalla tavalla kuin monet voittoa tavoittelevat toimijat. Monille hyväntekeväisyysorganisaatioille toistuva osavaltiotason vaatimustenmukaisuustoimi on hyväntekeväisyysrekisteröinnin uusiminen eikä tavanomainen yhtiön vuosiraportti.

Tämä ei tarkoita, että organisaatio voisi unohtaa hallinnollisen ylläpidon.

Hyvin johdetun voittoa tavoittelemattoman organisaation tulisi silti ylläpitää:

• Ajantasaiset perustamisasiakirjat ja säännöt
• Hallituksen ja toimihenkilöiden tiedot
• Kokouspöytäkirjat ja päätökset
• Talousraportit ja veroasiakirjat
• Selkeä rekisteri osavaltion ilmoituksista ja uusimispäivämääristä

Jos organisaatio on perustettu Alabamaan mutta toimii myös muissa osavaltioissa, se voi tarvita ulkomaista toimilupaa ja lisärekisteröintejä hyväntekeväisyysvarainhankintaan osavaltion ulkopuolella.

Rekisteröidyn agentin vaatimukset

Voittoa tavoittelemattomien yhtiöiden tulee ylläpitää rekisteröityä agenttia, jolla on katuosoite Alabamassa. Rekisteröity agentti vastaanottaa oikeudelliset ilmoitukset ja haasteet, joten tätä roolia ei pidä jättää sattuman varaan.

Monet organisaatiot suosivat ammattimaista rekisteröityä agenttipalvelua vapaaehtoisen toimihenkilön tai hallituksen jäsenen nimeämisen sijaan. Se vähentää riskiä, että ilmoitukset jäävät huomaamatta, kun johto vaihtuu tai joku muuttaa.

Kasvavalle voittoa tavoittelemattomalle organisaatiolle rekisteröidyn agentin jatkuvuus ei ole hallinnollinen yksityiskohta. Se on riskienhallintatoimi.

Ammattimaiset varainhankkijat ja kolmannen osapuolen varainkeruu

Jos organisaatio käyttää ammattimaista varainhankkijaa, kerääjää tai kaupallista yhteisvastuukampanjaa, nämä suhteet voivat aiheuttaa lisävelvoitteita.

Hallituksen pitäisi siksi varmistaa:

• Kuka todella kerää lahjoituksia
• Onko varainhankkija asianmukaisesti rekisteröity
• Mitä sopimus sanoo vaatimustenmukaisuusvastuista
• Miten lahjoitusvarat ja kampanjatiedot seurataan

Kolmannen osapuolen varainhankinta voi laajentaa tavoittavuutta, mutta se myös kasvattaa vaatimustenmukaisuusriskiä. Organisaation pitäisi arvioida nämä järjestelyt ennen käynnistystä, ei vasta ongelman ilmetessä.

Yksinkertainen Alabaman vaatimustenmukaisuuskalenteri

Käytännöllisen vaatimustenmukaisuuskalenterin tulisi sisältää ainakin seuraavat toistuvat asiat:

• IRS:n vuosittaisen ilmoituksen määräaika
• Alabaman hyväntekeväisyysuusimisen määräaika
• Jatkoaikojen määräajat, jos niitä tarvitaan
• Määräaika ilmoittaa rekisteröintitietojen muutoksista
• Hallituksen arvio varainhankintasopimuksista ja varainhankintatoiminnasta
• Rekisteröidyn agentin tarkistus

Monille organisaatioille helpoin tapa välttää myöhästymiset on nimetä jokaiselle ilmoitukselle vastuuhenkilö ja asettaa muistutukset 60, 30 ja 10 päivää ennen eräpäivää.

Yleiset virheet

Useimmat voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuusongelmat eivät ole monimutkaisia. Ne johtuvat yleensä prosessin unohtumisesta.

Yleisiä virheitä ovat:

• Oletus, että liittovaltion verovapaus täyttää automaattisesti Alabaman ilmoitusvaatimukset
• Alabaman 90 päivän uusimismääräajan missaaminen
• Attorney Generalin unohtaminen johtomuutosten jälkeen
• Ajantasaisen rekisteröidyn agentin laiminlyönti
• Etuyhteydettömien liiketoimintatulojen ilmoitusten sivuuttaminen
• Ammattimaisten varainhankkijoiden rekisteröintivelvoitteiden huomiotta jättäminen
• Asiakirjojen ja hallituksen pöytäkirjojen hajautuminen sähköposteihin ja henkilökohtaisiin laitteisiin

Oikea ratkaisu on yleensä parempi prosessi, ei enemmän sähläystä.

Miten Zenind voi auttaa

Zenind tukee voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden perustamista ja jatkuvaa vaatimustenmukaisuutta auttamalla organisaatioita pysymään järjestelmällisinä alusta alkaen. Alabaman voittoa tavoittelemattomille organisaatioille tämä voi tarkoittaa:

• Organisaation perustamista oikein
• Luotettavan rekisteröidyn agentin ylläpitämistä
• Toistuvien määräaikojen seuraamista
• Perustamis- ja vaatimustenmukaisuusasiakirjojen järjestämistä
• Riskin pienentämistä, että tavallinen määräaika muuttuu ongelmaksi

Tällainen tuki on tärkeää, koska voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuus kertyy ajan myötä. Yksi unohtunut ilmoitus ei ehkä yksin näytä vakavalta, mutta toistuvat puutteet voivat aiheuttaa merkittäviä ongelmia varainhankinnalle, hallinnolle ja verostatukselle.

Lopullinen yhteenveto

Alabaman voittoa tavoittelemattomien organisaatioiden vaatimustenmukaisuus rakentuu muutamasta toistuvasta tavasta: jätä IRS-ilmoitus ajoissa, rekisteröidy asianmukaisesti Alabama Attorney Generalille, jos keräät lahjoituksia, päivitä osavaltiolle, kun tiedot muuttuvat, ja pidä sisäiset asiakirjat kunnossa.

Kun organisaatio sisällyttää nämä velvoitteet toimintakalenteriinsa, vaatimustenmukaisuus on hallittavissa. Kun ne jätetään muistin varaan, virheet muuttuvat ennustettaviksi.

Vasta perustetuille organisaatioille ja kasvaville hyväntekeväisyysjärjestöille turvallisin lähestymistapa on käsitellä vaatimustenmukaisuutta hallitustason vastuuna ja käyttää järjestelmää, joka pitää määräajat, ilmoitukset ja asiakirjat hallinnassa.