Счетоводство за нови LLC: Практическо ръководство за малки бизнес собственици в САЩ

Стартирането на ново LLC е важен етап, но учредяването е само първата стъпка. След като бизнесът ви бъде регистриран, е необходимо да имате счетоводна система, която ви дава ясна представа за паричните потоци, разходите, данъците и растежа.

За много основатели счетоводството изглежда като административна тежест. В действителност това е един от най-важните навици, които можете да изградите отрано. Добрата отчетност ви помага да защитите структурата на ограничена отговорност, да се подготвите за данъчния сезон, да разбирате рентабилността и да вземате по-добри бизнес решения.

Ако сте учредили компанията си чрез Zenind или се подготвяте да го направите, това ръководство ще ви помогне да изградите практичен счетоводен процес, който е подходящ за нов малък бизнес в САЩ.

Защо счетоводството е важно след учредяване на LLC

Учредяването на LLC създава правна структура, но не управлява финансите ви вместо вас. След като бизнесът започне да работи, всяка продажба, такса, фактура и разход трябва да бъдат проследявани.

Счетоводството е важно, защото:

• Показва дали бизнесът наистина е печеливш
• Помага да се запазят личните и бизнес финансите разделени
• Прави данъчната отчетност по-точна и по-малко стресираща
• Подпомага кандидатури за кредити, грантове и разговори с инвеститори
• Осигурява документация, ако бизнесът ви някога бъде прегледан или одитиран

Много основатели мислят за счетоводството само по време на данъчния сезон. Този подход обикновено води до липсващи записи, объркване около приспаданията и прибързано изчистване на данните. По-добрият подход е да изградите проста система от самото начало и да я поддържате последователно.

Незабавно отделете бизнес и личните финанси

Първото правило за счетоводство при ново LLC е просто: не смесвайте бизнес и лични пари.

Открийте отделна бизнес банкова сметка веднага след като LLC бъде учредено и получите EIN. Ако използвате бизнес кредитна карта, дръжте и нея отделно. Това разделение улеснява всяка следваща стъпка - от проследяването на приспадаеми разходи до съгласуването на извлеченията.

Когато бизнес и лични транзакции са смесени, си създавате допълнителна работа и увеличавате риска от неточни записи. Това също така затруднява доказването, че LLC се третира като отделно юридическо лице, което е важно за поддържане на добра корпоративна дисциплина.

Решете как ще проследявате приходите и разходите

Новият бизнес не се нуждае от сложен счетоводен софтуер в първия ден, но се нуждае от надеждна система.

Повечето малки бизнеси избират една от тези опции:

Таблици

Таблиците могат да работят за много ранни етапи на бизнес с ограничен брой транзакции. Те са евтини и лесни за започване, но стават по-склонни към грешки с растежа на бизнеса.

Счетоводен софтуер

Счетоводният софтуер е по-добрият дългосрочен избор за повечето LLC. Той ви помага да категоризирате транзакциите, да съгласувате сметки, да генерирате отчети и да поддържате текущ запис на бизнес активността.

Професионална счетоводна помощ

Някои собственици предпочитат да възложат изцяло счетоводството или да използват хибриден подход, при който софтуерът обработва основните задачи, а професионалист преглежда отчетността редовно.

Правилната опция зависи от обема на транзакциите, индустрията и вашия комфорт със счетоводството. Ключът е да изберете система, която наистина ще използвате последователно.

Проследявайте правилната финансова информация

Доброто счетоводство не се изчерпва само с записване на продажбите. То означава да поддържате достатъчно детайли, за да разбирате как работи бизнесът.

Поне следете:

• Приходи от продажби
• Възстановявания и сторнирания
• Себестойност на продадените стоки
• Оперативни разходи
• Вноски и тегления на собственика
• Плащания по заеми и лихви
• Събрано и преведено ДДС/данък върху продажбите
• Плащания към служители и независими изпълнители
• Банкови такси и такси на платежни процесори

Ако бизнесът ви продава онлайн, предлага услуги или използва външни изпълнители, този списък може бързо да нарасне. Колкото по-рано категоризирате транзакциите правилно, толкова по-малко ще е последващото изчистване.

Поддържайте бизнес документите организирани от първия ден

Чистият счетоводен процес зависи от организирани документи.

Създайте проста система за:

• Касови бележки
• Издадени и получени фактури
• Банкови и картови извлечения
• Договори и споразумения с доставчици
• Пътни дневници, ако използвате автомобил за бизнеса
• Записи за заплати
• Данъчни уведомления и потвърждения за подаване

Дигиталното съхранение обикновено е най-лесният вариант. Записвайте документите в ясно обозначени папки по месец и година, за да можете бързо да ги намерите при нужда. Ако използвате счетоводен софтуер, прикачвайте подкрепящи документи директно към транзакциите, когато е възможно.

Съгласувайте сметките всеки месец

Месечното съгласуване е един от най-важните счетоводни навици.

Съгласуването означава да сравнявате счетоводните си записи с банковите и картовите извлечения, за да потвърдите, че всичко съвпада. Този процес ви помага да откриете:

• Липсващи транзакции
• Дублирани записи
• Банкови такси
• Неправилни категории
• Измами или неоторизирани такси

Ако чакате твърде дълго, съгласуването става много по-трудно, защото броят на транзакциите расте и малките грешки се забелязват по-трудно. Месечната рутина поддържа отчетността актуална и предотвратява неприятни изненади по-късно.

Разберете разликата между паричен поток и печалба

Много нови собственици на бизнес бъркат наличните пари в банката с рентабилността. Това не е едно и също.

Паричният поток е свързан с времето. Той показва как парите влизат и излизат от бизнеса.

Печалбата е свързана с резултата. Тя показва дали приходите са по-високи от разходите за даден период.

Бизнесът може да изглежда стабилен по банковата сметка, но въпреки това да губи пари. Също така може да изглежда с ограничен кешов ресурс, но да е печеливш, особено ако клиентите плащат със закъснение или покупките на инвентар се случват на големи партиди.

Проследяването както на паричния поток, така и на печалбата ви дава по-пълна картина за здравето на бизнеса.

Следете данъчните срокове и изискванията за съответствие

Счетоводството и съответствието вървят ръка за ръка. Когато отчетността ви е актуална, е много по-лесно да спазвате сроковете и да подавате правилно.

В зависимост от структурата и щата може да се наложи да следите:

• Федерални задължения за данък върху доходите
• Щатски задължения за данък върху доходите
• Подаване на данък върху продажбите
• Подаване на данъци върху заплатите
• Авансови данъчни плащания
• Изисквания за годишен отчет
• Подновяване на LLC или крайни срокове за щатски декларации

Ако бизнесът ви е учреден със Zenind, вече знаете, че учредяването на юридическото лице и съответствието са свързани. Счетоводството трябва да бъде част от същата оперативна дисциплина. Добре управляваният бизнес не приема данъчния сезон като изненада; той се подготвя за него през цялата година.

Изградете прост месечен счетоводен чеклист

Повтаряемият чеклист поддържа процеса управляем.

Използвайте тази месечна рутина:

1. Изтеглете банковите и картовите извлечения
2. Категоризирайте всички нови транзакции
3. Съпоставете входящите плащания с клиентски фактури или отчети за продажби
4. Съгласувайте всяка сметка
5. Прегледайте неплатените фактури и просрочените задължения
6. Запишете тегленията на собственика или капиталовите вноски
7. Запазете касовите бележки и подкрепящите документи
8. Прегледайте тенденциите в печалбата и загубата
9. Заделете средства за авансови данъци, ако е необходимо
10. Проверете всички срокове за съответствие за следващия месец

Този процес често може да бъде завършен в кратка, фокусирана сесия, ако се прави редовно. Колкото по-дълго чакате, толкова повече време отнема.

Чести счетоводни грешки, които правят новите собственици на LLC

Дори добросъвестни основатели допускат лесно предотвратими грешки в началото.

Най-честите включват:

• Смесване на лични и бизнес разходи
• Непазене на касови бележки
• Изчакване до данъчния сезон за организиране на документите
• Неправилно класифициране на разходи
• Пренебрегване на задълженията за данък върху продажбите
• Забравяне да се проследяват вноските и тегленията на собственика
• Несъгласуване на сметките всеки месец
• Използване на една банкова сметка за твърде много цели

Тези грешки се избягват лесно, след като изградите система. Целта не е съвършенство от първия ден. Целта е последователност.

Кога да наемете счетоводител или CPA

Някои бизнеси могат известно време да се справят с основното счетоводство вътрешно. Други имат полза от професионална помощ много по-рано.

Обмислете наемане на помощ, ако:

• Обработвате голям обем транзакции
• Продавате в няколко щата
• Плащате на служители или независими изпълнители
• Поддържате инвентар
• Имате нужда от помощ с данъчно планиране
• Прекарвате твърде много време в опити да изчистите сами отчетността

Счетоводителят може да поддържа записите. CPA може да помогне с данъчна стратегия, декларации и по-сложни финансови въпроси. Много растящи бизнеси използват и двамата.

Как Zenind подкрепя новите собственици на бизнес

Zenind помага на предприемачите да учредяват бизнеси в САЩ с ясен и опростен процес. Но след като компанията е учредена, започва истинската работа по управлението на бизнеса.

Затова е полезно да мислите за учредяване, съответствие и счетоводство като за едно цяло. Силната основа включва:

• Правилно учредено LLC или корпорация
• Отделна бизнес банкова сметка
• Надеждна система за водене на записи
• Постоянна осведоменост за съответствието
• Редовен финансов преглед

Когато тези елементи работят заедно, получавате повече от чиста отчетност. Получавате контрол.

Заключение

Счетоводството не трябва да е сложно, но трябва да бъде целенасочено. За ново LLC най-доброто време да изградите добри финансови навици е веднага след учредяването.

Отделете сметките си, проследявайте транзакциите последователно, съгласувайте месечно и поддържайте документите организирани от самото начало. Независимо дали управлявате счетоводството сами или работите с професионалист, една стабилна система ще ви спести време, ще намали стреса и ще ви помогне да вземате по-добри решения, докато бизнесът ви расте.

Бизнес, който е учреден добре и проследяван добре, е много по-лесен за мащабиране.